数字化校园财务管理信息系统解决方法

北京大学计算中心1数字化校园财务管理信息系统解决方案孙绍芳、张治坤摘要：本文结合北京大学财务管理信息系统的建设、运行和推广应用的实践，阐述了数字化校园中财务管理信息系统的目标、体系结构、技术要点及维护人员配备等解决方案。北京大学计算中心2•数字化校园财务系统的功能与发展•几点体会•北京大学财务管理信息系统概述--《高校校园网络环境下的财务管理信息系统》1.概述2.产品构成3.体系结构4.技术要点5.维护人员配备北京大学计算中心3•数字化校园财务系统的功能与发展1.任务高等教育的任务是:“培养具有创新精神和实践能力的高级专门人才。”财务管理的任务:“依法建立、健全财务管理制度，合理使用、严格管理教育经费，提高教育投资效益”财务管理信息系统的目标:充分利用现代化工具(包括计算机、网络及相应软件）.辅助财务部门实现财务管理的信息化和信息处理的自动化，更好地完成上述任务;.向领导提供必要信息，以辅助领导决策；.向教职员工和学生提供更多的财务信息服务。北京大学计算中心42.现状相当多的院校已经使用了网络版的财务软件，基本实现了“财务电算化”。但是，根据今年2月28日《新世纪财务软件发展趋势高层研讨会》的一些思想和精神我们认为除了安全与政策之外，作为数字化校园中的《财务管理信息系统》的功能还应该向纵向和横向发展，包括:•财务管理信息系统内部功能的增强和内部信息共享;•财务软件的在管理和决策能力上有待开发;•加强财务信息系统和整体管理系统的融合;•向师生、员工、各级领导提供的信息服务能力。北京大学计算中心53.发展首先，数字化校园中的《财务管理信息系统》应该是财务职能中各种核算系统的集成系统，使财务处理尽可能信息化、自动化。第二，财务系统与校内其它管理信息系统间的集成，解决财务信息孤岛问题。第三，提供管理和决策能力（不只是报帐与经费控制）。第四，信息向师生、员工、各级领导开放，有助于服务，有助于监督，有助于管理。第五，重视财务系统的安全与审计。北京大学计算中心6•北京大学财务管理信息系统概述--《高校校园网络环境下的财务管理信息系统》1.概述从1997年9月我们开始研制，并起名为《高校校园网络环境下的财务管理信息系统》。目前除了管理和决策能力需待开发外，其余部分都已投入运行。2000年第二版2001年6月通过教育部组织的专家鉴定。该系统的全面运行基本实现了财务信息处理的自动化、财务信息服务网络化。它不仅解决了一般意义上的财务核算问题，提高财务核算的速度和质量，而且加强了经费的管理，提高了财务核算的透明度，实现各类人员对财务的监督作用。为依法筹集事业资金，规范校内经济秩序，保障国有资产完整，提高经费使用效益，维护学校合法经济权益，促进教学、科研事业发展，起到了非常重要的作用。是我校管理信息系统中运行较好的系统之一。北京大学计算中心72.产品构成（1）、财务管理系统标准版其中包括：帐务处理子系统，应收(应付)管理子系统银行对帐子系统复杂查询子系统财务系统初始化子系统（2）、学生收费系统（3）、助贷学金管理系统（4）、工资管理系统（5）、系级财务管理系统（6）、财务管理系统外汇版其中包括：帐务处理子系统应收(应付)管理子系统银行对帐子系统(只对人民币)财务系统初始化子系统及配套的WEB界面查询系统北京大学计算中心8帐务处理系统北京大学计算中心9学生收费北京大学计算中心10北京大学计算中心11工资管理系统：日常工资业务处理、各项管理项目设置、统计报表、数据输出、带扣税金、住房基金、转卡、转存折、制作记帐凭证等功能。.日常工资业务处理(1)职工基本信息管理：包括编辑在职、退休、离休、博士后、减离各类人员基本信息（分调出或死亡、分全民或集体)(2)职工工资信息管理。(3)工资变动大事纪要(4)制作记帐凭证.工资项目设置(1)设置工资条项目（其中包括哪项要交所得税)(2)设置现金发放表项目(3)设置所得税汇总表项目(4)设置所得税税率(5)设置转记帐凭证项目北京大学计算中心12.浏览（或打印)汇总表(1)一级汇总(2)二级汇总(3)工资册(4)工资条(5)签名表(6)所得税汇总表(7)现金金额发放表(8)现金金额发放历史表(9)定义工资条格式等等..数据输出按文本格式输出住房基金，牡丹卡，存折等，以便送交相关部门北京大学计算中心13北京大学计算中心14校级财务数据库系级财务学生收费工资管理助贷学金凭证自动转换教务系统研究生系统学生需交费信息转帐转帐转帐学生工作部系统人事系统银行对帐单科研经费查询科研系统档案馆系统财务档案归档校级财务校内信息服务学生工作部系统学生减免学费信息会计会计图一系统间信息共享图各种卡或存折2．运行效益（1）实现了信息共享与信息处理自动化北京大学计算中心15例如，学费管理系统实现了：形成收费信息收费注册开发票制作记帐凭证汇总等信息自动化处理，实现了信息处理的高效率，提高了信息处理的准确性，大大减轻了业务人员的工作量，加强了学费的管理。本科教务研究生教育学生工作生成收费数据收费开发票制作会计凭证会计核算系统图2：收费子系统信息共享与信息处理自动化　北京大学计算中心16再如：系级财务处理子系统经费管理到科室、研究生导师及子课题负责人----拓宽了财务管理的深度和广度。校级凭证=系级凭证----提高了工作效率，减轻了会计人员负担。2000年全校收入比1997年增长了186%，支出增长了180%；全校会计人员2000年比1997年减少29.5%。（2）提高了财务管理的透明度web向师生、员工、各级领导提供的财务信息服务。综合查询（c/s)向派出各单位的会计服务。实现了全方位的财务监督。（3）改善与加强了财务管理由于信息管理的规范化，科学化，这几年都顺利地通过上级机关的财务审计。北京大学财务部的财务管理得到校职工代表大会的认可。北京大学计算中心17例如:收学费系统:每人平均5000元,20000人(本科13000,研究生9400--交费3000,成人7000,短期4000)1亿以上的资金助学金管理系统贷学金管理系统帐务处理的经费控制（2000万）校医院的公费医疗系统（4）获得了较好的经济效益与社会效益总之：该系统为依法筹集事业资金，规范校内经济秩序，保障国有资产完整，提高经费使用效益，维护学校合法经济权益，促进教学、科研事业发展，起到了非常重要的作用。近几年国家审计署驻教育部审计局和财政部驻山西特派办对我校的审计和检查中以及南京大学、浙江大学、人民大学、湘潭大学、哈尔滨工业大学等兄弟院校来我部观摩交流都对该系统的运行给予了很高的评价。教育部有3个科,北大附中,校内40余部门使用北京大学计算中心183.体系结构WEB应用服务器各部门财务服务器部门会计财务部财务服务器WEB数据库服务器部门会计部门会计部门会计学生员工或领导财务部内客户机防火墙北京大学计算中心194.技术要点•信息共享与分布式透明访问（1）校内各子系统间信息共享。（2）财务部内子系统间信息共享，实现信息处理的自动化。（3）各部门（系，所）财务系统与财务部系统信息共享。通过系统配置文件、菜单和复制服务器等机制实现分布式数据库系统间的数据透明访问。•系统具有极强的灵活性和通用性。（1）对帐务系统，学生收费系统，助贷学金管理系统，工资管理系统，系级财务管理系统等分别单独建立数据库，用户可根据需要选择部分或全部产品。（2）各单位通过初始化系统定制（修改）本部门的财务系统。例如工资系统中，工资项，工资条，各项费用计算公式、帐务系统中的科目设置、帐本格式、年末处理转帐方式、各系统之间的转帐方式等等，都由使用单位制订。（各种用户）北京大学计算中心20（3）动态数据窗口技术系统充分利用PowerBuilder所提供的独一无二的对象－数据窗口（datawindow）的强大功能，动态生成同时具备报表、统计、输出和数据维护功能的窗口界面，使开发工作变得方便快捷。使用动态数据窗口技术，可以使用户有机会自己选择数据的来源和显示的类型。（4）满足一级核算一级管理，一级核算二级管理，二级核算二级管理的需要。北京大学计算中心21•面向对象的设计方法重视基对象的设计（窗口、菜单、结构等）。具有界面一致、编程快捷、程序可靠、修改维护方便等特点。应用用户界面对象…..基对象：窗口、菜单、结构、用户对象，函数组成继承北京大学计算中心22BaseandAbstractWindowAncestors北京大学计算中心23•统计模型与联机分析。系统建立了各种统计模型（明细项目、科研课题、预算控制、工程项目、部门项目、部门专项等），初步实现了实时联机统计分析功能。按年月保存，为以后建立数据仓库和多维分析做准备。•系统具有很强的可靠性和易操作性。系统提供一致性检查、录入数据的各种检测、操作顺序的检测与提示、紧急存储及联机帮助等，使系统具有很强的可靠性和易操作性。北京大学计算中心245.维护人员配备数字化校园中的财务管理信息系统与只在财务部（处或科）内局域网中使用财务核算软件不同，必须配备足够的维护人员，维护人员的多少依学校规模而定。对大型学校(例如北京大学)，财务部配1-2人（北京大学配2人），计算中心配1人。几年来北京大学计算中心参与财务管理信息系统开发的有3人，财务部参与维护的有2人。财务部2人的主要任务是维护系统正常运行：部内服务器、客户机和网络的管理，安全管理，系统后备，解决运行过程中的各种问题┅┅，北京大学实行财务派出制和二级财务管理，主要院系（40多单位）建立了自己的财务管理系统，这些单位由学校提供机器、软件，他们的系统基本由财务部负责维护，各院系不需设置维护人员，实际上校财务部充当了ASP的角色，这两名维护人员还要为领导提供临时索要的报表。北京大学计算中心25财务部的维护人员解决不了问题由计算中心的维护人员解决：系统升级（更换服务器）、重要故障、扩大财务软件功能的任务（例如建立数据仓库等）。香港各大学的财务软件虽然都是外购的，但是计算中心也配有专门人员维护。遇有重大改造先立项，由该项目组完成。日本法政大学的《资金运用与管理系统》相当于我们的《帐务处理系统》由校外的商业公司承包完成，内部开发了与教务系统连接的《学费管理系统》，该系统学校情报部门维护，财务部内配1人做些日常报表等工作。北京大学计算中心26•几点体会1.网络时代的企业级管理信息系统,必须解决信息共享与系统集成解决信息孤岛问题解决企业级信息化问题信息处理的自动化提高信息的准确性使决策支持系统成为现实:人力资源、设备能力、财力科研、教学成果、培养各类学生…...才能较科学进行预算有些学校还是使用一个个孤立系统,只能解决局部管理问题,仅获得有限的效益.北京大学计算中心272.网络中心(信息管理中心)必须配备足够的人力开发要人力、维护也要人力(北大财务管理信息系统和公费医疗系统为例)3.增强信息服务意识4.作为一个产品如何做到更通用、更灵活、更开放5.开发管理与决策支持的难度最重要的是需求谢谢！北京大学计算中心28