档案室管理制度范例【4篇】

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档案室管理制度范例【4篇】【学习指导】这篇学习资料“档案室管理制度范例【4篇】”由三一刀客漂亮的网友为您精心整理收集,供您学习参考,希望对您有所帮助!喜欢就分享下载吧。档案室管理制度【第一篇】一、档案的建立(一)建立健全校各类档案,目的主要在于为学校领导、上级有关部门领导全面分析、总结、部署及调度学校工作作出决策提供科学可靠的依据。(二)全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案。二、档案立卷归档(一)凡是本单位具有查考价值的文件材料均属归档范围。(二)档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料,并将筛选后的资料分类、编制目录,进袋入档。(三)凡档案资料收集范围目录中未编入,但确有使用、保存价值的其他资料,学校可根据需要自行决定是否保存。三、档案补充(一)教职工考核、晋升专业技术职务,获得奖惩等材料要及时收入个人档案。(二)文件、函件由档案人员统一分类编号登记,交校有关领导阅后即立卷归档。(三)校内印发的文件是档案补充的重点,平时校长室、教务处、德育处、总务处、工会、团队等部门应将有关材料分类保存,每学期结束时,集中交档案人员立卷归档。四、档案查阅(一)校内人员借阅业务性档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可查阅,并要办理登记手续,在规定期限内完好无损地归还。(二)凡未经整理、登记完毕的档案,一律不得外借或查阅。五、档案安全保密(一)严守有关保密守则,加强档案管理人员的组织纪律。(二)档案资料室门窗要加固,要备有消防器材,保持整洁干燥,自然通风,严禁吸烟。档案室管理制度【第二篇】第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管,并指派专人负责,做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密,任何人不得擅自进入档案室,以保证维护档案的完整性和安全性。第二条档案室配备档案柜或密集架,档案上架排列应科学合理,便于查找。在排列上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下的排列,以便于管理和查找。第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒,按编号盒存放在防磁柜。第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后,应对移交档案进行严格检查,确保后续托管业务能顺利开展。第六条确定接收的移交档案要办理托管协议,做好编目工作,并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度,在归还时要核对是否有遗漏或损害,及时放回原处。第八条定期对库房档案进行清理、核对工作,做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。档案室管理实施细则一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。二、档案库房是机要重地,除管理人员外,其他人员不得随意进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度,以利档案保管。同时做好“八防”(防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等)工作。四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外,不得摆放任何与档案库房无关的物品,档案装具排放,应做到整齐划一,符合通风、防尘要求。五、根据档案库房情况需要,可配备换气扇、灭火器等专用设备,并定期保养,使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14-24℃,相对湿度40%-60%之间的规定要求。六、档案室要防止阳光直射,库房照明光源应用白炽灯;档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对,做到帐物相符。八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管,不得丢失。档案室管理制度【第三篇】一、档案的建立(一)建立健全校各类档案,目的主要在于为学校领导、上级有关部门领导全面分析、总结、部署及调度学校工作作出决策提供科学可靠的依据。(二)全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案。二、档案立卷归档(一)凡是本单位具有查考价值的文件材料均属归档范围。(二)档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料,并将筛选后的资料分类、编制目录,进袋入档。(三)凡档案资料收集范围目录中未编入,但确有使用、保存价值的其他资料,学校可根据需要自行决定是否保存。三、档案补充(一)教职工考核、晋升专业技术职务,获得奖惩等材料要及时收入个人档案。(二)文件、函件由档案人员统一分类编号登记,交校有关领导阅后即立卷归档。(三)校内印发的文件是档案补充的重点,平时校长室、教务处、德育处、总务处、工会、团队等部门应将有关材料分类保存,每学期结束时,集中交档案人员立卷归档。四、档案查阅(一)校内人员借阅业务性档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可查阅,并要办理登记手续,在规定期限内完好无损地归还。(二)凡未经整理、登记完毕的档案,一律不得外借或查阅。五、档案安全保密(一)严守有关保密守则,加强档案管理人员的组织纪律。(二)档案资料室门窗要加固,要备有消防器材,保持整洁干燥,自然通风,严禁吸烟。档案室管理制度【第四篇】为了加强本校档案工作的业务建设,逐步实现档案工作规范化,全面提高档案管理水平,有效地为教育事业和各项工作服务,为国家积累档案史料,根据《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》的有关规定,结合本校的具体情况,特制定本制度。档案工作管理体制1、档案工作实行统一领导,分级管理的原则。本校在公务活动中形成的具有保存价值的全部档案均由本校综合档案室集中统一管理。2、加强对档案工作的领导,明确分管校长,并列入议事日程。办公室由主任具体分工主管档案工作。3、建立健全档案管理网络,由各部门配备专职档案人员,业务上受档案室指导并配合检查。4、本校综合档案室同时接受上级主管部门和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。档案工作基本任务1、集中统一管理本校在工作活动中形成的、除人事档案外的各种门类载体的全部档案,积极提供利用,为本校各项工作服务。2、指导、检查、督促文件的形成、积累、整理、归档工作。3、制订档案工作计划和管理规定。4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。档案收集制度应当归档的文件材料,必须由各部门兼职档案员收集齐全,分类整理,编制移交清单,按规定时间移交学校综合档案室集中管理,任何个人或部门都不得据为己有或拒绝移交。1、日常工作中形成的应归档的文件材料,各部门一律在次年的第一季度内整理完毕,向档案室移交。文书档案应在第二年的六月底以前完成归档工作;教学档案应在第二学年的九月底以前完成归档工作。2、基建工程、设备仪器在项目完成后或告一段落时,经办部门应将归档材料组成保管单位,经负责人审定后向档案室移交。3、一次专题会议、一次活动结束后,应及时将归档文件材料向档案室移交。4、因公外出参观、学习、考察和参加各种会议,获得的文件材料在一个月内向档案室移交。5、会计文件材料,一般次年的第一季度由财会人员完成整理立卷,在财务部门保存一年后向档案室移交。6、声像材料要用文字标出摄像、录音、摄影的对象、时间、地点、内容和作者,应及时向档案室移交。档案整理制度档案室在接收到各部门档案材料后,要按照本校《学校档案分类方案》和《学校档案档号编制方法》的有关要求,分类整理,并编制归档文件目录、案卷目录等。1、文书档案实行以件为单位进行整理归档,应当按照《归档文件整理规则》的有关要求整理编目。2、教学档案实行以卷为单位进行整理归档,应当按照《机关档案工作业务建设规范》的有关要求整理编目。3、会计档案按照《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》的有关要求整理编目。4、基建、设备、科研档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》的有关要求整理编目。5、照片档案按照《照片档案管理规范》的有关要求整理编目。6、录音、录像档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》的有关要求整理编目。7、计算计光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按《电子文件归档管理规范》的有关要求整理编目。8、实物档案包括各种荣誉奖品的、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件,应当按件编写说明和编制目录。档案保管制度1、档案员每季度要对库房档案管理状况进行一次全面检查,发现问题要及时向分管主任汇报,并采取有效措施,保证档案的安全。2、库房做到防盗、防光、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温,室内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀的物品,杜绝有害气体和物理污染窜入室内。3、做好库房温、湿度记录,定期进行,发现超过规定的温、湿度时,要及时采取降温、降湿措施。4、对胶片、照片、录音带、录像带等采取特制的装具进行保管。5、定期打扫库房卫生,做到窗明地净,箱柜无灰尘,,室内无蛛网,橱柜架排列有序。6、下班前认真检查门窗,切断库房电源,保证档案的安全。档案保密制度1、加强保密教育,认真学习贯彻《保密法》,充分认识档案工作的重要性、机要性,自觉保守党和国家的机密。2、健全保密制度,严格遵守接待、保管、安全、保卫等有关保密规定,杜绝工作差错。3、开展保密检查,定期对室藏档案资料进行检查,发现泄密事件及时追查,并报告领导及有关部门。4、严格调阅制度,健全借阅手续。凡外地、外来单位来查阅档案者,须持单位介绍信,严禁将档案带出阅档室。5、不得让无关人员随意进入档案库房。6、无保存价值的档案资料及文件材料,严格办理销毁审批手续,统一送市保密回收站销毁。7、凡违反保密规定造成损失的,根据情节轻重给予相应处罚,构成犯罪的依法追究刑事责任。档案利用制度1、档案人员熟悉室藏档案情况和主动了解学校各项工作对利用档案的需要,积极主动地做好提供利用工作。2、档案室必须编制《归档文件目录》、《案卷目录》、《全引目录》,并根据利用工作的需要编制专题文件目录(卡片)等检索工具。3、建立计算机文件级目录数据库,实现计算机管理和检索档案,做到调卷迅速、准确。4、档案室利用档案资源,开展档案的编研工作,编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等汇编资料。5、外单位来档案室借阅档案,应按规定办理借阅手续,在档案室阅览室或指定地点阅档,不得外借。查阅档案时,不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。6、本校工作人员或基层单位因工作需要查阅档案时,一般应在档案室内阅看,不得外借,如特殊情况需外借时,须经分管领导批准,办理登记批准手续,约定归还日期。借阅者不得将案卷转借他人。7、秘密级档案须经领导批准后方可查阅,阅者对所借档案负有保密和安全责任,并须在档案室阅办,阅后及时归还,不得擅自转借、损坏、拍照或复印。8、凡经批准查阅的档案,如需摘抄、复制(印),须经档案专管干部审核,确认无误后加盖证明章才能生效。9、档案利用反馈工作,由利用者或档案人员填写《档案利用效果登记簿》。档案统计制度1、档案统计工作的主要内容包括:档案室人员、经费、设备、面积情况;室藏档案资料的种类和数量情况;档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研情况,以表、册等形式提示它们的过程、现状和变化。2、统计数据必须准确可靠,不得马虎草率和弄虚作假。3、定期、不定期地进行帐物核对,做到帐物相符。4、建立统计台帐,及时做好平时原始数据的登记工作,注意积累统计资料。5、统计报表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。填写时一律用阿拉伯数字书写,字迹工整清晰。档案鉴定制度1、根据国家档案局1987年12月4日颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文字档案保管期限表》,结合本校的具体情况,制定本校档案保管期限表,定期对档案进行鉴定,准确地判定档案的存毁。2、为了保证鉴定工作有组织、有监督地进行,必须建立档案鉴定工作小组,由校分管档案的领导、档案人员和有关业务部门的代表组成。3、鉴定应采取直接鉴定法,按照档案的实际情况以案卷为单位,逐件逐张地审查,直接判定其价值。对一时难以判定价值的档案,应采取保存从宽,销毁从严;孤本从严,复本从宽的处理方法。4、对鉴定后需要销毁的档案,必须确认已无价值,经分管领导审批,并报区文教局、档案局后再行销毁。5、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见,登记造册,经校分管领导批准后,由二人在指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