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第一章会计电算化概述第一节会计电算化的基本概念一、会计电算化的定义会计电算化的概念有广义和狭义之分。狭义的会计电算化，是指以电子计算机(以下简称计算机)为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用;广义的会计电算化，是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用，会计电算化人才的培训，会计电算化的宏观规划，会计电算化的制度建设，会计电算化软件市场的培育与发展等。（一）数据与信息的概念1、数据是用来记录客观事物的性质、形态和持征的符号，除各种数值数据以外，还包括有字符、声音及图画、影像等非数值数据。2、信息是经过加工处理后有用的数据，是数据按一定的目的，采用一定的方法加工处理后的结果，可用符号、文字、数字、图表等形式来反映，以揭示事物的本质。第一节会计电算化的基本概念二、数据(Data)和信息(Information)1、会计数据是记录下来的经济事实，它是产生会计信息的源泉。在会计工作中。各种原始资料，原始凭证及记账凭证等都属于会计数据。2、会计信息是通过一系列专门的会计核算方法，对会计数据加工或处理后提供给经济管理所需要的各项会计资料，包括资产、负债、所有者权益信息，收入、费用、利润信息，以及能以货币表现的其它各种信息及未来信息。（二）会计数据与会计信息信息与数据的关系数据数据处理系统数据信息管理者决策者会计数据与会计信息的关系会计信息是通过对会计数据的处理而产生的，会计数据也只有按一定的要求或需要进行加工或处理，才能成为满足管理需要的会计信息。但是会计信息具有相对性，有的会计数据对某些管理者来说是会计信息，对另一些管理者来说则需要在此基础上进一步加工处理，才能变成会计信息的会计数据。加工处理会计数据会计信息会计数据加工处理会计数据会计信息系统的概念是由一系列彼此联系的部分为实现某种特定的目的而建立起来的一个整体。系统的特性1、整体性一个系统由两个或两个以上的要素组成，所有要素的集合构成了一个有机的整体；2、目的性任何一个系统的发生和发展都具有很强的目的性，这种目的性在某些系统中又体现出多重性；三、系统3、关联性即一个系统中各要素间存在着密切的联系，这种联系决定了整个系统的机制；4、层次性一个系统必然地包含在一个更大的系统内，这个更大的系统一般称为“环境”，一个系统内部的要素本身也可能是一个个小的系统，这些小系统一般称为“子系统”。系统的分类－－－根据自动化程度自动系统系统中大部分工作都是由机器自动完成人工系统系统中大部分工作都是由人工完成基于计算机的系统系统中大部分工作都是由计算机自动完成四、信息系统信息系统是指基于计算机和各种软件技术的，容各种关联理论和管理方法，以信息为处理对象，进行信息的收集、传递、存储、加工，并在必要时向使用者提供信息的人—机相结合的系统。信息系统的基本功能：数据的收集和输入信息的存储信息的加工信息的输出信息系统的分类“电子数据处理系统”(EDPS)“管理信息系统”(MIS)“决策支持系统”(DSS)“总裁信息系统”(EIS)“专家系统”(ES)“国际电子商贸系统”(IEBPS)“办公自动化系统”(OA)五、会计信息系统会计信息系统：是管理信息系统的一个子系统，是专门用于企事业单位处理会计业务。收集、存储、传输和加工各种会计数据；输出会计信息，并将其反馈给各有关部门，为企业的经营活动和决策活动提供帮助；为投资人、债权人、政府部门提供财务信息的系统。（一）会计信息系统的发展手工会计信息系统阶段是指财会人员以纸、笔、算盘等为工具，实现对会计数据的记录、计算，分类、汇总，并编制会计报表，这一阶段历史漫长，直至今天，仍有很多企业停留在手工阶段。1、手工会计信息系统阶段从数据处理技术上看，会计信息系统的发展可以分为三个阶段：手工会计信息系统阶段、机械会计信息系统阶段、计算机会计信息系统阶段。19世纪末、20世纪初，随着科学管理理论与实务的发展和应用，会计更加受到重视，出现了相应的改进，对会计数据处理提出了更高的要求，因而，不得不用机械化核算代替手工操作。财会人员借助穿孔机、卡片分类机、机械式计算机、机械制表机等机械设备实现会计信息的记录、计算、分类、汇总和编表工作。但是，在计算机出现后很快消失，国外只有少数大型企业在会计中运用过机械装置。我同几乎没有经历这一阶段。2、机械会计信息系统阶段采用计算机进行会计信息处理后，会计数据的主要处理过程全部由计算机系统自动完成，如数据检验、分类、记账、算账、编制会计报表等，并能准确、高效地完成任务。计算机会计信息系统的产生和广泛运用，使广大的会计人员从繁琐的劳动中解脱出来，有更多的精力和时间深入了解会计准则，利用会计数据来进行事前预测、事中控制和事后分析，进一步强化分析和管理工作。3、计算机会计信息系统阶段计算机会计信息系统又可分为以下几个阶段•EDP（电子数据处理）阶段•会计管理信息系统阶段•基于互联网会计信息系统阶段六、会计信息系统的基本组成以计算机为主要信息处理手段的会计信息系统，通常称之为计算机会计信息系统，是一个人机相结合的系统，该系统由人员、计算机硬件、计算机软件和会计规范等基本要素组成。1、计算机硬件组成计算机的硬件是指计算机系统的所有物理部件，包括：主机及外部设备。主机包括：运算和指挥的中央处理器（CPU）和负责存储信息的内部存储设备组成。外部设备主要包括：数据的输入设备（如键盘、鼠标、光电扫描仪、条码扫描仪等）,计算机的外部存储设备（硬盘、软盘、光盘等）,处理结果的输出设备（如显示器、打印机等）。对于电算化网络系统还应包括：网络服务器、工作站、网卡和电缆线等。如果需要远程数据的转递，还需要配备：电话线路及调制解调器（Modem）等专门的设备。2、计算机软件计算机软件是指系统软件和应用软件。系统软件保证会计信息系统能够正常运行的基础软件：操作系统MS-DOSWindow2000等会计软件是以会计制度为依据，以计算机及其应用技术为技术基础，以会计理论和会计方法为核心，以会计数据为处理对象，以提供会计信息为目标，将计算机技术应用于会计工作的软件系统。会计软件的分类（1）按软件适用范围划分•可分为通用会计软件和定点开发会计软件。•通用会计软件是指在某一范围内普遍适用的会计软件，通常又分为适用于各行各业的全通用会计软件和适用于某一行业的行业通用会计软件。•定点开发会计软件也叫专用会计软件，是指仅适用于处理个别单位会计业务的会计软件。（2）按软件提供方式划分•可分为商品化会计软件和非商品化会计软件。•商品化会计软件是指为销售而开发的会计软件；具有通用性强、初始化工作量大、系统庞大、对硬软件环境的要求高等特点。•非商品化会计软件则是用户为满足自己业务处理的需要而开发的会计软件，或由业务主管部门开发后提供给下属单位使用的会计软件。（3）按提供信息的层次划分•可分为核算型会计软件和管理型会计软件。（4）按软件适用的规模或层次划分•可分为部门级会计软件、企业级会计软件和集团级会计软件。•部门级会计软件。主要是指从会计部门单方面需求的角度开发形成的会计软件。•企业级会计软件。软件的开发设计面对企业全方位整合财务会计信息的需要。•集团级会计软件。在达到企业级会计软件系统目标的基础上，还特别强调帮助集团化企业建立完善的全面计划预算管理体系，对集团资金实施统一调配、管理以及对资金运作进行集中监控，并建立集团内全面的成本费用管理体系和全面、完整、及时、灵活的财务分析、财务评价和财务预测体系。商品化会计软件的选择•采用商品化会计软件的优点：是见效快、成本低、安全可靠、维护有保障。•缺点：一是不能全部满足使用单位的各种核算与管理要求，二是对会计人员业务素质要求较高。•用户单位在购买时应从以下各方面进行比较：（1）软件功能（2）本单位会计业务的特点（3）软件的技术性能（4）售后服务质量（5）费用电算化会计软件的取得方式：（1）在电算化会计系统建立初期，或会计业务比较简单的企事业单位：可考虑选择商品化会计软件。（2）大中型企事业单位：或业务核算与管理一般有其特殊要求的单位：可定点开发专用会计软件。（3）一般大中型企事业单位：可结合通用会计软件来定点开发部分配套的模块。•3、人员•人员是指计算机会计信息系统的使用人员和管理人员。包括：会计主管、开发人员、系统维护人员、凭证录入人员、凭证审核人员、会计档案保管人员等。•电算化会计人员配置和准备会计部门的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位1．基本会计岗位。基本会计岗位可分为会计主管、会计核算、出纳、稽核、会计档案管理等工作岗位。2.电算化会计岗位。电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。可设立以下一些专业岗位：（1）电算化系统主管（2）数据录入（3）凭证审核（4）电算化系统维护（5）数据分析（6）会计档案保管电算化人员的岗前培训主要有以下几种形式•第一种是由财政部组织开展的初级、中级和高级电算化会计培训。培训对象是在职的会计人员。•第二种是由软件公司提供的针对所购买的会计软件的培训。凡购买商品化会计软件，软件公司一般都会对用户进行义务培训•第三种是根据开展电算化工作的需要，由单位自行组织的电算化会计培训。•4、会计规范会计规范是指保证计算机会计信息系统正常运行的各种制度和控制程序（1）岗位责任制•岗位职责是对各岗位工作职能和权限所做的规定，一般包括两部分内容：一是所有岗位都应该遵守的一般性规定；二是每个岗位根据操作内容与操作权限而必须遵循的规定。•对于①系统管理员岗位职责；②软件操作（录入）员岗位职责；③数据审核员岗位职责；④系统维护员岗位职责，教必须建立相应的岗位责任制度。（2)电算化会计操作管理制度•“规程”条款如：•①未经电算化培训或培训考核不合格者不能直接操作计算机软件。•②严格执行操作人员权限管理制度。操作员密码可以由系统管理员或者会计主管进行初始设定，但只能由操作员自己修改。等等(3)电算化会计硬件、软件和数据管理制度•①计算机硬件系统管理制度•②系统维护制度（软件管理制度）(4)电算化会计档案管理制度①计算机系统输出的各种书面形式的会计凭证、账簿、报表等。②外存储器等磁性介质上存储的会计数据。③会计信息系统开发和使用的全部文档资料及软件作为会计档案保存，其保存期限应同《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据保管期限一致。七、电算化会计信息系统总体结构决策支持系统会计管理系统会计核算系统从会计电算化的发展过程来看，可理解为会计电算化工作开展的三个基本的阶段，即：会计核算电算化、会计管理电算化、会计决策电算化三个阶段。1、会计核算电算化主要包括：设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等。2、会计管理电算化主要包括：进行会计预测、编制财务计划、进行会计控制、开展会计分析。3、会计决策电算化会计决策电算化是会计电算化的最高阶段，在这个阶段由会计辅助决策支持软件来完成决策工作。该软件根据会计预测的结果，对产品销售和定价、生产、成本、资金和企业经营方向等内容进行决策，并输出决策结果。计算机会计信息系统的划分会计信息系统的总体结构是指一个完整的会计软件由哪几个子系统组成，每个子系统完成哪些功能，以及各子系统之间的相互关系等。一个会计电算化信息系统通常由多个子系统组成，每个子系统各自处理特定部分的会计信息，同时各子系统间又通过信息传递和核对相互作用、相互依赖，形成一个完整的会计信息系统。会计电算化信息系统的划分带有明显的行业特点，行业不同子系统的划分亦不完全相同。电算化会计核算系统账务处理系统销售核算系统报表汇总系统财务分析系统往来核算系统成本核算系统存货核算系统固定资产系统工资核算系统工业企业模块的划分方法：每一系统的主要功能（1）账务处理系统。账务处理系统是核算系统的核心与基础，主要包括凭证数据输入、凭证登账、转账、结账等工作。（2）往来核算系统。主要用来核算企业单位发生的应收、应付款项及其归还情况。（3）工资核算系统。主要是正确计算每个职工的工资，计提职工福利费，并正确地将工资费用进行分类汇总，以便计入到有关产成品成本中去。（4）