第五章 会计凭证

1第五章会计凭证会计凭证是记录经济业务的发生和完成情况，明确经济责任的书面证明，也是登记帐薄的依据。填制和核算会计凭证是会计核算的基本方法之一，是会计工作的开始，也是对经济业务进行日常监督的重要环节。任何单位在处理每项经济业务时，都必须由执行和完成该项经济业务的有关人员，从单位外部取得或自行填制有关凭证，以书面形式记录和证明所发生经济业务的性质，内容，数量，金额等。并在凭证上签名或盖章，以示对经济业务的合法性，凭证的真实性，正确性负责。填制会计凭证的意义：1）记录经济业务，提供记帐依据。2）明确经济责任，强化内部控制。3）监督经济活动，控制经济运行。外来原始凭证《经济业务发生或完成时从外单位或个人取得的，如购货时取得的发票，火车票，飞机票》按来源自制原始凭证《本单位经办人员填制的如材料入库单，领料单等》一次凭证《只记录一项经济业务或同时记录若干同类性质的经济业务，其填制手续一次完成，如收料单，发货单等》按填制方法分累计凭证《一定时期内连续记载若干项同类经济业务的完成情况，由经办于每次经济业务完成之后在上面重复填置而成的会计凭证。如限额领料单。其特点是在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时得出累计数及结余数》原始凭证《也称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，并作为记帐原始依据。是具有法律效力的证明文件》记帐编制凭证《会计人员根据一定时期内某一帐户的记录结果，对某一特定事项进行2归类，整理而编制的，以满足会计核算或经济管理需要，如制造费用分配表》会计凭证《按会计凭证填制程序和用途分类》汇总原始凭证《对一些经常发生，重复发生的经济业务，可割据同类原始凭证编制汇总原始凭证，如发料凭证汇总表，收料凭证汇总表等》通用凭证《在一定范围内有统一格式和使用方法的凭证如全国统一使用的“银行承兑汇票》按格式不同分专用凭证《具有特定内容和专门用途的原始凭证，如“增值税专用发票“》付款凭证《用于记录现金付出，银行款减少业务包括现金付款凭证和银行存款付款凭证》收款凭证〈用于记录现金收入，银行存款增加业务包括现金收款凭证和银行存款收款凭证〉专用记帐凭证转帐凭证《用于记录现金，银行存款以外的转帐业务。》1）按反映经济业务的类别不同分记帐凭证《又称记帐凭单，指会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证编制，用来确定经济业务应借，应贷会计科目和金额的，作为登记帐薄依据的会计凭证》通用记帐凭证3复式记帐凭证《将每一笔经济业务所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记帐凭证中反映》2）按填制方式不同单式记帐凭证《每一张记帐凭证只填列经济业务所涉及的一个会计科目及其金额》记帐凭证和原始凭证的区别：1）原始凭证是由经办人员填制的；记帐凭证一律由会计人员填制2）原始凭证是根据发生或完成的经济业务填制；记帐凭证是根据审核后的原始凭证填制3）原始凭证仅用以记录，证明经济业务已经发生或完成情况；记帐凭证要依据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行归类，整理。4）原始凭证是填制记帐凭证的依据，原始凭证有时是登记明细分类帐户的依据；记帐凭证是登记明细分类和总分类帐薄的依据。在实际工作中，原始凭证附在记帐凭证后面，作为记帐凭证的附件。原始凭证：原始凭证的基本内容包括：1）原始凭证的名称2）填制原始凭证的日期3）接受原始凭证单位的名称4）经济业务内容《含数量，单价，金额等》5）填制单位签章6）有关人员签章7）凭证附件等原始凭证的填制要求：1）凭证所反映的经济业务必须符合国家有关政策，法令，规章，制度的要求，不符合以上要求的，不得列入原始凭证。2）填制在凭证上的内容和数字，必须真实可靠，要符合有关经济业务的实际情况。3）各种凭证的内容必须逐项填写，不得遗漏，手续要完备，经办业务的有关部门和人员要认真审查，签名盖章。4）一般用蓝黑墨水书写原始凭证，文字要简要，字迹要清楚。不得使用未经国务院公布的简化字；对阿拉伯数字要逐个写清楚，不得连写。在数字前应填写人民币符号“￥“；属于套写的凭证，一定要写透。5）大写金额数字应一律用：壹，贰，叁，肆，伍，陆，柒，捌，玖，拾，佰，仟，万，亿，元，角，分，零，整等。4金额数字中间有“0“时，如小写金额￥1001。50。大写金额中可以只写一个”零“字，如：“壹仟零壹元伍角整“大写金额有角分的元以下不写“整“字。大写金额前要加“人民币“字样。6）各种凭证不得随意涂改，刮擦，挖补，填写错误需要更正时，可用划线更正法《将错误的文字和数字用红色墨水划线注销，再将正确的数字和文字用蓝字写在划线部分的上面，并签字盖章。》如发现数量，单价，金额有错误，应退回出具原始凭证的单位重新填制。7）同类凭证必须连续编号，以便查考。原始凭证如果已预定编号，在写坏作废时，应当加盖“作废“戳记。全部保存，不得撕毁。8）各种凭证必须及时填制，一切原始凭证都应按照规定程序，及时送交财会部门，由财会部门加以审核，并据以编制记帐凭证。外来原始凭证的填制《例表见书：186页》自制原始凭证的填制《例表见书：187页》一次凭证的填制《例表见书：188页》原始凭证的填制累计凭证的填制《例表见书：189页》汇总原始凭证的填制《例表见书：190页》记帐编制凭证的填制《例表见书：191页》原始凭证的审核：1）原始凭证的真实性：凭证日期的真实性，数据的真实性，业务内容的真实性。通用凭证要审核凭证本身的真实性。外来原始凭证必须有填制单位和填制人员的签章。自制原始凭证必须有经办部门和经办人员的签名或盖章。2）原始凭证合法性：审核原始凭证记录的经济业务是否违反国家法律，是否符合规定的审核权限，是否履行规定的凭证传递和审查程序，是否有贪污腐败行为。3）原始凭证的合理性：审核原始凭证记录的经济业务是否符合企业生产经营活动的需要，是否符合有关的计划和预算等。4）原始凭证的完整性：审核原始凭证的各项基本要素是否齐全，是否有漏项，日期是否完整，有关人员签章是否齐全，凭证联次是否齐全等。5）原始凭证的正确性：审核原始凭证各项计算及其相关部分是否正确。6）原始凭证的及时性：原始凭证的及时性是保证会计信息及时性的基础，为此，要求在经济业务发生或完成时及时填制有关原始凭证，及时进行凭证的传递。审核时应注意审查凭证的填制日期。《会计法》规定，会计机构，会计人员有权对不真实，不合法的原始凭证不予受理，并向有关单位负责人报告；对于记载不准确，不完整的原始凭证，应予以退回或要求按照5国家统一的会计制度规定进行更正，补充。记帐凭证：记帐凭证的基本内容：1）记帐凭证的名称，如：“收款凭证“。”付款凭证“”转帐凭证“2）填制记帐凭证的日期3）记帐凭证的编号4）经济业务的内容摘要5）会计分录，即应借，应贷的会计科目名称和金额。6）所附原始凭证的张数7）会计主管，记帐，审核，出纳，制单等有关人员的签章。记帐凭证填制要求：各种记帐凭证除严格按原始凭证的填写要求填制外，还应按照以下要求填制1）记帐凭证的摘要栏是对经济业务的简要说明，又是登记帐薄的重要依据。因此记帐凭证的摘要应当简明扼要。2）必须按照统一的会计科目正确填写会计分录，不得任意简化或变动。有关的二级或明细科目要填写齐全，同时注明记帐的借贷方向。3）填制记帐凭证，可以根据每一份原始凭证单独填制，也可以根据同类经济业务的多份原始凭证汇总填制，还可以根据汇总的原始凭证填制。不同类型业务的原始凭证，不能混同编制一份记帐凭证。4）记帐凭证在一个月内必须连续编号，以便查考。在使用通用记帐凭证时，可按经济业务发生的顺序编号。采用收款凭证，付款凭证和转帐凭证的单位可采用“字号编号法“即按凭证类别顺序编号，例如：收字第x号，付字第x号，转字第x号等。也可采用“双重编号法“即按总字顺序编号与按类别顺序编号相结合，例如：某收款凭证为”总字第x号，收字第x号“；若一笔经济业务需要编制多张记帐凭证时，可采用”分数编号法“例如。经济业务需要编制三张凭证，凭证的顺序号为10号时，可编记字101／3号，记字102／3号，记字103／3号，前面的整数表示业务顺序；分母表示共三张凭证；分子表示三张中的第一张，第二张，第三张。5）收，付款凭证应按货币资金收付的日期填写；转帐凭证原则上应按收到原始凭证的日期填写。如果一份转帐凭证依据不同日期的某类原始凭证填制时，可按填制凭证日期填写。在月终时，有些转帐业务要等到下月初方可填制转帐凭证，也必须按月末的日期填写。6）除期末转帐和更正错误的记帐凭证可以没有原始凭证外，其他记帐凭证必须注明所附的原始凭证张数，以便查核。如果两张或两张以上的记帐凭证依据相同的原始凭证编制时，则应在未附原始凭证的记帐凭证上注明“附件xx张，见第xx号记帐凭证“7）对涉及现金和银行存款之间的划转业务，按规定只填制付款凭证，以免重复记帐。如现金存入银行只填制一张“现金付款凭证“；又如从银行提取现金只填制一张”6银行存款付款凭证“8）记帐凭证填写完毕，应进行复核与检查，并核对借，贷方金额合计是否相等。有关人员均要签名盖章。填制事项如有空行，应自金额栏最后一笔数字下划线注销，直至合计数额上。9）记帐凭证上必须有填制人员，审核人员，记帐人员和会计主管签章。出纳人员根据收款凭证收款或根据付款凭证付款时，要在凭证上加盖“收讫“或”付讫“的标记。10）会计凭证应当及时传递，不得积压，传递程序应当科学合理。收款凭证的填制《例表见书195页》付款凭证的填制《例表见书196页》会计凭证的填制转帐凭证的填制《例表见书197页》单式记帐凭证的填制《例表见书198页》为了保证会计信息的质量，在记帐之前应由有关稽核人员对记帐凭证进行严格的审核。记帐凭证的审核内容包括：1）内容的真实性：审核记帐凭证是否有原始凭证为依据，所附原始的内容与记帐凭证的内容是否一致，记帐凭证汇总表的内容与其所依据的记帐凭证的内容是否一致等。2）项目的齐全性：审核记帐凭证各项目的填写是否齐全，如日期，凭证编号，摘要，金额。3）科目的正确性。审核记帐凭证的应借，应贷科目是否正确，是否有明确的帐户对应关系，所使用的会计科目是否符合有关会计制度的规定等。4）金额的正确性：审核记帐凭证所记录的金额与原始凭证的有关金额是否一致，记帐凭证汇总表金额与记帐凭证的金额合计是否相等，原始凭证中的数量，单价，金额计算是否正确。5）书写的正确性：审核记帐凭证中的记录是否文字工整，数字清晰，是否按规定使用蓝黑墨水或碳黑墨水，是否按规定进行更正。会计凭证的传递：指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。会计凭证的传递是会计制度的一个重要组成部分，应当在会计制度中作出明确的规定。会计凭证的传递要求能够满足内部控制制度的要求，是传递程序合理有效，尽量节约传递时间，减少传递的工作量。制订会计凭证传递的程序时，要做到的要求详见〈书203页〉会计凭证的保管：会计凭证记帐后的整理，装订，归档存查工作。会计凭证作为记帐的依据，是重要的会计档案之一，应当妥善整理保管，防止丢失，不得任意销毁。其主要要求有：1）每月记帐完毕，要将本月各种记帐凭证加以整理，检查有无缺号，附件是否齐全，然后按顺序排列，装订成册，防止散失。72）会计凭证封面应注明单位，凭证张数，起止号数，年度，月份，会计主管人员，装订人等有关事项。〈例表见书204页〉3）会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。4）原始凭证较多时，可单独装订，但应在凭证封面注明。5）每年装订完成的会计凭证，在年度终了时可暂由单位财务部门保管一年，期满后应移交档案机构保管。6）严格遵守会计凭证的保管期限要求。1999年1月1日起施行的〈会计挡案管理办法〉规定：1》原始凭证，记帐凭证和汇总凭证保管期限为15年；2》银行存款余额调节表保管期限为5年3》保管期满的会计档案可按规定程序销毁，会计档案销毁清册应永久保存4》保管期满而未结清的债权，债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格执行会计制度的规定，任何人无权自行随意销毁。