第五章会计账簿

第五章会计账簿第一节会计账簿的概念和种类一、会计账簿的概念和意义会计账簿是指由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。（牢记）账簿的设置和登记，是编制会计报表的基础，是联结会计凭证与会计报表的中间环节，在会计核算中具有重要意义。凭证——账簿——报表。（牢记）登记账簿的意义：1、通过账簿的设置和登记，可以记载、存储会计信息。2、通过账簿的设置和登记，可以分类、汇总会计信息。3、通过账簿的设置和登记，可以检查、校正会计信息。4、通过账簿的设置和登记，可以编报、输出会计信息。二、会计账簿与账户的关系账簿与账户的存在十分密切的关系。账户是根据会计科目开设的，账户存在于账簿之中；账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户就无法存在；账簿序时、分类地记载经济业务，是在个别账户中完成的。因此，账簿与账户的关系是形式和内容的关系。（牢记）三、会计账簿的种类1.账簿按其用途不同，分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三种。（牢记）（1）序时账簿。序时账簿又称日记账，是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。日记账的特点是序时登记和逐笔登记。通常有两种，一种是用来登记全部经济业务的发生情况的账簿，称为普通日记账；另一种用来登记某一类经济业务发生情况的账簿，称为特种日记账各单位应专门设置现金日记账和银行存款日记账。在我国，大多数单位一般只设现金日记账和银行存款日记账，而不设置转账日记账。（2）分类账簿。分类账按分类概括程度，分为总分类账簿和明细分类账簿两种。（牢记）按照总分类账户分类登记经济业务事项的是总分类账簿，简称总账。按照明细账户分类登记经济业务事项的是明细分类账簿，简称明细账。分类账簿提供的核算信息是编制会计报表的主要依据。（3）备查账簿。简称备查簿，是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿。属于备查账簿的有：①租入固定资产登记簿；②受托加工材料登记簿；③代销商品登记簿；④住房基金登记簿等。（牢记）备查账簿与序时账簿和分类账簿相比，存在两点不同之处：一是登记依据可能不需要记帐凭证，甚至不需要一般意义上的原始凭证——不需要依据二是账簿的格式和登记方法不同，备查账簿的主要栏目不记录金额，它更注重文字来表述某项经济业务的发生情况——所记内容不同2．账簿按格式不同，分为两栏式账簿、三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿等。（1）两栏式账簿。它是指只有借方和贷方两个基本金额栏目的账簿。（2）三栏式账簿。设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿。（3）多栏式账簿。收入（贷方多栏）明细账费用（借方多栏）明细账一般均采用这种格式的账簿，本年利润（借贷多栏）。（牢记）（4）数量金额式账簿。它是指采用数量与金额双重记录的账簿。原材料账户、库存商品账户、产成品等一般采用数量金额式格式。（牢记）3．按外形不同，分为订本账、活页账和卡片账。（牢记）（1）订本账。订本账是启用之前就已将账页装订在一起，并对账页进行了连续编号的账簿。优点是可以防止抽换账页，避免账页散失。缺点是不能准确为各帐户预留账页，或抽去不需用的账页，不便于分工记账。订本账簿主要适用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账。（牢记）（2）活页账。当账簿登记完毕之后，才将账页予以装订，加具封面，并给各账页连续编号。优点是：可以根据实际需要，随时将空白账页加入账簿。在同一时间里，可由多人分工登账。缺点是：如果管理不善，可能造成账页散失和被抽换。活页式账簿主要适用于各种明细账。（牢记）（3）卡片账。在我国，企业一般只对固定资产的核算采用卡片账形式，也有少数企业在材料核算中使用材料卡片。（牢记）第二节会计账簿的内容、启用与记账规则一、会计账簿的基本内容（牢记）1.封面。2.扉页。3.账页。二、会计账簿的启用账簿是重要的会计档案，在启用账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页上附“账簿启用登记表”（牢记）。三、会计账簿的记账规则（1）应根据审核无误的会计凭证登记账簿。（2）账簿登记完毕后，应在记账凭证上签名或者盖章，应在记账凭证的“过账”栏内注明账簿页数，或划“√”符号，注明已经登账的符号，表示已经记账完毕，避免重记、漏记。（牢记）（3）账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的1/2。（牢记）（4）为了保持账簿记录的持久性，防止涂改，登记账簿必须使用蓝、黑墨水钢笔书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。（牢记）（5）下列情况，可以用红色墨水记账：①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；④根据国家统一的会计制度的规定可以用红字登记的其他会计分录。（牢记）由于会计中的红字表示负数，因而除上述情况外，不得用红色墨水登记账簿。（6）在登记各种账簿时，应按页次顺序连续登记，不得隔页、跳行。如无意发生隔页、跳行现象，应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销，或者注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员签名或签章。（牢记）（7）凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样，以示余额的方向。没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。（牢记）（8）每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样，以保持记账的连续性，便于对账和结账。（牢记）①对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；②对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；③对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的金额结转此页。（牢记）第三节会计账簿的格式和登记方法一、日记账的格式和登记方法1．现金日记账的格式和登记方法现金日记账，其格式有三栏式和多栏式两种。（牢记）根据现金收款凭证、现金付款凭证和银行付款凭证（提现业务）（牢记）现金日记账，是出纳人员根据与现金收付相关的记帐凭证（现金收款凭证、现金付款凭证和银行付款凭证（提现业务））（牢记），按时间顺序逐日逐笔进行登记，并根据“上日余额+本日收入—本日支出=本日余额”的公式，逐日结出现金余额，与库存现金实存数核对，以检查每日现金收付是否有误。现金日记账的登记方法如下：（1）日期栏：系指记账凭证的日期，应与现金实际收付日期一致。（牢记）（2）凭证栏（3）摘要栏（4）对方科目栏。（5）收入、支出栏：系指现金实际收付的金额。每日终了，应分别计算现金收入和付出的合计数，结出余额，同时将余额与出纳员的库存现金核对，即通常说的“日清”。如账款不符应查明原因，并记录备案。月终同样要计算现金收付和结存的合计数，通常称为“月结”。2．银行存款日记账的格式和登记方法银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。由出纳根据银行存款收款凭证、银行付款凭证和现金付款凭证（存现业务），按时间先后顺序逐日逐笔进行登记，每日结出存款余额。二、总分类账的格式和登记方法总分类帐簿最常用的格式为三栏式帐簿，设置借方、贷方和余额三个基本金额栏目。（牢记）总分类账可以根据记帐凭证逐笔登记，也可以根据汇总的科目汇总表或汇总记帐凭证等登记。三、明细分类账的格式和登记方法1、明细分类账的格式其格式有三栏式、多栏式、数量金额式和横线登记式（或称平行式）等多种。（1）三栏式明细分类：如应收账款、应付账款、应交税金等往来结算账户等。（牢记）（2）多栏式明细分类账：适用于成本费用类科目的明细核算。成本费用类科目的明细账，可以只按借方发生额设置专栏，贷方发生额由于每月发生的笔数很少，可以在借方直接用红字冲销。（牢记）（3）数量金额式明细分类账（4）横线登记式明细分类账。是采用横线登记，即将每一相关的业务登记在一行，从而可依据每一行各栏目的登记是否齐全来判断该项业务的进展情况。这种明细账实际上也是一种多栏式明细账，适用于登记材料采购业务、应收票据和一次性备用金业务。（牢记）2、明细分类账的登记方法明细分类账的登记通常采用几种方法：一是根据原始凭证直接登记明细账；二是根据汇总原始凭证登记明细分类账；三是根据记账凭证登记明细分类账。①固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记；②库存商品、原材料、产成品收发明细账以及收入、费用明细账可以逐笔登记，也可以定期汇总登记。（牢记）第四节对账对账，就是核对账目。通过对账，应做到账证相符、账账相符、账实相符。一、账证核对账证核对是指核对账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。（牢记）二、账账核对是指核对不同账簿记录之间的账簿记录是否相符。具体核对的内容包括：1．总分类账簿有关账户的余额核对。2．总分类账与所属明细分类账簿核对。3．总分类账簿与序时账簿核对4．明细分类账簿之间的核对。会计部门各种财产物资明细分类账的期末余额应与财产物资保管或使用部门的有关明细账余额核对相符。（牢记）三、账实核对是指各项财产物资账面余额与实有数额之间的核对。包括：（1）现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符；逐日核对。（2）银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符；定期核对。（3）各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数额是否相符；定期核对。（4）有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录是否相符等。定期核对。（牢记）第五节错账更正方法更正方法一般有：划线更正法、红字更正法、补充登记法。（牢记）（一）划线更正法（凭证无误，账簿有误）又称红线更正法。在结账前发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证无错误，可采用划线更正法予以更正。更正时，可在错误的文字或数字上划一条红线，在红线的上方填写正确的文字和数字，并由记账及其相关人员在更正处盖章。对于错误的数字，应全部红字更正，不得只更正其中的错误数字。对于文字错误，只能划去错误的部分。（二）红字更正法（凭证有误，账簿有误）红字更正法是指用红字冲销原有错误的账户记录或凭证记录，以更正或调整账簿记录的一种方法。通常有两种情况：1、记账后在当年发现记账凭证中的会计科目错误，可以采用红字更正法予以更正。更正的方法是：先用红字填写一张与原错误凭证完全相同的记账凭证，以示注销原记帐凭证，然后用蓝字填制一张正确的记账凭证，据以登记入账。2、会计科目无误而所记金额大于应记金额，从而引起记账错误，可以采用红字更正法。更正方法是：按多记的金额用红字编制一张与原记帐凭证应借、应贷科目完全相同的记帐凭证，以冲销多记的金额，并据以记账。（三）补充登记法（凭证有误，账簿有误）补充登记法是在记账后发现记帐凭证填写的会计科目无误，只是所记金额小于应记金额时，所采用的一种更正方法。更正方法：按少计的金额用蓝字编制一张与原始凭证应借、应贷科目完全相同的记帐凭证，以补充少记的金额，并据以记账。第六节结账结账的内容通常包括两个方面：一是结清各种损益类账户，并据以计算确定本年利润；二是结清各资产、负债和所有者权益账户，分别结出本期发生额合计和余额。一、结账的程序结账程序包括四个步骤：（牢记）（1）应将本期内发生的经济业务全部记入有关账簿，并保证其准确性。（2）根据权责发生制的要求，调整有关账项，合理确定本期应计的收入和应计的费用。（3）将损益类科目转入“本年利润”科目，结平所有损益类科目。（4）结算出资产、负债和所有者权益科目的本期发生额和余额，并结转下期。二、结账的方法（1）对不需按月结计本期发生额的账户，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。