第八章会计账簿

第八章会计账簿通过上一章内容的学习，我们已经知道，会计凭证能够接收、确认各种含有会计信息的数据并将其输入复式簿记系统，但是，会计凭证上所载的信息具有单一性，彼此缺乏联系，无法完全满足管理上的需要，所以，还有必要利用会计账簿对凭证上的原始数据作进一步的归类、加工和整理。会计账簿是继会计凭证之后，记录经济业务的又一重要载体。设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法，也是会计核算工作的中心环节。通过本章的学习，应把握会计账簿的概念、种类、格式、登记方法、错账更正以及对账和结账等内容。第一节会计账簿的意义与种类一、会计账簿的概念企业单位在经营过程中，要发生各种各样的经济业务，对于这些经济业务，首先要由原始凭证作出最初的反映，然后由会计人员按照会计信息系统的要求，采用复式记账方法，编制记账凭证。应该说，会计凭证（包括原始凭证和记账凭证）能够比较全面的反映经济业务的发生和完成情况，所记录的业务内容也是非常详细、具体的。但是，由于会计凭证的数量繁多，比较分散，而且，每张会计凭证只能记录单笔经济业务，提供的也只是个别的数据，不便于直接通过会计凭证取得综合的会计信息，也不便于日后查阅。因此，为了对经济业务进行连续、系统、全面地核算，从分散的数据中提取系统有用的会计信息，就必须采用登记会计账簿的方法，把分散在会计凭证上的零散的资料，加以集中和分类整理，在账簿这个重要的载体上得以综合，从而为企业的经营管理提供系统的会计信息资料。因而设置和登记会计账簿就成为会计核算的一种重要的方法。所谓会计账簿是由具有专门格式而又联结在一起的若干账页所组成的簿籍。在账簿中应按照会计科目开设有关账户，用来序时地、分类地记录和反映经济业务的增减变动及其结果，会计账簿是会计资料的主要载体之一。二、会计账簿的作用通过会计账簿的概念，我们应该看到，会计账簿的构成形式是相互联结的多个账页，其记录的内容又是企业单位发生的经济业务。会计账簿既是积累、储存会计信息的数据库，也是会计信息的处理中心。设置和登记会计账簿，是会计循环的主要环节，是提供系统、全面的会计信息资料的重要手段，因此，会计账簿在会计核算过程中具有重要的作用：首先，会计账簿能够序时地、分类地记录和反映企业单位日常发生的大量的经济业务，将分散在会计凭证上的核算资料加以归类、整理，从而为企业单位正确地计算费用、成本、利润提供总括和明细资料，为企业的经济管理提供系统、完整的会计信息，为改善经营管理、加强经济核算、合理使用资金提供必要的资料，同时，借助于会计账簿记录资料，可以监督各项财产物资的妥善保管，保护财产物资的安全与完整。其次，会计账簿的记录资料是定期编制会计报表的主要的、直接的依据。账簿记录积累了一定时期发生的大量的经济业务的数据资料，这些资料经过归类、整理，就成为编制会计报表的依据，可以说，会计账簿的设置与登记过程是否正确，直接影响到会计报表的质量。最后，通过会计账簿记录资料，为考核企业的经营成果、分析计划和预算的完成情况提供数据资料。同时，设置和登记不同种类的会计账簿，还便于会计工作的分工，更有利于保存会计信息资料，以便于日后查阅。三、会计账簿的种类由于会计核算对象的复杂性和不同的会计信息使用者对会计信息需要的多重性，导致了反映会计信息的载体——账簿的多样化。不同的会计账簿可以提供不同的信息，满足不同的需要。为了更好地了解和使用会计账簿，就需要对账簿进行分类。会计账簿按照不同的标志可以划分为不同的类别。（一）会计账簿按其用途不同可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿1．序时账簿，也称日记账，是按照经济业务发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿。正因为如此，在历史上曾将其称为“流水账”。序时账簿包括普通日记账和特种日记账。其中普通日记账是对全部经济业务都按其发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿；特种日记账是只对某一特定种类的经济业务按其发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿。由于普通日记账要序时地记录全部的经济业务，其记账工作量比较庞大，因而在会计发展的早期使用的较多，目前，在实际工作中应用比较广泛的是特种日记账，如“现金日记账”、“银行存款日记账”等。2．分类账簿，是指对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿按其反映经济业务详细程度的不同，又可以分为总分类账簿（即按照总分类账户分类登记的账簿）和明细分类账簿（即按照明细分类账户分类登记的账簿）。总分类帐簿（也称总账）是根据总分类帐户开设的，能够全面地反映会计主体的经济活动情况，对所属的明细帐起统驭作用，可以直接根据记账凭证登记，也可以将凭证按一定方法定期汇总后进行登记；而明细分类账（也称明细帐）是根据明细分类账户开设的，用来提供明细核算资料，应根据记账凭证或原始凭证逐笔详细登记，是对总分类账的补充和说明。在实际工作中，根据需要也可以将序时账和分类账结合在一起，设置一种联合账簿，例如“日记总账”。3．备查账簿，也称辅助账簿，是指对某些在序时账和分类账中未能记载或记载不全的事项进行补充登记的账簿。亦被称为补充登记簿。备查账簿只是对其他账簿记录的一种补充，与其他账簿之间不存在严密的依存和勾稽关系。例如为反映所有权不属于企业，由企业租入的固定资产而开设的“租入固定资产备查簿”、反映票据内容的“应付（收）票据备查簿”等。备查账簿只是其他账簿的一种补充，与其他账簿之间不存在严密的依存和勾稽关系。（二）会计账簿按其外表形式的不同可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿1．订本式账簿，是在启用之前就已把顺序编号的账页装订成册的账簿。这种账簿能够防止账页散失和被非法抽换，但不便于分工和计算机记账。对于那些比较重要的内容一般采用订本式账簿，实际工作中，序时账簿、联合账簿、总分类账簿等应采用订本式账簿。2．活页式账簿，是在启用时账页不固定装订成册而将零散的账页放置在活页夹内，随时可以取放的账簿。活页账克服了订本账的缺点。一般明细分类账可根据需要采用活页式账簿。3．卡片式账簿，是由许多具有一定格式的硬制卡片组成，存放在卡片箱内，根据需要随时取放的账簿。卡片账主要用于不经常变动的内容的登记，如“固定资产明细账”等。企业在设置账簿体系时，应将那些比较重要、容易丢失的项目，采用订本式账簿，对那些次要的或不容易丢失的项目，可以采用活页式或卡片式账簿。第二节会计账簿的格式与登记方法一、账簿的基本内容由于管理的要求不同，所设置的账簿也不同，各种账簿所记录的经济业务也不同，其形式也多种多样，但会计账簿从构造上看，一般由三大部分组成：（1）封面，标明账簿名称和记账单位名称。（2）扉页，填明启用的日期和截止的日期；页数；册次；经管账簿人员一览表和签章；会计主管签章，账户目录等。账簿扉页上的“账簿使用登记表”的格式见表8—1。表8—1账簿使用登记表单位名称账簿名称册次及起讫页自页起至页止共页启用日期年月日停用日期年月日经管人员姓名接管日期交出日期经管人员盖章会计主管盖章年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日备注单位公章（3）账页，账页的基本内容包括：账户的名称（一级科目、二级或明细科目）、记账日期、凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏、总页次和分户页次等。不同的会计账簿由于反映的经济业务内容和详细程度不同，因而，其账页格式也有一定的区别。以下就序时账簿、总分类账簿和明细分类账簿的格式及登记方法分别进行介绍。（一）序时账簿的格式与登记方法我们这里所说的序时账簿主要是指特种日记账。企业通常设置的特种日记账主要有现金日记账和银行存款日记账。1．现金日记账的格式及登记方法现金日记账是用来核算和监督现金日常收、付、结存情况的序时账簿，通过现金日记账可以全面、连续地了解和掌握企业单位每日现金的收支动态和库存余额，为日常分析、检查企业单位的现金收支活动提供资料。现金日记账的格式主要有三栏式和多栏式两种。三栏式现金日记账，通常设置收入、付出、结余或借方、贷方、余额三个主要栏目，用来登记现金的增减变动及其结果。三栏式现金日记账是由现金出纳员根据现金收款凭证、现金付款凭证以及银行存款的付款凭证（反映从银行提取现金业务），按照现金收、付款业务和银行存款付款业务发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记。其一般格式见表8—2。表8—2现金日记账第页200×年凭证号摘要对方科目收入付出结余月日收款付款为了更清晰的反映账户之间的对应关系，了解现金变化的来龙去脉，还可以在三栏式日记账中收入和付出两个栏目下，按照现金收、付的对方科目设置专栏，形成多栏式现金日记账。多栏式现金日记账的格式见表8—3。表8—3现金日记账200×年凭证号摘要收入的对方科目付出的对方科目结余月日收款付款主营业务收入应收账款…合计物资采购银行存款…合计采用多栏式现金日记账时，按照收入、付出的对应科目分设专栏逐日逐笔登记，到月末结账时，分栏加计发生额，对全月现金的收入来源、付出去向都可以一目了然，能够为企业的经济活动分析和财务收支分析提供详细具体的资料。但是，在使用会计科目比较多的情况下，多栏式日记账的账页过宽，不便于分工登记，而且容易发生错栏串行的错误。为此，在实际工作中可以将多栏式现金日记账分设两本，即分为多栏式现金收入日记账和多栏式现金支出日记账。2．银行存款日记账的格式及登记方法银行存款收、付业务的结算方式有多种，为了反映具体的结算方式以及相关的单位，需要在三栏式现金日记账的基础上，通过增设栏目设置银行存款日记账，即在银行存款日记账中增设采用的结算方式和对方单位名称等具体的栏目。三栏式银行存款日记账的具体格式见表8—4。表8—4银行存款日记账××年凭证结算方式对方单位摘要对应账户收入付出核对号结余月日种类号数支票号码汇票委收托收其他银行存款日记账由出纳员根据银行存款的收款凭证、付款凭证以及现金的付款凭证（从银行提取现金业务）序时登记的。总体来说，银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法基本相同，但有以下几点需要注意：首先，出纳员在办理银行存款收、付款业务时，应对收款凭证和付款凭证进行全面的审查复核，保证记账凭证与所附的原始凭证的内容一致，方可依据正确的记账凭证在银行存款日记账中记明：日期（收、付款凭证编制日期）、凭证种类（银收、银付或现收）、凭证号数（记账凭证的编号）、采用的结算方式（支票、本票或汇票等等）、对方单位（对方收款或付款单位名称）、摘要（概括说明经济业务内容）、对应账户名称、金额（收入、付出或结余）等项内容；其次，银行存款日记账应按照经济业务发生时间的顺序逐笔分行记录，当日的业务当日记录，不得将记账凭证汇总登记，每日业务记录完毕应结出余额，做到日清月结，月末应分别结出本月借方、贷方发生额及期末余额和累计发生额，年末应结出全年累计发生额和年末余额，并办理结转下年手续，有关发生额和余额（包括日、月、年）计算出来之后，应在账页中的相应位置予以标明；再次，银行存款日记账必须按行次、页次顺序登记，不得跳行、隔页，不得以任何借口随意更换账簿，记账过程中一旦发生错误应采用正确的方法进行更正，会计期末，按规定结账。银行存款日记账根据需要也可以采用多栏式，具体包括两种格式。一种是将银行存款的收入和支出并在一本账中，按收入、付出的对应科目分设专栏进行登记，到月末结账时，各个分栏加计发生额合计数，对全月银行存款的收入来源、付出去向一目了然，可以给企业单位的经济活动分析和财务收支分析提供更详细的资料。但是，在应用会计科目较多时，账页必然过宽，不便于登记，而且容易发生错栏串行的错误。为了避免这种错误的发生，在实际工作中，还可以将银行存款日记账分设两本，即多栏式银行存款收入日记账和多栏式银行存款支出日记账。多栏式银行存款日记账的登记方法除特殊栏目（如结算方式、对方单位等）外基本同于多栏式现金日记账的登记方法。这里不再赘述。（二）总分类账的格式与登记方法。总分类账是按照一级会计科目的编号顺序分类开设并登记全部经济业务的账簿。总分类账的格式有三栏式（即借方、贷方、余额三个主要栏目）和多栏式两种，其中三栏式又区分为不反映对应科目的三栏式和反映对应科目的三栏式。总分类账的登记依据和方法，主要取决于所采用的会计核算组织程序。它可以直接根据