公司文件管理制度规范【汇编8篇】

1/33公司文件管理制度规范【汇编8篇】无论是身处学校还是步入社会，大家都尝试过写作吧，借助写作也可以提高我们的语言组织能力。范文书写有哪些要求呢？我们怎样才能写好范文呢？以下是网友为大家分享的“公司文件管理制度规范【汇编8篇】”，供您参考阅读参考下载。公司文件管理制度规范【第一篇】为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。3.1公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。3.2总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。2/333.4文件编制、审批、发布的'权责3.4.1总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。3.4.2财务部负责制定公司财务管理制度文件。3.4.3客服部负责制定公司客服管理制度文件。3.4.4生产部负责制定公司生产管理制度文件。3.4.5质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。3.4.6设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。3.4.7工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。3.4.8公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。3.4.9公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。3.5质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。4.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。3/334.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，4.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。4.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）5.1文件的分类5.1.1文件属性分类1质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。2行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。3管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。4技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。5外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。5.1.2文件阶层分类（1)一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。4/33（2)二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。（3)三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。（4)四阶文件：各记录表单、报表等。公司文件管理制度规范【第二篇】一、公司文件由行政人事部负责起草和总经理审核签发;须部门起草签发的文件由部门负责人审核签发。二、文件签发后,送办公或部门文秘工作人员统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。三、文件和原稿,由办公归档,保存备查。四、属于秘密的文件,核稿人应该注明'秘密'字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。五、文件统一由办公负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。六、外来的文件由办公专人负责签收,并分类登记。由办公主管提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。七、传阅文件由办公专人负责收回,对领导指示的文件,办公应及时组织传达和落实。5/33八、报刊杂志征订和邮件收发由办公统一办理。九、财务文书由财务管理人员按照财务管理制度统一办理第二节文书打印一、服务中心的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的'文件,一般不予打印。二、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门负责人不在时,可经行政人事部主管同意后办理。三、私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机递送,以免影响公司的正常工作。四、文印工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务,保证文字和格式不出错误。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。五、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。六、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。属业务部门的,由各部门承担费用;属行政、管理部门的,统一归列办公开支。七、要节约使用打印纸张、墨盒,尽可能双面打印、初稿可以缩小文字和格式,要维护好打印设施设备,保证使用效率。6/33一、行文类别(一)请示:请上级指示和批准,用'请示'。(二)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用'报告'。公司管理制度体系文件文件编号:qms-wy-0203文件名称:日常办公管理制度版本号:第1版修改次数:0章节内容:公文处理管理制度第2页共2页(三)指示:对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用'指示'。(四)布告、公告、通告:对公众公布应当遵守或周知的事项,用'布告';向国内外宣布重大事件,'用公告';在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用'通告'。(五)批复:答复请示事项,用'批复'。(六)通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用'通知'。(七)通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用'通报'。(八)决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用'决定';经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用'决议'。(九)函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用'函'。(十)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用'会议纪要'。7/33(十一)合同:适用于各种合作关系,合作事项的订立。(十二)其他:1、司法文书:依据司法部门规定程序实施。2、宣传海报、温馨提示、简报:主要用于小区宣传。3、签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。4、工作记录表格:在管理服务工作中使用。二、书写格式(一)纸张:一般a4型纸,其成品幅面尺寸为21cm×29.7cm。(二)边距:上下:2.54cm,左右3.17cm(三)图文颜色:未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。(四)排版规格:标题文用4黑体加粗,正文依次宋体、仿宋等小4号,副标题加粗,一般每面排38每行32个字。(五)装订要求:左侧装订,不掉页。(六)主要标题顺序号:依次为一、,(一),1、,(1)。(七)份数序号:在版面叶页脚页码,多份多页应注明份数和总页数和顺序编号。(八)附件:有附件的应标注清楚(九)落款成文时间:以全称落款,日期用汉字将年、月、日标全;'零'写为'o',相互对称;加盖红色印章居中下压成文时间,如果落款页没有正文,应采取调整行距、字距的措施加以解决,。(十)正式的红头文件应按照公文处理办法书写。8/33(十一)财务文书书写按照财务管理制度和规范执行。三、内容要求:(一)符合国家法律法规以及地方政策,按照公司各项管理制度。(二)内部行文要求规范严谨,宣传语言应当生动活泼。(三)内容应当符合主题思想要求,使用通俗语言,简明平实,准确反映信息。公司文件管理制度规范【第三篇】为完善公司文件收发管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。适用本公司所有文件。文件收发管理由行政办公室统一负责。工作内容公司文件共分绝密、机密、秘密、普通四种,文件密级由公司总经理确定。公司文件由行政办公室拟稿,文件形成后由总经理签发。业务文件由有关部门拟稿,分管副总经理或总工程师审核、签发。属于秘密以上的文件,核稿人应注明文件密级,并确定报送范围。秘密以上文件须按保密规定,由专人印制、报送。已签发的文件由核稿人登记,并按不同类别编号后,按文印规定处理。9/33文件由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。公司的文件由行政办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。秘密以上文件由专人按核定的范围报送。经签发的.文件原稿送办公室存档。外来文件由行政办公室行政主管负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在三日内办理完毕,并将办理情况反馈至行政办公室。三日内不能办理完毕的,应向行政办公室说明原因。公司文件管理制度规范【第四篇】为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。1、公文的签收凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文10/33号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。2、公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由办公室文书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交回办公室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。文件阅完后,应送交办公室办公室文书,切忌横传。办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。11/33不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。1、发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简