行政事业单位会计基础培训讲义

行政事业单位基础财会知识培训讲义主讲周玉著2012年6月6日Page1记账员会计基础知识一、记账员的分工单位会计人员根据会计凭证登记会计账簿。单位根据工作岗位分为以下会计岗位。出纳员——登记现金日记账和银行存款日记账。库管员——登记材料明细账（办公用品）或者固定资产明细账。会计员——登记明细账和总账。报账员——非独立核算的会计主体专设的工作岗位。Page1记账员应具备的基本技能一、正确使用各种图章。二、正确使用原始凭证。三、记账凭证的调整与审核。四、错帐的更正方法五、记账凭证的装订。六、财务报表的编制Page1一、正确使用图章（一）会计机构章必须由会计机构负责人保管，“银行收讫”、“银行付讫”、“现金收讫”、“现金付讫”戳由出纳人员保管，“转讫”戳由指定专人使用。（二）填制记账凭证，登记会计账簿，凡是会计科目位置，可以盖会计科目章，使用蓝色印油。其他印章戳记均使用红色印油。Page1正确使用原始凭证（一）从外单位取得和对外开出的发票或收据，必须盖有税务部门或财政部门的监制章和填制单位的财务专用章。从外单位取得的发票应具备的内容强调以下几点：1、票据名称取得发票首先要看是哪一种，是否符合经济业务内容。例如：购买办公用品取得的应是销货发票，复印资料取得的应是服务业发票，维修业务取得的应是加工修理修配发票。Page1正确使用原始凭证2、填制日期：发票上的日期体现的是业务实际发生日期，表明经济业务的归属期间，也可以判断记账是不是及时。会计基础工作中要求记账日期与实际发生日期相差不能超过5天，有特殊情况的以领导的签字日期为准。Page1正确使用原始凭证3、接受单位名称通过这一项目判断业务属于哪个单位。4、经济业务内容经济业务的摘要须简要，是业务内容的概述。5、计量涉及计量的要素主要有物品规格、计量单位、数量、单价、金额。Page1正确使用原始凭证6、金额会计法规定：原始凭证金额有错误，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。也就是说原始凭证金额不可以更改。若出现错误则票据作废。常出现的错误有大小写金额不符，阿拉伯数字涂改，阿拉伯数字为后填。7、财务章无论是开出还是取得的发票，必须加盖财务专用章，没章就是废票。Page1正确使用原始凭证自制原始凭证的规范：发放临时工工资，造补助时需要会计人员自己制作单据。自制原始凭证如何成为合法单据，必须具备以下内容，名称、填制日期、清晰反映业务内容的表格、制单人签章、审核人签章、财务章。不具备上述内容的自制原始凭证不允许上账。Page1正确使用原始凭证（二）从个人处取得的原始凭证，必须有收款本人和经办人的签名或盖章。（三）职工因公借款的借据，必须由借款人亲自书写。收回借据时，退还借据副本，不得退还借据。（四）经上级批准的有关经济业务，应当将批准文件复印件作为原始凭证的附件。Page1正确使用原始凭证（五）从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位记账联的复印件，有经办单位经办人及该会计机构负责人（会计主管）写出说明并签字。并加盖红色财务专用章。经遗失凭证单位有关领导批准后，可代做原始凭证。特例：无法取得原始凭证复印件的，如火车票、飞机票等，由当事人将情况写清，有本单位领导批准后可代做原始凭证。Page1会计核算中常见的错误1、开具票物不符的发票，开具单位和个人将受到行政处罚。罚10000元以下的罚款。2、开具或收到大头小尾的发票，属于违法行为。所谓大头小尾，是指出具发票方，在开具手写发票时，所开具的发票的正式发票联数额大，而存根联数额小的一种现象。根据《税收征管法》的规定，纳税人开具大头小尾发票，隐匿经营收入，造成不缴或少缴税款的，属于偷税行为。Page13、普通购物发票金额较大，没有附清单。Page1一是销售发票不一次性复写完成。这种手法就是对一式数联的发票在开具时，不一次性复写，而是将“存根联”少开，从而达到少报销售额，达到偷税的目的，或者将“发票联”按购方要求开具，为对方作弊提供方便；这种情况，要查看发票联背面无复写印痕，或第二联及以后各联出现了直接书写的痕迹，就可以确定对发票不是一次性复写完成的，出现此种情况极有可能存在利用发票舞弊，只要再进一步加以核对，就能发现问题。Page1二是不开具发票或以收据代替发票。前面说过发票是收入方和付出方收、付的法律凭据，因此发生经济活动时，收方就应依法开具发票，付方也应依法取得发票，而在实际的经济活动中，有的单位和个人发生经济活动时不依法开具发票或以收据代替发票，采用此种手法的主要目的是为了偷税，同时也有的是为了将收入置于帐外，为建“小金库”或贪污、挪用提供条件。Page1三是开具内容虚假发票。此种手法对收方来说就是将销售的大宗大额商品，存根联却只是记着小额商品，以此少计收入，达到偷税的目的。对付方来说此手段就是与收方相反的作法，从而达到多报支出套取现金或贪污的目的这种情况，直接查看发票的内容是否真实。对内容审查主要是查明品名、数量、单价、金额是否符合实际或市场行情，若发现发票内容有异常现象，如品目超出购方使用的正常需要量或销方不可能有的产（商）品，就要进行追踪审计，直到水落石出为止。Page1四是开具“空头发票”。此种手法对于收方来说主要是了粉饰政绩，一般在年末开出虚假销售作应收帐款处理，达到虚增利润的目的，到下年初采用红字冲回作销售退回处理。对于付方来说有了“空头发票”，就可以根据自己需要来任意开具发票内容，其目的不言而语。Page1五是涂改发票。这种手法在手工记帐时代比较多见，收方和付方均有发生，进入电算化后就变得不多见了，因为现在开具发票基本上是电脑进行。Page1另外，对代开发票舞弊行为的审查技巧。所谓“代开发票”就是一些无照经营者没有合法的发票，便以付手续费为条件，找持有税务部门核给发票的单位代开发票，进行非法经营活动，这样为他人代开发票，既可以获得非法所得，又可以帮助他人偷漏国家税收，审查时主要看所开发票内容是否在开出发票单位的经营范围之内，开出发票所收回的款项是否作为本单位的收入入帐，有无流向其它的渠道。如款项没有进入本单位的收入入帐，就要进行追查。Page1三、记账凭证的填制（一）记账凭证的填制日期货币资金收付款记账凭证，按会计机构收付货币资金的发生日期填制。转账凭证按收到原始凭证日期填制，要求与所附原始凭证的日期最多不超过五天。（二）如果一笔经济业务需要填制2张及以上的记账凭证时，采用分数编号法。合计数只准写在最后一张凭证上，其余凭证的合计栏从左上角到右下角划斜线注销。所涉及的原始凭证全部附在第一张记账凭证后。Page1三、记账凭证的填制（三）除结账与更正错误的记账凭证可以不附带原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。（四）一张原始凭证涉及几张记账凭证的，可把原始凭证附在首张记账凭证后，在其他记账凭证“附凭证x张”位置注明附有记账凭证的编号。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担时，应当将其他单位负担的部分，开给对方“原始凭证分割单”进行结算。Page1记账凭证的填制（五）记账凭证填制齐全后，有关人员（包括会计主管、稽核、记账、出纳等）应在记账凭证规定的位置予以签章，每张记账凭证必须有两人以上签章方能生效。Page1错误更正方法（一）记账前，发现记账凭证填写错误时，一律作废重新填写。（二）记账后，使用红字更正法时，编制红字凭证时，在摘要栏注明“注销某年某月某日某号凭证”，编制蓝字凭证时，在摘要栏注明“订正某年某月某日某号凭证”。只金额部分用红字表示，其余部分用蓝字表示。Page1五、会计凭证的装订常见错误：1、记账凭证由铆钉装订；装订线绳外露；原始凭证均未订住；有散落的现象。原始凭证粘贴后无法翻阅；未按流水号装订；订书钉未去掉；有凭证装订颠倒现象。2、记账凭证封面无会计主管签章，无压缝章，记账凭证总数含原始凭证数量。Page1会计凭证装订3、记账凭证封面无财务章。内容填写不全。4、单独装订的原始凭证未注明保存位置。5、账夹未去掉，账簿启用及经管人员一览表、科目目录均未填写。6、备份资料未异地保存。Page1会计凭证装订应注意的事项：1、会计凭证装订前，应检查会计凭证及附件是否齐全。编号从小号到大号是否连续，确认无误后，全部原始凭证齐记账凭证的左上角装订。Page1整理会计凭证（1）对面积大于记账凭证的原始凭证采用折叠的方法，按照记账凭证面积的尺寸先自右向左再自下向上折叠。折叠时应注意将凭证的左下角空出，一遍装订后的展开查阅。（2）对于纸张面积过小的原始凭证，则采用粘贴的的方法。即按一定的次序和类别将原始凭证粘贴在一张与记账凭证大小相同的粘贴单上。粘贴时要注意，应将同类单据粘贴在一起，粘贴完成后，应在粘贴单旁边注明原始凭证张数及合计金额。Page1整理会计凭证（3）、对纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，需齐记账凭证的左上角粘贴。（4）、对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管（不包括发票），并在封面上注明原始凭证的张数及金额，所属记账凭证的日期、编号、种类。同时在记账凭证上注明“附件另订”，以备查考。（5）各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，需要单独保管的，应当另编目录，单独登记保管。并在有关记账凭证、原始凭证上相互注明日期和编号。Page13、凭证上的大头针、曲别针、装订钉全部去掉，用线绳装订。4、凡是有汇总原始凭证的，其所附原始凭证均为附件。5、装订记账凭证要加封面、封底，封面内容填写齐全，印章要全。6、装订后，由装订人在装订线封签处盖章。Page1六、会计账簿的正确使用（一）依据国家统一会计制度规定，单位必须设置总账、日记账、明细账。根据自身实际情况设置设置辅助性账簿。总账、日记账必须使用订本账，明细账使用活页账。Page1（二）会计账簿的启用1、填写“账簿启用和经管人员一览表”。2、填写账户目录。涉及明细科目的，一级会计科目应顶格盖会计科目章，在以及科目行之下，向右让一个字的位置，盖明细科目章。3、粘贴印花税票。在启用表右上角粘贴印花税票，并在印花税票中级划两道横线，以示注销。使用缴款书缴纳的，在账簿启用表右上角注明“印花税缴款书x元，见x年x月x日x号记账凭证”。Page1（三）会计账簿的装订年末结账后，明细账撤出空白账页、账夹装订整齐，按流水号统一编总页次。Page1（四）记账规则1、根据审核无误的会计凭证登记账簿。2、各种账簿应按账页顺序连续填写，不得跳行、隔页。发生跳行、隔页时按以下两种方法更正：一是，空页划红色对角线，空行从左上角到右下角划红色斜线。二是，空页盖“此页空白”章，空行盖“此行空白”章。两种方法均由记账人员、会计机构负责人签名或者盖章。Page13、账簿记录发生错误，不准刮、擦、涂改、挖补或使用药水消除字迹。使用划线更正法时，记账人员、会计机构负责人在更正处盖章。Page14、账户结出余额后，在“借或贷”栏标出余额方向，没有余额的账户，在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内的“元”位用“0”表示。每一账页登记完毕，应当在最下面一行摘要栏盖“过次页”章，并结出借贷方自年度始至此的全年累计数和余额。在下一页第一行的摘要栏盖“承前页”章，并将借、贷、余三栏金融抄写过来。Page15、年度内登记账簿使用的墨水颜色要求保持一致。Page1（五）结账1、规范的结账方法⑴在本月最后一笔业务下化通栏单红线。⑵在下一行的摘要栏盖“本月合计”章，结出本月借、贷、余三栏金额，下划通栏单红线。⑶在下一行摘要栏盖“本年累计”或“本年合计”章，结出本年借、贷、余三栏本年累计数，下划通栏单红线。Page12、年末结账规定年末结账，在“本年累计”行下划通栏双红线。3、特殊事项某会计期间只有一笔业务，结账时只需在该笔业务下划通栏单红线，即表示结账。Page1（六）转账在“本年累计”下行的摘要栏盖“结转下年”章，填写“借或贷”栏和余额栏，内容与“本年累计”栏相同。在下年度相应账户中，账页