计算机会计学AccountingInformationSystem

计算机会计学AccountingInformationSystem第三章账务处理与总账子系统张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理－往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进---动态会计平台的构建主要内容张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心账务处理的基本概念账务处理是指从价值管理的视角出发，主要运用货币形式的信息计量，借助于专门的会计核算方法，对各单位（会计主体）的经济业务进行核算、控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，为企业内部和外部的信息使用者提供服务来创造价值。张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心从信息系统角度看，账务处理工作是由会计信息系统的子系统-总账子系统来完成的，总账子系统的基本功能是通过采集数据、加工和存储数据、报告财务信息，实现对企业经营活动进行核算和控制，保证会计信息的真实、准确和有效。投资人债权人管理者政府会计数据（账簿、凭证）经济业务流程数据采集数据加工与存储报告信息原始凭证张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心1．数据采集数据采集主要是从经济业务流程中采集数据，为数据加工服务。这些数据包括:获取/支付流程的数据转换流程的数据销售/收款流程的数据总账子系统从业务流程采集数据张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心数据加工与存储加工与存储是将反映经济活动的原始凭证按照会计科目和“有借必有贷，借贷必相对”的原则编制记账凭证、审核记账凭证，然后对其进行分类、计算、求和，并将结果保存在各类账簿中。张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心报告信息报告信息是以账簿、记账凭证为依据，编制内部报表和外部报表提交给投资人、债权人、管理者、政府部门等。张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心账务处理的基本特征规范性强综合性强集成性要求高正确性要求高张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理－往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进---动态会计平台的构建主要内容张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心手工环境下账务处理的流程分析手工环境下账务处理流程的缺陷数据大量重复信息提供不及时准确性差工作强度大张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心IT环境下账务处理的流程分析账务处理流程中的主要角色业务人员：经济业务执行的主体（采购人员、销售人员、后勤人员等）凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息－记账凭证的人员凭证审核人员：对凭证的正确性、合法性、合规性进行审核的财会人员，他与凭证编制人员互斥记账与结账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月末进行结账的财会人员；查询与分析人员：对于企业的财务信息有权查询的人员以及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员（包括财会人员、财务经理、总经理等）张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同数据处理的起点与终点不同数据处理方式不同数据存储方式不同对账的方式不同会计资料的查询统计方式不同张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理－往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进---动态会计平台的构建主要内容总账子系统初始设置凭证管理期末处理会计报表辅助管理其他出纳管理系统服务账簿输出张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理－往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进---动态会计平台的构建主要内容张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心为什么需要进行会计科目的编码？会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。会计科目编码在手工操作下一般不使用，但是采用计算机处理会计数据时，则需要采用会计科目编码。1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系2.保证会计科目的唯一性3.便于计算机处理和分类4.节省存储空间5.提高处理速度张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心科目编码方法与编码原则方法：.顺序编码位数编码分组编码原则：.规定性原则层次性原则1501固定资产150101固定资产——甲车间150101001固定资产——甲车间——A型机床150101002固定资产——甲车间——B型机床一致性原则简短性原则扩展性原则张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心科目体系结构科目体系结构：4－2－2三级科目最多设计99个二级科目最多设计99个一级科目最多设计9999个定长定位方法张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心科目体系结构立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算的目的。张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心总账子系统主要数据文件设计计算机会计信息系统中，所有的账、证、表都必须存放在计算机存储器中，在存储器上，各种数据均以文件(或数据文件)的形式存放。那么IT环境下总账子系统中的账、证、表以哪些文件、用何种结构在计算机中存储呢？实际上，总账子系统数据文件的设计与系统设计时产生的账务处理流程有关、与设计人员的思路有关，还与数据管理系统等多种因素有关。张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心三个关键文件科目文件汇总文件凭证文件张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理－往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进---动态会计平台的构建主要内容张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心什么是初始设置？总账子系统是一个通用性较强的系统，为了使其能够在各行各业应用，设计时重点考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性。在进行账务处理之前，首先要根据本单位的业务属性进行具体设置，即将企业个性化特征的信息保存在相应的数据文件中，这种设置工作称之为初始设置工作。参加流程张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心初始设置－－设置账套设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企业建立一套核算账套。总账子系统中的核算账套实际上是相互关联的账务数据构成的数据文件。一般单位只有一套账。具体设置账套时，根据系统的提示对账套进行参数的定义。账套参数定义的内容账套参数定义的内容主要包括：账套（账套号、账套名称、单位名称、企业性质等）、会计科目编码方案（即各级科目的编码位长、位数）、启用日期、记账本位币、会计主管姓名等。张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心案例单位名称：北京燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒厂）启用日期：2001年4月1日会计期间：1月25日——12月25日记账本位币：人民币（RMB）企业类型：商业行业性质：股份制会计科目编码结构：4－2－2－2－2客户分类编码级次：2－2－3供应商分类编码级次：2－2－3部门编码级次：1－2－2结算方式编码级次：1－2张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心初始设置科目设置录入余额人员权限设置结算方式设置案例张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理－往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进---动态会计平台的构建主要内容张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心凭证管理模块的功能主要是完成对凭证的日常处理工作，它又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印、凭证汇总、记账等功能模块。张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心凭证录入与控制机制凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连续编号，不能有重号、漏号。因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为：系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成当前凭证号。凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而递增等。因此，其控制机制为：凭证日期为公历日期，输入日期不能为结账月份的日期附单据数。即本凭证的附件张数。摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心凭证录入与控制机制－科目科目是经济业务分类的主要依据，凭证录入模块提供对科目编码设置一系列的控制机制：存在性检查：即检查凭证中科目编码是否存在。财会人员在输入记账凭证时，输入一科目编码，如果财会人员在进行初始设置科目设置时设置了该科目编码，即“科目文件”有该科目编码存在，那么检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心是否是明细记账科目的检查：检查凭证中科目编码是否为最底级科目编码或记账明细科目。在计算机条件下，科目是分级的。输入记账凭证时，只能输入记账明细科目或最底级科目，不能输入控制性科目或父科目。如果输入记账明细科目，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。凭证录入与控制机制－科目张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心与凭证类型是否相符的检查：即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查。特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目；收款凭证中，借方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。若满足上述条件，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。凭证录入与控制机制－科目张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心凭证录入与控制机制－金额任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必相等”的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，其控制机制为：自动进行借贷平衡检查。如果平衡，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。只有当所有检查结果都为“正确”或“真”，该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收。张瑞君讲义201308130011经济与管理实验教学中心审核与记账记账流程职能记账凭证检验（1）记账指令临时凭证文件正确吗？NO保存记账前状态（2）状态文件取一张凭证并记账（3）已审核凭证汇总文件历史凭证文件科目文件企业银行账文件临时凭证文件的记录执行完？(4)更新（5）追加（6）已审核凭证做记账标志（7）YES删去已记账凭证（8）结束临时凭证文件科目编码借贷金额，，，科目文件科目编码科目性质父科目，，，历史凭证文件科目编码借贷金额，，，汇总文件科目编码余额发生额，，，，，