公司文件管理制度【参考4篇】

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参考资料,少熬夜!公司文件管理制度【参考4篇】【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“公司文件管理制度【参考4篇】”文档资料,供您学习参考,希望此文档对您有所帮助,喜欢就分享给朋友们吧!公司文件管理制度【第一篇】1.目的及时纠正在服务过程中产生的不合格,防止不合格服务的再发生,识别潜在的不合格原因,防止潜在不合格服务的产生,实现持续改进,为顾客提供更优质的服务。2.适用范围适用于公司所有纠正预防措施活动的实施。3.职责管理者代表负责监督、协调改进、纠正和预防措施的实施。质主管负责在公司质量体系(活动)出现或存在潜在的质量问题时发出相应的通知,并跟进验证实施效果。部门相关主管负责落实纠正和预防措施的实施。产生不合格服务的部门主办以上管理人员负责组织调查产生不合格的原因,制定纠正措施。公司所有员工都有提出和实施纠正预防措施的责任。4.方法和过程控制纠正措施对公司所有活动中存在的不合格进行分析,确定不合格原因,采取纠正措施予以改善,消除不合格并防止其再次发生。对以下信息采用统计技术或试验的方法进行识别,对不合格项进行确定。a.顾客的投诉(建议)b.紧急事件及重大质量事故c.品质主管对各部门日常工作的检查和建议d.对分承包服务的评估e.顾客满意度调查的输出f.内、外审报告g.管理评审的各项输出h.其他不符合公司质量方针、目标及质量体系要求的情况对于情况f,审核小组按《内部质量审核程序》的要求执行。对于情况d,品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》,交责任部门通知分承包方,要求分承包方对原因进行分析,提出纠正措施反馈;品质主管对其措施审核后由责任部门跟进落实情况,相关结果在《纠正和预防措施实施记录表》上进行记录,并签名确认,该表品质主管和责任部门各存一份。对于情况g,由管理者代表负责监督执行。对于其他不合格,品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》,对不合格事实进行描述后发往责任部门,责任部门对参考资料,少熬夜!不合格事实进行确认后填写'原因分析'项目,制定纠正措施并实施,品质主管负责对纠正措施进行评估并跟踪验证实施效果,表格品质主管和责任部门各留存一份。对日常工作中出现的不合格,按《不合格服务处理程序》和《顾客投诉(建议)处理程序》进行处理。因质量体系或服务规范引起的不合格,由品质主管组织相关人员进行论证,提出修改意见,呈交总经理或管理者代表审批后修改下发,并保存与此有关的文件和记录。因员工素质引起的不合格,由人事行政主管会同责任部门主管采取人事调整、处罚或加强员工培训等措施,总经理负责监督实施。因服务设备或设施引起的不合格,采取的纠正措施包括增加或更换设备设施、重新选择分承包方、内部调配及进行合理技术改造等,由总经理负责监督实施。对出现的严重或具有代表性的不合格,由品质主管根据总经理意见组织有关部门开展专题讨论,对质量问题进行综合分析,指定措施并组织实施,并总经理负责监督。预防措施对公司所有活动中潜在的`不合格进行识别,分析其原因并采取相应预防措施,以防止不合格的发生。对以下信息进行分析,识别潜在不合格a.日常工作中反映出来的问题b.品质主管对日常工作的检查和有关建议c.顾客满意度调查结果d.以往管理评审的情况e.以往预防和纠正措施的实施情况f.内、外审结果各部门应根据日常工作中反映出来的问题识别潜在不合格,并根据其影响制定预防措施。各部门未能识别的潜在不合格,根据潜在问题的影响程度,由品质主管召集相关部门讲明原因,制定预防措施,同时指定责任部门。品质主管填写《纠正和预防措施实施记录表》的潜在不合格事实栏,责任部门分析原因后制定预防措施并付诸实施,品质主管负责跟踪并验证实施效果,同时对有效性进行评审。在《纠正和预防措施实施记录表》上签字确认,表格品质主管与责任部门各留存一份。品质主管负责对各部门所采取的预防措施、实施过程和结果予以记录,整理后提交管理评审。在改进、纠正和预防措施的实施过程中,管理者代表负责配置必要的资源,协助分析原因和确定责任部门,并监督措施实施过程。由改进、纠正和预防措施引起的对体系文件的任何更改,按《质量体系文件管理办法》执行。5.质量记录和表格《纠正和预防措施实施记录表》参考资料,少熬夜!公司文件管理制度【第二篇】一、总则:为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性特制订本制度。二、技术文件的编制、审核、批准:1、技术文件由工程部负责编制,工程部应对技术文件的正确性、合理性负责。2、工程部部长负责技术文件的审核。3、总经理负责技术文件的批准。4、技术文件包括:a、图纸;b、工艺操作规程;c、设备操作规程;d、产品内控标准;e、产品检验规范;f、采购技术要求等。三、技术文件的'更改:1、技术文件更改的前提:a、顾客要求更改;b、由于开发试制的疏忽而必须更改;c、技术要求过高,生产设备无法达到而必须进行更改等。2、各部门如确需对技术文件进行更改,须由各部门负责人填写技术文件更改申请单,报工程部审核,厂务经理批准;3、技术文件更改申请单应包括以下内容:a、更改原因;b、更改前参数;c、更改后参数。4、技术文件更改申请单的审批:a、厂务经理负责对技术文件更改进行审批;b、必要时厂务经理可组织有关人员对技术文件的更改进行评审或会签;c、厂务经理下达技术文件更改指令(书面文件);5、生产部根据指令实施更改。a、更改不得降低规定的产品质量水平和顾客适用性要求;b、更改不得违反有关标准和法律、法规;c、工程部负责更改,其他人员未经受权无权更改,工程部做好技术文件更改记录;d、更改时所有部门及所有文件应同步更改。四、技术文件的管理:1、技术文件发放:技术文件由工程部发放到相关责任部门,并在[文件发放记录表]上登记,由领用人签名。2、文件使用和保管:a、工程部根据工作需要合理发放给使用者;b、使用者要妥善保管好文件,使用者未经技术部许可,参考资料,少熬夜!不得擅自复印、外借技术文件。有遗失及损坏情况应及时报工程部办理补发手续;c、工程部应建立[技术文件一览表]及[外来文件一览表];d、技术文件由工程部归口保管,工程部对上述文件应进行分类并妥善保管;e、借阅技术文件须由技术部或厂务经理批准,并在[文件及资料借阅登记表]上做好记录,由借阅人签名;f、对无使用及保存价值的文件,由工程部负责审批后及时收回销毁,并填写[文件及资料回收登记表];g、对有保存参考价值的作废文件,应在该文件上进行标识,并用专柜保存,以防误用。公司文件管理制度【第三篇】一、总则1、为提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据文书处理的有关规定,结合我企业实际情况,特制定本制度。2、文件管理内容包括:上级政府部门函、电、来文,同级合作企业函、电、来文,本企业上报、下发的各种文件、资料。3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等),由承办部门拟稿,送办公室核稿,经办公室核稿后送总经理签发。2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到,对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记,并标注发送单位、日期,由发件人签名。其他部门自主发送的,由发送部门自行负责。5、发文办理工作程序:(1)拟稿:公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿,拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。(2)核稿:核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改,为签发做好准备。(3)会签:凡公文涉及到其他部门有关事宜,需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核,复核的主要内容为是否已协商、会签;文种、公文格式是否正确等。(4)签发:以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改,应在原文上圈改并签署姓名和日期。(5)发文登记:此时的。发文登记是指对待发文稿进行参考资料,少熬夜!复核,重点看审批签发手续是否完备,附件是否齐全,格式是否统一、规范,符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容,并对待发文稿进行编注发文字号,确定份数后印制。(6)用印:用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。(7)存档:在发文办理流程结束后,档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档(应包含底稿、正文两份,及有关电子文档,并定期将电子档备份到专门的硬盘)。没有归档和存查价值的公文,经过鉴定和总经理批准可以定期销毁,销毁秘密公文应当进行登记,由二人监销,保证不丢失、不漏销。三、收文管理1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等),由办公室统一签收、登记、编号,送总经理阅示或送有关部门办理,为避免文件挤压,一般应在当天完成送阅。2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门,办公室接收后负责转交,并由接收人签收。3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室,直接上报总经理的根据总经理指示办理,移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理,并由办公室保留原件或复印件存档。4、办公室收到文件,应根据文件内容和性质全面统筹,送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文,经请示总经理后办理,根据文件内容、总经理批示予以催办。5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围,所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续,经总经理批准后方可借阅。6、个人或部门阅读文件应抓紧时间,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借给其他人,阅读完后应及时交还给档案管理员。7、收文办理工作程序:(1)签收:签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字,表示收到。公司所有公文由办公室签收、拆封,对需纳入收文办理的,应统一进行收文登记。(2)收文登记:收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。(3)拟办:在收文登记后,由办公室人员送办公室主任处审核,符合有关规定的,办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议,送请总经理批示后交有关部门办理。(4)批办:批办是指总经理对收文的办理写出指示性意参考资料,少熬夜!见,并指定办理部门和传阅范围。(5)承办:承办是指按照总经理的批办意见,指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后,要认真及时办理,急件随到随办。需两个以上部门承办的文件,主办部门要主动会同相关部门协商办理,并负责回复办理结果。(6)催办:催办是指根据总经理的批办意见,由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。(7)注结:文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结,注明办理日期,并简要写明办理结果。(8)存档:在收文办理结束后,应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文,经过鉴定和总经理批准,可以定期销毁,销毁秘密公文应当进行登记,由二人监销保证不丢失、不落销。四、保密文件管理1、严格遵守保密制度,保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等,并严格把关。2、制发保密文件时,经办人要根据文件、资料的内容和定密范围,标明密级、保密期限,确定发送范围、数量,报送总经理审批后印发。3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续,严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。4、对保密文件、保密资料要定期清查,一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对,发现欠缺要及时追查,防止丢失。五、文件的销毁1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件,办公室应定期清理造册,按照公司有关规定,办理销毁手续报总经理批示。2、经审核同意销毁的文件,应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。六、附则1、本制度由公司办公室负责解释。2、本制度自发文之日起实施。公司文件管理制度【第四篇】(一)总则为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作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