行政机关档案信息化管理

行政机关档案信息化管理行政机关档案信息化管理1摘要随着社会的高速发展，市场经济在国民经济的发展中起到重要的作用，我国行政机关的档案管理也需要进行调整和改革。信息化的发展深入到各个方面，行政机关的档案管理也需要进行信息化改革，满足社会发展的需求以及实现档案信息社会共享的目标。传统的档案管理模式和手段不在适应社会发展的需求，对档案管理模式的改革日渐提上日程。作为行政机关档案管理人员，需要放宽眼界、着眼于实际，不断创新和探究，加强和提高档案信息化管理的水平和能力，作出相应的规划，实现档案管理的科学化、规范化和信息化。关键词档案管理;信息化;行政机关;管理模式根据调查结果显示，部分行政机关并未采用档案信息化管理，而是依旧采用传统的管理模式，这在一定程度上并不利于机关的发展和改革。本文就档案信息化管理的必要性以及如何实现档案信息化管理进行探究和分析：一、档案管理在行政机关实现信息化的必要性我们所说的档案信息化管理是指把档案内容进行信息化，又档案实体管理转为信息化的档案信息管理工作。档案的信息化管理不仅能够有效对档案信息进行类别区分，还可以对信息进行加工整理，提高信息整合和提取的效率，提高档案管理的高效性和效益。信息化管理与传统的管理模式相比更具有灵活性和效益性，避免了传统模式中的缺漏和不足之处，使得档案信息的分享度更加广，操作更加便捷。信息化档案管理还有利于档案信息的利用率，这有利于降低档案管理的人工成本。手工的人事管理工作使得管理过程比较繁琐复杂，使得单位或机关的人力资源管理具有局限性。在寻找相关档案信息时也依赖人工操作，大大增加了人工管理档案的成本，不利于档案信息共享的系统的构建，使得档案管理脱离了时代的发展。为了更好地适应社会的发展需求以及信息化的普及，这需要行政机关对本部门的档案管理模式进行积极地探究，改善传统的档案管理模式，提高档案管理者的技能和水平，满足社会和时代的发展需求，从意义上真正实现现代化的档案信息化管理。二、行政机关档案管理信息化应制定相关规划档案管理信息化的规划应该以行政机关的发展战略部署为依据，根据实际发展情况制定适合本机关的有特色的办公模式，明确自身的.发展战略目标，在实践和探索中进行分析，始终坚持与时俱进的发展目标和有特色的管理方针，积极探索全方位的、多角度的大规模管理模式，在不同的发展阶段设定不同的档案管理信息化的不同目标，促进档案管理信息化的健康、可持续发展。另外，机关档案管理信息化的两个重要特征是灵活性和延展性，为了充分考虑机关档案信息化管理的未来发展和规划，需要把两个特征充分发挥出来，在规划的实行中应该注意与行政机关的实际情况，提高档案管理信息化发展的有效性，使得行政机关的信息服务更到位、更高效。三、建立高效档案信息网站在实践中，最为有效的方式之一就是根据本机关在当地的档案管理中的问题和先关流程建立自身的、有特色的、实用性较强的档案网站，为人们提供更加便利的服务。这种信息站点组建成一个广大的网络，为人们提供丰富的内容和便捷的条件，人们可以通过在网站上的搜索、查询等功能，能够尽快找到相关的档案信息解决遇到的相关问题，提高人们的工作效率也提高档案管理的利用率。档案信息网站的使用与传统的档案管理系统相比更具便捷性和高效性，避免由于繁杂的过程造成时间和人力的浪费。传统的手工操作档案的方式正逐步被信息网站所代替，这就是行政机关档案管理信息化改革的发展方向。信息化网站的构建需要设置相关的档案管理体系，为了促进机构的长远发展，需要把档案管理体系与行政机关的管理体系相融合，构建一套符合行政机关发展的战略部署，提高档案信息共享的有效性，从而提高档案管理的水平和能力。四、加大力度实现行政机关档案管理的信息资源数字化建设档案信息资源的数字化建设是档案信息化建设的基础条件，它能够有效地保护档案原件。档案数字化建设需要先进的信息手段，根据原始档案建立成数据库，并不断对构建的数据库进行及时地更新和内容整理，为人们的查询和检索更加便捷。对不断更新的数据要进行信息整合，在整理和分析中提出信息的重点内容，促进档案管理信息资源数字化建设模式的构建，使得行政机关的档案管理体系更具科学性和规范性。五、行政机关档案信息化建设注重标准与规范行政机关档案管理体系建设的重点内容之一是其标准和规范，在构建中应该格外注重档案管理的水平，确保其发展能够达到现代化水平。每个行政机关都有自身的发展特点和内部的管理标准，在档案管理信息化过程中要以这两点为依据，在构建中及时发现问题并采用有效的方式解决，使得信息化建设更高质、更高效。六、加大对行政机关档案信息管理人员的素质要求档案信息化管理需要专业的从业人员进行相关的操作和工作，作为档案管理信息化的主要负责人需要不断地更新管理理念，定期接受相关的教育培训，用最佳的工作态度和心态投入到工作中。除此之外，管理者自身的专业素养需要有意识地提高，不断吸收新的知识内容，在时代高速发展的大潮中占据一席之地，在计算机的操作上要精通，学会多样的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，满足人们对信息网站的需求，发挥档案信息内容的最大价值和作用，成为人们获取信息服务的高效平台。综上所述，行政机关档案信息化管理需要长时间的尝试和探索，我们应该在实践中不断积累经验，认真做好每一环节的工作，稳抓稳打。先进的档案管理模式应该适应社会和时代发展的需求，在制定和完成规划中要加大管理力度，提高档案信息管理工作的效率。参考文献：[1]闻国权，曹义.对检察机关档案信息化建设的思考[J].中国档案.2011(06).[2]安小辉.论档案信息化管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报(哲学社会科学版).2010(01).[3]欧阳琳，盛志喜.档案信息化建设中的知识产权保护问题[J].兰台世界.2010(02).[4]李红梅.积极搭建交流平台加速推进档案信息化工作―全国企业档案信息化建设推进会在深圳召开[J].机电兵船档案.2010(01).[5]黄文峰.整合档案信息资源强化信息集成服务[J].浙江档案.2010(01).机关档案管理信息化建设2摘要开展机关档案管理信息化工作要求档案管理人员能够主动参与其中。对于档案管理信息化而言，档案信息化和机关信息化的同步、遵守法律法规以及做好馆藏的数字化加工，才是档案管理迈入电子信息管理赋予我们的重要使命，同时也是现阶段机关档案管理工作的新目标、新要求。关键词机关档案;管理;信息化作为国家的重要事业之一，档案管理对于造福人民、服务社会有着重要意义。随着科学技术的不断发展，档案管理逐渐迈入信息化、科技化、电子化时代。但是纵观机关档案整体性的管理策略，还存在资金不足、思想认识不足、缺少专业人才等诸多方面的问题，使得机关档案的管理工作无法做到与时俱进，这样就可能给机关档案管理信息化建设带来阻碍。所以，当今时代下的机关档案管理工作就应该加强信息化建设与管理，这样才能推动机关档案管理工作的持续进行。一、机关信息化与机关档案信息化要实现同步推进作为各级机关部门，应该认识到档案信息化工作对于机关的重要性，能够统一规划，专注于加大投入档案信息化资金的力度，确保机关档案的信息化建设能具备所需的人力、物力、财力等，从而切实担负责任，做好各级部门之间的相互协调与协作。协调处理能解决档案信息化建设遭遇的困难或问题，有效推动建设档案信息化与建设机关办公自动化、电子政务之间的相互协调，从而围绕信息化工作开展档案的信息化管理工作，使机关档案信息化能与机关信息化实现同步发展。但机关信息化要求机关做到与时俱进，从而为机关的档案管理信息化建设提供更好的环境与条件，帮助解决档案管理信息化建设问题。在当下机关加强信息化建设的环节，档案人员应迎难而上，积极参与信息化建设，将档案信息化建设变成机关信息化建设不可或缺的部分，从而将两者相互地结合起来，实现机关的可持续发展与进步。要求档案管理人员迎难而上，就应该提升档案管理相关工作人员的综合素质，做好档案信息化管理方面的培训工作，让他们意识到档案信息化管理对于机关发展的重要性，从而推动机关档案信息化与机关信息化的和谐发展。二、专注法规、标准，实现科学化、规范化的机关档案信息化管理开展机关档案信息化建设就需要保持规范化的管理，能够实现统一的规范，满足统一的标准，让电子文件归档，传统载体档案逐渐实现数字化，并通过数字化的传递、保管和利用等工作，实现规范化、标准化、有序化的要求。在档案的信息化建设之中，各个机关都需要执行电子文件管理、档案数字化相应的技术标准和法律法规，这样才能保证数字档案资源的规范性、长期可读性、格式统一性的要求，方便后续的存储与共享，最终推动档案信息资源的开发利用融入规范化、科学化的轨道。对于具有保存价值的电子文件，在机关档案管理中应该实施集中化管理，完善技术标准的统一，监理文件管理指标体系，实现规范化的电子文件管理。在机关档案数字化加工之前，应该得到档案行政管理部门的认可，并且能够在业务的指导与监督下进行操作。此外，机关还应不断完善获取档案信息的能力，改变以往重藏轻用的观念，注重增强机关档案信息服务功能，使档案信息的作用得到最大限度地发挥，从而提高机关档案管理的信息化水平。三、完善机关室藏档案的数字化加工机关在传统载体档案信息资源的研究中，应该积极开展数字化的档案管理工作，将档案信息资源的总量增加，发挥机关档案管理部门的综合优势，整合机关档案的信息资源，才能逐渐实现各个部门之间的数字化档案管理的互通。各个层次的机关应该对室藏档案的数字化工作进行统筹的安排，这样才可以严格遵循科学管理机关档案的工作规律，针对各类基础性的机关档案工作进行分类与鉴定，夯实档案管理的数字化基础。如果条件允许，机关应尽可能针对纸质档案建立全文数据库，并加强多媒体数据库建设。按照《纸质档案数字化技术规范》中的一系列标准与要求，再配合照片、录音、录像等提出数字化档案管理的具体规范，就能真正实现档案数字化，建立健全纸质档案的多媒体数据库、全文数据库。在移交机关档案馆的纸质档案或其他载体的档案时，应该充分考虑到数字化的档案管理。四、结论总而言之，开展机关档案管理的信息化工作是一项长久的、系统的过程，想要将现阶段的机关档案管理工作完善，不局限于传统的档案管理现状，就应该对机关档案管理面临的问题进行妥善地分析和处理，再配合上级机关领导的高度重视，确保技术、资金等方面到位，就可以做好机关档案的信息化管理建设工作。时代的发展，让我们认清当前档案管理工作的现实，所以，想要推动机关的稳步发展，档案信息化管理工作必不可少。参考文献[1]梁玉莲.信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择[J].办公室业务，2012(05)：82-83.[2]左鑫芫.机关档案信息化建设的实践与思考[J].办公室业务，2014(01)：69.[3]陈兰，刘静萍.浅谈机关档案信息化建设[J].科技视界，2013(16)：101+177.