大型电视电话会议如何做好组织服务

大型电视电话会议如何做好组织服务电视电话会议具有覆盖面广、组织便捷、务实高效等特点。通过总结电视电话会议组织服务的经验做法，尝试探索其中规律，以期组织服务工作更加规范、严密、顺畅。01合理选择会场。大型电视电话会议一般设一个主会场、若干分会场。各会场的选择要根据会议形式、规模、技术条件和配套服务等因素综合确定，注意是否具备电视电话会议会场专用线路、设备，或是否具备临时架设相关设备的技术条件，涉密会议还要充分考虑安全、保密等因素。关于主会场，一般设置独立的主席台，高度、宽度、进深应当合适，对面及两侧有足够空间布置各类屏幕；其次要有空间适宜的台下会场，大小应满足参会人数需要，尽量方正，会场前排与主席台之间要留有适当距离。关于分会场，最好选择阶梯式会场，可更好展示参会人员整体画面，减少前排对后排的遮挡；不是阶梯会场的，拍摄分会场的摄像头位置不能过低，尽量照顾会场全景。分会场一般不再单设主席台，参会人员均面向显示主会场画面的大屏幕就座。各分会场的形式和布局应尽量统一。3月6日，中共中央总书记、国家主席、中央军委主席习近平在北京出席决战决胜脱贫攻坚座谈会并发表重要讲话。座谈会以电视电话会议形式召开，在各省区市和新疆生产建设兵团以及中西部22个省区市所辖市（地、州、盟）、县（市、区、旗）设分会场。02科学布置会场。电视电话会议会场布置除了符合与现场会议相同的常规要素外，重点要关注主会场与各分会场的交流安排，特别是屏幕设置要尽量符合日常交流习惯，满足全体人员观看需要。要通过统一规范的会场布置和科学的屏幕设置，提升会议的整体感。主会场布置。应重点考虑两个方面：一方面是供主席台就座人员观看的屏幕。一般设置在主席台与台下会场第一排之间位置，且不能对主席台与台下会场人员之间目光交流造成影响。若主席台较宽，应多设置几块屏幕，左右对称，避免主席台就座人员转头向侧面观看。若主席台与台下会场之间距离不够，也可将屏幕设置在会场正后方，屏幕尺寸应满足清晰观看需要，高度要适宜。另一方面是供主会场台下就座人员观看的屏幕。一般布置在两个区域，一是在主席台两侧，面向台下会场，尺寸高度应满足整个会场尤其是后排人员清晰观看需要；二是在主席台与台下会场第一排之间，方便台下前排就座人员观看，避免前排人员频繁转头向侧面观看。分会场布置。需重点关注供参会人员观看的大屏幕，应设置在会场正前方，尺寸满足会场全体人员清晰观看需要，不能过高或过低，以人员端坐平视为宜。分会场还要设置统一会标，标明分会场规范名称，一般通过技术手段直接显示在本会场画面的右下角，注意不要遮挡分会场应显示的其他要素。发言人位置安排。根据会议议程，部分会议需安排主会场或分会场人员发言，可根据需要单设发言席，背景简洁、单人出镜、规格统一，安排单独镜头从正面平视角度拍摄发言人，各发言人在画面中的比例应保持一致。03周密做好会前准备。组织一场大型电视电话会议前，务必扎实周密做好会务组织和技术保障等各方面准备工作，详细制定会务组织服务工作方案、视频切换脚本、特殊情况应对预案等。建立协同高效的会务工作体系。既要保证会务组织和技术保障两个团队统一行动、无缝衔接，又要保证主会场和分会场工作人员联络通畅、反应迅速。应提前召开相关方面参加的会务工作协调会，建立主会场和分会场工作人员联络机制，明确分工，压实责任。提供安全流畅的信息技术保障。技术上要确保画面和声音同步、流畅，不能卡顿，更不能发生“掉线”“断线”等情况，一般应准备双路保障，且能“无缝切换”。要营造主会场与各分会场整体一致的氛围，通过合理布置拾音器，打通环境音效，主会场响起的热烈掌声等能够实时传递到各分会场，增强会议现场感，营造主会场与分会场良好互动氛围。会前1至2天要与各分会场联调联试，会务组织人员和技术保障人员协作配合，逐一检查落实各要素，发现问题及时解决。预制详细准确的视频切换脚本。电视电话会议交流的主要渠道是视频画面和声音传播，做好画面切换，适时展示会议全景和重点环节，可大大提升会议效果。视频切换脚本要精准化、精细化，提前制定每块屏幕不同时间段展示的具体内容。一方面，要根据不同人员需要展示不同画面。主席台就座人员需看到主会场和各分会场画面，主会场台下就座人员需看到各分会场画面，分会场就座人员既需看到主会场主席台画面、又需看到主会场台下画面。另一方面，要区分展示会议的“焦点”“重点”和“全景”。作讲话的领导同志、主持人、发言人是会议的“焦点”，尤其是领导同志重点强调或脱稿讲话的精彩镜头，要充分展示；主席台是会议的“重点”，要安排专门的画面展示，还要适时展示主席台每位领导的单人画面；主会场和各分会场是会议的“全景”，要注意交待清楚，若分会场数量较多，应轮流展示，提前编排好分会场画面的顺序和时长。04精心做好现场服务。现场服务的主要任务是确保会议各项议程按既定方案执行，维护好主会场和分会场秩序，对出现的特殊情况及时应对处理，确保会议效果。会前1小时左右应再次与各分会场进行联调联试，对会议各要素进行最后的检查落实。检查完毕后至领导同志入场前的准备时间，主会场音频和画面可先切走，播放备用视频，待会议即将开始前再同步显示。会议开始后应密切关注会议进程并提前作好相关准备。比如，领导同志快入场前，镜头应提前切到进场方向；发言人准备发言时，一般提前到发言席就座，画面也要及时切换到位；要关注会场情况，如有违反会场秩序和会风会纪的情况要及时提醒纠正，等等。会议过程中还要及时发现特殊情况，准确研判、快速处置。