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EC(2003-04)1財務委員會人事編制小組委員會討論文件2003年5月21日總目143－政府總部：公務員事務局總目115－法定語文事務署分目000運作開支請各委員向財務委員會提出下述建議，以便由2003年7月1日起，把法定語文事務署納入公務員事務局，並為公務員事務局局長提供行政方面的支援－(a)刪除下述職系和職級－總會議傳譯主任(首長級薪級第1點)(98,595元至104,615元)；(b)刪除現時法定語文事務署下述常額職位－1個首長級乙級政務官職位(首長級薪級第3點)(128,365元至136,015元)；1個總會議傳譯主任職位(首長級薪級第1點)(98,595元至104,615元)；(c)在現時公務員事務局開設下述常額職位－1個首長級丙級政務官職位／職級相等於首長級薪級第2點的非公務員職位(首長級薪級第2點)(117,040元至124,305元)；EC(2003-04)1第2頁(d)刪除現時公務員事務局下述編外職位－1個首長級丙級政務官職位(首長級薪級第2點)(117,040元至124,305元)；以及(e)把總目143項下2003-04年度常額編制內所有非首長級職位按薪級中點估計的年薪總值上限提高106,661,000元，即由137,508,000元增至244,169,000元。問題我們認為公務員事務局與法定語文事務署的組織架構可予精簡，從而加強彼此的工作關係，而法定語文事務署的服務和職能也可作合理調整，以收提升效率和節省資源之效。另外，在2002年7月1日主要官員問責制實施後，我們暫時抽調了公務員事務局一個首長級丙級政務官職位(首長級薪級第2點)，以便出任人員為公務員事務局局長提供行政支援。我們需要正式開設一個公務員事務局局長政務助理職位，以取代現時暫時抽調職位的安排。建議2.我們建議由2003年7月1日起－(a)把法定語文事務署納入公務員事務局；(b)刪除法定語文事務署一個法定語文專員職位(首長級乙級政務官)(首長級薪級第3點)(128,365元至136,015元)和一個總會議傳譯主任職位(首長級薪級第1點)(98,595元至104,615元)，並相應地刪除屬於單一職級的總會議傳譯主任職系和職級；(c)在公務員事務局開設一個首長級丙級政務官職位(首長級薪級第2點)／職級相等於首長級薪級第2點的非公務員職位(117,040元至124,305元)，以便出任人員擔任公務員事務局局長政務助理；EC(2003-04)1第3頁(d)提早刪除公務員事務局一個首長級丙級政務官編外職位(首長級薪級第2點)，這個職位的開設期原定至2003年12月31日止；以及(e)把總目143項下2003-04年度常額編制內所有非首長級職位按薪級中點估計的年薪總值上限提高106,661,000元，即由137,508,000元增至244,169,000元，以便把法定語文事務署的非首長級職位轉撥公務員事務局。理由3.公務員事務局已在2002年11月1日進行第一階段的架構重組，重整內部組織架構，並把人力資源管理的權責進一步下放給各局和部門。重組工作使各局和部門在員工管理方面具有更大的自主權，加快決策程序，從而達到更充分利用人力資源的目標。到2003年年中，公務員事務局的編制會較2002年3月減少10%左右，當中涉及削減34個非首長級職位，可節省的每年平均員工開支淨額約為950萬元。4.在進行第二階段的架構重組工作時，我們曾檢討公務員事務局與法定語文事務署的工作關係，並探討可否進一步精簡組織架構。我們認為法定語文事務署所提供的服務可作合理調整。此外，鑑於公務員的中文水平整體來說已有所提高，法定語文事務署應重訂工作優次，使該署不單作為政府內部提供翻譯和傳譯服務的主要部門，還同時發揮語文顧問的職能，推動公務員隊伍有效地運用兩文三語。我們須因應轉變，精簡法定語文事務署的現行架構，把該署納入公務員事務局，從而提高運作效率，節省開支，善用資源。公務員事務局和法定語文事務署的現行架構5.目前，公務員事務局和法定語文事務署共有21個首長級公務員職位(包括20個常額職位和一個編外職位)－(a)公務員事務局有18個首長級職位，包括一個常任秘書長職位(首長級甲一級政務官)(首長級薪級第8點)、三個副秘書長職位(即一個首長級乙一級政務官職位(首長級薪級第4點)和兩個首長級乙級政務官職位(首長級薪級第3點))、一個一般EC(2003-04)1第4頁職系處長職位(首長級薪級第3點)、九個首席助理秘書長職位(首長級丙級政務官)(首長級薪級第2點)(其中八個為常額職位，另外一個則為編外職位)、兩個高級首席行政主任職位(首長級薪級第2點)和兩個首席行政主任職位(首長級薪級第1點)；以及(b)法定語文事務署有三個首長級職位，包括一個法定語文專員職位(首長級乙級政務官)(首長級薪級第3點)、一個首席中文主任職位(首長級薪級第1點)和一個總會議傳譯主任職位(首長級薪級第1點)。附件1和附件2公務員事務局和法定語文事務署的現行組織圖分別載於附件1和附件2。合理調整法定語文事務署的服務和職能6.法定語文事務署在1996年成立。經過多年的努力，該署已履行當初的使命，完成主要的政策任務。過去六年，該署先後發出了44套有關政府內部運用兩文三語的指引和準則。法定語文事務署和外駐各局和部門的中文主任一直致力進行工作，積極鼓勵公務員多用中文。現時，公務員已比較習慣以中文撰寫文件，他們不僅中文水平普遍有所提高，而且普通話水平整體來說也漸見提升。隨公務員的中文和普通話水平進一步提升，他們需要倚賴中文主任提供較為簡易的基本翻譯和普通話傳譯服務的情況會逐漸減少。根據2002年中文主任職系培訓發展研究提出的建議，長遠來說，中文主任應發揮語文顧問的職能，協助政府推動公務員隊伍有效地運用兩文三語，特別是中文和普通話。中文主任除了執行翻譯、審稿和傳譯等核心職務外，還應提供其他語文服務，例如為高級官員撰寫演辭或擔任其他人員的語文顧問／導師。7.總括來說，法定語文事務署的組織架構可予精簡，其所提供的服務也可作合理調整，以期在節省資源的同時，能夠進一步確立中文主任作為語文專才的地位。EC(2003-04)1第5頁架構變動把法定語文事務署納入公務員事務局8.為配合精簡運作程序和合理調整服務的安排，我們建議更改法定語文事務署的組織架構，詳情如下－附件3和附件4(a)由2003年7月1日起，把法定語文事務署納入公務員事務局，隸屬現時的公務員事務局副秘書長1(首長級薪級第4點)。法定語文事務署由職級屬首長級薪級第4點的高層人員掌管，足以說明政府十分重提升公務員的語文水平，日後會繼續貫徹推行這方面的工作。副秘書長1會協助公務員事務局局長全權負責制定和推行政府內部的語文政策，以及主管各項有關的政策事宜。同時，副秘書長1會擔任中文主任、即時傳譯主任和繕校員的職系首長。副秘書長1職位的現行和建議職責說明載於附件3和附件4；以及(b)精簡法定語文事務署的架構，刪減25個職位，包括兩個首長級職位，分別是法定語文專員職位(首長級乙級政務官)(首長級薪級第3點)和現時懸空的總會議傳譯主任職位(首長級薪級第1點)，以及23個非首長級職位1。9.在重組架構後，法定語文事務署仍是政府內部提供翻譯、審稿和傳譯服務的主要部門。該署雖然架構較前精簡，但卻會加強提供其他有關語文的服務，例如擔任政府的語文顧問，作為政府的語文研究和支援中心，積極參與跟電腦系統和網絡的中文應用有關的工作，以及協助各部門安排外判翻譯工作等。另一方面，由於法定語文事務署精簡架構後會刪減一些中文主任職位，因此可能需要檢討翻譯方面的服務，並在有需要時重訂服務的優次。1其中一個為即時傳譯主任職位，該職位已在2003年4月1日刪除。EC(2003-04)1第6頁公務員事務局局長私人辦公室的職位調配10.根據2002年7月1日實施的主要官員問責制，各局長會設有私人辦公室，職員包括一名政務助理(職級相等於首長級丙級政務官)和其他非首長級的輔助人員。局長私人辦公室所需的員工開支會由局長轄下的決策局支付。有關決策局會重新調配現有資源，以撥出款項支付所需的開支。為了向公務員事務局局長提供行政上的支援，我們由2002年7月1日起，暫時抽調了公務員事務局一個首長級丙級政務官職位(首長級薪級第2點)，以便出任人員擔任公務員事務局局長政務助理。我們把這個首長級丙級政務官職位原先負責的工作(即聘任事宜)，撥入公務員事務局一個首長級丙級政務官編外職位的職務範圍內，以便作出暫時抽調職位的安排(有關編外職位的開設期至2003年年底，出任人員負責監督有關推行新公務員公積金計劃的各項籌備工作)。附件511.現建議在把法定語文事務署納入公務員事務局的同時，正式開設一個首長級丙級政務官職位(首長級薪級第2點)／職級相等於首長級薪級第2點的非公務員職位，以便出任人員擔任公務員事務局局長政務助理。各委員在2002年6月審議有關開設問責制主要官員非公務員職位的建議(見EC(2002-03)2號文件)時，已知悉主要官員政務助理職位的職級會定在相等於首長級丙級政務官(首長級薪級第2點)的級別。這些職位可調派公務員出任或直接聘任職級相等於首長級薪級第2點的非公務員出任。因此，雖然現時公務員事務局局長政務助理職位是由首長級丙級政務官出任，但我們建議把這個職位定為首長級丙級政務官職位(首長級薪級第2點)／職級相等於首長級薪級第2點的非公務員職位，以便公務員事務局局長在物色人選出任有關職位時，可更具彈性。公務員事務局局長政務助理職位的職責說明載於附件5。在政務助理職位開設後，先前暫時抽調作政務助理職位的首長級丙級政務官常額職位便可撥歸原位，出任這個職位的人員會繼續負責原先的職務，並同時接手處理上文提及的首長級丙級政務官編外職位的工作。這個首長級丙級政務官編外職位的開設期原定至2003年12月31日止，現可提早在公務員事務局局長政務助理職位開設時刪除。EC(2003-04)1第7頁公務員事務局的新架構建議附件612.公務員事務局在2003年7月1日法定語文事務署按建議納入該局後的新組織圖載於附件6。由於重組架構涉及刪除一個首長級乙級政務官職位(首長級薪級第3點)和一個總會議傳譯主任職位(首長級薪級第1點)，以及開設一個首長級丙級政務官職位(首長級薪級第2點)／職級相等於首長級薪級第2點的非公務員職位，因此，刪除的首長級職位淨額為一個。此外，開設期原定至2003年12月31日止的首長級丙級政務官編外職位(首長級薪級第2點)，會提早在2003年7月1日刪除。屆時，公務員事務局和法定語文事務署的首長級職位總數會由21個減至19個。提高總目143「政府總部：公務員事務局」的編制上限13.法定語文事務署在2003年4月1日刪除了一個懸空的即時傳譯主任職位，現時的編制共3個首長級職位和216個非首長級職位。該署其中兩個首長級職位(即法定語文專員職位和總會議傳譯主任職位)會在2003年7月1日進行架構重組時刪除，22個非首長級職位則會因應員工自然流失、自願退休和重行調配至各局／部門工作的安排，在員工離任後分期刪除。我們會透過部門編制委員會的處理機制，刪減這些非首長級職位。法定語文事務署納入公務員事務局後，總目115「法定語文事務署」便會刪除，現時在這個總目下的216個非首長級職位會由2003年7月1日起撥入總目143「政府總部：公務員事務局」項下。因此，總目143「政府總部：公務員事務局」項下2003-04年度常額編制內非首長級職位按薪級中點估計的年薪總值上限，須相應提高106,661,000元，即由137,508,000元增至244,169,000元。如這項重組建議獲人事編制小組委員會通過，我們會提請財務委員會批准刪除總目115「法定語文事務署」和就總目143「政府總部：公務員事務局」追加撥款。諮詢員工14.我們已就法定語文事務署納入公務員事務局的建議諮詢中文主任、即時傳譯主任和繕校員三個職系的人員和其他職方代表。大部分人員對這項建議並無太大意見。中文主任就實施細節和職系未來的職能提出不少具建設性的建議，我們會在決定實施細節時詳加研究。EC(200