财务数据的综合利用

财务数据的综合利用Excel主讲教师：胡德超Excel是由美国微软公司开发的办公软件，它与Word有着很多的相似之处，都可以做文字、表格处理，那Word它侧重于对文字的排版，处理一些文字表格，但是Excel它主要针对带有数据的表格进行处理，比如说一些工资表，人事报表，财务表或成绩表等。一、启动软件：单击“开始”“程序”“MicrosoftExcel”(或双击桌面上的快捷方式图标)二、窗口各部分简介（菜单栏、工具栏、格式栏……）Excel文件称作“工作簿”，扩展名为“.XLS”每个工作薄中最多可创建255个工作表，每个工作表中包括65536行，256列。（可使用“Ctrl”与方向键配合在行、列的首末跳转）标题栏菜单栏常用工具栏格式栏名称栏编辑栏行标号列标号工作表标签任务窗格工作区状态栏1、工作薄:它是所有工作表的集合.在Excel中,一个Excel文件就是一个工作薄。2、工作表：工作薄中的每一张表格。在Excel中，工作表默认三张sheet1、sheet2、sheet33、单元格：表格中的每一个小矩形块。它的引用是通过行列标号来实现的。4、活动单元格：指当前正在操作的单元格。5、表元区域：单元格的集合。即由多个单元格组合而成的一个区域范围。设置数据类型的方法：选中将输入数据的单元格单击菜单栏上的“格式”“单元格”“数字”。特殊输入：1、输入数字型字符串时，先输入一个“‘”，再输入数据；2、输入分数时，先输入“0”加一个空格，然后再输入；3、纯小数的输入：如“0.26”，可直接输入“.26”；4、输入当前日期：按“Ctrl”+“；”5、输入当前时间：按“Ctrl”+“Shift”+“；”。6、在行或列中复制数据：拖动单元格填充柄（注：填充柄还可以用来填充序列）7、同时在多个单元格中输入相同数据：请选定需要输入数据的单元格,键入相应数据，然后按Ctrl+Enter。加密：单击“工具”“选项”“安全性”。保存：单击“文件”“保存”。快捷键：“Ctrl”+“S”在行标题（或列标题）上右击“插入/删除”显示：选择被隐藏的行/列两侧的行/列单击右键“取消隐藏”。隐藏:选择要隐藏的行/列单击右键“隐藏”。取消冻结：单击“窗口”“取消冻结”。冻结:选择要冻结的行和列交叉点的右下角单元格单击“窗口”“冻结窗格”。选中要调整的行/列（或全部），直接拖动边界线。适应行高（或列宽）：双击边界线。插入:方法：单击菜单栏上的“插入”“工作表”。重命名：方法：双击工作表的标签输入新的名称。文字格式（同Word类似）边框与底纹：“格式”“单元格”“边框/图案”自动套用格式:“格式”“自动套用格式”保护(或取消保护）工作表:单击“工具”“保护”“保护工作表”（“撤消工作表保护”）Excel提供了近300个函数，用于不同的管理过程。函数式通常由两部分组成：一是函数”名称“，写在函数式圆括号左侧；二是函数式中的一组”参数“，写在函数式圆括号内。一个函数式通常包括一个或多个参数，如果函数存在多个参数，参数与参数之间使用逗号或分号进行分隔。例如SUM函数：SUM（number1,number2,……）单击存放结果单元格单击“插入”“fx函数”SUMAVERAGEMAXMINCOUNTIF填写参数单击“确定”。使用方法:统计非空单元格数目：counta统计空单元格数目：countblank条件计数：countif一、编辑公式:注意事项：（1）在输入公式之前，必须先输入一个“=”（2）使用单元格地址参与计算（即：单元格引用）（3）常用运算符号：+、—、*、/、^（4）输入公式完成后,单击回车表确认。操作方法：光标定位存放结果的单元格输入“=”输入计算公式“回车”。二、复制公式：单击要复制公式的单元格拖动“填充柄”单元格中的公式被复制到另一个单元格时，原单元格内的公式中的地址在新的单元格中会发生新变化1、默认的引用方式：直接使用行列地址(如:B1)2、复制公式时，位置跟着变化。3、例如：C3=A3+B3将C3复制到C4，在C4中的公式为C4=A4+B4公式中的单元格地址始终保持不变,字母前后都加$,或按F4.1、在行列地址前加“$”,如（$B$3）2、复制公式时，位置固定不变。3、例如：C3=$A$3+$B$3将C3复制到C4，在C4中的公式为C4=$A$3+$B$3所谓“绝对引用”，是指含有公式的单元格在拖拉复制时，其算术式中存在一个特殊的算术项，它的取值位置(即：单元格地址)相对固定，这些格地址不能随着拖拉过程而递增或递减。既有相对引用，又有绝对引用。1、行号或列号前加“$”(如：$B3,B$3)2、相对部分随公式位置变化，绝对部分保持不变。绝对列和相对行（如：$A1、$B1等形式）绝对行和相对列（如：A$1、B$1等形式）如果多行或多列的复制公式，相对引用自动调整，而绝对引用不做调整。注：可以利用F4键在几种引用之间切换。所谓“混合引用”，是指含有公式的单元格在拖拉复制时，其算术式不同的算术项中，存在一个或若干个取值位置(即：列标和行标)相对固定，不能随着拖拉过程而递增或递减，与绝对引用的差别在于，一些固定的取值位置并非存在同一个算术项中。图表在数据分析中的作用创建图表编辑修饰图表更改图表类型数据源的添加/删除具体操作方法：单击“图表向导”或“插入”“图表”选择图表类型确定数据区域（可在原表上直接框选，也可手工输入）设置各项内容选择图表的插入方式“确定”。方法一：图表工具栏；方法二：在编辑对象上单击右键；方法三：双击编辑对象。(推荐)（二）图表及图表元素大小和位置的修改。（一）方法一：单击“图表工具栏”上图表类型图标选择其它类型；方法二：在图表上单击右键选择“图表类型”选择其它类型。在图表上单击右键选择“源数据”修改数据区域（可直接在原数据表上框选)单击“确定”。注：添加数据源的最快方法：选中要添加的数据直接拖进图表内即可。记录单数据的排序数据自动筛选分类汇总除了手工在表格中输入数据，还可以使用“记录单”进行操作，使用“记录单”输入数据可以简化过程，防止数据输入错误。操作方法：光标定位数据表中单击“数据”“记录单”排序类型：单一条件多重条件排序方式：升序降序操作方法：定位光标单击“数据”“排序”设置排序关键字选择排序方式“确定”。自动筛选：通过数据表的“字段名”设置筛选条件，达到按条件查看记录。定位光标单击“数据”“筛选”“自动筛选”（1）设置筛选:单击“数据”“筛选”“自动筛选”（去掉“√”）。（2）取消筛选:分类汇总操作的基本原则：一、分类原则：不同类型处于不同列中。二、数据原则：需要汇总的列，数据区内不允许出现空白单元格。三、操作原则：先排序后汇总，使需要分类的项目集中排列，并且分类字段必须要与排序的关键字段一致。分类汇总方法：第一步：按汇总字段排序；第二步：光标定位单击“数据”“分类汇总”设置分类字段汇总方式汇总项单击“确定”。条件格式数据有效性高级筛选一、条件格式的作用：当指定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式，例如，单元格底纹或字体颜色。二、添加、更改和删除条件格式:选中要添加、更改或删除条件格式的单元格“格式”“条件格式”。一、数据有效性作用：指定有效的单元格输入项。二、设置数据有效性的操作方法：选择单元格区域“数据”“有效性”“设置”指定数据有效性类型指定单元格是否可为空白单元格（若有需要则设置“输入信息”、“出错警告”）作用：快速将满足多重条件的信息筛选并显示出来。一、筛选条件区筛选条件区是一个表格，由“表头”和“数据区”构成。表头：字段名称作为筛选项目的依据；数据区：按要求的逻辑关系设置多重筛选条件。筛选条件的逻辑关系原则：表格同行设置多重条件，各条件之间自动确立逻辑“与”的关系；表格异行设置多重条件，各条件之间建立逻辑“或”的关系。为保证“筛选条件区”的“表头”内容与原数据表中的“表头”内容相一致，最好使用复制的方法建立。年龄年龄民族2030回藏二、筛选方法：单击“数据”“筛选”“高级筛选”确定“数据区”、“条件区”及“结果显示区”“确定”。（各个区域的确定，可直接在表格中框选）1、创建一个数据表，各字段如下，数据自行填写。2、将“文化程度”列设置数据有效性，有效性条件为“序列”，来源于区域如下：（淡蓝色区域）3、进行高级筛选操作，条件区域（黄色区域），将筛选结果显示在数据表下方的某空白区域。一、数据透视表：重组表格数据并添加算法，对数据进行深入分析；通过数据透视表可以快速汇总大量数据。二、创建数据透视表的基本条件：合理的表格结构及准确的表格数据。用于透视表的原始表格，通常为流水帐式的表格数据记录，而且不能存在空项。三、创建数据透视表的操作步骤：1）单击数据清单中的任一单元格单击“数据”“数据透视表和数据透视图”确定数据源类型（一般为默认）“下一步”；2）确定数据源区域“下一步”；3）指定数据透视表显示位置；4）单击“布局”按钮，将需要字段拖到透视表中的相应位置“确定”；5）“完成”。注意：构造数据透视表的操作时，首先确保数据清单的每列都有列标题；其次拖动数据区域的项必须是有意义的可统计的数据。四、查看数据：1、查看数据透视表中的具体数据来源方法：双击要查看的数据。2、分页查看方法：单击透视表中“页”位置的黑色下三角进行选择。3、查看任意“行字段“或“列字段”数据方法：单击其字段旁的黑色下三角，选择想查看的字段。五、修改数据透视表1、修改透视方式：方法：从项目列表中拖进透视表，或相反。2、修改汇总方式和数字的显示方式：方法：在需要修改的字段名上单击右键“字段设置”按需要设置单击“确定”。3、修改数据顺序：方法：选中数据区域拖动4、修改透视表的版式：方法：单击透视表中的任一单元格单击透视表工具栏中的“设置报告格式”按钮选择喜欢的表现形式。5、数据透视表的更新：方法：单击透视表工具栏上的“自动更新”按钮。一、制作数据透视表的透视图：方法：单击透视表中任一单元格单击透视表工具栏中的“图表向导”。二、从数据清单创建透视图：方法：与创建透视表相似（略）。注：数据透视图也可以按自己的需要进行查看。2Y轴：用不同的数值轴表现相关的数据。在同一图表中可以使用不同图表类型的组合；同时可加上第2Y轴（即次坐标轴），达到在同一张图表中有两个数值轴，表现相关数据的效果。一、同一图表中使用不同图表类型：方法：在要使用不同图表类型的系列图上单击右键选择“图表类型”选择其它图表类型“确定”。二、设置第2Y轴：方法：右击要更改系列格式的的系列选择“数据系列格式”“坐标轴”“次坐标轴”“确定”。三、利用两个刻度分离数据：方法：更改“主坐标轴”和”次坐标轴“的刻度具体方法：在要更改的坐标轴上右击”坐标轴格式““刻度”调整刻度的最大值或最小值“确定”。IF函数：执行真假判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。AND函数：当所有参数的逻辑值为真时，返回TRUE；只要有一个参数的逻辑值为假，即返回FALSE。AND函数的表达式是：AND（logical1,logical2,……）OR函数：只要有一个参数的逻辑值为真，就返回TRUE，只有当所有参数的逻辑值均为假时，才返回FALSE。OR函数的表达式是：OR（logical1,logical2,……）logical1,logical2,……表示待检测的1到30条件值。NOT函数：对参数值求返。当要确保一个值不等于某一特定值时，可以使用此函数。NOT函数表达式是：NOT（logical）函数套用举例:函数输入如下：=IF(AND(B2400,OR(C2=90,D2=90)),“五星,IF(AND(B2300,OR(C2=80,D2=80)),四星,三星))要求：创建如图所示的表格，进行等级判断两科同时大于等于90分，为优；同时大于等于80分为良；同时大于等于70分为中；否则为及格。1、基本：2、提