财务软件的系统管理

1《会计电算化系统应用操作》(第三版)教案2财务软件的系统管理是对用友ERP-U8普及版V2.0系统进行统一的操作管理和数据维护。系统管理的使用者为企业的信息管理人员：系统管理员Admin和账套主管SYSTEM。第二章财务软件的系统管理3第一节财务软件系统的安装用友ERP-U8普及版V2.0的使用步骤为：⑴安装大型数据库MicrosoftSQLServer2000SP4开发版；⑵安装用友ERP-U8普及版V2.0；⑶运用系统管理，设置操作员、建立账套、设置操作员权限等；⑷启用系统；⑸初始化设置和日常账务处理。4卸载用友ERP-U8普及版V2.0的步骤为：⑴卸载用友ERP-U8普及版V2.0；⑵卸载数据库MicrosoftSQLServer2000SP4。为了保证系统安装成功和正常运行，安装前请注意以下事项一是计算机名不能带“-”字符，不能是中文字符二是安装前关闭所有杀毒软件，否则有些文件无法写入。5单机版的安装步骤：第一步：安装数据库MicrosoftSQLServer2000SP4开发版P34第二步：安装用友ERP-U8普及版V2.0P386第二节运行环境和系统管理员注册在运行ERP-U8软件之前，应先以系统管理员Admin的身份注册登录系统，首先应设置操作员，然后建立核算单位（账套），并根据权责分工原则，分配各操作员的权限。7一、财务软件的运行环境要使ERP-U8能正常运行，首先要检查运行环境。8二、会计电算化实验室的设置用户在使用本教材时可按照单机模式或局域网实验室模式进行。1．单机模式2．局域网实验室模式9三、系统管理员的注册10第三节用户管理系统管理员和账套主管通过对系统的操作分工和权限的管理。可通过“角色管理”和“用户管理”功能中设置账套的角色和操作员。11一、角色管理角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。12二、用户管理1、增加用户2、修改用户3、删除或注销用户13请用户在各自的账套中，设置中山工厂的合法操作员，见表2-1。表2-1中山工厂用户一览表用户ID用户全名部门状态口令01张三财会部(主要操作员)有效0102李四财会部(审核员)有效0203王五财会部(出纳员)有效03SYSTEMSYSTEM财会部(账套主管)有效SYSTEM14第四节账套管理核算单位是会计的主体，是会计工作为之服务的对象，在财务软件系统中称之为账套。在运行系统之前，首先要创建本单位的账套，输入账套信息、核算单位信息、核算类型、基础信息、分类编码方案和数据精度定义等信息内容。15中山工厂账套的基本情况(账套信息)行业性质：中型工业企业（建账时不按行业性质预置会计科目）；所属行业：制造业；账套号：003；账套名称：中山工厂（简称：中山工厂）；账套启用日期：2007年12月01日；会计期间设置：01月01日至12月31日；地址：广东梅州市梅松路；法人代表：何明生；邮政编码：514015；联系电话：21865358；传真：21865358；电子邮件：[e-mail]；纳税登记号：441402196810238888；开户银行：中国工商银行东区支行，户名：中山工厂，账号：2309；记账本位币名称：人民币（代码：RMB）。进行业务处理时，不需要对存货、客户、供应商进行分类。科目编码级次：42222，分五级位长共12位；部门编码级次：22；地区分类编码级次：234；结算方式编码级次：12；货位编码级次：234；收发类别编码级次：111；客户分类编码级次：234；供应商分类编码级次：234；存货分类编码级次：22223；存货数量和存货单价的小数位均为5位，开票单价、件数、换算率和税率的小数位均为2位；无外币核算业务。16一、建立账套第一步骤：输入账套信息17第二步骤：输入单位信息18第三步骤：输入核算类型19第四步骤：输入基础信息20第五步骤：输入分类编码方案21第六步骤：设置数据精度22二、修改账套用户（只有账套主管才能修改账套的信息）通过修改账套功能，查看某个账套的基本信息，也可以修改这个账套的信息。修改账套方法与建立账套过程基本相同.23第五节用户权限管理操作员权限的设置功能，只能由系统管理员Admin和由系统管理员所指定的账套主管来操作，其中，以系统管理员的身份进行操作时，还可以指定或取消账套主管。用友ERP-U8提供集中权限管理，通过三个层次的权限管理一是功能级权限。该权限将提供划分更为细致的功能级权限管理功能。包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。二是数据级权限该权限可以通过字段级权限控制和记录级的权限控制两个方面进行权控制。三是金额级权限该权限主要用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量，不涉及内部系统控制的不在管理范围内。24以系统管理员或账套主管的身份登录后，在图2-25“系统管理”窗口中，单击“权限”功能下拉菜单中的“权限”项，系统将弹出“操作员权限”设置界面251、设定账套主管在建立账套过程中，要求设置账套主管。系统一次只能对一个账套的某一个年度账进行分配，一个账套可以有多个账套主管。只有以系统管理员(Admin)的身份才能进行账套主管的权限分配。如果以账套主管的身份注册，只能分配子系统的权限。系统默认账套主管自动拥有已安装各子系统下的全部权限，故对账套主管来讲，就没有必要进行增加和删除权限的操作。262、增加操作权限的设置27表2-2中山工厂操作员权限一览表用户ID用户全名部门状态口令权限名称ID号01张三财会部(主要操作员)有效01公共或应用服务(全部)总账系统(除审核凭证和出纳签字外)UFO报表(全部)ASGLMR02李四财会部(审核员)有效02审核凭证GL020403王五财会部(出纳员)有效03出纳签字GL0203SYSTEMSYSTEM财会部(账套主管)有效SYSTEM账套主管admin28第六节数据的备份与恢财务软件系统中的财务数据，对企业而言是非常重要的业务数据，因此保证数据的安全和完整是实现会计电算化以后的一项重要工作。29一、备份计划设置设置备份计划的作用是自动定时对设置好的账套进行备份。设置备份计划的优势在于设置定时备份账套功能和多个账套同时输出功能，在很大程度上减轻了系统管理员的工作量，同时可以更好的对系统进行管理。30二、系统外的数据备份（输出账套数据）数据备份功能主要是将计算机硬磁盘上的财务软件系统数据，经过一定的压缩格式后，备份到软盘或其他储存介质上予以保存，待以后财务软件系统的数据出现损坏或其他非正常情况时，用备份磁盘上的数据得以恢复，可保证财务软件系统数据的安全和完整。也可通过数据备份，在集团公司内部通过数据恢复功能，实现将集团公司内部的各个公司的财务数据进行分析、汇总和合并等工作。31系统管理员在图2-25的“系统管理”窗口中，单击“账套”/“输出”菜单项32三、系统外的数据恢复（引入账套数据）数据的恢复是通过引入账套数据来实现的。引入账套功能是将系统外某个账套的数据引入至本系统中。本功能有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析、汇总和合并等工作。3334第七节年度账管理账套是年度账的上一级，账套是由年度账组成。先有账套才有年度账，一个账套可以拥有多个年度的年度账。年度账的建立是在已有上年度账套的基础上，通过年度账建立，自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中35一、建立年度账在ERP-U8系统中，用户不仅可以建立多个账套，且每一个账套中可以存放不同年度的财务数据。对不同账套、不同时期数据的操作只需通过设置相应的系统路径目录即可进行，而且由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，对利用历史数据的查询和比较分析也显得特别方便。只有系统管理员才能建立年度账，账套主管理对年度账有修改权限。36二、清空年度数据有时，用户会发现某年度账中的错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度，这时候，便可使用“清空年度账”的功能。“清空”并不是指将年度账的数据全部清空，系统将仍然保留如基础信息、系统预置的科目、报表等信息。保留这些信息主要的目的是为了方便用户使用清空功能后，可使年度账重新做账。37三、引入年度数据“年度账”下的“引入”操作是指将系统外某账套的数据引入本系统中。该功能的增加将有利于集团公司的操作，子公司的年度账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。“年度账”下的“引入”操作与“账套”下的“引入”的含义是基本一致，所不同的是“年度账”下的“引入”不是针对某个账套，而是针对账套中某一年度的年度账进行的。“年度账”下的“引入”操作与“账套”下的“引入”操作基本一致。38四、输出年度数据“年度账”下的“输出”操作与“账套”下的“输出”的含义是基本一致，所不同的是“年度账”下的“输出”不是针对某个账套，而是针对账套中某一年度的年度账。操作步骤也基本一致。39五、结转上年数据一般情况下,企业是持续经营的，因此企业的会计工作是一个连续性的工作。每到年末，启用新年度账时，需要将上年度相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中。40第八节系统的启用系统的启用是指对已安装系统（或模块）的启用，并记录启用日期和启用人。要使用一个模块必须先进行启用操作。只有系统管理员和账套主管才有系统启用仅限。启用形式有两种：一是当用户创建一个新账套后，系统自动进入启用界面，用户可以一气呵成地完成创建账套和系统启用；二是在“开始”/“程序”/“用友ERP-U8”/“企业门户”/“设置”/“基础信息”/“基本信息”/“系统启用”窗口中完成系统启用的设置。4142系统启用的约束条件如果用户安装了财务系统和供应链系统，则应符合以下的约束条件：在采购、销售、存货和库存四个模块：如果其中有一个模块后启用，其启用期间必须大于等于其他模块最大的未结账月。应付模块先启，后启采购模块：采购模块的启用月必须大于等于应付模块的未结账月。应收模块先启，后启销售模块：销售模块的启用月必须大于等于应收模块的未结账月，并且，必须应收模块未录入当月（销售模块启用月）发票。或者将录入的发票删除。43销售模块先启，应收模块后启：如果销售模块已有结账月，应收模块的启用月应大于等于销售模块未结账月，如果销售模块无结账月，应收模块的启用月应大于等于销售模块启用月。在启用库存模块前用户必须先审核库存模块启用日期之前的未审发货单。库存模块启用时库存模块启用日期之前的发货单有对应的库存模块启用日期之后的出库单，必须将此类出库单删除，并在库存模块启用日期之前生成这些出库单，然后在启用库存模块。库存模块启用时用户必须先审核库存模块启用日期之前的先开票、未审发票，否则，库存模块不能启用。采购模块先启用，库存模块后启用：如果库存模块启用月份已有根据采购订单生成的采购入库单，则库存模块不能启用。总账模块与其他模块的启用：各系统的启用日期必须大于或等于总账模式账套的启用日期。要启用网上银行必须先启用总账模块。44第九节数据锁定的解除在使用网络版财务软件时，通常会遇到数据锁定的故障。本节指出数据锁定的现象，并对其原因进行分析，提出一些解决方法。45一、数据锁定的现象数据锁定是在财务软件在运行过程中，相关的数据库输入被锁定，造成其对应的操作功能中的数据无法录入或修改。这种现象常见于网络版的总账系统中。在工作站上运行财务工作的总账模块过程中，使用“期初余额”录入余额时，常常会出现以下两种现象：一是在录入明细科目特别是对一些客户往来类和供应商往来类明细科目的期初余额时，系统会出现操作锁定的提示窗口二是在进入“期初余额”功能时，系统提示为浏览和只读状态，因此无法再次录入和修改期初余额。46二、数据锁定的原因造成数据锁定的原因多种多样，对网络版财