香港部分高校的财务管理体系及其启示

香港部分高校的财务管理体系及其启示*王洪卫应望江陈国辉田圣炳摘要：本文从宏观财务管理的组织架构、财务处的组织结构及其功能、财务预算管理、财务报表科目设置以及学校募款等方面简要考察了香港部分高校的财务管理体系，在此基础上归纳了其主要特点，并从学校推进财务管理体制改革的角度分析了香港高校财务管理体系对我们的启示。关键词：香港高校；财务管理；启示一、香港部分高校的财务管理体系1.香港高校财务管理的组织架构。香港高校一般都有较为完善的财务管理组织架构。财务处是学校财务管理的职能部门，负责学校日常的财务管理工作。此外，香港高校一般还设有财务委员会与财务预算委员会等专司财务决策的专门委员会。大学行政委员会、大学校董会等机构负责对财务预算委员会与财务委员会的决策进行审议与监督，其他部门（如行政及总务部门）以及外部机构（如大学资助委员会）也对财务处行使监督职能。在香港科技大学，财务管理的常设机构是财务处，财务处直接对财务预算委员会与财务委员会负责，并接受学校行政及总务部门以及香港大学教育资助委员会的监督。作为专司财务管理的财务预算委员会与财务委员会，又分别接受大学行政委员会以及大学校董会及其常设委员会的领导。显然，除了日常的财务管理由财务处负责完成外，财务预算委员会是整个财务管理组织架构中的重要一环。科大的财务预算委员会的职能是向大学行政委员会推荐大学经常性预算方案，委员会由以下成员构成：副校长－行政及总务（主席）；副校长及副校长助理－学术事务；副校长－研究及发展；所有院长；一位来自校长办公室的代表。委员会的秘书处设在财务处，而财务处长是当然的委员会秘书。在香港理工大学，其财务管理的宏观组织架构与香港科技大学基本相似。其财务委员会对行政委员会负责，秘书处也设在财务处，财务处处长（即财务总监）也是当然的委员会秘书。2.财务处的组织结构及其功能。由于财务管理体系不一样，香港高校财务处的组织结构与内地高校也有较大的差异，员工规模也较大。如香港科技大学财务处有全职员工80余人，香港理工大学财务处有全职员工100余人。虽然财务处的组织结构在校际之间略有差异，但其基本职能却大同小异。例如，香港科技大学财务处下设总务组、财务计划、报告与系统组、库务及商务运作组、学生、支帐及资产清单制备组、薪酬及福利组、财政服务组等5个小组（即内地高校的科室）。总务组即为财务处的总办公室，负责财务处的日常行政事务管理。财务计划、报告与系统组则负责学校的财务预算管理；库务及商务运作组负责学校存量资本的商务运作；学生、支帐及资产清单制备组负责学生收费、收支及资产清单的制作等；薪酬及福利组负责学校教职员的工资福利方面的财务事宜；财政服务组负责为学校各部门尤其是院系提供财务服务。香港科技大学财务处共有员工80人，其中财务处长1人，总务组5人，财务计划、报告与系统组11人，库务及商务运作组10人，学生、支帐及资产清单制备组16人，薪酬及福利组14人，财政服务组23人。在香港理工大学，财务处的组织形式与香港科技大学略有差别。财务处设有正副处长各1人，其中财务处长由副校长助理担任。下设有财务管理、品质检定及系统管理、商业及企业、会计运作、自负盈亏课程等5个组别（即科室），共有全职员工100余人。每个组别或科室又有具体的职能分工。可以看出，香港理工大学财务处的功能是多样化的。既有日常的财务运行管理，也有商务及企业运营等功能，还有资源筹划功能，即为学校教职员进行资源筹划、对学费收入与大学用地进行分析、对学生及课程等进行分析，为学校相关财务决策提供依据。3.财务预算管理流程。预算管理是高校财务管理中的重要环节，是高校财务管理体系的重要组成部分。香港各高校一般都有完善的预算管理体系。可以看出，香港理工大学的预算管理大致可以分为三个基本流程：第一步：由财务处初步拟订大学整体三年财政预算，然后与各部门主管磋商，并对建议进行综合；第二步：根据各部门的建议调整三年整体预算，形成修订的三年财政预算；第三步：根据修订的预算通知各部门预算拨款，在年度预算中期进行预算检查，并草拟来年及后二年的大学预算；在年终进行预算检查，报告预算偏差并修订来年及后二年的大学预算。可见，香港理工大学预算管理具有以下二个特点：第一，院系在预算管理中有较大的权力。香港理工大学学校整体预算的基础是部门预算，并根据部门预算执行的结果进行调整。第二，预算管理动态、灵活。在预算实施后，每年可以根据实施情况，在年中与年终对预算进行检讨，并对本年预算与后二年的预算进行动态的调整。4.财务报表的科目设置。与内地高校相比，香港高校的财务科目设置十分简单明了。从所考察的二所学校看，其财务报表也大同小异，所设置科目基本一致。例如，2003-04学年度香港科技大学的报表科目设置如下：收入项：共设有政府拨款，学费、课程及其他收费，利息及投资收入，外界捐款，辅助服务，其他营运收入，所占联营公司的经营业绩等7个科目。支出项：共设有学术及研究与校务支援二个大科目。其中，学术及研究又可以细分为教学及研究、图书馆、中央电脑设备与其他教学服务等4个子科目；校务支援科目细分为管理及一般事务、校舍及相关费用、学生及通识教育事务、其他活动等4个子科目。2003-2004学年度香港理工大学财务报表的科目设置如下：收入项：设有政府拨款、学费及其他费用、投资收入、捐赠收入、其他收入等5个科目；支出项：香港理工大学的支出项目科目设置与香港科技大学完全一样，也设有学术与科研与校务支援二个大科目。前者也细分为教学及研究、图书馆、中央电脑设备与其他教学服务等4个子科目；后者细分为管理及一般事务、校舍及相关费用、学生及通识教育事务、其他活动等4个子科目。从这二所学校的情况来看，香港高校的财务报表科目非常简单，口径比较大，远没有内地高校复杂。这就有效避免了我们经常遇到的财务帐目分类难的问题。例如，香港高校没有将教学与科研分开处置，而是将教学与科研方面的财务放在一起处理，真正体现了教学与科研紧密结合的理念，也有效地解决了教学与科研账目难以分家的问题。5.香港高校的募款活动。香港是一个市场经济高度发达的社会，工商业十分发达，高校向社会募款有一定的社会经济基础。同时，香港政府也鼓励高校向社会开展募款活动，并在政策上予以大力支持。2003年政府出台了《等额补助金计划》，设立了10亿元的补助基金，鼓励香港8所教资会资助的大专院校推行募捐计划。如果学校向社会募得一定数额的办学资金，香港政府将予以等额补助。此举大大推动了香港高校向社会募款办学的积极性，并取得了相当不错的效果。例如，根据香港科技大学的财务报表，2003-2004学年度，香港科技大学募款所得收入近1.5亿港元，占学校年度总收入27.75亿港元的5.4%。香港理工大学同年度获捐赠收入2.14亿元，并获得政府配套资金2.07亿元，二项合计超过了4亿元。在募款对象方面，香港高校既针对工商界领袖与广大校友开展大型的筹款活动，也根据实际需要面向学校董事会、学校高级管理层以及学校基层广大员工。在这方面，香港理工大学是一个成功的典型。香港理工大学不仅向工商界与广大校友筹措了大笔的资金，还向校董会、学校高层管理人员以及广大基层员工募到了大笔经费，并获得了政府相应的配套资助。在资金募集方式上，香港高校也基本做到了多元化。既有针对工商界人士与校友的大型募款活动，也通过赞助人方式筹集经费。例如，香港科技大学与香港理工大学都将学校的楼宇、艺术馆甚至演讲厅的命名权商业化，吸引工商界人士或校友用资金赞助的方式获得冠名权。二、香港高校财务管理体系的主要特点综合以上介绍的情况，我们可以看出香港部分高校的财务管理体系至少具有以下一些特点：1.财务管理的组织结构比较完善。无论是从宏观组织架构与微观组织形式来看，香港高校的财务管理组织结构都比较完善，这是香港高校在财务管理方面的一个显著的特征。在宏观财务管理体系上，财务处作为财务管理的职能部门，既要对专司财务决策的预算委员会或财务委员会负责，也要接受大学教育资助委员会以及行政及总务委员会的监督。并且，财务预算委员会与财务委员会还要对行政委员会与大学校董会直接负责，其财务决策方案要接受行政委员会与校董会的审核。在微观管理体系上，财务处的内部组织结构也非常健全，既有常规的财务管理职能，也有财务的商业运作功能，还有学校与员工资源筹划、员工薪酬管理、学校品质检定与系统开发等职能，这种健全的组织结构为学校事业的发展提供了有效的财务保证。2.坚持以客为本的服务理念。香港科技大学与香港理工大学的财务处都有明确的定位，即为学校的发展提供财务服务。这一点从香港理工大学财务处的使命表述可以清楚看出：透过生产力改进、科技提升及文化转移，达至高品质、有效率、有成本效益并以客为本的服务，在财务管理上促进大学完成使命。财务处的机构设置与承担的功能正是为了完成这一神圣使命而设计的。整个使命都是通过以客为本的服务来实现的。所谓以客为本，就是要通过多方面的合作，制造互相信任的环境、团队精神及开放的态度，与学院及各部门建立：伙伴关系：与学院及各部门共同合作，共同达到目标以完成大学使命；顾问关系：提供专业财务管理知识；监控关系：确保各部门按已制定的财务规则办事。就是说，在香港高校，学校财务管理的职能部门与院系及其他各部门的关系既是一种伙伴关系，也是一种顾问关系，还是一种监控与被监控的关系。财务处的基本目标就是为学校院系及各部门提供财务服务，促进大学完成自己的使命。因此，以客为本的服务理念，是香港高校财务管理部门所秉持的基本思想。3.资金筹措向多元化发展。众所周知，在香港，政府拨款是高校办学经费的主要来源。然而，近年来香港政府的高等教育拨款却呈现缓慢下滑的趋势。如2001-2002年度，政府高等教育支出为143亿元，2002-2003年度为141亿元，2003-2004年度为140亿元，三年来香港政府高等教育支出不仅没有增长，绝对数也呈现出下滑的倾向。因而，香港高校纷纷出台各种措施，面向社会争取更多的办学资金，促进了资金筹措渠道的多元化发展。在香港高校，除了接受政府拨款外，学费及其他收费收入、捐赠收入、投资收入以及其他收入都已经成为学校收入的重要来源。以2003-2004年度的财务报表为依据，在香港理工大学的40余亿元总收入中，政府拨款占58.9%，学费及其他收费收入占26.8%，捐赠收入占6.9%，其他收入占4.8%，投资收入占2.6%。虽然政府拨款与学费及其他收费收入仍然是学校办学经费的主体，但其他项目收入占总收入的比重已经达到了14.3%，成为学校收入来源的一个重要渠道，收入来源多样化的趋势已经露出端倪。同样，香港科技大学的收入来源也呈现出多样化的趋势。例如，2003-2004年度，在香港科技大学的27.76亿总收入中，政府拨款为18.97亿元，占68.3%；学费、课程及其他收费收入为4.3亿元，占15.5%；利息及投资收入1.2亿，占4.3%；外界捐款1.5亿，占5.4%；辅助服务收入1.3亿，占4.7%；其他营运收入0.4亿，占1.4%；所占联营公司的经营业绩收入0.03亿，占1‰。显然，政府拨款与学费及其他收费收入也是学校收入的主体，但其他各种项目收入也占到了收入总额的16.2%，已经成为学校办学经费来源的不可或缺的组成部分。因此，办学经费多元化的趋势相当明显。三、几点启示当前，我校财务管理体制改革逐步深入，以二级管理为核心的预算管理改革也即将付诸实施。他山之石，可以攻玉，考察香港部分高校的财务管理体系，从中汲取有益的经验与养分，对我校财务管理体制改革不无益处。1.完善学校财务管理的组织架构，健全学校财务管理体系。要以学校财务二级管理体制改革为契机，建立一个科学、合理、完善的财务管理体系，提高财务控制与监管能力。一方面，要加强财务管理的宏观组织架构建设，保证学校宏观的财务监管能力。在完善各项财务管理制度的同时，不断强化预算委员会以及财经领导小组等财务管理专业委员会的组织建设，为财务管理决策的科学化提供组织架构的保障；另一方面，要加强微观财务管理组织的建设，从完善财务处的功能角度，加强财务处自身的组织建设。从香港部分高校财务处的组织架构来看，