內部控制制度(采购及付款循环)

内部控制制度《采购及付款循环》文件管制等级：□管制文件□非管制文件文件履历纪要页文件发行单位文件管制等级管理代表□管制文件□非管制文件文件履历纪录版次修订内容核准权责编撰日期0第1版（新发行）1.总则1.1.制定目的为促使本公司「内部控制」（InternalControl）之「采购及付款循环」（Purchase）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相关单位遵循。1.2.适用范围凡本公司有关「内部控制」之「采购及付款循环」作业程序与控制重点，悉依照本文件之规范办理。1.3.权责单位资材、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。2.采购及付款循环2.1.循环图【见】（数据1）「采购及付款循环图」。2.2.循环作业本循环之各项作业：1)请购作业（CP101），另订之。2)采购作业（CP102），另订之。3)进口作业（CP103），另订之。4)验收作业（CP104），另订之。5)与合约不符作业（CP105），另订之。6)付款作业（CP106），另订之。7)差异分析作业（CP107），另订之。3.附则3.1.制修废与颁布实施本文件属于管理文件，经『经营会』审议后，呈请董事长核准承认后，交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。3.2.编号、版本、日期、页次／页数本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次／页数等项，见本文件之页首与页尾。3.3.附件3.3.1.相关资料（数据1）「采购及付款循环图」（数据1）「采购及付款循环图」预算CP101------→请购|├--------------┐|↓↓|CP102CP103|采购进口||├--------------┘|↓|CP104|验收||||↓|是否合格否CP105|------→------→与合约不符||||↓|是|||||├--------------┐|↓↓|CP106入库|付款||↓|CP107|差异分析←---------┘第1節作业程序1.提出需求1.1.调节性采购依市场行情、用料变动等采购之原物料，由资材部单位视经济未来走向、市场状况及预计用量等因素，决定订购时机及数量种类，交由采购单位采购。1.2.预算采购依销售预算或「客户订单」之进度，由生管单位填具「请购单」，经单位主管核准后再交给采购单位，并将请购核准纪录填入采购预算内。预算采购，包括下列二种采购：1)直接材料（常用材料）系指直接耗用之材料。2)间接材料（常用物料）系指间接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用时间与数量也无法预知。可凭用料单位之需料通知单现用现购。2.检查库存采购前应先检查存货是否具有下列情形：1)目前存量尚未达请购点/安全库存。2)请购之商品品名、规格、厂牌有库存品或替代品可供替代。3)申请之原物料是否仍具采购价值，还是已失经济性。3.临时需求紧急采购由需求单位提出，经过库存检查后须采购者，经制造单位主管核准后，径交采购单位购买，惟事后仍须补填「请购单」。第2節控制重点1)「请购单」必须详细注明厂商、规格型式及需用日期等内容，如申请物品须采用特别运送及保存方式者，应加注意事项。2)「请购单」必须经先作库存审核，核准时应遵照核决权限办理。3)紧急采购不应经常发生，事后应补开「请购单」，追究原因是否为不可抗力，有无改善计划。4)应定期检讨「请购单」，有无延迟采购情形，请购数量应符合经济采购量要求。第3節相关资料销售预算、「客户订单」、「请购单」等。第1節作业程序1.查询供货商数据1)准备采购。2)调阅「供货商数据/厂商料件基本数据报表」，了解过去采购及询价纪录。3)向厂商询比议价。2.决定购买方式依材料管理规定，决定应用下列何种方式购买：1)询价金额较小，不须书面比价，但仍以询价方式向最低价厂商采购者。2)议价采购人员经询价后，如已知市价有下跌趋势时，或有报价高于前批采购价格，或请购规格明确，但请购量较前批大等之情形者，仍应予以议价。3)比价若为特殊规格或供应厂商家数较少者。4)牌价收购根据核定之收购价格收购者。5)长期合约采购向签订长期供应合约，或项目报准之买卖合约厂商采购者。6)招标采购之材料如有三家以上可供应，且其预估采购金额较大达招标金额时，以公开招标为原则。3.决定订购事项由承办人员备妥资料及预拟订购之厂商、数量、办法等，经采购单位主管核准后采购。4.更新纪录将不同购买方式之订购及询价数据，填入「供货商资料/厂商料件基本资料」内。第2節控制重点1)询比议价资料平日应注意收集，须详实完备，保持最新时效，供货商资料\厂商料件基本资料亦应随时更新，保持正确纪录。2)「请购单\询比议价单」必须经主管核准后，方得办理采购。3)办理比价、议价、招标等作业应符合公司规定，外购进度亦须依预定采购过程控制追踪。4)大量采购之主料、副料、包装材料，以合约采购为原则，并应保持两家同时供料，以免受到供货质量之限制，影响到生产作业。5)重要采购合约签订前，须经法务单位或公证单位人员查核。6)为提高进货质量，降低进货成本，便于管理，应建立可完全配合之协力厂商。7)遇到市埸上各项原物料之供应将大幅变化时，须通知有关单位，以便事先连系；报告呈核后，立即采取应变措施。第3節相关资料「供货商数据\厂商料件数据」、「请购单」、「询比议价单」等。第1節作业程序1.需比例结汇1)由采购单位计算结汇所需金额。2)所需金额申请表及各类相关凭证，一并送交主管人员核准。3)预付外购款，依请购案号或L/C逐案控制。2.记帐1)请款条件审核无误后，开立应付凭单，制作传票，记入账册。2)应付凭单交由出纳单位开出支票。3)支票经签章后，应交由经办人申请开立信用状。3.申请信用状1)准备下列文件向结汇银行申请开立信用状：(A)开发信用状申请书。(B)已缴纳收讫或已核章之结汇申请单。2)依法须申请输入许可证者，尚须附输入许可证。3)于进口中国大陆海关，应先申请核对进口批文。4)申请输入许可证时，须具备下列数据，向国贸局或外汇银行申请：(A)商业发票（PerformanceInvoice）。(B)目录或型录。(C)特别规定。4.银行开具信用状上述手续无误且未超过银行之授信额度，则银行将会开出信用状。5.在途品作业1)起运点交货条件之物品所有权已移转时，应办理投保运送等事宜。投保依相关保险规定办理。2)对自行安排运送之货品，须预先安排船期。3)货品装船后，由卖方通知预定起岸日期，资材部单位准备安排进口报关事宜，并通知仓储单位。6.准备提货1)资材部单位于接获船务公司通知预定到港通知后，通知仓储单位、财会单位及报关公司（报关人员(深圳）。2)仓储单位接获到货日期、品名、数量后，预先安排人员搬运及存置位置。3)财会单位于知悉预定结汇还款日后，安排调度各项财务资源，准备结汇。7.结汇还款1)检核利息计算是否正确。2)结汇费用是否依银行之收费标准计算。3)依请购案号或L/C编号，将每次支付费用记入每一批材料之「进口器材付款纪录表」。8.提货1)费用项目均为固定，多出项目应查核原因是否合理。每一项费用是否均有合理凭证。2)核算各项计算方式是否合理，计息起迄日期是否正确，有无扣除免费日期。3)对于无支付标准之特别报关费用，是否依核决权限呈请核准。4)实收数量少于装运数量时，注意有无办理索赔；实收数量少于公证数量时，有无向运输公司提出索赔。第2節控制重点1)有关进口作业之各项预付费用支付、入帐、转销、收回及调整时，所应附之原始凭证必须经核准，内容必须合理。2)应按同一进口采购案号之有关原始文件、合约、凭证等逐案汇集归档。3)应将进口结汇之有关原始文件、合约、凭证等核对无误后，始签付。4)预付货款之支付一律规定以支票支付，并抬头、划线、禁止背书转让。如以现金方式支付者，须合于现金付款方式。5)已付款原始凭证应盖付讫章，支付传票背后应有领款人签章，以免重复付款或冒领情事发生。6)开发信用状除应秉持公平互利外，更应避免下列条款：(A)开立保兑信用状。(B)押汇手续由买方负担。(C)可装运于甲板上。(D)信用状可转让。(E)指定开状银行或押汇银行。(F)可凭仓库收据（尚未装船）押汇等。7)在途产品之交运、保管应力求完好；拨交、移转控制力求完整。如有遗失或短少，责任必须明确；逾时甚久之在途产品，应追查原因。8)合约、单据必须订有寄存期间，如有逾期尚未处理者应查明原因。9)注意出帐日期与在途日期相隔甚久者，是否为久悬帐未解，有无虚列帐目情形。10)对于在途产品发生遗失及短损，依合约规定处理。约定条款要合理，已支付费用不可损及公司权益。11)核对进口数量与实际验收数量必须相符，提货时物品若有损坏或短少，应立刻请公证机构公认。实收数量少于装运数量，须办理索赔。12)是否有结汇费用不符规定者，或金额不符之情形，核算各项计费方式是否合理，计息起讫日期是否正确，每一项费用是否均有合理凭证。第3節相关资料「进口器材暂付款纪录表」等。第1節作业程序1.采购通知仓储1)采购单位于确定采购内容及交期后应通知仓储单位。2)仓储单位于收到经核准之「采购单」时，应依采购类别、数量、及约定日期预作仓位安排及堆高机等卸料工具之准备。2.厂商交货1)厂商于交货日备妥送货资料（「送货单」）、三联式「发票」于厂内指定地点交货。2)属计重之材料入厂时，应予过磅其重量，并以过磅单作为核对收料重量之依据。3.警卫登记检查1)警卫应将厂商交货卡车之资料，登录于「进出厂登记簿」。2)厂商交货时，警卫人员应就厂商检附之「送货单」、与「采购单」核对，无误后与仓储人员联系，并由其指示厂商卸货地点，并要求应依规定之堆栈方式卸料。4.数量核对点收1)卸货完毕后，仓储人员应依过磅单核对其重量，或依计算之方式核对数量。2)核对无误后，仓储人员除签章暂收材料外，并通知品管单位准备检验。5.检验1)材料暂收后，品管人员应依材料检验规定或是买卖合约办理取样，并开立「进货检验报告单」。2)检验之质量标准以采数值表示方法为原则(IQC检验标准)。3)材料检验规定应包括：(A)取样样品数。(B)依该材料使用性质之重要性列出检验项目。(C)各检验项目之质量标准或可接受范围。4)检验单位就检验结果评定样品系正常或异常，并就检验情形加以说明，以供呈核及收用与否之参考。6.入库记帐检验合格时，品管单位应将检验结果通知仓储单位，并即登入「料件管制卡」进料栏内，办理入库，并于备注栏注明「收料单」之号码。7.请款办理入库后，仓储单位应将验收单据（「验收单」）、「发票」等转送采购单位办理请款。8.索赔1)若检验不合格时，则依核示结果办理退换货、扣款或索赔之手续。2)依『与合约不符作业』规定办理。第2節控制重点1)验收作业应依照材料检验相关规定办理。2)发票之原物料名称、规格、数量、金额与「送货单」或「验收单」必须相符。3)原料验收，必须会同验收单位与采购单位办理。4)如已分批收料，仓储人员应在「订购单\采购单」上注明分批收料日期、数量，以复印件送采购人员。5)不合格之原物料应通知采购单位退回或扣款。第3節相关资料「采购单」、「送货单」、「发票」、「进出厂登记簿」、「订购单」、「进货检验报告单」、「料料管制卡」、「进货单」、「验收单」等。第1節作业程序1)逾期未交货之交易，应去电\寄函催办。2)违约情形若须经法律途径解决时，交由公关单位提出告诉。3)延期交货之购置，按合约规定罚款。4)所交货品之质量、规范如不符合但仍可使用者，亦属违约情形，如因急需而不能等候更换，改以减价收货时，则由采购人员将计算处理方式填入「不履行合约处理单」，始可减价收货。5)将不履行合约情形及处理过程，记入「不履行合约处理单」，并核算不履行合约对公司之损失，列入供货商往来纪录。第2節控制重点1)各项违约是否依供货商管理规定及合约规定处理。2)货品因检验不合格退回更换者，其交货日期应以调换补送货品到达日期为准。3)所交货品之质量、规格与合约不合，但可使用者，如因急需勉予验收使用，应经有关单位主管事前认可，按规定扣款或减价(折让单)处理。4)如因检验不合格退回更换，或因故申请延期交货，必须事前报请公