公司档案管理制度【汇集4篇】

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参考资料,少熬夜!公司档案管理制度【汇集4篇】【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“公司档案管理制度【汇集4篇】”文档资料,供您学习参考,希望此文档对您有所帮助,喜欢就分享给朋友们吧!公司档案管理制度【第一篇】一、档案保密制度1、严守党和国家有关保密的工作规定,杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。2、各类档案材料必须指定政治上可靠,工作责任心强的专(兼)职人员进行集中管理。3、严禁私自将档案资料带出档案室,需保密的档案资料的借阅,必须履行审批手续。4、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料,应指定专人进行销毁,不得当废纸处理。5、档案工作人员要严守工作岗位,坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。6、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时,要及时向有关领导和部门报告,采取措施进行查找,并追查责任。二、立卷归档制度1、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料,均由各部门进行收集、整理、立卷、归档,并按有关规定向档案室移交,任何部门和个人不得占为己有或擅自处理。2、学校档案室的归档时间:文书、会计档案材料每年五月份进行立卷归档;教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。3、学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。4、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果;发文应有定稿、印本、附件;来往文书应有请示、批复;处分材料应有综合、旁证、个人交待和处分结果。5、卷内文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批复在前,请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚,纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔和复写纸书写,并拆除卷内金属物。6、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称,能反映卷内文件内容,政治上无误,文词上简明确切。封面填写要字迹工整清洁。7、文件材料归档后,档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记,做到排列有序,并按年代和保管期限编号。8、归档文件目录分保管期限装订并编制目录。三、档案保管制度参考资料,少熬夜!1、档案库房需保持适宜温湿度,适时通风降温。2、档案库房须安装防盗门,防盗窗和双保险锁,库房照明必须使用白炽灯。3、严禁在库房吸烟,严禁存放易燃易爆物品用其他物品。对库内照明线路要定期检查,发现问题,及时抢修,防止短路引起火灾。4、做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。5、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作,如发现问题,立即向领导报告,对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。6、档案库房要经常打扫,保持清洁,严禁将有害物质带入库房。7、档案室管理人员进出档案室应随手关门,非档案管理人员未经许可不得随意入内。四、档案查阅制度1、积极开展档案的利用工作,改善服务态度,提高服务质量,满足各方面的查档需求,充分发挥档案在社会主义两个文明建设中的。作用。2、档案人员要熟悉家底,了解需求,掌握规律,做到主动、及时、准确提供利用。3、本单位工作人员查阅其所属业务档案,需经办理登记手续后,方可查阅并有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档案室。4、凡外单位查档者必须持有该单位的介绍信,注明查档内容和用途,履行登记手续,经有关领导同意的方可查阅。5、档案一般不许外借,确因工作需要经有关领导同意,办理借阅手续,方可借出。但必须按期归还。如超过规定时间还需借用,应办理续借手续。6、凡查、借阅者对所查借阅的档案材料,应确保安全、完整,不得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧,以保证档案的完好无损。7、利用者必须遵守保密规则,所查、借阅的档案材料,未经有关领导同意,不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料,用后一律交档案室保存。8、借阅归还档案时,档案管理人员必须当面清点。9、如遇借阅人员将档案丢失,应及时报告档案室,写出书面材料,利于采取补救措施。五、学校档案的鉴定、销毁和移交制度1、学校档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关于档案鉴定的规定,认真做好档案的鉴定工作。2、失去保存价值的档案,可提出销毁意见,并填写销毁清册,报学校领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。3、销毁时应指定二人监销,并在销毁清册上签字,方可执行销毁。4、档案专(兼)职人员因工作变动,需办移交手续时,应参考资料,少熬夜!将全部档案材料清点后,交予新的负责档案工作的专(兼)职人员。5、交接档案材料必须严格履行手续,有关人员签字,并注明交接时间,案卷数目等,以备查考。公司档案管理制度【第二篇】一、目的加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围1、公司内部经营形成的各种资料。2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。三、术语和定义1、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责1、行政部:1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理;2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;4)负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作;5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2、其他各部门相关人员:1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政部;2)向行政部移交合同或文件资料原件或复印件;3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;4)财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料;3、各部门档案主管人员1)负责部门档案的管理。4、各部门负责人1)批准对自己部门资料或合同复印件的处置;参考资料,少熬夜!2)负责对本部门档案管理的监督检查。5、各公司总监/副总1)负责对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序1、档案资料的收集1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》,每季度向行政部移交。a)归档范围及移交时间:每季度结束后次月10日前。b)档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见《公司档案管理规定》。c)档案资料的日常管理:⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存;⑵文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便检索利用;⑶文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在文件/档案柜中。d)档案借阅⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内,不能带出;确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准,且只带复印机,不带原件;⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级;⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;⑷借档人必须爱护档案,严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏行为,如发现一次罚款200-20xx不等的罚款元。情节严重者,按《档案法》和《保密法》给予行政处分,构成犯罪的,依法追究刑事责任。⑸非本公司职工或单位需查阅档案时,必须持单位介绍信或本人身份证复印件,经本公司高管领导批准后,方能在阅览室阅览,不可将档案带出档案室。e)档案销毁⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门经理和部门分管副总鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。⑵执行销毁任务时,必须由行政部人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。参考资料,少熬夜!2、档案管理细则1)档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等;⑷公司领导的批示、指示等;⑸重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;⑽本公司发布的各类广告、宣传材料;⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;⑿外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;⒀财务档案资料;⒁各种实物档案;⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。3、档案资料的归档要求⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。⑵一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥善保存,行政部以影印本归档。⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作。⑸各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档,并保持其完好无损。4、档案资料的归档时间⑴即时归档下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档:a)公司规定的密级文件;参考资料,少熬夜!b)重要文件,如政府批文、核准文件、证照等;c)合同、协议书等正本及过程资料;d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料;e)其他认为需要即时归档的资料。⑵定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件,编制档案清单交行政部;b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料,并移交公司行政部;⑶电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。b)一般电子声像档案归档应定期完成,一般每三个月一次制成光盘脱机保管。c)每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集,行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。5、档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员(兼)工作变动或离职的,要填写《档案移交清单》,由部门负责人指定的接收人核实无误后签字,行政部见证。6、档案移交公司的流程a)移交前,应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边,对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。b)采用碳素墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔填写,要求字迹工整、清楚、准确。c)结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;结论在前,依据在后。d)经办部门检查文件或档案,编制移交清单;e)行政部根据移交清单,查收案卷与文件,并与部门每月提交的档案清单核对;f)档案完整、齐全且符合公司要求,移交纸质移交清单及电子档移交清单,确认无疑后双方在移交清单上(一式两份)签字,双方各保存一份;7、档案保管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