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项目最终用户操作手册北京英斯泰克视频技术有限公司北京用友软件股份有限公司北京分公司-1-咨询中心实施部北京英斯泰克视频技术有限公司操作手册手册名称：应付业务应用操作手册适用部门：财务部门、采购部门编写人员：版本号1.0编写日期2003年5月20日对口支持业务采购部门张国祯业务问题、操作问题多媒体董欣业务问题、操作问题财务部门曾静业务问题技术财务部白晓宇软件问题、错误提示8010083-202计算机王晰网络、硬件、系统故障8010083-108目录一、部门职责：.......................................................................................................................1二、部门岗位划分：...............................................................................................................2三、系统业务处理流程：.......................................................................................................2四、部门日常业务系统处理：...............................................................................................21、日常业务类型的界定：.............................................................................................22、普通应付业务日常处理：.........................................................................................33、月末结账：.................................................................................................................9一、部门职责：采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：1、根据供应商约定的付款条件和日期，索要相关的采购发票。2、根据财务的应付账款政策和资金情况支付供应商。3、协助财务部门进行对账。财务部门工作：1、进行采购发票的审核工作。2、根据约定付款政策进行付款。3、进行其他应付往来业务处理。4、进行收款核销业务处理。5、进行其他的往来款项的转账处理。项目最终用户操作手册北京英斯泰克视频技术有限公司北京用友软件股份有限公司北京分公司-2-咨询中心实施部6、原始单据制单。二、部门岗位划分：采购助理：系统内供应商分类、供应商档案的维护管理；采购订单录入、采购到货单、采购发票的录入工作。财务应付往来会计：复核采购部门已录入的采购发票、运费发票，确保单据的正确性；根据付款条件和资金情况进行付款。进行核销供应商往来款，核对往来款项；原始单据制单。财务出纳人员：根据采购部门的请款单经相关经理审批同意后，进行实际付款，统计现金日记账等，划出后通知往来会计和供应商。三、系统业务处理流程：1、货物收到后，采购助理根据约定的付款条件和财务部门协议后，向供应商索要采购发票。2、财务往来会计根据手工实际收到得发票，对采购助理在采购管理模块中录入的采购发票进行审核，检查票据的合法性，在应付账款模块中对采购发票进行审核，并进行现付处理，挂应付账款往来或支付款项。3、采购人员进行付款申请，经手工的审批程序进行付款时，将付款申请交财务部门。4、财务出纳人员进行付款处理，往来会计作账物处理，核销供应商欠款或预付账款处理。5、往来会计进行预付冲应付、应付冲应付、红票对冲等转账业务处理。6、往来会计对当月业务进行制单传递到总账系统。7、处理其他应付账款业务。四、部门日常业务系统处理：1、日常业务类型的界定：采购业务分为：外币采购、国内采购结算方式划分：现金：按照开户银行划分结算方式：项目最终用户操作手册北京英斯泰克视频技术有限公司北京用友软件股份有限公司北京分公司-3-咨询中心实施部2、普通应付业务日常处理：初始设置：基本科目设置：【应付账款】—【设置】—【初始设置】---基本科目设置应付科目设置应交增值税科目设置采购退回科目预付科目产品科目：【应付账款】—【设置】—【初始设置】---基本科目设置日常核算处理：应付单据录入：【应付账款】—【日常业务】—【应付单据处理】---应付单据录入其他非主销售业务形成的应付账款（如对外临时借款等情况）：点击【应付单据审核】时，在单据过滤条件中点击〖确认〗按钮，即可进入单据处理主界面。在单据处理主界面，点击〖增加〗按钮，系统弹出“单据类别”选择框，用户需要输入要新增单据的单据类别。单据名称：包括在初始设置设定的单据，用下拉框进行选择。单据类型：包括发票和应付单。单击右方下拉框，选择要录入单据的类型。单据方向：包括正向和负向，根据需要用下拉框进行选择。若输入的单据为红字单据，则可选择方向为负向。选择完单据的类型、名称和方向后，点击〖确认〗按钮，屏幕即会出现该类型单据新增单据界面，可以输入有关栏目。点击〖取消〗按钮，系统会取消刚才的操作。参照栏目说明，进行单据录入。录入完成后，按〖保存〗按钮，即可保存当前新增单据。如果当前正处于增加状态，则新增加的单据的单据类型、单据名称和单据方向同上一张单据。若新增加的单据名称、类型或方向与上一张不同，则需要退出单据录入功能，返回单据处理主界面，点击〖增加〗按钮，重新选择单据类别进行单据录入。应付单审核/弃审：【应付账款】—【日常业务】—【应付单据处理】---应付单据审核/弃审项目最终用户操作手册北京英斯泰克视频技术有限公司北京用友软件股份有限公司北京分公司-4-咨询中心实施部自动批审用鼠标点击【日常处理】下的【应付单据处理】下的【应付单据审核】，系统显示一查询条件框。输入查询条件后，用户可以点击〖批审〗按钮，系统根据当前的过滤条件将符合条件的未审核单据全部进行后台的一次性审核处理。批审完成后，系统提交单据批审报告，自动批审报告显示成功的张数以及明细审核单据。用户可点击按钮，即可显示成功审核的明细单据。手工批审可在输入过滤条件后，进入单据列表界面，进行选择。在选择标志一栏里，双击鼠标或者打对勾，然后点击工具栏中的审核按钮，则表示要将该张单据审核。可以〖全选〗图标将所有的单据全部选中；点击〖全消〗图标取消所做的选择。选择单据后，单击〖审核〗图标将当前选中的单据全部审核。批审完成后，系统提交单据批审报告，显示成功的张数以及未成功单据的张数。用户可点击按钮，即可显示明细单据。批量弃审用户也可在输入弃审单据的过滤条件后，点击〖确认〗按钮。进入已审核单据列表界面，通过点击〖全选〗、〖全消〗按钮将列表中的记录全部打上选择标志或取消选择标志。在需要进行弃审的结算单打上选择标志，点击〖弃审〗按钮，对当前应付单进行批量弃审。批量弃审完成后，系统提交单据批量弃审报告，报告显示弃审成功的张数以及明细单据。用户在批审报告中，点击按钮，即可显示未成功弃审的明细单据。单张审核在审核列表界面，可双击单据记录或点击〖单据〗按钮，则进入单据卡片界面，直接单击〖审核〗按钮将当前单据审核。已收款销售发票审核的处理当审核的发票是已经做过现结处理，则系统在审核过滤时需要选择“现结”记账的同时，后台还将自动进行相应的核销处理。对于发票有剩余的部分，作应付账款处理。【提醒】弃审说明：弃审是审核的反操作，可以在已审核单据列表中，双击单据记录或点击〖单据〗按钮，则进入单据卡片界面，直接单击〖弃审〗按钮将当前单据弃审。付款单填加：付款单填加：【应付账款】—【日常业务】—【付款业务处理】应付系统的付款单用来记录企业所收到的供应商款项，款项性质包括应付款、预收款、其他费用等。其中应付款、预付款性质的付款单将与发票、应付单、付款单进行核销勾对。应付系统收款单用来记录发生采购退货时，收到得供应商退回款项。该收款单可与应付、预收性质的收款单、红字应付单、红字发票进行核销。点击〖增加〗按钮，录入付款单，录入后，点击〖审核〗按钮对其进行审核。若用户不进行批量制单，系统在此提供用户及时制单功能，即总账系统启用后，在对结算单进行了审核后，系统会询问是否要立即制单。若选择是，则立即显示当前结算单的凭证界面；如果不想立即制单，则可以在“制单处理”功能中集中处理，项目最终用户操作手册北京英斯泰克视频技术有限公司北京用友软件股份有限公司北京分公司-5-咨询中心实施部则选择否，回到当前结算单卡片界面，只是该结算单处于已经审核状态。若希望批量审核收付款单，则也可在【收款单据审核】处进行批量的手工或自动审核。此时如果希望立即指明付款业务是付的哪几笔采购业务的款项，可以对该收付款单进行核销处理。核销就是指确定收付款单与原始的采购发票、应付单之间的对应关系的操作。若在点击〖核销〗按钮之前尚未对付款单进行审核，可直接点击〖核销〗按钮，则系统在后台直接审核该付款单，并提示是否制单。在制单完成或不制单后，进入核销界面，进行核销处理。若希望批量处理核销业务，则以不在此进行核销处理，到【核销处理】节点进行统一处理。但【核销处理】节点进行的核销处理，不可以处理异币种间的核销。对于单据核销情况，可到【单据查询】中进行明细查询。在收付款单及原始的发票、应付单都已制单后，且核销双方的控制科目不同时，在选项中选择核销制单的前提下，可以在【制单处理】节点对核销处理进行制单。付款单审核：【应付账款】—【日常业务】—【付款业务处理】在单据界面进行审核/弃审单张审核：进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。用鼠标点击〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮，查找需要审核/弃审的单据；或点击〖定位〗按钮，利用定位功能查找需要审核/弃审的单据。审核当前单据：点击〖审核〗按钮，系统将当前单据审核，并将当前操作员写入表尾“审核人”，同时〖审核〗按钮变为〖弃审〗按钮。弃审当前单据：点击〖弃审〗按钮，系统将当前单据弃审，取消“审核人”，同时〖弃审〗按钮变为〖审核〗按钮。在单据列表界面选择要审核/弃审的单据：进入单据列表界面，显示过滤界面。输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按工具栏〖过滤〗按钮重新查询。将光标移到要审核/弃审的单据的任一行，或点击〖定位〗按钮，利用定位功能查找要审核/弃审的单据，双击单据行进入该单据查询状态，进行单据审核/弃审，操作说明见上。在批量处理界面进行批审/批弃：进入批量处理界面，输入过滤条件。按〖批审〗或〖批弃〗则将符合过滤条件的单据带入，如没有则系统提示“没有符合条件的单据”。点击〖选择〗，则选择当前行；再点击，则取消选择；可〖全选〗、〖全消〗。选单完毕，按〖确认〗则所选单据被审核/弃审，执行完毕系统显示“批量审核（弃审）完毕”。核销处理：单据核销的作用是解决收回客商款项核销该客商应付款的处理，建立收款与应付款的核销记录，监督应付款及时核销，加强往来款项的管理。手工核销指由用户手工确定付款单核销与它们对应的应付单的工作。通过本功能可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后手工核销，加强了往来款项核销的灵活性。点击【核销处理】-【手工核销】，进入核销过滤条件界面。选择需要进行核销处理的供应商，输入结算单、被核销单据过滤条件，点击〖确认〗按钮，进入单据核销界面，上边列表显示该供应商可以核销的结算单记录，下边列表显示该供应商符合核销条件的对应单据。项目最终用户操作手册北京英斯泰克视频技术有限公司北京用友软件股份有限公司北京分公司-6-咨询中心实施部结算单列