应收账款结算、调账对账管理规定

制度编号HBJQM0406制度等级C应收账款结算、调账对账管理规定更改码1目录1目的及适用范围2参考文件3术语4职责5管理规定6记录与存档7发放范围8附则9附件起草部门信用管理部起草部门审核张平制度管理员张娟企管部审核熊刚起草部门分管副总审核许明珍相关部门负责人会签胡熠彭春玲尹杰孙超岳会霞吴军龚翼华总经理签发：陈波发放日期：2009.2.17相关部门员工代表会签张文陈国荣袁琳杨峰蔡欢张晔第1页共8页制度等级C应收账款结算、调账对账管理规定更改码11目的和适用范围1.1为了加强公司应收账款管理，规避经营风险，确保商品、资金、发票三者完全一致，以达到规范财务核算，降低财务风险的目的，特就应收账款结算、调账及对账作此规定。1.2本办法适用于九州通医药集团股份有限公司湖北事业部应收账款的结算、调账、对账管理工作，其他分公司可参照执行。2参考文件无3术语应收账款：根据年度《购销协议》中信用政策的约定，采取赊销方式或货到付款方式开展业务往来过程中而先将商品临时赊销出库产生的欠款。包括已办电汇或承兑等在途资金、已押支票欠款、有购进未办抵款手续的欠款等。4职责4.1信用管理部4.1.1负责客户结算、调账和对账的工作4.1.2负责进行对账评比并提供评比结果和考核原始数据传考核责任人4.2财务部税票审核岗负责审核客户通过易货方式抵付的应收账款并签字或盖章4.3营销部、配送部负责往来业务的对账实施及配合信用管理部进行对账辅助考核工作第2页共8页制度等级C应收账款结算、调账对账管理规定更改码14.4企管部负责考核的兑现5管理规定5.1应收账款支付5.11具有关联关系的客户支付我公司货款时，当开具税票单位与实际付款单位不一致时必须出具《代付款协议》且协议必须加盖三方(即开具单位、实际付款单位、九州通医药集团股份有限公司)财务专用章。5.1.2客户通过背书转让支付银行承兑汇票时，其背书人必须与九州通医药集团股份有限公司开具发票单位保持一致。5.1.3客户由一家法人主体使用支票付款时，要求下账多家所属分支机构或实体时，必须填写《票据分割单》并加盖付款单位财务专用章。5.1.4客户通过易货方式抵付应收账款的，必须有公司财务部税票审核岗签字或盖章方可办理抵款手续。5.1.5客户使用银联卡刷卡方式结算后需退货的，公司承诺在15个工作日之内将结算款退还到客户原消费卡上,一律不准退付现金。5.1.6货款退付。客户要求通过转账方式退付货款的必须出具财务证明,要求退付现金的需提供相应凭单并填写《领款单》,领取现金后签字确认。5.2调账管理规定5.2.1可进行调账的情况（1）业务员/配送员现金、刷卡还款单位错误的；（2）开票员开错单位编码但单位名称是一致的；（3）结算员结算出现错误的；第3页共8页制度等级C应收账款结算、调账对账管理规定更改码1（4）业务系统自身出现故障造成的数据错误。5.2.2调账考核（1）由于业务员、配送员、开票员个人工作失误原因造成需要调整账务的，给予相应责任人10元/次的处罚，由信用管理部登记后以月度为单位转企管部在考核中兑现；（2）结算员出现错误纳入每月差错辅助考核。5.3账务核对管理规定5.3.1账务核对周期、时间及责任人（1）每月从授信单位中抽取50家重点单位对账，每季度对所有发生业务往来的客户进行一次对账，原则上以每一季度的最后一天余额为准，对账单位的资料及《企业往来对账函》(以下简称对账函)由信用管理部提供；（2）授信客户对账责任人为业务员，非授信(现款客户)客户对账责任人为配送员，无责任业务员和配送员的单位对账责任人为开票员；（3）对账函回收截止时间依地域距离远近市内为次月20日、省内为次月25日、省外为次月30日。集团信用管理总部通知或通过其他方式界定的风险客户,不论路程远近截止时间一律须为次月20日。5.3.2《对账函》填写要求（1）客户单位需填写单位全称且单位名称与印章必须相符；（2）有效印章为财务专用章或行政公章；（3）对账函中填写“截止日期、我方应收贵单位余额”必须根据时空往来账金额如实填写并须经信用管理部确认；（4）应收余额形成差异的金额必须要有差异详细原因；（5）客户财务部联系资料填写须完整；第4页共8页制度等级C应收账款结算、调账对账管理规定更改码1（6）双方对账日期须真实准确。5.3.3奖惩规定（1）每季度对账完后信用管理部负责对相关责任人进行评比，设置一等奖一名，奖金200元。二等奖两名，奖金150元,三等奖三名，奖金100元；（2）未及时收回《对账函》对责任人员进行30元/份的扣罚，在月度考核中兑现，并要求责任人继续完成；同一区域同一责任人连续2个季度被扣罚的须纳入营销部季度激励淘汰机制考核；信用管理员对《往来账对账函》存档案管理，如有遗失按20元/份进行罚款；（3）未按照规定时间完成对账任务的片区,片区经理承担连带责任按每缺少一份《对账函》扣罚15元的标准进行处罚；（4）违反本规定给公司造成损失的，公司将追究相关责任人员责任；（5）本规定中所有奖惩考核数据均由信用管理部提供给企管部,并在月度考核中兑现。6记录与存档6.1本办法产生的《票据分割单》、《应收账款调账通知单》、《代付款协议》由财务部存档,《企业往来对账函》由信用管理部存档。6.2存档期限见《档案管理办法》。7发放范围九州通医药集团股份有限公司湖北事业部副总及副总以上管理人员、各部门负责人、各分公司副总及以上管理人员。第5页共8页制度等级C应收账款结算、调账对账管理规定更改码18附则8.1本办法报湖北事业部总经理批准后实施。8.2本办法执行部门为湖北事业部信用管理部、营销部、配送部。8.3本办法解释权属湖北事业部信用管理部。8.4本办法属C级文件。9附件9.1《票据分割单》附件19.2《应收账款调账通知单》附件29.3《代付款协议》附件39.4《企业往来对账函》附件4第6页共8页制度等级C应收账款结算、调账对账管理规定更改码1附件1票据分割单日期分割单位及金额备注票据单位票据类别票据号码票据总额分割单位名称金额业务员付款单位附件2应收账款调账通知单调账金额单位编码单位名称借方贷方调账原因信用管理部：责任人：日期：第7页共8页制度等级C应收账款结算、调账对账管理规定更改码1附件3代付款协议甲方：（开票方）乙方：（付款方）丙方：（供货方）甲方现委托乙方代为支付甲方所欠丙方货款***元整（¥00.00），乙方以银行承兑汇票方式直接支付给丙方，丙方收到款后对甲方开具收款收据，并扣减甲方应收款。本协议一式三份，甲、乙、丙三方各持一份，签字盖章后生效。甲方：乙方：丙方：经手人：经手人：经手人：日期：日期：日期：第8页共8页制度等级C应收账款结算、调账对账管理规定更改码1附件4企业往来对账函发函编号:致：感谢贵公司一如既往地支持、信任与厚爱！为建立贵公司与我方更加诚信的业务伙伴关系，加强双方应收及应付账款的管理，为双方进一步密切友好合作奠定基础，我方财务将不定期与贵公司核对应收账款，诚望贵公司予以支持和配合，祝愿我们双方在友好合作之路上得到更大发展！下列数据出自我公司应收账款账簿记录，（不含医疗器械余额）如与贵公司相符，请在本函下端“数额证明无误”处签财务章证明；如有不符，请在“数额不符及需加说明事项”处详为指正。回函请寄至：武汉市汉阳区龙阳大道特8号九州通医药集团股份有限公司湖北事业部信用管理部收，或交给当地业务员。邮编：430051，联系电话（代传真）：027-84672986，联系人：魏会计截止日期我方应收贵单位余额截止日期贵单位应付我方余额差额若款项在上述日期之后已经付清，仍请及时函复为盼。九州通医药集团股份有限公司年月日数额证明无误签章：年月日烦请务必填写贵公司如下资料数额不符及需加说明事项：贵公司地址:邮编:财务部联系电话:签章：年月日联系人: