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应付帐款模块基础知识培训标准的应付帐款流程是通过A/P、MM模块，把供应商主数据作为明细科目进行未清项管理的核算流程。其按付款的性质分为应付货款、预付货款；按付款的对象分为集团内应付款和集团外应付款；按付款的内容分为应付货款、应付关税款、应付海关代征增值税款等。采购人员报销货款等发票时记入该帐户的贷方，付款时记入该帐户的借方，并对该科目进行清帐（核销）处理。在发票报销的同时系统将完成进项税的核算。一、基本概念（一）有关组织结构的概念1、采购组织：*对多个或单个工厂采购的基本组织单位。*为工厂采购物料或服务时，同供应商进行谈判的组织单元，并负责整个采购业务。*一个采购组织可以给分配给一个或多个公司代码，可以为一个或多个工厂提供采购服务。*所有采购订单的下达和执行都要指定采购组织。*现有系统将采购组织设在子公司一级，现有LTL、LNL、LAS、样板采购组织、职能部门五个采购组织.2、采购组：*负责特定采购活动的个人或一组人，是执行采购的最小单位。*是各种采购情况的统计、分析的基本单位。*目前采购组基本按各事业部的业务分类设置,将一个事业部对应一个或多个采购组。*例如神州数码公司软件部设有:LTL-微软-软件、LTL-IBM-软件、LTL-CA-软件、LTL-ORACAL-软件。3、工厂：*在公司代码层次下，能够生产产品、提供服务或分销货物的组织单元。*物料需求计划在工厂层次进行。*是物料评估的基本层次，相同物料在不同工厂价格不同。*是成本核算的最低层次。*可以有价（数量、金额）管理或无价（数量）管理，一个工厂不能同时进行有价和无价管理。*现有系统中工厂对应我公司的事业部层次，一个工厂对应一个事业部.**现有系统为每个子公司设置了一个零价工厂，事业部根据实际情况在零价工厂设置库存地。目前我公司的维修备件和研发材料需要进入零价工厂。4、库存地：*在工厂层次下区分不同物料存储的组织单位。*从物理/逻辑上，把不同状态的物料分开。*各种出库、入库操作都基于库存地点。*现有系统物理库存地基本根据实际库存地设置，逻辑库存地设有商品库、材料库、成品库、索赔库等。例如：蓝靛厂商品库、济南待修库。5、公司代码、采购组织、工厂、采购组的关系。库存采购集团集团公司代码1公司代码2采购组织1采购组织2工厂1工厂2采购组1采购组2库存地1库存地2（二）有关主数据的概念:1、供应商主数据：*包括一般数据、公司代码数据和采购组织数据。*一般数据包括名称、地址、国家、增值税号、银行、联系人等，在集团层。*公司代码（财务）数据包括统驭科目、付款条件等，在平台层。*采购组织数据包括订单货币、付款条件、贸易条件、合作伙伴（供货方、开发票方、订购方等），在子公司层。2、物料主数据：*包含了物料在业务中需要的所有数据。*是采购、销售、生产、存储、财务数据的起始点，也是它们的核心。也就是说，物料主数据将会影响系统中与物料相关的操作。*它包括：基本视图、分类视图、采购视图、销售视图、MRP生产视图、存储视图、财务视图。（三）、有关采购定单的概念。1.采购订单类型：*不同性质的采购业务通过不同的订单类型来完成。*系统中的订单类型包括NB-标准、NA-普通、RT-索赔、UB-转储、NC-零价。索赔：是采购购订单的一种类型。*物料收货后经过使用，因质量等其他问题需要退回供应商，供应商再提供质量好的物料。因为所退货物不能对应原采购订单，需要重新建立采购订单属于索赔业务。*索赔业务一般不产生应付帐款，在有些情况下会产生应付索赔差价款。*索赔时会发生不能返物而返款的情况，在这种情况下通过销售模块进行收款，物料将进行模拟收货和发货处理。2.项目类别：*指采购物料的来源。*系统按来源将采购订单分为标准、L-外协、K-寄存等。寄存：*在创建采购订单时，项目类别选择‘K-寄存’。*采购人员与供应商谈好价格（采购信息记录），按照该价格将供应商的物料存放在我公司（不是我公司的资产）。我公司因业务需要，将寄存物料消耗或转为自有资产。我公司定期将已耗用或已转为自有资产的某供应商寄存物料结算清单打印出来并送交供应商，之后收到供应商依据结算清单开具的发票进行发票校验和付款清帐。*寄存采购订单的收货不产生会计凭证。针对寄存采购订单收货时将物料收到不属于我公司资产的特殊库存状态。*只有当寄存物料转为自有资产或耗用时才产生相应的会计凭证。*寄存结算时如果遇到实际发票与结算价格有差异，则需要先按结算价格做发票校验再冲销，然后在A/P模块手工录入结算凭证。3.科目设定类型：*指采购的目的。*系统按目的分为1-备件采购、2-研发采购、3-办公用品采购、A-固定资产采购、Z-销售订单采购。*根据核算的需要，不同的目的将记入不同的会计科目。（四）、其他相关概念。1.基于收货的发票校验：收货后才可以做发票报销。2.预付定金请求：*用于做限额借款凭证。*是一种注释性的项目。*虽然在系统中是一种凭证，但实际上是一张未记帐的单行项凭证。3.统驭科目：*是一个带有明细帐的总帐科目，所有的数据在录入明细帐时同时更新统域科目的余额。*现有系统中设置了以下应付帐款的统驭科目：1150100预付帐款-集团外1150200预付帐款-集团内1151100预付帐款-购置固定资产2030100应付帐款-集团外2030200应付帐款-集团内2020100应付票据2060000集团内应付款9930200预付定金请求4.特别总帐标志：*为了实现对一个供应商同时进行应付帐款、预付帐款、集团内应付款、预付定金请求的核算，将应付帐款作为该供应商的基本统驭科目，其他统驭科目通过不同的特别总帐标志区分出来。*例如：现有系统中将203开头的科目设为基本统驭科目，特别总帐标志‘A’的统驭科目为‘1150100’或‘1150200’；特别总帐标志‘B’的统驭科目为‘1151100’；特别总帐标志‘R’的统驭科目为‘2060000’；另外，为了实现付款和采购订单关联的功能，将特别总帐标志‘D’的统驭科目仍设为‘203’开头的科目。5.帐户组：*标明供应商的分类，不同的帐户组的供应商有不同的字段选择及编号范围。*现有系统将供应商分为10-集团内供应商；20-集团外国内供应商；30-集团外国外供应商；40-临时供应商。6.容差组：*规定了付款金额与报销金额在清帐时的差额范围。*清帐时付款与报销的差额在此范围之内，差额记入‘营业外收支-超收欠付’。*应付帐款的容差组为103，容差为10元或欠款的1%，两者取小。7.排序码：*在会计凭证的供应商行项目中，系统对‘定位’字段的缺省值。*决定供应商行项目的排列顺序。*如果该供应商主要发生与采购订单有关的业务，一般选择014-采购订单号+行项目号，其它情况选择001-记帐日期+凭证号。8.物料评估类：*决定了物料的库存会计科目。*现有系统中的评估类有：1221-主要材料1222-辅助材料1340-商品1341-维修备件1361-自制产品1362-自制软件。二、业务情景介绍：1、标准：创建供应商主数据》创建物料主数据》创建采购订单-》批准-》收货-》收发票-》付款-》清帐2、寄存：创建供应商主数据》创建信息记录》采购订单并批准》收货》将寄存物料转为自有或消耗》寄存结算》显示行项目》显示余额》付款并清帐》显示行项目》显示余额3、索赔：A。索赔无差价：①发出的物料能够全部返回。创建采购订单时，发货单价=物料标准价格，收货单价=发货物料标准价，应付帐款岗对索赔采购订单进行零值清帐处理。②向供应商发出物料后，供应商全部不能返回物料。创建采购订单时，发货单价=物料标准价格，收货单价=发货物料标准价。采购人员将物料发出，当得知供应商不能返回物料时，在系统中针对索赔采购订单模拟收货同时创建销售订单并模拟发货，对销售订单收款，应付帐款岗对索赔采购订单进行零值清帐处理。③向供应商发出物料后，供应商只能返回部分物料。创建采购订单时，发货单价=物料标准价格，收货单价=发货物料标准价。采购人员将物料发出，当得知供应商只能返回部分物料时，先将返回部分做收货处理，再对不能返回的物料在系统中针对索赔采购订单模拟收货,同时创建销售订单并模拟发货，对销售订单收款，应付帐款岗对索赔采购订单进行零值清帐处理。B．索赔有差价：①发出的物料能够全部返回。创建采购订单时，发货单价=物料标准价格，收货单价=发货物料标准价+差价。采购人员将物料发出，应付帐款岗对索赔采购订单进行发票、付款处理。②向供应商发出物料后，供应商全部不能返回物料。创建采购订单时，发货单价=物料标准价格，收货单价=发货物料标准价+差价。采购人员将物料发出，当得知供应商不能返回物料时，在系统中将索赔采购订单的收货行项目单价改为发货物料标准价，模拟收货同时创建销售订单并模拟发货，对销售订单收款，应付帐款岗对索赔采购订单进行发票、付款处理。③向供应商发出物料后，供应商只能返回部分物料。创建采购订单时，发货单价=物料标准价格，收货单价=发货物料标准价+差价。采购人员将物料发出，当得知供应商只能返回部分物料时，在系统中将索赔采购订单的收货行项目拆成实际返回和不能返回两个行项目，实际返回的行项目单价=发货物料标准价维护，不能返回的行项目单价=（供应商索要的差价-其他行项目的合计金额）/数量。将返回部分做收货处理，再对不能返回的物料在系统中针对索赔采购订单模拟收货,同时创建销售订单并模拟发货，对销售订单收款，应付帐款岗对索赔采购订单进行发票、付款处理。C、索赔物料发出后不能返回物料，给出返款额度，体现在下次采购中。创建采购订单时，发货单价=物料标准价格，收货单价=发货物料标准价。采购人员将物料发出，当得知供应商不能返回物料时，在系统中删除收货行项目，当发生下一笔采购时，将采购的物料维护进索赔采购订单，应付帐款岗根据差价进行发票、付款处理。D、零价值工厂的索赔建议物料的出入通过借用归还流程，如果发生补款差价直接通过A/P模块核算。收到发票时，借记：研发材料或维修备件消耗，贷记：XX供应商；付款时，借记：XX供应商，贷记：银行存款或现金。三、业务流程图：（见后）四、AP业务流程简介：1、原始单据审核批对接收的原始单据（货款类借款单和相应的报销单）进行审核。检查采购报销单、采购借款单、用款申请表上的内容，确保金额、业务范围编号、供应商等信息一致；查询采购订单历史信息，确保该笔借款和报销符合公司财务制度；检查单据的批准人是否有足够的授权；原始单据后所附的发票是否真实有效；要求填列的选项填列是否完整；书写是否规范等。审核人员根据制度和规定对单据的合理性、正确性做判断。对审核不能通过的单据，交经办人重新办理相关手续。2.结算根据已通过审核的借款单，付给借款单上填列的款项，如果是限额支票，应填列对应的限额，付给支票时应在用途栏列示借款用途。付款后需登记详细的记录如借款人、借款日期、部门、支票号等，方便报销时查找此借款单。若为现金借款，出纳人员需先判断借款单与报销单是否匹配。在匹配的前提下，如借款金额与报销金额相符，在报销单上加盖“转帐付讫”章；若借款金额小于报销金额且补给现金，填写“尾款支出凭单”，加盖“现金付讫”章；若借款金额大于报销金额应收回现金，填写“收据”加盖“现金收讫”章。并将结算后的单据交由会计人员入帐。3.预制限额借款如果采购人员的借款是限额借款，会计人员根据采购借款单的信息，在系统中录入限额借款凭证并将系统产生的凭证号记录在借款单上。借：9930200XX供应商凭证类型：KA-预付定金请求（有采购订单）或借：2030100XX供应商贷：102银行存款（无采购订单）凭证类型：KZ-采购付款。4.发票校验收到供应商的采购发票，将发票内容与收货、采购订单情况进行比较，正确无误后记入应付帐款并将系统产生的凭证号记录在报销单上。借：9920000收货/收发票借：2210100应交增值税-进项税贷：2030100XX供应商（有采购订单）或借：4040101费用（办公用品及消耗）借：2210100应交增值税-进项税贷：2030100XX供应商（无采购订单）凭证类型：KR-采购发票或KG-采购冲红发票。5、付采购订单应付款如