第9章应收款管理

会计电算化第9章应收款管理9.1应收款管理系统概述9.1.1在应收款管理系统核算客户往来款1.应收系统与其他系统的连接系统主要与总账系统、销售系统、应付系统、UFO报表、财务分析系统、网上银行等系统有接口。各系统的相互接口可以用如图9-1所示。会计电算化销售管理应收款管理总账系统应付款管理网上银行UFO报表财务分析图9-1应收与其他系统的联系会计电算化说明：1)系统接收销售系统提供的发票、销售调拨单以及代垫费用单，并由此生成凭证，并对发票进行收款结算处理。2)系统向总账系统传递凭证，并能够查询其所生成的凭证。3)系统和应付系统之间可以进行转账处理。4)系统向财务分析系统提供各种分析的数据。5)系统向财务分析系统提供各种分析数据。6)系统向UFO报表提供应用函数。7)系统可以与网上银行进行付款单的导入和导出。会计电算化9.1.2在总账系统核算客户往来款项销售系统应收账款系统总账系统发票凭证关系如图9-2所示1.与其他系统的连接说明：1)客户往来业务在总账系统生成凭证后，可以在应收账款系统中进行查询。2)如果同时使用了销售系统，为了便于对销售业务快速生成凭证，还可以在系统对销售发票执行制单功能。销售系统应收账款系统总账系统发票凭证凭证图9-2应收账款系统与其他系统的联系会计电算化9.2应收账款系统的准备9.2.1期初数据的准备9.2.2单据设计9.2.3基础信息会计电算化9.3系统初始化9.3.1设置初始选项9.3.2初始设置1.凭证科目设置由于系统业务类型较固定，生成的凭证类型也较固定，因此为了简化凭证生成操作，可以将各业务类型凭证中的常用科目预先设置好。2.坏账准备设置坏账准备设置是指定义本系统内计提坏账准备比率和设置坏账准备期初余额。企业应于期末针对不包含应收票据的应收款项计提坏账准备，其基本方法是销售收入百分比法、应收余额百分比法、账龄分析法等。会计电算化3.账龄区间设置序号、总天数、起始天数～截止天数。4.报警级别设置可以通过对报警级别的设置，将客户按照客户欠款余额与其授信额度的比例分为不同的类型，以便于掌握各个客户的信用情况。5.单据类型设置单据类型设置指将自己的往来业务与单据类型建立对应关系，达到快速处理业务以及进行分类汇总、查询、分析的效果。系统提供了发票和应收单两大类型的单据。会计电算化9.3.3分类体系和编码档案应收款管理系统中的分类体系主要是指地区分类、存货分类和客户分类。编码档案包括外币设置、会计科目、部门档案和存货档案等内容。9.3.4单据设计在用友ERP-U8系统中，为描述和处理各种现实业务而设置的数据实体和操作对象，如订单，收付款单，出入库单等，称之为单据。不同的单位在不同的业务模块中需要使用各种不同的单据，即使在同一单位、同一种单据类型中，也会因为使用的仓库、部门或者用途不一样，需要不同的单据格式，所以系统提供对应同一种单据类型可以设置多个单据模版的功能，即为不同的单据设计不同的表现形式的功能，称之为单据设计。会计电算化9.3.5单据编号设置业务模块中使用的各种单据对于不同的用途需要不同的编码方案，所以通过系统自动形成流水号的方式已经远远不能满足需要。为了解决这个问题，系统提供了自己设置各种单据类型的编码生成原则的功能。单据编号设置有编号设置、对照表、查看流水号三个功能。9.3.6自定义项在系统中，为各类原始单据和常用基础信息设置了自定义项和自由项，这样可以方便地设置一些特殊信息。会计电算化9.3.7期初余额当初次使用本系统时，通过期初余额功能，可以将正式启用账套前的所有应收业务数据录入到系统中，作为期初建账的数据，系统即可对其进行管理，这样既保证了数据的连续性；又保证了数据的完整性。发票和应收单的方向包括正向和负向，类型包括系统预置的各类型以及用户定义的类型。如果是预收款和应收票据，则不用选择方向，系统均默认为正向。若当月已结账，则不允许再进行增加、修改、删除期初数据。会计电算化9.4日常处理日常处理主要完成日常应收和收款业务的录入、核销，应收并账，汇兑损益以及坏账的处理，及时记录应收、收款业务的发生，为查询和分析往来业务提供完整、正确的资料。同时加强对往来款项的监督管理，提高工作效率。日常处理主要包括应收单据处理、收款单据处理、核销处理、票据管理、转账、坏账处理，制单处理等操作。会计电算化9.4.1应收单据处理应收单据处理指进行单据录入和单据管理的工作。通过单据录入、管理可记录各种应收业务的内容，查阅各种应收业务单据，完成应收业务的日常管理工作。一般操作流程是：录入单据→审核单据→单据制单→单据查询。会计电算化1.应收单据录入销售发票与应收单是应收款管理日常核算的原始单据。销售发票是指销售业务中的各类普通发票和专用发票。应收单是指销售业务之外的应收单据（如代垫运费等）。如果同时使用应收款管理系统和销售管理系统，则销售发票和代垫费用产生的应收单据由销售系统录入，自动传递到本系统，在本系统中可以对这些单据进行审核、弃审查询、核销、制单等操作，此时，在应收款管理系统需要录入的单据仅限于应收单。如果没有使用销售管理系统，则各类发票和应收单均应在本系统录入。2.应收单据审核应收单据审核主要供批量审核，系统提供手工审核、自动批审核两种方式。应收单据审核窗口中显示的单据包括全部已审核、未审核的应收单据，也包括从销售管理系统传入的单据。进行过后续处理如核销、制单、转账等处理的单据在应收单据审核中不能显示。会计电算化9.4.2收款单据处理收款单据处理主要是对结算单据(收款单、付款单即红字收款单)进行管理，包括收款单、付款单的录入、审核以及单张结算单的核销。其中收款单用来记录企业所收到的客户款项，款项性质包括应收款、预收款、其他费用等，应收款、预收款性质的收款单将与发票、应收单、付款单进行核销勾对。付款单用来记录发生销售退货时，企业开具的退付给客户的款项，该付款单可与应收、预收性质的收款单、红字应收单、红字发票进行核销。会计电算化9.4.3核销处理核销处理指日常进行的收款核销应收款的工作。单据核销的作用是解决收回客商款项核销该客商应收款的处理；建立收款与应收款的核销记录，监督应收款及时核销，加强往来款项的管理。1.核销规则对应收单据和收款单据进行核销时，分为以下几种情况。每种情况又都分为同币种核销和异币种核销。收款单与原有单据完全核销：如果收款单的数额等于收款单据的数额，则收款单与原有单据完全核销。会计电算化在核销时使用预收款：如果客户事先预付了一部分款，在业务完成后又付清了剩余的款项，并且要求这两笔款项同时结算，则在核销时需要使用预收款。如果预收款的币种与需要核销的应收单的币种不一致，则需要将预收款的金额折算成中间币种后进行核销。单据仅得到部分核销：如果收到款项小于原有单据的数额，那么单据仅能得到部分核销，未核销的余款留待下次核销。预收款余款退回：如果预收往来单位款项大于实际结算的货款，可以将余款退付给往来单位。处理方法为：按余款数额输入付款单，与原收款单核销。2.手工核销手工核销指手工确定收款（付款）单与它们对应的应收单的核销工作。通过本功能可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后手工核销，加强往来款项核销的灵活性。3.自动核销自动核销指确定收款（付款）单与它们对应的应收(应付)单，然后系统自动进行核销，加强往来款项核销的效率性。会计电算化9.4.4付款单导出主要完成付款单与网上银行的相互导入导出处理。9.4.5票据管理主要对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行管理，包括：记录票据详细信息；记录票据处理情况；查询应收票据（包括即将到期且未结算完的票据）。收到银行承兑汇票或商业承兑汇票时，将该汇票录入应收款管理系统的票据管理中，系统保存当前票据，并生成一张收款单，可以在“收款单据录入”中进行查询，并可以与应收单据进行核销勾对，冲减客户应收账款。而在票据管理中，可以对该票据进行计息、贴现、转出、结算、背书等处理。会计电算化2.票据贴现票据贴现指持票人因急需资金，将未到期的承兑汇票背书后转让给银行，贴给银行一定利息后收取剩余票款的业务活动。注意：票据贴现后，将不能再对其进行其他处理。3.票据背书票据背书时，可以选择冲销应付账款，也可以选择其他。系统缺省为冲销应付账款。4.票据的计息、结算和转出计息是指带息票据到期时，承兑人按票据面额及应计利息之和向收款人付款。票据结算即票据兑现。转出指由于某种原因导致票据迟迟没有结算，需要重新恢复应收账款的情况。在票据管理主界面下，选中需要计息、结算和转出的票据，然后单击工具条上的相应按钮即可完成操作。会计电算化9.4.6转账处理转账处理包括以下4种情况。1.应收冲应收应收冲应收指将一家客户的应收款转到另一家客户中。通过应收冲应收功能将应收账款在客商之间进行转入、转出，实现应收业务的调整，解决应收款业务在不同客商间入错户或合并户问题。2.预收冲应收预收冲应收用于处理客户的预收款(红字预收款)与该客户应收欠款(红字应收款)之间的核算业务。会计电算化3.应收冲应付应收冲应付指用某客户的应收账款，冲抵某供应商的应付款项。系统通过应收冲应付功能将应收款业务在客户和供应商之间进行转账，实现应收业务的调整，解决应收债权与应付债务的冲抵。4.红票对冲红票对冲可实现将客户的红字应收单据与其蓝字应收单据、收款单与付款单中间进行冲抵的操作。系统提供两种处理方式：自动对冲和手工对冲。自动对冲：可同时对多个客户依据规则进行红票对冲，提高红票对冲的效率。自动红票对冲提供进度条，并提交自动红冲报告，可随时了解自动对冲的完成情况及失败原因。手工对冲：对一个客户进行红票对冲，可自行选择红票对冲的单据，提高红票对冲的灵活性。手工红票对冲时采用红蓝上下两个列表形式提供，红票记录全部采用红色显示，蓝票记录全部用黑色显示。会计电算化9.4.7坏账处理坏账处理指系统提供的计提应收坏账准备处理、坏账发生后的处理、坏账收回后的处理等功能。坏账处理的作用是系统自动计提应收款的坏账准备，当坏账发生时即可进行坏账核销，当被核销坏账又收回时，即可进行相应处理。系统提供的计提坏账的方法主要有销售收入百分比法、应收账款百分比法和账龄分析法。在进行坏账处理之前，首先在系统选项中选择坏账处理的方法，然后在初始设置中设置有关参数。会计电算化1.计提坏账准备注意：初次计提时，如果没有进行预先设置，首先应在初始设置中进行设置。设置的内容包括提取比率、坏账准备期处余额。销售总额默认值为本会计年度发票总额，可以根据实际情况进行修改。计提比率不能修改，只能在初始设置中改变计提比率。2.坏账发生坏账发生指确定某些应收款为坏账的工作。通过本功能可选定发生坏账的应收业务单据，确定一定期间内应收款发生的坏账，便于及时用坏账准备进行冲销，避免应收款长期呆滞的现象。会计电算化3.坏账收回坏账收回指系统提供的对应收款已确定为坏账后又被收回的业务处理功能。通过本功能可以对一定期间发生的应收坏账收回业务进行处理，反映应收账款的真实情况，便于对应收款的管理。注意：在录入一笔坏账收回的款项时，应该注意不要把该客户的其他的收款业务与该笔坏账收回业务录入到同一张收款单中。例如，X月X日XX客户付给了一笔货款，同时还付了一笔以前的坏账款项，这时，应录入两张收款单，分别记录收到的货款和收到的坏账款项。坏账收回制单不受系统选项中“方向相反分录是否合并”选项控制。4.坏账查询坏账查询指系统提供的对系统内进行坏账处理过程和处理结果的查询功能。通过坏账查询功能查询一定期间内发生的应收坏账业务处理情况及处理结果，加强对坏账的监督。会计电算化9.4.8汇兑损益可以计算外币单据的汇兑损益并对其进行相应的处理。首先在系统选项中选择汇兑损益的处理方法。系统提供两种汇兑损益的处理方法，可以根据自己的需要做出选择。1.月末计算汇兑损益月末，对外汇核算，需进行汇兑损益的处理。2.单据结清时计算汇兑损益有的单位采用单据结清时计算处理汇兑损益。会计电算化9.4.9制单处理制单即生成凭证，并将凭证传递至总账模块。系统在各个业务处理的过程中都提供了实时制单的功能；除此之外，系统提供了一个统一制单的平台，可