第七章 采购管理与应付账款子系统

第七章采购及应付款核算与管理子系统第一节采购与应付款子系统概述•采购与付款子系统构成方式1.两个独立子系统；合成为一个子系统；2.一体化系统中的两个子系统；3.ERP环境下的方式。改革传统物料采购•西方制造业：70-80年代•物料需求计划MRP—P28•按物料需求确定，而非按存货采购计划从ERP的发展的四个阶段看采购与应付款管理的改进1.MRP阶段--物料需求计划•何时采购、采购什么、采购多少2.闭环MRP阶段•解决对MRP不能对采购计划执行和生产计划执行进行跟踪的问题。3.MRPⅡ--制造资源计划•MRPⅡ：解决闭环MRP没有将财务与业务同步的问题。•实现了采购与应付款管理的一体化管理。•实现采购与应付款业务信息向会计系统自动转换、实时传递。4.ERP阶段MRPⅡERPMRPⅡ基于供应链的ERP企业内部ERP采购的物料逐渐趋于零库存ERP中采购与应付集成与协同库存管理销售管理存货核算应收系统采购管理应付系统采购申请总账系统发票凭证凭证客户订单财务子系统业务子系统入库单生产制造一、采购与应付款系统的主要目标•及时完成订货管理。•采购日常业务处理。•应付账款的核算与管理：•及时还款，降低信用成本。•供应商管理。•完成采购分析、采购统计。•建立各子系统之间的数据传递通道。二、采购与应付款子系统的特点•与其他子系统联系广泛•数据存储量大•数据变化频繁•管理要求高三、采购与应付款子系统的数据处理流程ERP的扁平化管理与传统采购的区别•ERP：物料需求MRP与MRPⅡ•传统采购：计划、审批、监督EDI--电子数据交换•是一种在企业（公司）之间传输订单、发票等作业文件的电子化手段。•EDI通过网络将海关、公司、税务、银行等各个行业的信息,用一种国际公认的标准格式，实现数据交换与处理，并完成以贸易为中心的全部过程。•电子数据交换(EDI)在世界各地的发展与应用普遍成熟。(一)手工采购与应付系统业务流程p219图7-1•方法：主要依靠单据传递与审核(二)计算机采购与应付子系统处理流程•P220图7-2、7-3•请购•到货计算机采购与应付子系统处理流程•处理请购单。•编制采购订单。•入库处理。•发票处理。•采购结算。•付款处理。•账表输出。(三)计算机与手工条件下采购与应付子系统的区别1．计算机条件下实现数据的高度共享和及时传递2．计算机条件下保证数据一致性和工作高效性。3．计算机条件下加强了统计分析能力。采购统计表、入库统计表、暂估统计表、在途统计表、采购资金分析表、采购货龄分析表、应付账款账龄分析表等等。(三)计算机与手工条件下采购与应付子系统的区别4．计算机条件下使得无纸采购、付款业务成为可能。随着INTERNET和EDI的广泛使用，无纸采购系统成为可能；无纸付款系统成为可能。四、采购及应付账款子系统的任务1．对采购订单进行财务审核2．处理采购发票，完成采购成本的核算3．产生付款结算凭单，完成付款业务4．对在途材料进行分析，对那些已付款而久未到货的供应商发出催货函进行查询5．对应付账款账龄进行分析6．对订单执行情况进行分析会计准则--在途物资核算•1401“材料采购”科目：采用计划成本的企业采用。(会计制度--物资采购）•1402“在途物资”科目：采用实际成本的企业采用。•未入库：借记“在途物资”，贷记“应付账款”、“银行存款”科目•验收入库：借记“原材料”，贷记“在途物资”第二节采购与应付账款子系统功能结构p223图7-3采购与应付采购初始设置采购申请管理采购结算应付款管理采购订单管理采购收货入库账表输出采购退货处理第三节采购与应付账款子系统数据结构设计一、采购与应付账款子系统数据编码•材料的代码设计通常采用群码方案×××××××××大类中类小类规格•供应商代码设计通常也是采用群码方式。××××××××××××大区号省号市县号供应商序号二、采购与应付账款子系统数据库文件设计本系统中主要的数据文件有：请购单文件、供应商档案文件、材料市价文件、采购订单文件、发票文件、付款结算凭单文件、采购执行文件。供应商档案录入界面第四节采购与应付账款子系统初始设置-p230图7-4~8•一、供应商档案设置•二、采购类型设置•三、结算方式设置•四、付款条件设置•五、期初余额设置第五节采购与入库管理一、采购价格管理提供采购价格管理屏幕增加供应商采购价格信息•手工输入•网上获取二、处理请购单处理请购单模块的功能包括：•录入请购单•自动获取请购单•审核请购单三、选择供应商•在没有评价体系之前，供应商的选择常常受到人的主观意识影响，选择供应商通常要求具有较高的专业知识和实践经验。•当然，选择供应商，并不能以价格作为唯一的选择依据，因此，很多企业采用了先进的供应商模型，通过系统的自动排名，为企业提供合理的供应商选择依据。选择供应商的基本原理•自动生成供应商排名•供应商评价指标体系设置四、采购订单管理五、采购入库处理(一)采购入库的类型•采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。•按进出仓库方向划分为，入库单、退货单；(二)采购入库单录入方式直接录入或根据订单生成第六节采购发票、采购结算与应付款处理•一、采购发票编制•录入电子发票并存储到数据库中二、采购结算•采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。•计算机方式采购结算•电子结算+发票送达三、应付款处理(一)准备付款通知书(二)付款1．自动付款。有些先进的应付处理模块根据付款准备通知书文件，通过网银转账，并生成付款凭证。2．一般付款。出纳接到准备付款通知书，手工签发支票，编制付款凭证。四、采购、付款业务和财务的一体化策略1.定义凭证模板2.自动转账第七节账表输出和统计分析•采购明细表—联查•结算明细表•应付账款统计分析•采购账簿（全部采购业务）本章实践与思考•做采购实验•账套备份后不能引入问题解决•用光盘的800账套采购与应付业务•掌握流程•熟练业务小型ERP结构举例库存管理销售管理决策支持财务分析报表存货核算资金管理固定资产工资管理成本管理应收系统采购管理应付系统采购申请总账系统发票凭证发票凭证客户订单出库单折旧费财务子系统购销存子系统决策支持子系统入库单生产制造会计信息系统公共邮箱•[e-mail]•密码：jnsjkjxt