第十章采购与付款循环

第十章采购与付款业务循环审计•1.采购与付款循环概述•2.采购与付款循环内控的了解与测试•3.应付账款审计•4.固定资产审计•5.相关项目审计一、采购与付款循环概述（一）采购与付款循环概念指企业从外部采购商品、获得劳务或其他资产等支付款项的过程。（二）采购与付款循环所涉及的财务报表的内容：•利润表项目管理费用•资产负债表项目预付账款、固定资产、在建工程、工程物资、固定资产清理、无形资产、研发支出、应付账款、应付票据等（二）采购与付款循环的特性：1采购与付款循环涉及的主要业务活动2采购与付款循环涉及的凭证和会计记录1、采购与付款循环涉及的主要业务活动（1）请购商品和劳务部门：仓库、其他需求单位凭证：请购单：有权编制请购单的不止一个单位，所以不便连续编号控制措施：请购与审批岗位分离，根据请购单进行授权审批，每张请购单必须经过负责预算的主管人员签字批准请购单是证明有关采购交易的“发生”认定的凭据之一，也是采购交易轨迹的起点（2）编制订购单部门：采购部门凭证：订购单:采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。询价后或竞价（大宗商品必须货比3家）后确定最佳供应商。控制措施：订购单的填写和传递预先予以编号并经过被授权的采购人员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。询价与确定供应商职能要分离;应独立检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品并正确入账。（3）验收商品部门：验收部门凭证：验收单控制措施:(1)比较所收商品与订购单上的要求是否相符，然后再盘点商品并检查商品有无损坏(2)验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。(3)让仓库部门签字确认收货（收条）（4）储存已验收的商品存货部门：仓库凭证：入库单控制措施：储存岗位与验收岗位分离，限制无关人员接近储存的商品存货(5)编制付款凭单(记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单)部门：应付凭单部门（一般是负责采购的部门编制）凭证：付款凭单(也叫付款通知书、付款单)控制措施：（见后）控制措施：1．确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。２．确定供应商发票计算的正确性。3．编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。这些支持性凭证的种类，因交易对象的不同而不同。4．独立检查付款凭单计算的正确性。5．在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。6．由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款(6)确认与记录负债部门：会计部门凭证：应付凭单登记簿或应付账款明细账控制措施:(1)、应付账款确认与记录相关部门一般有责任核查购置的财产并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录。(2)、记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产(7)、付款部门：会计部门(有些单位设置专门的付款部。）凭证：支票等控制措施：(1)、独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。（2）、应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。（3）、被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的付款凭单，并确定支票受款人姓名和金额与凭单内容的一致。（4）、支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销：以免重复付款。（5）、支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票（6）、支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。（7）、应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。(8)记录款项支出在手工系统下；会计部门应根据已签发的支票编制付款记账凭证，并据以登记银行存款日记账及其他相关账簿。部门：会计凭证：付款记账凭证，各种账簿。控制措施：（1）、会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的致性。（2）、通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性。（3）、独立编制银行存款余额调节表。2、涉及的主要凭证和会计记录处理采购与付款业务通常需要使用很多凭证和会计记录。典型的采购与付款循环所涉及的主要凭证和会计记录有以下几种：(1)请购单请购单是由产品制造、资产使用等部门的有关人员填写，送交采购部门，申请购买商品，劳务或其他资产的书面凭证。（2）订购单订购单是由采购部门填写，向另一企业购买订购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。（3）验收单验收单是收到商品、资产时所编制的凭证，列示从供应商处收到的商品、资产的种类和数量等内容。(4)卖方发票卖方发票是供应商开具的，交给买方以载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。(5)付款凭单付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的，载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是采购方企业内部记录和支付负债的授权证明文件。(6)转账凭证转账凭证是指记录转账交易的记账凭证；它是根据有关转账业务（即不涉及库存现金、银行存款收付的各项业务）的原始凭证编制的。(7)付款凭证付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证，是指用来记录库存现金和银行存款支出业务的记账凭证。(8)应付账款明细账(9)库存现金日记账和银行存款日记账(10)卖方对账单卖方对账单是由供货方按月编制的，标明期初余额、本期购买、本期支付给卖方的款项和期末余额的凭证。卖方对账单是供货方对有关交易的陈述，如果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差等因素，其期末余额通常应与采购方相应的应付账款期末余额一致。相应凭单采购与付款循环——福特公司电子支付采购部中央数据库应付账款供应商收货发送货物通过电子手段发出订单货物入库文件采购部采购订单副本货款支付处供应商货款发票收货发送货物采购订单二、采购与付款业务的控制测试和实质性程序（一）、关于采购交易1、采购交易内部控制测试一览表（见表）内部控制目标关键的内部控制点常用的测试方法所记录的采购都已收到物品或已接受劳务，并符合购货方的最大利益（存在）A请购单、订货单、验收单和卖方发票一应俱全，并附在付款凭单后B购货按正确的级别批准，注销凭证以防止重复使用C对卖方发票、验收单、订货单和请购单作内部核查A查验付款凭单后是否附有单据B检查核准购货标志、检查注销凭证的标志C检查内部核查的标志已发生的采购业务均已记录（完整性）A订货单均经事先编号并已登记入帐；验收单均经事先编号并已登记入帐B卖方发票均经事先编号并已登记入帐；A检查订货单续编号的完整性B检查验收单连续编号的完整性C卖方发票连编号的完整性内部控制目标关键的内部控制点常用的测试方法所记录的采购业务估价正确（准确性、计价和分摊）A计算和金额的内部查核B控制采购价格和折扣的批准A检查内部检查的标志B审核批准采购价格和折扣的标志采购业务的分类正确（分类）A采用适当的会计科目表B分类的内部核查A审查工作手册和会计科目表B检查有关凭证上内部核查的标记内部控制目标关键的内部控制点常用的测试方法采购业务按正确的日期记录（截止）A要求一收到商品或接受劳务就记录购货业务B内部核查A检查工作手册并观察有无未记录的卖方发票存在B检查内部核查标志采购业务被正确记入应付帐款和存货等明细帐中，并被准确汇总（准确性、计价和分摊）A应付帐款明细帐内容的内部查核A检查内部查核的标志2、采购与付款循环的特定内部控制（1）、适当的职责分离（应当分离的职务）不相容岗位至少包括：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审批；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款执行。（2）、内部核查程序（P163）岗位分工与执行；授权批准制度执行；应付账款与预收账款的管理；有关单据、凭证和文件的使用和保管。[资料]昌运锅炉厂有以下一些工作：（1）批准物资采购的工作；（2）执行物资采购的工作；（3）对采购的物资进行验收的工作；（4）物资保管和发放的工作；（5）物资保管账的记录工作；（6）物资明细账的记录工作；（7）物资总分类账的记录工作；（8）物资的定期清查工作；（9）物资的账实核对工作；（10）物资明细账和总账的核对工作[要求]分析该厂上述工作中，哪些是不相容职务，并说明理由。1和2，2和3，4和5，6和7，4和8等均属不相容职务。这些工作由一人或一个部门去做，容易发生舞弊现象，而且也不易发现工作中的失误等问题。解析：3、采购交易的实质性测试（1）、审查采购业务的真实性复核采购明细账、总账及应付账款明细账，注意是否有大额或不正常的金额。检查采购发票、验收单、订货单和请购单等原始凭证是否合理与真实。从原始凭证追查存货的采购至存货永续盘存记录。检查取得的固定资产（实物）（从明细账追查到原始凭证，追查到实物，即“逆查”)（2）、审查采购业务的完整性从验收单追查至采购明细账（“顺查”）从卖方发票追查至采购明细账（“顺查”)（二）、关于付款交易1、付款交易的内部控制单位应按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范——货币资金（试行）》等规定办理采购付款业务。单位财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。单位应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。单位应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。单位应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货款。单位应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。2、支付款项关键控制点：以支票结算方式为例（见前付款控制内容）3、付款交易的实质性程序(详见后续专项审计）M和N注册会计师于2007年12月10日至13日对甲公司购货与付款循环的内部控制进行了解和测试，并在相关审计工作底稿中记录了了解和测试的事项，摘录如下：(1)甲公司的材料采购需要经授权批准后方可进行。采购部根据经批准的请购单发出订购单。货物运达后，验收部根据订购单的要求验收货物，并编制一式多联的未连续编号的验收单。仓库根据验收单验收货物，在验收单上签字后，将货物移入仓库加以保管。验收单上有数量、品名、单价等要素。验收单一联交采购部登记采购明细账和编制付款凭单，付款凭单经批准后，月末交会计部；一联交会计部登记材料明细账（登账不及时）；一联由仓库保留并登记材料明细账。会计部根据只附验收单的付款凭单登记有关账簿。(2)会计部审核付款凭单后，支付采购款项。甲公司授权会计部的经理签署支票，经理将其授权给会计人员丁负责，但保留了支票印章。丁根据已适当批准的凭单，在确定支票受款人名称与凭单内容一致后签署支票，并在凭单上加盖“已支付”的印章。对付款控制程序的穿行测试表明，注册会计师M和N未发现与公司规定有不一致之处。（填制与审核不应由一人负责）(1)验收单未连续编号，不能保证所有的采购都已记录或不被重复记录。应建议甲公司对验收单进行连续编号。(2)付款凭单未附订购单及供应商的发票等，会计部无法核对采购事项是否真实，登记有关账簿时金额或数量可能就会出现差错。应建议甲公司将订购单和发票等与付款凭单一起交会计部。(3)会计部月末审核付款凭单后才付款，未能及时将材料采购和债务登账并按约定时间付款。应建议甲公司采购部及时将付款凭单交会计部，按约定时间付款。解析：根据下述描述，指出存在的缺陷与改进措施。存在缺陷改进措施（1）购货由采购部门负责，根据自己填制的采购单采购，货物进厂后由隶属于采购部门的验收部门负责验收；（2）如果货物验收合格，验收部门就在“采购单”上盖“货已验讫”的印章，交给会计部门付款；（3）对于验收不合格的货物由验收部门直接退给供货商，验收部门不负责开验收报告单；（4）验收后的货物直接堆放在机器旁准备加工。参考答案:存在缺陷改进措施（1）采购部门根据自己编制的采购单采购；