购货与付款循环审计

购货与付款循环审计本章主要内容：1、购货与付款循环的控制测试2、购货与付款循环的数据真实性测试及相关账户审计购货与付款循环影响的主要交易和账户影响两种交易信用交易（赊购）现金交易（现购）影响的账户库存现金、应付账款、应付票据、预付账款、存货、应交税费（增值税）等主要业务活动请购商品和劳务（请购单）编制订购单（采购部门）验收商品（验收单）储存已验收的商品存货编制付款凭单（应付凭单部门）确认与记录负债（应付账款明细账账中记录）付款记录现金与银行存款支出（记账凭证、登记银行存款日记账以及其他相关账簿)购货与付款循环概述购货与付款循环图请购支付货款会计记录采购存储验收请购单购货发票支付凭单入库单订购单一、主要业务活动二、凭证和记录1、请购商品和劳务请购单2、编制订购单订购单3、验收商品验收单4、储存已验收的商品和存货仓库材料保管账5、编制付款凭单卖方发票、验收单、订购单、付款凭单6、确认与记录负债转帐凭证、应付账款明细帐、卖方对账单7、付款银行结算凭证8、记录现金和银行存款支付现金日记帐、银行存款日记帐可能的错报必要的控制可能的控制测试1.存在或发生①购货、付款未经适当批准②虚记购货、白条记账③卖方发票、验收单、请购单、订货单不符④重复报帐、付款①购货、付款按正确的级别批准②记账凭证所附单据（卖方发票、验收单、订货单）齐全③职务分离④内部核查、核对⑤注销凭证①检查核准购货标记②检查记账凭证后所附单据是否齐全③询问、观察④检查内部核查标记⑤检查凭证注销标记2.完整性①已收到卖方发票、货物未入账①订货单、验收单、卖方发票均经事先编号并登记入帐①检查订货单、验收单、卖方发票编号的连续性、完整性②检查、询问有无未入帐的验收单、卖方发票可能的错报必要的控制可能的控制测试3.估价与分摊①数量、计价、总额错误②折扣处理错误③过帐和汇总错误①计算和金额的内部核查②采购价格和折扣的批准③内部核查、核对①检查内部核查、核对、批准的标记4.及时性①购货业务记录不及时①要求一收到商品或接受劳务就记录购货业务②内部核查①检查工作手册并观察、询问有无未记录的卖方发票②检查内部核查的标记5.表达与披露①分类错误②披露不充分①采用适当的会计科目表②内部复核①审查会计科目表②检查内部复核的标记购货业务的内部控制和控制测试1、适当的职责分离；采购与付款业务不相容岗位至少包括：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审批；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款执行。2、购货、付款是否有恰当的审批制度；3、购货和付款有充分的凭证记录并连续编号；4、内部独立检查.《内部会计控制规范—采购与付款（试行）》例基本情况：B股份有限公司(以下简称B公司)主要经营中小型机电类产品的生产和销售，产品销售以B公司仓库为交货地点。B公司目前主要采用手工会计系统。ABC会计师事务所接受委托审计B公司2008年度会计报表，C和D注册会计师负责于2008年10月25日至11月10日对B公司的购货与付款循环、生产循环、销售与收款循环的内部控制进行了解、测试与评价。通过对B公司内部控制的了解，C和D注册会计师在审计工作底稿中记录了所了解的和购货与付款循环、生产循环、销售与收款循环相关的内部控制程序。购货与付款循环的部分内容摘录如下：要求：假定不考虑其他条件，请逐项判断B公司上述已经存在的内部控制程序在设计上是否存在缺陷。如果存在缺陷，请分别予以指出，并简要说明理由，提出改进建议。(1)对需要购买的已经列入存货清单的由仓库负责填写请购单，对未列入存货清单的由相关需求部门填写请购单。每张请购单须由对该类采购支出预算负责的主管人员签字批准。不存在内控缺陷。(2)采购部收到经批准的请购单后，由其职员E进行询价并确定供应商，再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单。订购单一式四联，经被授权的采购人员签字后，分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。存在内部控制的缺陷。因为对于询价和确定供应商是属于不相容的两个岗位，而该公司却由一人担任是不正确的。应当建议其由另外一个职员负责确定供应商。(3)验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收，完成验收后，将原材料交由仓库人员存入库房，并编制预先连续编号的验收单交仓库人员签字确认。验收单一式三联，其中两联分送应付凭单部门和仓库，一联留存验收部门。不存在内部控制缺陷。(4)应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单，并编制预先连续编号的付款凭单。在付款凭单经被授权人员批准后，应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门，并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中。会计部门收到附供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证，并登记原材料和应付账款账簿。不存在内部控制缺陷。(5)应付凭单部门负责确定尚未付款凭单在到期日付款，并将留存的未付款凭单及其附件根据授权审批权限送交审批人审批。审批人审批后，将未付款凭单连同附件交复核人复核，然后交财务出纳人员J。出纳人员J据此办理支付手续，登记现金和银行存款日记账，并在每月末编制银行存款余额调节表，交会计主管审核。存在内部控制缺陷。对于出纳人员，不能编制银行存款余额调节表，这个是属于不相容的两个职务，是要由不同的人员进行的。购货与付款循环相关的账户包括：预付账款、应付账款、应付票据、存货、无形资产、固定资产、累计折旧、固定资产减值准备、在建工程、应交税费（进项税额）等。关于存货审计将在生产循环审计中介绍，下面就几个主要账户的实质性审查进行分别阐述。一、应付账款的实质性程序测试程序包括的内容有：（一）获取或编制应付账款明细表重点关注：对借方余额的明细项目，应查明原因，必要时作重分类调整。（二）分析性复核将期末余额与期初余额比较，如出现异常变动，应查明原因；分析重要供货商的应付账款变动趋势，可将重要往来账户的发生额与上年同期比较，特别应抽取发生额较大或余额为零的供应商的对账单，将对账单余额与应付账款明细账余额进行核对，如存在大额调节项目或异常项目，要求客户作出解释。例如：2008年初，审计人员在审查友谊公司“主营业务收入”账户时，通过分析性复核发现公司2007年末产品销售收入下滑幅度较大，但据审计人员了解公司下半年销售正值旺季，为什么会出现这种异常情况呢?审计人员怀疑该单位利用“应付账款”账户隐匿收入。审计人员认真查阅了2007年10月、11月与12月的“应付账款”明细账，并分别将本市3家债务上升比较大的客户的有关记录进行了详细审查，发现以下账务处理：借：银行存款2900000贷：应付账款——A公司1800000——B公司600000——C公司500000其所附的原始凭证均为银行进账单，以及分别向三家公司开具的购货发票。评价：被审计单位利用往来账隐匿收入，不仅偷漏了增值税，同时也人为地压低了利润数额，少缴了所得税。被审计单位对上述问题供认不讳。被审计单位除应调整有关账务、调整利润、补交增值税和所得税外，建议还应对有关责任人进行相应处罚。结论：被审计单位应作如下账项调整：1）调整利润，计算流转税：借：应付账款——A公司1800000——B公司600000——C公司500000贷：以前年度损益调整2478632.50应交税费——应交增值税(销项税额)421367.502）结转此项收入的产品销售成本，并计算所得税（三）审查期后付款审查期后（即资产负债表日后至审计外勤结束日止）付款情况，确定是否存在被审计期间未入账的负债（因为负债审计的主要目的是为了防止客户低估负债）。（四）函证应付账款最好采用肯定式函证方法。函证对象：余额较大的供货商；业务往来金额大但余额较小的供货商；未能提供对账单的供货商。但是，应付账款函证没有应收账款函证重要，原因主要有2个：1、应收账款通常存在的是高估（即多计）的风险，通过抽取账面记录进行函证就可以发现这些虚构业务。因此，函证是应收账款审计的必要程序。但对于应付账款，通常存在的是低估（即少计）的风险，由于函证是通过抽取账面记录进行函证，就不能发现这些低估业务，也就是说，应付账款函证对于确认其余额真实性的作用是有限的。2、应收账款函证所取得的证据是外部证据，这对于应收账款函证是非常重要的，因为应收账款的其他证据（如销售发票、提货单或发货单等）都是内部证据；而对于应付账款来说，购货发票、供应商每月提供的对账单都是外部证据，因此，应付账款函证所取得的外部证据对确认应付账款余额真实性不是非常重要的。未入账的负债不可能列为函证对象！控制与评价询证函应由审计人员直接控制，根据回函情况，编制与分析函证结果汇总表。对未回函的，应决定是否再次函证。如果存在未回函的重大项目，审计人员应采用替代程序。通常可以检查决算日后应付账款明细账以及现金、银行存款日记账，核实其是否已支付；同时检查该笔债务的相关凭证资料，核实交易事项的真实性。查找未入账的应付账款I.结合存货监盘，检查在资产负债表日是否存在有材料入库而未收到采购发票的经济业务；II.检查资产负债表日后收到的采购发票，关注采购发票的日期，确认其入账时间是否正确；III.检查资产负债表日后应付账款明细账贷方发生额的相应凭证，确认其入账时间是否正确；IV.还可询问相关会计和采购人员，查阅资本预算、工作通知单和基建合同等。（五）截止测试CPA应当对资产负债表日前后一段时间的购货业务进行截止测试（测试表如下页所示），通过审核购货发票、入库单和相关账簿记录，可以确定购货是否已经记录在正确的期间内。序号订单编号购货发票入库单记账凭证过账备注日期发票号12日期编号3日期45671012612/302615√√12/30101√12/30√√√√2012712/313611√√12/31102√12/31√√√√3021812/313619√√12/31103√12/31√√√√401291/13718√√12/31104√1/2×√√√501301/23912√√1/2105√1/3√√√√……………购货截止测试检查表2008年度被审计单位名称：欣欣公司待续核对说明：1、发票所列货名、型号、规格、数量、金额与订购单核对一致；2、发票入账前经主管人员审核批准；3、入库单的货名、型号、规格、数量、金额与发票核对一致；4、记账凭证分录正确；5、记账凭证金额与发票核对一致；6、已过入原材料、应付账款明细账；7、已过入原材料、应付账款总账。审计说明：抽查2008年12月31日前后一周内的材料采购业务，发现﹟0129订单的入账时间有误，涉及金额10000元，应编制调整分录如下：借：原材料10000应交税费——应交增值税（进项税额）1700贷：应付账款11700审计人员：张三日期：2009年/02/13复核人员：李四日期：2009年/02/15（六）确定应付账款的报表列示是否恰当如果应付账款明细账中有借方余额，应提请客户进行重新分类调整，反映在资产负债表中的“预付账款”项目中。练习注册会计师于2009年3月5日对天龙公司的财务报表进行审计时，决定对某些应付账款进行函证。下表列出了拟作函证物件的客户的有关情况：单位：人民币元注册会计师从上列客户中，应选择哪两个客户作为应付账款的函证物件?说明理由。客户名称年末余额本年度进货总额甲100001997350乙9890053000丙8660086600丁8880009874550【答案】应选择甲客户和丁客户作为应付账款的函证物件。这是因为应付账款函证的主要目的在于查实有无未入账的应付账款，而不是验证具有较大年末余额的应付账款。本年度天龙公司从甲、丁采购了大量商品，存在漏记负债的可能更大，故应择其作为函证物件。二、应付票据审计例如：背景：审计人员在审查东风公司“应付票据”明细账时，发现2008年11月26日第65号凭证上有一笔100万元的购货业务，而公司有关人员却不能提供有关合同记录。如此大额业务，怎么会无合同？审计人员怀疑其汇票真实性。审计方法：审计人员调阅了1