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採購及付款循環制定日期2010年07月06日採購及付款循環版次2.1內部控制制度《採購及付款循環》文件管制等級：□極機密█機密□普通採購及付款循環制定日期2010年07月06日採購及付款循環版次2.1目錄頁次壹、流程圖…………………………………………………………1貳、作業程序………………………………………………………8CP-201請購作業……………………………………………8CP-202供應商管理作業……………………………………9CP-203採購作業……………………………………………10CP-204進口作業……………………………………………12CP-205驗收作業……………………………………………13CP-206付款作業……………………………………………15CP-207進貨退回及折讓作業………………………………17CP-208特採管制作業………………………………………19叁、表單……………………………………………………………21CP-1採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4CP-201請購作業生產預算CP-205供應商管理CP-202採購作業CP-204驗收作業CP-203進口作業CP-206付款作業資本支出預算是否CP-207進貨退出及折讓作業費用支出預算驗收合格CP-100採購及付款循環主流程圖CP-2採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4簽准是否預算作業庶務用品原物料固定資產採購作業退回需求單位請購單請購單固定資產循環CP-101請購作業流程圖CP-3採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4CP-102採購作業流程圖CP-4採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4CP-103進口作業流程圖CP-5採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4CP-104驗收作業流程圖CP-6採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4CP-105付款作業流程圖CP-7採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4CP-106進貨退回及折讓作業流程圖CP-8採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4一、作業程序：1.一般原物料及商品請購：資材部或需求單位依客戶訂單、庫存狀況、交貨進度或研發等政策性需求填寫「請購單」，經權責主管審核後，作為採購原物料或商品之依據。2.緊急請購時，請購單位應先行口頭報請權責主管核准，並請採購單位先行詢、比、議價後，由請購單位填寫「請購單」，並加註”急件”字樣，經權責主管核准後，按採購程序優先辦理。緊急請購完成後，仍應補齊未完成之書面文件資料或流程。3.庶務用品請購：由需求單位填寫「請購單」，經權責主管簽核後，送請採購單位進行採購作業。4.固定資產之請購，依「CF固定資產循環」之規定辦理。5.各單位提出請購需求時，必須考慮採購之前置時間，以免無法及時採購影響正常作業。6.國外請購應考慮國外供應商提供貨品之前置時間，以免延誤生產作業及交貨期限。7.各項請購作業應依核決權限表之規定進行。二、控制重點：1.各項請購資料是否確實審查。2.各項請購是否經權責主管核准。3.資材部或需求單位是否依訂單、庫存狀況或研發進度開立「請購單」。5.緊急請購原因之說明是否合理，其次數是否頻繁。三、作業依據：1.核決權限表四、使用表單：1.請購單CP-106進貨退回及折讓作業流程圖CP-201請購作業CP-9採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4一、作業程序：1.擬新增之供應商應由採購人員填寫「廠商資料卡」，並通知評鑑小組拜訪廠商，由評鑑小組建立「供應商評鑑表」，經遴選合格者才能成為合格供應商。2.原有之供應商須定期進行評鑑，採購單位應填具「供應商評鑑表」，並由評鑑小組依規定執行評鑑作業；評鑑方式、內容與時間應依資材核決權限補充細則之規定辦理。二、控制重點：1.採購單位是否對新增供應商，建立供應商基本資料，並依規定進行評鑑作業。2.是否定期檢視供應商交貨品質與交貨日期。評鑑不佳之廠商是否有後續處理措施。三、作業依據：1.資材核決權限補充細則四、使用表單：1.廠商資料卡2.供應商評鑑表CP-202供應商管理作業CP-10採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4一、作業程序：1.一般原物料及商品採購作業：(1)採購單位為穩定購料品質並確保貨源，應依「供應商管理程序」對供應商進行評鑑。(2)採購單位應將供應商分為四級：A級為BOM內所有的材料供應商；B級為非BOM內輔助生產用料供應商；C級為固定資產類、維修類、工程類供應商；D級為大賣場、藥店、五金行等。(3)採購單位接獲核准之「請購單」後，依（2）之分類選擇適合之供應商，如需詢、比、議價，應將結果記錄於「採購單」，呈權責主管核准後，向供應商發出訂單。(4)對於獨家製造、代理或因品質要求必須指定某廠商時，採購單位應注意訂購時點，並嚴加控管交期，以免延誤生產。(5)供應商收到「採購單」後，採購單位應等供應商簽回「採購單」或以傳真、E-mail等方式確認收到訂單後，方能確定完成訂購。(6)若訂單有更改或取消時，應於採購作業處理期限內提前通知。並須詳述更改或取消原因，經權責主管核准後始得辦理。(7)請購作業之撤銷或變更，由請購單位填寫「請購變更單」通知採購單位，並將其撤銷或變更之原因、事項記錄於「請購變更單」，經權責主管核准後始得辦理變更事宜。如「採購單」已發出，則由採購單位與廠商進行溝通協調。(8)採購單位應每月覆核所有請購單是否均被執行。2.庶務用品採購：(1)庶務用品因單價低、種類繁雜，且多為固定之配合廠商。仍須不定期進行詢、比、議價，並將結果填寫於「採購單」上，經權責主管核准後始得進行採購作業。(2)若訂單有更改或取消時，應於採購作業處理期限內提前通知。並須詳述更改或取消原因，經權責主管核准後始得辦理。(3)請購作業之撤銷或變更，同一般原物料及商品採購作業。CP-203採購作業CP-11採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4二、控制重點：1.採購單位是否依已核准之「採購單」進行採購。2.「採購單」是否請供應商簽回，以確定完成訂購。3.供應商記錄是否有隨時更新。4.是否適當執行詢、比、議價。5.報價差異過大時是否徵詢請購單位之意見。6.相關單據是否連續編號，並經權責主管確實簽核。7.採購單位是否依「採購單」之交貨進度控制追蹤，如有到期未交，是否及時向廠商催交。8.採購單位是否每月覆核請購單之執行狀況。三、使用表單：1.請購單2.採購單3.請購變更單4.採購變更單CP-203採購作業CP-12採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4一、作業程序：1.採購單位下採購訂單予供應商，船務人員安排貨物進口相關事宜：(1)採購條件為FOB應辦理投保事宜。(2)貨物裝船後，供應商會通知採購人員起岸日期及預計到達日期，由採購單位通知船務人員安排進口相關事宜。2.報關作業：(1)船務人員備妥以下報關文件進行報關作業：A.Invoice／PackingListB.提單3.提貨作業：(1)報關行應告知貨運公司提貨時間及預估到廠時間。(2)船務人員應隨時掌握進度，並將到貨之相關訊息通知採購人員及倉管單位，據以辦理點收貨物相關事宜。二、控制重點：1.採購單位是否跟催供應商交貨日期，並通知船務人員安排辦理進口相關事宜。2.船務單位是否及時辦理報關作業。3.船務單位是否隨時跟催物料進度，並及時通知相關部門。三、使用表單：1.INVOICE／PACKINGLIST2.提單CP-204進口作業CP-13採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4一、作業程序：(一)一般原物料與商品之驗收：(1)採購單位依「採購單」之交貨時間跟催供應商交貨時程。(2)倉管單位於到貨時依據「採購單」核對廠商送貨單上之品名及數量，並填寫「進貨單」。(3)倉管人員於到貨後，連同「進貨單」轉至品保部進行檢驗。(4)品保部應依檢驗規範辦理進料檢驗作業，填寫「進料檢驗單」，再交由倉管單位，依據品保部判定允收之數量辦理入庫。(5)多角貿易之商品驗收參照「銷售及收款循環CS-205交貨作業」。(二)一般庶務用品之驗收：1.由倉管單位進行驗收，檢驗不合格時應將物品退回，並請廠商重新送交所訂購物品，直至驗收完成。2.倉管單位應核對「採購單」及廠商送貨單、發票是否相符。二、控制重點：1.供應商是否於預定日期交貨，有無延誤供貨之情況。2.「進料檢驗單」內容與「採購單」及發票內容是否相符。3.「進料檢驗單」是否連續編號並經相關單位人員簽核。4.各項檢驗程序，是否於期限內完成。5.品保部是否依檢驗規範辦理進料檢驗。6.屬國外採購之材料，若數量不符或有損壞等情事，採購人員是否及時通知國外供應商查明原因。責任歸屬為供應商時，是否要求供應商補足損壞或不足之數量，或由財務部辦理扣款。三、使用表單：1.採購單2.進貨單3.進料檢驗單CP-205驗收作業CP-205驗收作業CP-15採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4一、作業程序：(一)國內採購付款：1.採購單位於貨品驗收後，應彙整有關之「採購單」、「發票」、「進料檢驗單」、「進貨單」等單據，並填具「應付憑單」轉送財務部核對無誤後編製傳票，經權責主管核准後始得由出納辦理付款作業。2.財務部應核對採購單位之「應付憑單」、「進貨單」、「採購單」、「發票」、「進料檢驗單」上之品名、數量、單價是否相符，並覆核所有單據是否經權責主管簽核。3.貨款之支付，除定額零用金或經權責主管核准得以現金支出者外，一律以匯款或支票方式支付，其付款日或票期依約定之交易條件辦理。4.應付票據之開立應書明抬頭、劃線及禁止背書轉讓，由供應商前來公司領取或以回郵掛號方式郵寄給供應商，並要求對方於收到票據後將支票收訖回執聯蓋章傳真或寄回。5.空白支票應由財務部指派專人保管，並由主管不定期進行抽查或盤點6.財務部應每月核對總帳與明細帳是否相符。7.金額人民幣貳仟元以下之零星採購，考量請款作業之方便，可以零用金方式支付，其相關作業應依零用金作業程序之規定進行。(二)國外採購付款：1.船務人員接獲「採購單」、「ProformaInvoice（或輸入許可證）」後，應通知採購單位填寫「應付憑單」，以進行貨款某個百分比結滙請款，並附上相關單據呈請權責主管核准後，轉送財務部。2.財務部接獲請款資料審核無誤後，應即編製傳票，並呈請權責主管核准後，始得由出納人員開立票據或至銀行進行電匯、開狀等業務。3.出納人員依程序完成開立票據或開狀作業後，應將相關單據歸檔備查4.銀行通知贖單時，船務人員應持銀行寄來之到單通知，進行貨款某個百分比之贖單作業或融資作業，並填寫「印鑑使用申請單」呈請權責主管核准，交由財務部編製傳票後，始得由出納人員辦理開立票據或至銀行還款、改貸。5.各項報關費用（關稅、運費、裝卸費等），由船務人員檢附各項資料CP-206付款作業CP-16採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4，並填寫「零用金申請單」辦理請款。二、控制重點：1.採購單位是否於辦妥驗收作業後，即備齊各項單據申請付款。2.請款時，各項單據是否檢具齊全，並經權責主管核准。3.是否除定額零用金或經權責主管核准得以現金支出者外，一律以匯款或支票方式支付。4.出納人員是否追蹤支票收訖回執聯之收回。5.財務部是否定期覆核應付帳款明細之沖銷。6.國外採購之付款，是否適時提出申請。三、作業依據：1.零用金作業程序四、使用表單：1.零用金申請單2.採購單3.進料檢驗單4.進貨單6.應付憑單7.印鑑使用申請單CP-206付款作業CP-17採購及付款循環採購及付款循環制定日期2010年07月06日版次2.12/4一、作業程序