销售与应收款子系统

7．销售与应收款子系统【学习目标】通过本章学习，要求学生掌握销售管理系统与应收款管理系统的基本操作流程，熟悉两个子系统之间的密切联系和数据传递关系，熟练掌握销售管理和应收款管理系统的初始化设置方法、能够对企业的销售订单进行管理、熟悉各种形式下的销售业务处理流程，明确应收款的形成、结算、转账和坏账处理方法，能够对销售和应收款账表进行查询、分析和管理。【重点难点】1、销售管理系统的初始化设置、日常业务处理、销售账表查询和月末结账。2、应收款管理系统的初始化设置、日常业务处理、应收业务查询统计和月末处理。3、系统中各参数的含义与作用。一般而言，企业级财务软件包括三大子系统：财务系统、购销存系统和决策支持系统，软件的应用是以购销存系统为基础，以总账系统为核心的。从本章开始，主要讲述应用购销存系统基础下的软件操作。7.1销售与应收款子系统概述7.1.1概述购销存系统，顾名思义主要是用来核算企业的采购、销售、存货等经济业务的。从会计核算的角度出发，企业的购、销、存业务均涉及两个方面的核算内容，一是：当存货从外单位取得或存货向外单位发出时的价值的核算；二是存货取得后在本单位内部运动时的流向核算。以企业原材料的取得、耗用为例：市场部赊购一批原材料，此时，会计处理为：借记“在途物资”，贷记“应付账款”。这一账务处理的过程就是存货（原材料）从外单位取得时的价值核算过程；另外，企业获得这一存货（原材料）后，从入库到领用、到消耗，又有一个存货在本企业内部的活动过程，此时，会计处理为：借记原材料，贷记在途物，或者：借记生产成本，贷记原材料等，这就是存货在本单位内部运动的核算。存货向外单位取得或发出的核算在财务系统（应收、应付款系统）完成，存货在本单位内部的运动核算在购销存系统完成。我们可以用图7-1-1来表示这一核算范围的划分。可见，企业级财务软件对企业销售和应收款的核算与管理，主要是通过销售管理子系统和应收款管理子系统完成的。事实上，企业可以根据实际需要选择不同的软件应用方案。比如说，对于购销业务比较少的企业，用户可以只采用一个总账系统来完成企业的账务处理工作；而对于客户往来核算比较多的企业，用户可以再应用一个应收款管理子系统，用来加强对应收款项的管理；要是企业的销售管理要求也比较高，那么这个企业还可以增加销售管理系统，从而满足企业对销售业务管理的需要。不同的软件应用模式，实际上是对软件业务流程的重组，这就是企业级财务软件与一般财务软件或小型软件应用的最大不同点。一般的财务软件或其他小型应用软件，只要软件开发商或经销商对用户稍做培训，用户便可以操作软件，而企业级财务软件则迥然不同，软件应用能否成功受诸多环节和因素的影响，对应用软件进行规范化“实施”是其中最重要的环节。这正是人们通常所说的“三分软件，七分实施”的道理。图7-1-1购销存系统会计核算范围本章以单独介绍应收款管理子系统和销售管理子系统的操作方法为主，并兼顾两个系统一起使用情况下的销售与应收款业应款管理系统总账系统存货系统库存管理系统销售管理系统应收款管理系统采购管理系统报表子系统销售发货单采购入库单审核制单②销售发票采购发票制单③制单①记账制单内容举例制单①借：在途物资贷：应付账款制单②借：原材料贷：在途物资借：库存商品贷：生产成本借：主营业务成本贷：库存商品制单③借：应收账款贷：主营业务收入务处理。7.1.2处理流程1、销售管理子系统的业务处理流程销售业务的处理与库存、应收账款、总账的关系密切，因此，销售管理系统往往与库存管理系统、存货核算系统、应收账款管理系统、总账系统合并使用，一起完成销售管理活动。当然销售管理系统也可以独立使用。当销售管理子系统独立使用时，其业务处理流程如图7-1-2。图7-1-2销售管理子系统业务处理流程图流程说明：1）系统初始设置包括选项设置、自定义项设置、分类体系定义、编码档案设置、其他设置、单据设计和销售计划的编制。2）期初余额录入工作包括期初委托代销发货单录入（如果没有委托代销业务则不处理委托代销发货单）。建立新账套系统初始设置注册启用销售管理系统期初余额录入（或结转上年度数据）月末结账日常业务处理销售账表分析、查询和管理数据备份本月各种单据已录入完毕并已进行审核记账等处理基础信息设置3）日常业务处理指各种销售单据的处理及定调价、包装物租借等辅助业务的处理。4）若与【库存管理】、【存货核算】、【应收账款】、【总账】等系统联用，销售月末结账必须先于这些系统月末结账。5）年终不作特殊处理，到下一年新年度建账后作结转上年的工作。2、应收款管理子系统的业务处理流程应收款管理子系统主要与销售管理子系统合用，当然也可以单独使用。当应收款管理子系统单独使用时，其业务处理流程如图7-1-3。图7-1-3应收款管理子系统的业务处理流程图流程说明：建立账套系统初始设置注册启用应收款管理系统期初余额录入月末结账日常业务处理应收款查询统计数据备份系统选项设置基础信息设置1）本系统安装完成后，如果您还没有建立起相应的账套，应在系统管理模块中建立一个新的账套。在系统管理模块中建立起账套后，在本系统中进入相应的账套。2）初次进入一个账套时，要进行账套参数的设置。3）在进入正常处理之前，还应进行一些初始设置，并且录入期初余额。4）日常处理包括单据的录入、单据的结算、票据的管理、凭证的处理、以及坏账处理、转账处理等。另外，如果销售管理系统与应收款管理系统联合使用，则需注意以下两点：第一，系统中设置的基础信息是共享的，如存货档案，客户档案等。如果应收款管理系统中设置了某些基础信息，则在销售管理系统启用时，系统自动复制这些基础信息。第二、销售管理系统业务当前月的【月末结账】功能必须在应收款管理系统该月的【月末结账】之前完成。7.1.3功能模块及其基本功能1、销售管理系统主要功能模块及功能销售管理系统主要模块及功能如下：1）销售订单管理销售订单管理包括销售订单的受订、销售订单的确认和关闭，同时提供如下销售订单报表：订货执行汇总表、订货明细表和订货汇总表。2）销售业务管理销售业务管理主要处理各种销售发货、销售开票、委托代销业务等内容。销售发货包括“先发货后开票”、“先开票后发货”和“委托代销”等业务模式。销售管理系统可以实时动态地提供各种销售业务数据，便于企业准确及时地了解销售相关的信息。3）销售账表销售管理系统可以提供各类销售明细账、销售明细表及各种统计表。4）销售分析销售管理系统提供各种销售分析及综合查询统计分析功能。2、应收款管理系统主要功能模块及功能根据对客户往来款项核算和管理的程度不同，系统提供了在“应收系统核算”和“总账系统核算”客户往来款项两种应用方案。本章主要介绍在应收款管理系统核算客户往来款项。应收款管理系统主要模块及功能如下：1）单据管理应收单据包括：销售发票、代垫费用单、其他应收单等。本系统可根据输入的单据或由销售管理系统传递过来的单据，记录应收款项的形成，并对应收票据进行查询和结算。2）转账处理转账处理主要完成企业在客户往来中发生的转账业务：如预收款冲应收款、应收款冲应付款、红字单据冲蓝字单据、应收款冲应收款等。3）票据管理应收款管理系统的“票据管理”功能可对企业的应收票据进行贴现、背书、计息和结算处理。4）坏账处理坏账处理功能主要按照用户设置的坏账计提方法计提坏账准备、处理坏账发生及收回业务。本系统提供的坏账计提方法有：应收余额百分比法、销售余额百分比法、账龄分析法和直接冲销法。5）制单通过本功能，可以对各种应收单据和销售发票、各种转账业务、票据处理业务和坏账处理业务生成凭证。6）查询统计应收款管理系统的查询统计功能主要有：单据查询、业务账表查询、业务分析和科目账表查询。7.2销售管理系统日常业务处理7.2.1销售管理子系统初始设置销售管理子系统初始设置是在“启动与注册”销售管理系统后，在进行销售业务处理前，根据核算要求和实际业务情况进行的有关初始化工作。销售管理子系统期初需设置的内容主要包括三个方面。第一，是账套参数设置。可在第一次使用销售管理系统时的“建账向导”窗口中设置，或进入销售管理系统后，在【设置】菜单下的【选项】中进行设置；第二，是基础信息设置。包括分类体系设置、编码档案设置、其他设置（如开户银行、采购类型、付款条件、发运方式、结算方式、外币、费用项目及成套件等）和单据设计；第三，是期初数据录入；下面我们将详细介绍销售管理系统初始设置的方法。1、账套参数设置在【开始】菜单中找到【销售管理】项，并单击【销售管理】项，启动销售管理系统（或者在桌面上，通过“用友财务软件”图标，找到并双击“销售管理”快捷图标完成启动）若是第一次使用销售管理系统，系统注册后，便会出现如图7-2-1所示的“建账向导”窗口。在处理日常销售业务之前，首先应在“建账向导”中设置本账套所需要的参数，以便系统根据设定的选项进行相应业务的处理。图7-2-1销售管理子系统建账向导窗口“建账向导”窗口分左右两栏，左边显示“步骤”，说明“建账向导”共分三步进行，当前窗口是第一步：公用参数设置。1）公用参数设置及说明◇存货有无辅助计量单位：当企业的存货按两种计量单位计量时（如鱼既可按“公斤”计量，又可按“条”计量；砖既可按“吨”计量，又可按“块”计量），应选中此参数。但是，存货成本只按计量单位核算，辅助计量单位只参与统计，不参与核算。◇有无远程应用：如果企业的销售组织模式为分销模式，即用户为一个独立核算的集团企业，总部设在本地，在异地设有分销处，分销处包括没有独立核算资格的分销部门及其下辖的仓库，则应选择此选项。◇是否固定换算率：此选项在存货有辅助计量单位时才有效。若是，在录入或修改单据时，对于有辅助计量单位的存货，如果说数量改变，系统自动重新计算件数，换算率不变，否则，如果数量改变，系统自动重新计算换算率，件数不变。◇是否允许零出库：零出库指出库数量大于存货的结存数量时，仍然出库，即超现存量出库。允许零出库时：所有单据录入时，将允许负出库。不允许零出库时：所有单据录入时，将不允许负出库。◇有无成套件管理：有些存货既是单独的商品可单独销售，又是其他商品的组成件，可随同其他商品一起销售。如用友公司的“ZW+UFO普及版”就是一个成套件，它是由账务（ZW）和报表（UFO）组成的。ZW和UFO分别是独立的商品可单独销售。又是“ZW+UFO普及版”的组成件。成套件的出入库业务均按成套件进行处理，但查询时可按成套件中每个单件进行统计，又可按成套件进行统计。操作步骤：①按要求选择相应参数。②单击【下一步】按钮，进入“建账向导”第二步：业务范围设置，屏幕显示如图7-2-2。图7-2-2销售管理子系统建账向导窗口之业务范围2）主要参数说明◇有无委托代销业务：若有，系统主菜单的【业务】下有【委托代销】菜单项，相关账表如销售收入明细账中包含销售调拨单的数据；否则系统不能处理内部销售调拨业务。◇有无零售日报业务：若有，系统主菜单的【业务】菜单项下有【零售】菜单项，相关账表如销售收入明细账中包含零售日报的数据；否则系统不能处理零售日报业务。◇有无销售调拨业务：若有，系统主菜单的【业务】下有【销售调拨】菜单项，相关账表如销售收入明细账中包含销售调拨单的数据；否则系统不能处理内部销售调拨业务。◇是否先发货后开票：若是，系统主菜单的【业务】下的【发货】下有【发货单】和【退货单】菜单项，发票（含普通发票和专用发票）只能参照发货单开具；若否，即开票直接发货，系统主菜单的【业务】下的【发货】下只有【发货单列表】菜单项，对发货单及退货单只能查看。◇是否有信用额度控制：若是，在增加、修改和审核销售订单、发货单、销售发票、委托代销发货单、委托代销结算单时，若当前客户的应收账款余额超过了该客户的档案中设定的信用额度值，或者当前客户的信用期间超过了该客户的档案中设定的信用期间值，需要输入口令方可确认相应操作；否则，在作以上操作时系统不做客户信用额度的检查。◇是否有最低售价控制：若是，在增加、修改和审核销售订单、发货单、销售发票、委托代销发货单、委托代销结算单时，若货物的实际销售价格超过了存货档案中设定的最低售价（实际销售价格是含税单价