公司合同管理台账【5篇】

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精编资料,供您参考公司合同管理台账【5篇】【前言导读】由三一刀客最美丽的网友为您分享整理的“公司合同管理台账【5篇】”文档资料,以供您学习参考,希望这篇文档对您有所帮助,喜欢就分享给朋友们呢!合同台账管理制度【第一篇】第一节总则第一条为保护合同当事人的合法权益,加强公司合同管理,规范合同法律行为,减少合同失误,提高经济效益,根据国家《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定,结合本公司的实际情况,制订本制度。第二条凡以公司名义对外签订的各类合同(包括协议)一律适用本制度。第二节合同的管理部门第三条合同管理责任部门与相关管理部门(一)财务部为公司各类合同的总管理责任人,即合同管理责任部门。(二)合同相关管理部门及职责:1、销售部门负责产品销售类项目合同的签订与履行;2、供应部门负责生产原材料物资采购合同的签订与履行;3、设备部门负责各类生产设备、设施购进合同的签订与履行;4、财务部门负责公司房地产类合同的签订与履行;5、人力资源管理部负责人力资源方面合同的签订与履行;6、综合办公室负责日常办公用品采购及上述五部门未涵盖合同的签订与履行。第三节合同的原则与内容第四条合同签订原则(一)签订合同应在公平原则的前提下,确定各方的权利和义务。(二)当事人订立、履行合同,应当遵守法律、行政法规,尊重社会公德,不得扰乱社会经济秩序,损害社会公共利益。(三)不得签订违反法律、行政法规的无效合同。第五条合同的基本内容合同的内容由当事人约定,一般包括以下条款:(一)当事人的名称或者姓名和住所;(二)标的;(三)数量;(四)质量;(五)价款或者报酬,付款方式;(六)履行期限、地点和方式;(七)违约责任;(八)解决争议的方法。当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。精编资料,供您参考第四节补充协议与合同的修改第六条对于合同中未尽事宜可以签订补充协议,补充协议与正式合同具有1/3同等法律效力。第七条对于原材料供应在总体合同不变的前提下,价格随行就市调整亦必须签订专门的价格补充协议,与正式合同一并履行并归档备查。第八条合同经双方协商后可作修改。修改好的合同必须注明原合同废止条款。第五节关于口头合同(协议)第九条公司不以口头合同(协议)作为履约依据。所有的履约依据必须是书面形式、双方签字生效的文本文件及其相关附件。第十条对于销售中少量的销量(一般以商砼300立方左右为限)及现金交易等口头合同,必须以《销售合同评审表》予以登记并由分管领导批复后作为履约依据方可履行。本《销售合同评审表》与正式合同具有同等法律效力,其保管、存档从正式合同管理规定。第六节合同的签订第十一条当事人起草合同文本并经分管领导初步审查确定之后,必须按流程组织合同评审。销售项目按《销售合同评审表》、物资采购项目按《物资采购合同评审表》所列流程执行,合同评审表会签后方可进入正式合同签订程序。第十二条合同的签订应由公司法定代表人或法定代表人的委托人(即法人代表)、总经理或总经理授权人签字方具有法律效力。第十三条合同签字后必须加盖公司合同专用章方可生效。第十四条公司合同专用章由公司财务部门负责保管,合同专用章管理与使用按《公司印章管理规定》执行。第七节合同的存档第十五条合同签订后,当事人应在当日将合同正式文本交付财务部存档,同时,财务部复制合同影印件交当事人,双方在《合同交接表》上签字确认。《合同交接表》由财务部制发、填写、保管,作为各类正式合同的目录备案。第十六条各部门所存合同影印件为履行合同的法律依据,与正式合同文本同属公司商业机密文件,各部门必须指定专人负责管理。第十七条存档要求:(一)合同完整齐全,每一份合同包括合同正本、副本及与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管。(二)财务部对所有公司对外签订的各类合同实行统一编号,各合同存档部门应建立合同管理档案,作好合同存档、移交等记录。第十八条财务部每季度组织专人对各部门合同管理档案精编资料,供您参考的完整性、准确性进行检查、监督、整改,对管理不善者配合人力资源部予以考核。第八节合同的履行第十九条合同的履行由合同相关管理部门与当事人负责,主要检查监督合同履行全过程是否按合同约定条款执行。第二十条合同履行过程中如发现履约偏差,合同相关管理部门与当事人必须及时报告上级并提请双方作偏差修正。第二十一条合同履行中如发现合同条款疏漏,需及时起草并按合同签订流程签署补充协议对合同予以严密规范。第二十二条对于无法履行、必须提请诉讼的合同纠纷,由合同相关管理部门与当事人负责组织材料并进入法律程序。第九节合同的借阅第二十三条借阅程序、责任(一)合同借阅人限于总经办人员及部门经理。(二)因工作需要借阅合同档案,须填写“合同档案借阅单”,注明查阅合同档案的名称、编号、查阅人等。经合同存档部门经理签批后方能借阅,当天借阅当天归还,归还时应认真核对,如需延期须办理续借手续。(三)阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。(四)如借阅期间合同遗失,公司将追究其行政及经济责任。第十节附则第二十四条如有违反上述规定者,公司将视情节严重对当事人予以考核处罚。第二十五条本制度最终解释权、修改权归属财务部。第二十六条本制度自发布之日起施行。合同台账档案管理制度【第二篇】合同台账、档案管理制度台账管理第一条为保证合同台账资料完整、统一,规范企业各类合同的管理,特制定本办法。第二条凡以公司名义签订的合同,均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账,并向公关法务部备案。第三条合同管理人员为签订合同的联系人和法务联络员,负责合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。第四条合同管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账,并对重大合同进行备案审查,协助法务部对合同管理的工作进行指导和检查。第五条合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。第六条合同台帐应包括以下内容:(一)合同名称;精编资料,供您参考(二)合同主体;(三)合同内容(含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项);(四)合同履行情况(有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间);(五)合同所附资料;(六)其他应当记载的重要内容。第七条合同台帐应附以下资料:1、合同正本或副本;2、对方《企业法人营业执照》和资质等级证明等资料的复印件;3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明;4、补充合同、会议纪要、往来函电;5、有关的重要资料。第八条合同台帐管理人员,有权对合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。第九条使用或借用合同台帐资料,应当办理使用或借用手续,使用人或借用人应妥善保管合同资料,不得损坏或遗失,更不得擅自涂改或更换;办理结束后,应及时将使用或借用的合同资料归还合同台帐管理人员。若违反前款规定给企业造成不良后果,将追究相关责任人责任。第十条本办法由法务部制定并解释,自颁布之日起执行。档案管理为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度。一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司财务部集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门,承办部门应根据合同项目需要指定承办人,试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。三、合同文档的管理办法1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。2、合同编号规则:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例:TGB-201102-001(推精编资料,供您参考广部2011年2月份第1号合同)3、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度,承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人,承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的,应当承担相应的责任。4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必须由财务部保管,承办部门只留存影印件。7、保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由财务部甄别并予以归案。8、财务部要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。9、各部门员工可在财务部查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,方可在财务部办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。12、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部及时催款。四、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交财务部存档。2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。3、合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。宁夏友厦建设集团有限公司2010年9月27日合同档案管理制度【第三篇】合同档案管理制度精编资料,供您参考第一章目的第一条为更好地管理公司各类档案资料,明确档案管理部门的职责和工作流程,理清档案流转过程中的工作手续,规定档案管理中的人员权限和调档权限;同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为,协调档案管理中的问题和矛盾;进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识,特订立本管理制度。第二章适用范围第二条适用公司所有档案管理与员工。第三章档案管理基本规定第三条档案分类和内容:(一)技术档案:包括以为代码。(二)销售部档案:包括以为代码。(三)行政人事档案包括:包括以为代码。(四)财务档案包括:包括以为代码。(五)公司电子档案:包括以为代码。(六)机密档案:包括以为代码(七)其它档案:包括以为代码注:类别日期识别码密级第四条档案的编制和要求(一)档案编制方式:档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文(如无法确认属性要素的,由管理人员列入其他类档案区别管理,),档案转入时,管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库,管理员应进行识别并列入目录。(二)如编制机密档案,应识别密级和机要部分的属性,以确定妥善的保管方式;机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名,以及有权使用人员的名单、岗位和权限。(四)档案目录是档案查找的索引和工具,目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成,置于档案首页,以便查找。(五)如需调阅相关档案,必须事先联系并取得授权。共4页1第五条档案的密级:(一)公司机密档案分成三级:秘密、机密和绝密,编码分别由1、2、3代表,不加密为0,解密后在原密级后加0。经授权的员工可使用秘密级档案;经总经理授权后的员工可调用机密级档案;绝密级档案由总经理亲自使用或与授权人员一起使用,总经理不在场时须报总经理同意并进行实时监控。(二)经公司解密后的档案,纳入一般档案管理。第六条档案存放管理交接原则(一)档案按照建立,每为一卷,统一的编码在卷首标明,并在档案封面上注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