公司合同管理台账实用5篇

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参考资料,少熬夜!公司合同管理台账实用5篇【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“公司合同管理台账实用5篇”文档资料,供您学习参考,希望此文档对您有所帮助,喜欢就分享给朋友们吧!合同台账登记管理办法1合同台账登记管理办法第一章总则第一条目的为加强和细化合同台账资料,规范企业各类合同台账的管理,根据《宏信(郑州)有限公司合同管理制度》和《宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则》,特制定本办法。第二条原则凡以公司名义签订的合同,均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账,按照“一合同、两表格、一编号”的原则进行整理。第三条适用范围本规则除特别指明外,适用于:一、宏信(郑州)置业有限公司合同管理制度和《宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则》所涉管理业务范围内的合同;二、公司或者公司指定主体作为一方当事人签订的所提交法务部审查的合同。第四条定义各承办部门所确定的管理人员负责的合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。第五条组织和职责一、各承办部门是本制度的主导部门,负责确定人员,负责合同文档管理,负责文档的形成、积累、整理、归档,确保文档的完整性和有效利用性。二、公司法务部门负责在该过程中,协助各承办部门对合同登记台账的管理工作,进行指导和检查。第二章具体实施第六条登记模式合同台账采用总分帐的表格式管理,所有合同建立总账、各承办人建立分账,每份合同都要填写建立档案,填写表格。第七条总分台账的具体登记主体一、合同总账登记1、开发公司由本公司综合部负责管理登记;2、新星建筑公司由本公司综合部负责登记管理;3、商都公司、满园红木、万兴珠宝由本公司办公室负责登记管理;4、物业公司由总经理助理负责登记管理;5、财务中心由本中心工程服务部负责登记管理;6、行政中心由本中心人力资源部负责登记管理。参考资料,少熬夜!二、部门、项目台账管理1、开发公司分别由本公司各部门经理、总工程师登记管理;2、新星建筑公司分别由本公司各部门经理或项目经理登记管理;3、商都公司、满圆红木、万兴珠宝由各部门经理登记管理;4、物业公司由本公司总经理助理或项目主任负责登记管理;5、财务中心由中心各部门经理负责登记管理;6、行政中心由本中心各部门经理负责登记管理。第八条合同台帐应包括以下内容:(一)合同名称;(二)合同主体、签约方名称;(三)合同实质内容(含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项);(四)合同履行情况(有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间);(五)合同承办部门、承办人;(六)合同签订时间;(七)其他应当记载的重要内容。第九条合同台帐应附以下资料:1、合同正本或副本;2、对方《企业法人营业执照》和资质等级证明等资料的复印件;3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明;4、合同相对方报价单、补充合同、会议纪要、往来函电;5、验收单、验收报告、分批分期履行情况记录、合同履行结算单等。6、有关的重要资料。第十条登记时间各部门的登记管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账,并对重大合同进行备案审查。第十一条资料补充各承办部门的合同台帐管理人员,有权对合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料。第十二条合同登记编号规则和移交本办法所涉及的合同文档以《宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则》所规定的办法进行分类编号。移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。参考资料,少熬夜!合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。第十三条本规则作为《宏信(郑州)有限公司合同管理制度》和《宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则》的支持文件。第十四条本办法发布后提交审查的合同一律适用本办法。第十五条各公司可根据经营管理需要,增加有关表格和完善内容,如不适用,请将管理办法报公司备案。第十六条支持文件:《宏信(郑州)置业有限公司合同管理制度》和《宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则》。第四章附则第十七条实施细则本制度的未尽事宜,由各部门补充,提请董事长、总经理批准后实施。第十八条解释修改废除本制度的解释权属法务部,修改、废除权属公司董事长办公会。第十九条实施时间:本制度实施时间为2013年4月10日。合同台账管理制度2第一章总则第一条目的为加强和细化合同台账资料,规范企业各类合同台账的管理,根据《宏信(郑州)有限公司合同管理制度》和《宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则》,特制定本办法。第二条原则凡以公司名义签订的合同,均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账,按照“一合同、两表格、一编号”的原则进行整理。第三条适用范围本规则除特别指明外,适用于:一、宏信(郑州)置业有限公司合同管理制度和《宏信(郑州)有限公司合同分类编号规则》所涉管理业务范围内的合同;二、公司或者公司指定主体作为一方当事人签订的所提交法务部审查的合同。第四条定义各承办部门所确定的管理人员负责的合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。第五条组织和职责一、各承办部门是本制度的主导部门,负责确定人员,负责合同文档管理,负责文档的形成、积累、整理、归档,确保文档的完整性和有效利用性。二、公司法务部门负责在该过程中,协助各承办部门对合同登记台账的管理工作,进行指导和检查。第二章具体实施第六条登记模式合同台账采用总分帐的表格式管理,所有合同建立总账、各承办人建立分账,每份合同都要填写建立档案,填写表格。第七条总分台账的具体登记主体一、合同总账登记1、开参考资料,少熬夜!发公司由本公司综合部负责管理登记;2、新星建筑公司由本公司综合部负责登记管理;3、商都公司、满园红木、万兴珠宝由本公司办公室负责登记管理;4、物业公司由总经理助理负责登记管理;5、财务中心由本中心工程服务部负责登记管理;6、行政中心由本中心人力资源部负责登记管理。二、部门、项目台账管理1、开发公司分别由本公司各部门经理、总工程师登记管理;2、新星建筑公司分别由本公司各部门经理或项目经理登记管理;3、商都公司、满圆红木、万兴珠宝由各部门经理登记管理;4、物业公司由本公司总经理助理或项目主任负责登记管理;5、财务中心由中心各部门经理负责登记管理;6、行政中心由本中心各部门经理负责登记管理。第八条合同台帐应包括以下内容:(一)合同名称;(二)合同主体、签约方名称;(三)合同实质内容(含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项);(四)合同履行情况(有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间);(五)合同承办部门、承办人;(六)合同签订时间;(七)其他应当记载的重要内容。第九条合同台帐应附以下资料:1、合同正本或副本;2、对方《企业法人营业执照》和资质等级证明等资料的复印件;3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明;4、合同相对方报价单、补充合同、会议纪要、往来函电;5、验收单、验收报告、分批分期履行情况记录、合同履行结算单等。6、有关的重要资料。第十条登记时间各部门的登记管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账,并对重大合同进行备案审查。合同档案管理制度3合同档案管理制度为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度。一、本合同档案管理制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和,其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料等。参考资料,少熬夜!二、合同档案管理原则1、合同档案管理实行网络管理体系,由公司办公室集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。3、办公室应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系,并确定一名网络人员负责合同文档管理。三、合同档案管理的移交1、公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交办公室存档。2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。3、合同文档移交时,必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。四、合同文档管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。2、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。3、办公室要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单。4、办公室应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。5、各部门员工可在主管领导同意的情况下,到办公室查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经部门主管领导、总经理签字同意后,方可在办公室办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。8、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。合同档案管理制度4合同档案管理制度第一章目的第一条为更好地管理公司各类档案资料,明确档案管理部门的职责和工作流程,理清档案流转过程中的工作手续,规定档案管理中的人员权限和调档权限;同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为,协调档案管理中的问题和矛盾;进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识,特订立本管理制度。第二章适用范围第二条适用公司所有档案管理与员工。第三章档案管理基本规定第三条档案分类和内容:参考资料,少熬夜!(一)技术档案:包括以为代码。(二)销售部档案:包括以为代码。(三)行政人事档案包括:包括以为代码。(四)财务档案包括:包括以为代码。(五)公司电子档案:包括以为代码。(六)机密档案:包括以为代码(七)其它档案:包括以为代码注:类别日期识别码密级第四条档案的编制和要求(一)档案编制方式:档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文(如无法确认属性要素的,由管理人员列入其他类档案区别管理,),档案转入时,管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库,管理员应进行识别并列入目录。(二)如编制机密档案,应识别密级和机要部分的属性,以确定妥善的保管方式;机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名,以及有权使用人员的名单、岗位和权限。(四)档案目录是档案查找的索引和工具,目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成,置于档案首页,以便查找。(五)如需调阅相关档案,必须事先联系并取得授权。共4页1第五条档案的密级:(一)公司机密档案分成三级:秘密、机密和绝密,编码分别由1、2、3代表,不加密为0,解密后在原密级后加0。经授权的员工可使用秘密级档案;经总经理授权后的员工可调用机密级档案;绝密级档案由总经理亲自使用或与授权人员一起使用,总经理不在场时须报总经理同意并进行实时监控。(二)经公司解密后的档案,纳入一般档案管理。第六条档案存放管理交接原则(一)档案按照建立,每为一卷,统一的编码在卷首标明,并在档案封面上注明。(二)凡交接档案,要求:先交验档案目录;再抽样验收档案总量的50%,各类比例相当,查验有否短缺、伪造、标注不明等;再抽取30%的档案作为流动样本,验收是否符合工作流程(查流转记录或模拟流转)。档案接转时,双方应约定最后签字交接的时间,一般为五个工作日(供接收方查对和交接方介绍的时间)。第七条档案的存、撤、销、并、分规定和流程(一)档案封存,由管理员接收时确定封存档案的价值和属性,进而编码、编目,纳入档案库;(二)档案撤销,由管理员向相关部门联系并取得撤档批示,在目录上标注撤档时间,记入撤档子目,封存六个月后自动销毁;(三)档案销毁,由管理员备案后,按时销毁,销毁时有两人以上在场实时监控;(四)档案合并,由管理员根据档案的相关性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