档案数字化工作方案集合【汇集4篇】

档案数字化工作方案集合【汇集4篇】【前言导读】由网友为您整理收编的“档案数字化工作方案集合【汇集4篇】”精选优质范文，供您参考学习，希望对您有所帮助，喜欢就下载支持吧！档案数字化工作方案【第一篇】1引言合肥水泥研究设计院作为知识型企业，图纸是单位最宝贵的知识财富，它反映了企业的形象、知识积累、核心竞争力和管理水平。但合肥水泥研究设计院目前存在电子图纸收集难、归档难、利用难的问题。大量的电子图文档散落在单个设计人员的电脑里，完整、及时、准确的归档是一件非常困难的事情，工作量大且容易出错，还会出现资料不全或者版本不对的情况，查阅历史资料也非常困难，容易导致对甲方的服务出现问题。这里有企业管理机制的问题，但没有一个系统解决方案也是难以实现科学管理的基本障碍。2需要解决的管理问题1)电子资料的无法归档或者归档困难问题；2)实物资料电子化问题；3)借阅、下载、浏览等图纸利用问题；4)合肥水泥研究设计院的知识产权无法保证；5)合肥水泥研究设计院的无形资产得不到积累和沉淀；6)培养核心竞争力无法谈起；7)大量成品制作业务外流；8)没有办法实现共享，设计效率低下；9)信息孤岛，信息中心―成品―档案管理相互独立，资源不能共享，投资重复和浪费、效率低下；3系统解决问题的核心思路图档管理系统的设计思路：合肥水泥研究设计院电子制图已经普及，当设计人员熟练掌握制图软件之后，电子制图对设计工作效率的提高将趋于极限。由于电子文档具有方便且可重复利用的特点，因此有效管理并合理利用电子图档资源将是进一步提高合肥水泥研究设计院设计效率的重要手段。因此，我们应根据合肥水泥研究设计院实际情况，逐步建立企业级档案库。实现对电子档案、纸介质档案或其它形式（音像、多媒体等）档案资料进行收集、管理、存储、检索与管理。同时管理电子档案和实物档案。并能够与其他子系统（办公自动化系统、经营管理系统、项目管理系统）进行无缝集成，并逐渐完成档案资料的全过程自动归档。a)系统的设计重点：1)注重系统的编目能力、批量处理能力及其自动归档能力。①提供编目模板，快速生成编目树。②批量上传设计图纸，并自动生成相关记录属性。③与设计项目管理模块集成，实现项目图纸自动归档（自动编目，自动挂接文件等）。2)实现电子资料与实物档案的统一管理，保证归档的实物底图与电子文件的一致性。3)有强大方便的查询、统计功能。4)归档的电子文件的安全性、可追溯性。图档系统的每一步操作在系统中都有历史记录，便于以后的追溯。5)归档电子文件的版本控制。6)早期未归档的图纸经过扫描和归档纳入系统中。b)实施办法1)成立以设计管理处牵头有设计分院、档案管理部门、成品制作、信息中心等部门人员组成的工作小组；2)就图纸编目、文件存储、进度安排、质量控制、费用计算、工作协调等做出基本方案；3)工作小组开展调研工作，逐步了解和实施图纸自动收集系统；集中图纸打印，简化和科学管理电子档案，促进设计标准化和高效率，真正发挥信息中心和网络的作用；4)工作小组不间断对项目实施过程进行检查和修正，实时做出评价，把档案电子化管理作为设计项目管理乃至全院办公自动化管理的切入点，整体构架，分步实施。目标不仅是档案管理电子化而应是设计项目管理乃至整个OA系统的全线运行，在这个高速发展的信息化时代，真正使合肥水泥研究设计院具备国际化大企业的风范，为国际化企业发展提供一个完好的手段和平台。4图纸自动收集系统系统简介如果说“图文档管理系统”重点解决的是归档后资料的编目、查询、浏览、借阅、统计、档案管理等功能，那么“图纸自动搜集系统”重点解决的就是“自动”归档，减轻归档工作量的问题。“图纸自动收集系统”需要与“图文档管理系统”配合起来使用。我们可以调研引进“图纸自动收集系统”，它是以智能图纸识别技术为基础的新一代的智能型打印归档管理系统。在设计人员打印出图的同时，系统自动读取电子图中的信息，根据读取的项目、专业、设计人等信息自动在服务器中归档，并将生成图档管理系统中的图档信息。在不改变设计人员工作习惯的情况下，实现合肥水泥研究设计院电子图纸归档的完整性与准确性。许多设计院有这样的成功应用案例。“图纸自动收集系统”可以提供图文打印、备份、自动归档、批量归档、图纸属性自动提取、文件自动签名、条形码生成、自动拆图、生成PLT及DWF文件、字型文件自动搜集、图纸目录自动生成、图框管理等功能，以及附加的图纸比较、红线批注等管理工具，并可提供出图成本管理、印务管理、全文检索等相关的管理功能模块。解决电子资料“自动”归档的问题，可以有几种不同的方式，可以单独使用，也可以与设计项目（流程）管理系统结合起来使用。从总体上说，“图纸自动收集系统”可应用于以下几种情况，代表了几种不同的应用模式：1)独立应用：合肥水泥研究设计院还没有实施过经营计划管理系统或设计流程管理系统，也就是说系统中还没有项目信息的情况下，可以先期独立使用图纸自动收集系统，以达到电子图纸的自动收集与自动归档的目的。这种模式对于我们目前还不具备实施全过程项目管理系统的情况，是比较容易上手的，在不增加设计人员和图档人员工作量的前提下，可以达到完整、准确、及时地收集电子图纸的目的，并完成部分标准化工作。2)与项目计划管理系统集成使用：当合肥水泥研究设计院已经实施项目计划管理系统后，可以采用这种应用模式。在这种情况下，项目的信息已经存在了，项目的图纸结构也已经策划好了，在用户提交图纸打印时，图纸自动收集系统可以将图纸中的信息与项目计划管理中的信息自动匹配起来。这种模式将项目的信息和图纸的信息统一起来，而且对设计人员的操作没有影响。3)与设计流程管理系统完全融合：在我们上了设计流程管理系统后，图纸自动收集功能就不再是一套独立的系统，二者完全融合在一起。在这种应用模式下，各个设计人员的各类设计任务已经在系统中分发，而且设校审、互提资料、出图归档、设计变更等流程都已经在系统中进行。图纸文件中的信息不再是从图纸图框中提取，而且反过来从系统信息中写入图纸图框中。然后再配合上述客户端的一系列CAD功能，就实现了更加自动化的过程，形成了完整的管理应用体系。功能特点1)不改变设计人员的工作习惯，轻松解决图纸收集难题：设计人员在打印图纸时，系统后台就自动完成了归档的一系列操作。对于设计人员来说，以前的工作习惯没有任何改变，没有增加任何工作量，但系统自动完成了图纸文件及信息的自动搜集整理操作。所以在实施过程中设计人员不会有抵触情绪，非常容易实施推广。2)大大提高了图纸的归档效率：①极大地减轻了档案管理人员整编图纸的工作（编目卡片上的大多数信息已经由图纸收集系统中自动采集获取）；②图纸信息自动从图纸图框中自动提取，不必手工输入；③批量打印归档及电子图档自动搜集功能，大大简化了大批量图纸归档的工作；④由于可以自动识别一个dwg文件中的多张图纸，并进行自动拆分，不用强制约束设计人员必须一张图纸放一个dwg文件，方便了归档；⑤给设计人员提供了很多人性化工具，如：图纸目录自动生成、施工图自动转竣工图、图框管理、批量图纸提交打印、字型文件自动搜集、文件格式转换等，提高了设计人员的工作效率，减轻了设计人员的工作量。3)保障了电子资料与实物档案的一一对应：由于在出图的同时，电子图档就已经自动归档了，并且在每张图纸上生成并打印了唯一的条形码。当实物图纸归档时，通过扫描图纸上的条形码，系统就可以自动将该实物档案与电子资料进行自动匹配及校验，生成实物档案信息，并进行图纸的版本管理，确保了实物图纸和归档电子版本的一致性。4)简化打印成本核算：按需自动生成打印清单（便于成本核算），自动计算每个项目、每个专业、每个设计人员或者每张图纸的打印成本。5)自动统计设计人员的工作量为合肥水泥研究设计院正要实施工程设计项目产值定额分配办法提供科学依据。档案数字化工作方案【第二篇】根据省委组织部《关于做好干部人事档案改版工作的通知》赣组字[2023]68号文件、《江西省气象局办公室关于印发干部人事档案专项审核工作实施方案》赣气办发[20xx]25号文件及《中共中央组织部办公厅关于贯彻实施〈干部人事档案数字化技术规范〉的通知》的文件精神，学院目前以上三项工作均未完成，而后两项工作必须在档案整理改版工作的基础上才能完成，为了赶上档案管理工作进度，并按质按量完成干部人事档案改版工作，借鉴省委组织部和相关兄弟院校经验，申请档案整理改版及档案数字化工作外包给北京航星永志科技有限公司(以下简称北航永志公司)来完成。档案专项审核根据《江西省气象局办公室关于印发干部人事档案专项审核工作实施方案》赣气办发[20xx]25号文件精神，审核范围和内容全面铺开，要求对所有在编人员进行核查，且在强化组织领导的基础上，成立干部人事档案专项审核工作领导小组和工作小组，具体工作小组人员除组织人事处负责档案管理相关人员外，从各部门抽调政治素质高、责任心强、工作认真负责、具有较强保密意识的同志。具体工作方案实施如下：一、档案改版、数字化工作(外包给北航永志公司完成)(一)基本情况1、档案数量：学院管理的在职干部档案约300卷2、硬件要求：3台电脑供目录录入，1台双面打印机以供打印目录、档案盒背脊和姓名标签等，1台扫描仪，1个硬盘(用于数据备份)，A4版档案盒，新版打孔裁纸刀一体机，打印纸、笔、剪刀、直尺、夹子、档案专用裱糊纸、三角标签等若干相关办公用品。3、场地要求：安装监控设备的档案室(二)工作方案及时间安排1、人员：外请中组部合作单位北航永志公司专业整档人员4-5人。2、工作步骤及时间安排(预计4个月左右完成)。整个档案整理改版工作包括档案审核查缺、问题登记、补充材料、整理编码、目录标签录入和打印、裱糊打孔装订(更换档案盒)等环节。第一阶段20xx年6月中旬-7月上旬：完成整理审核工作。先对重点档案进行整理审核，并提交《档案审核查缺单》，然后由学院组织人事处进行缺失材料催收。第二阶段20xx年11月下旬-12月下旬：完成中层干部标签打印、裱糊打孔装订(更换卷盒)等工作。完成学院档案专项小组审核材料的目录补登、打孔、装订、目录打印和档案数字化整理(含资料扫描、归档、处理等)第三阶段20xx年，2个半个月，具体时间另定：完成高级专业技术人员和其他人员标签打印、裱糊打孔装订(更换卷盒)等工作。完成学院档案专项小组审核材料的目录补登、打孔、装订、目录打印和档案数字化整理(含资料扫描、归档、处理等)3、其他事项。①北航永志公司针对江西信息应用职业技术学院干部档案审核整理工作拟定一个专门的项目工作方案，并安排1名项目负责人，每卷档案在每个环节都有相应责任人，确保纸质档案的安全。每日早上按时领取干部档案，每晚按时将干部档案入库。②外请人员签订服务期间及离岗后保密承诺书，填写《人员信息表》。二、干部人事档案专项审核工作(由学院成立档案专审小组完成)(一)基本情况1、档案数量：学院管理的在职干部档案约300卷2、硬件要求：2台电脑供《干部人事档案审核认定表》和《干部人事档案》录入，1台双面打印机以供打印1个硬盘(用于数据备份)，打印纸、笔、剪刀、直尺、夹子、等若干相关办公用品。3、场地要求：安装监控设备的档案室(二)审核内容对干部人事档案进行全面审核，重点审核干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、奖惩情况、家庭主要成员及重要社会关系等9项重要信息，尤其要注意审核档案材料是否涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否完整规范等。(三)工作方案及时间安排1、人员：7-10人。由于时间紧，任务重，计划安排2组进行审核，每2-3人为一组，其中1-2人负责初审，1人复审;另1人专门负责发放补缺材料通知和收集初审补缺材料;调查组2-3人。2、工作步骤及时间安排第一阶段：20xx年5月中旬-6月下旬：制定方案、动员部署、培训学习。成立学院干部人事档案专项审核工作领导小组，由党委书记、院长严智雄任组长，分管人事处副院长胡颖辉任副组长，成员由其他院领导组成。下设干部人事档案专项审核工作小组，组长胡颖辉、副组长祖文英，组员除组织人事处相关人员外，还要抽调政治素质高、责任心强、工作认真负责