中金投资

中金投资（集团）有限公司办公室管理规定第一章办公室管理总则第一条为适应中金投资（集团）有限公司发展的需要，规范集团办公室事务管理，强化规章制度的落实，保证各项工作顺利开展，特制定本制度。第二条本制度适用于集团本部，各下属单位原则参照本制度执行。行为规范第一条公司员工应遵守本公司制定的一切规章制度并且听从上级领导的指挥、监督和调度。第二条员工应准时上班，按时下班并于考勤簿上签注上、下班时间。上班期间因公务离开工作场所，须事先得到直接主管领导同意。第三条因公务外出未能签到者，须于返回公司后，在考勤簿上签注上班时间并说明理由。第四条外来客人应由公司员工带领方可进入办公场所，禁止未能明确指明所欲拜访员工姓名之访客进入办公场所。第五条在工作时间内，员工应各司其职，按规定要求实施个人工作计划。第六条员工应注重仪表，衣着得体、整洁。待人处事温文有礼，态度大方。第七条员工应了解工作场所安全防火设备之位置、使用方法及逃生路线。第八条最后一个离开工作场所的人员应检查并关闭窗户、各项电器之电源。第九条办公室内不得大声喧哗、聊天、影响他人工作，不阅读与本人工作无关的报纸、书刊，接听电话应简明扼要。第十条爱护公物，保持个人办公桌面的干净，维护办公环境的整洁。第十一条使用会客室和会议室应注意保持清洁及设备完好，并提前预约。第十二条布告栏仅供张贴公告、文件，由办公室及时取下过期无效之文件。第十三条办公场所严禁吸烟，违者罚款。第十四条员工不得泄露公司的商业机密，不做有损公司声誉之事，不得损害公司利益。公文管理规定第一条本规定所涉书面文件类别一．A类文件——公函：公司对外行文的统称（不包括下属单位向上级公司的行文），须加盖公章。二．B类文件——内部发文：公司向员工或特定对象发布的机构设置与变动、规章制度、年度总结计划，以及奖惩、决定、调动、人员编制、人事任免等其它确需正式行文的通知、通报、通告、批复等，需加盖公章。（凡能够以便函、备忘录或面谈等方式解决的，不发正式文件。）三．C类文件——公司内部的下级对上级的报请性文件，含请示（事前）和报告（事后）两种。四．D类文件——公司向上级单位提交的报请性文件，含请示（事前）和报告（事后）两种，需加盖公章。五．E类文件——外来文件（非本集团系统内公司的文件），包括外来传真、会议纪要、通知、通告、函等。第二条文件起草规定及标准格式一．A、B、C、D类文件均须含有文号、标题、抬头、内容、结束语、落款、日期。A、B类文件还须有附注，包括：主题词、抄报对象、抄送对象、打印者姓名、校对者姓名、印刷份数。二．一事一文。三．文件标题简明扼要，需包含主题内容。四．词句通顺流畅，无错别字和歧义词，内容完整。五．对于两页（含）以上的文件须标明页码。六．若文件内容需由附属文件加以补充说明，应附加在后，并于内容中标明“见附件”字样。七．标准排版：1．文号：宋体四号，居中。（编号办法参见“第四条”内容）2．特殊要求：如“普通件”、“机密件”、“绝密件”、“急件”，宋体四号，同文号一栏，居右。3．标题：黑体小二号，居中。4．抬头：黑体四号，居左。5．正文：宋体四号，段首空两格。6．结束语：黑体四号，段首空两格。7．落款：宋体四号，居右。（公司名义落款，应加盖公章）。8．日期：中文大写（如“二00X年X月X日”），宋体四号，对应落款居中。9．用纸：A、B、D类书面文件均应打印在印有公司全称的红头文件纸上；C类书面文件应打印在A4空白纸上。第三条文件密级管理一．文件密级分类：1．普通件：文件内容不涉及公司商业机密，可以公开方式处理。2．机密件：文件内容涉及公司内部商业机密，且不可外传，不可以公开方式处理。3．绝密件：文件内容涉及公司核心商业机密，且不可外传，仅可在公司最高层领导范围内处理。二．文件密级标注：1．各类文件均需注明密级程度，标注位置为文件右上角（一般与文号同行）。若未加注明，则视为普通件。2．B、C类文件密级由主办部门标注，A、D类文件，由各公司办公室负责标注。三．文件密级传递范围：1．普通件：根据文件内容和性质，由办公室负责人签转相关人员审阅。2．机密件、绝密件：由公司最高负责人确定传阅范围。四．普通件传阅规定：1．办公会议纪要：由公司办公室传公司各部门负责人以上人员阅（可视需要扩大传阅范围）并报上级公司，由上级公司办公室负责传至本企业各部门负责人以上成员阅（可视需要扩大传阅范围）。2．专题会议纪要：由公司办公室传公司相关部门负责人以上人员阅（可视需要扩大传阅范围）并报上级公司，由上级公司办公室负责传至本企业相关部门负责人以上成员阅（可视需要扩大传阅范围）。3．请示、报告、外来文件：由公司办公室负责传相关部门成员审阅，若需报上级公司，由上级公司办公室负责传相关人员审阅。五．机密文件归档：1．“机密件”、“绝密件”须由主办部门存档。2．主办部门应同时保存传阅记录。3．待第二年年初，转公司办公室专人保管。第四条文号编制一．文号由“公司名称关键字”＋“部门代号”（如以公司名义发文，则不加代号）＋“文件类型代号”＋“字”＋“年份”＋“编号”组成。二．公司名义发文编号由办公室专人负责并做好记录，部门名义发文由各部门专人负责并做好记录。三．文号编制应注意连续性，不可跳编或漏编。见文号编制统一规定表一、表二、表三第五条文件定稿程序一.拟稿：由经办人拟稿。二.核稿：由主办部门（主办部门原则为经办人所在部门）负责人核稿。A、B、D类文件，由办公室主任核稿。三.会稿：若文件内容涉及其它部门，由拟稿部门在送审前分送有关部门负责人会稿（会办）。四.会签：A、B、D类书面文件均应报分管负责人会签。五.签发：A、B、D类书面文件均须报公司负责人核准签发。六.核稿、会稿、会签、签发要求：对文件的内容须进行认真审阅、核查，修正不当之处，使文件符合标准，内容明白无误。第六条文件收发一.各公司部门文件均通过公司办公室转批；各下属单位上报上级公司文件均通过上级公司办公室转批；密级文件直接报送公司最高负责人。二.文件签收、登记统一由办公室指定专人负责。三.文件拟办：由办公室主任根据文件类型，附相关收文处理单（见下说明），并加注初步处理意见，转主办部门、会办部门、分管副总和总裁/总经理审批。1．A类文件：附《公函批阅单》。2．B类文件：附《内部文件批阅单》。3．C、D类文件：附《文件阅办记录》。4．E类文件：附《文件传阅单》。5．其它类文件则根据《管理规程》相关规定附加相关审批单，如《合同审批表》等。四.文件批办：1．下属单位文件：由办公室负责将最终批示内容发相关单位办公室，由相关单位办公室转知相关部门和人员。2．公司内部文件：由办公室负责将最终批示内容发相关部门负责人，由相关部门负责人转知相关人员。3．办公室在《文件收发登记簿》上做好批办记录。五.文件分办：不需要领导审批的文件可直接分送相关部门承办处理。六.其它注意事项：1．普通文件于2个工作日内处理完毕。2．如为紧急文件或机密件，以红色文件夹传递。急件于半个工作日内处理完毕。3．特急件随到随办，原则上两小时以内处理完毕。4．文件递送者应在文件传递过程中予以催办。第七条文件承办及督办一.文件经领导签署后，凡有公司领导批示内容的书面文件，均应予以承办和督办。二.承办工作由主办部门和会办部门负责人牵头负责。三.督办工作由主办部门、会办部门及办公室指定专人负责。四.承办要求：1．对有时限规定的领导批示，应在规定时间内按照文件要求和领导批示承办相关任务。如存在特殊情况或特殊原因，导致无法按时完成，应及时报请领导知悉，申请调整相关时限。2．对有特殊要求的领导批示，应按照文件要求和领导要求内容，在合理时间内予以落实。五.督办要求：1．凡有领导具体批示内容的文件，均应落实督办工作。2．督办工作应及时，定期催促承办部门认真、及时地承办、落实。3．由办公室负责于每月初第一周内将上月的督办情况进行汇总，并呈报公司领导阅悉。第八条文件档案管理一.部门名义文件、业务资料统一由部门专人归档、保管原件。二.公司名义文件、外来文件统一由办公室负责归档、保管原件。三.公司对外用印文件、法人代表签署文件统一由办公室负责复印、归档、保管。四.公司档案由办公室专人负责于第二年年初向各部门集中收集管理。五.凡查阅一般性业务文件、资料，须经档案管理人员同意并作好相关登记工作；凡查阅机密文件、资料，须经办公室主任书面同意。六.办公室具体档案管理办法参见《管理规程》“办公室管理”章内“档案管理”一节。流程图1）：（1）文件签发后，由集团指定授权人根据《内部文件批阅单》上的抄报抄送范围负责传阅。（2）各公司指定授权人收到文件后，需负责进一步传阅。（可视需要扩大传阅范围，总经理助理以上人员可不再传阅）。2.下属单位正式发文（详见流程图2、流程图3、流程图4）：（1）文件签发后，由公司指定授权人根据《内部文件批阅单》上的抄报抄送范围负责传阅。若抄报范围为上级公司，抄送范围为各部门、下属公司，则传阅范围为：本公司各部门负责人以上人员、下属公司总经理助理以上人员及下属公司指定授权人，同时通过审批形式，将该文件上报上级公司指定授权人，由上级公司指定授权人负责在上级公司内的传阅工作。（2）下属单位指定授权人收到文件后，需进一步负责传阅，传阅范围为：本公司各部门负责人员，若该公司还有下属单位，则流程按（1）类推。3.专题会议纪要、工作简报：（1）各下属单位的专题会议纪要和工作简报传递流程同第2条，传递范围可根据内容，仅在相关公司（部门）负责人员范围内传阅（可视需要扩大传阅范围）。（2）集团专题会议纪要和工作简报传递流程同第1条，传递范围可根据内容，仅在相关公司（部门）负责人员范围内传阅（可视需要扩大传阅范围）。4.请示、报告文件：（1）由下属单位指定授权人负责将文件传相关部门负责人以上人员审阅，若需报上级公司，则通过办公系统审批板报上级公司指定授权人。（2）上级公司指定授权人收到后，负责将文件传相关领导审批，并负责将领导审批意见回复给申请人，即下属单位指定授权人。申请人收到回复后须立即转相关部门和人员知悉。P“相关公司（部门）”指：会议和简报内容涉及的公司（部门）。P房产集团公司部门负责人包括各项目部负责人。P文件传递中，可根据集团总裁/公司负责人签发意见转相关人员阅。P下属单位各部门负责人范围内的传阅，可书面形式传阅。P各下属单位指定授权人在收到文件之日起的3个工作日内完成传阅工作。三.H类文件各公司或部门均可向集团网络管理员申请在办公系统的公告板内开通栏目（申请单见附表二），经批准开通后，须自行维护和管理。目前开通的公告板分别为：中金集团公告、总裁办公告、财会部公告、人力资源部公告、投资部公告、资金计划部公告、监审部公告、礼仪知识每周一贴。P中金集团公告板——除“中金集团（总裁授权）”端口外，其余人员不可在该公告板上发布公告信息。P集团各部门公告板——除集团各部门人员外，其余人员不可在该公告板上发布公告信息。P各公司公告板——除“公司指定授权人”端口外，其余人员不可在该公告板上发布公告信息。P礼仪知识每周一贴——由集团总裁办管理并维护。附:流程图一、二、三、四一.传阅类文件：1.文件开始传阅后，作成者（即指定授权人）须每日至少3次登录“传阅板”检查传阅情况。对于重要文件，须提醒相关人员及时阅读，确保文件的时效性。2.凡领导对文件有批示、阅示内容的，作成者须及时转给相关部门和人员知悉，并予以承办和督办。承办及督办的方法和要求同书面文件管理规定。P详见《公文管理规定》第七条。3.负责文件传阅的作成者必须作为该文件的最后一个阅读者进行确认，并在“确认/标注”栏内填入“完毕”，以示文件传阅流程全部结束。二.审批类文件1.文件开始传递后，负责传递的指定授权人须每日至少3次登录“已批公文”中检查传递情况，提醒相关领导及时进行审批，并将本人设为审批路径最末一位，以确保文件流转结束时，自动回复给指定授权人。2.凡领导对文件有批示内容的，传递人员须及时转给相关人员，并予以承办和督办。下属单位报上级单位的审批文件，均通过下级单位指定授权人报上级单位指定授权人，由上级单位指定授权人负责在