合同档案管理制度5篇

参考资料，少熬夜！合同档案管理制度5篇在现在的社会生活中，制度在生活中的使用越来越广泛，制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律(包括宪法和各种具体法规)、戒律、规章(包括政府制定的条例)等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成。拟定制度需要注意哪些问题呢？下面是网友为大家分享的合同档案管理制度5篇，希望您喜欢下载。合同档案管理制度【第一篇】公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。一、制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的`调查表等，也属本管理制度的归档文件。三、合同档案管理原则1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。四、合同章管理原则1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。五、合同文档的管理要求1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，参考资料，少熬夜！须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。五、附则：1、本制度自审批通过之日起实施。2、本制度由销售部负责解释。六、附件：《合同档案登记表》合同档案管理制度【第二篇】合同档案管理制度【第三篇】第一条为了规范合同的签订和管理，维护公司及用户合法权益，保障用户资料及档案信息的安全，制定本制度。第二条本制度适用于天然气安装合同、供气合同及大型用户的照付不议合同。第三条用户合同具体包括:天然气用户工程安装合同、燃气报警器安装合同、城市燃气居民用户供气合同、城市燃气商业用户供气合同及大用户照付不议合同，可根据业务调整情况增减合同类别。第四条符合正常业务流程的零散居民用户安装合同由业务人员与用户签订即可，对于商业用户安装合同、集体用户安装合同应由市场部经理审核签字，分批付款的安装合同由经营副总签字审批；供气合同由业务人员直接办理，未结清安装费用需要送气的由总经理审批签字；照付不议合同由经营副总草拟，总经理审核签订。第五条合同内容要按规定填写，主要条款必须清晰完整，权责要明确。集体用户必须有联系人姓名和电话，有工期要求的要经过规划建设部测算后予以明确；分批付款合同一定要明确交款期限和工程安装内容步骤，大型用户涉及产权归属争议的`由经营副总审核确定。第六条天然气安装合同要严格按照物价部门确定的标准及预算部门测定的金额进行收费，业务人员不得违反公司规定擅自调整收费标准，不得多收或少收任何款项，严禁任何有损公司利益和声誉的行为。第七条业务人员要严格按照规划建设管理部提供的《天然气用户送气通知单》和安装验收图纸办理开户手续，签订供气合同。第八条用户开户后，要及时完善表务信息、地址信息、燃气具信息等，并打印用户信息。第九条照付不议合同适用于上游天然气供应商和年用气规模在300万立方米或日用气规模在1万立方米以上（含）的工业用户、大型商业用户（集中采暖锅炉、大型中央空调）等，照付不议合同由市场部、财务部提供相关信息和数据，由经营副总经理草拟，总经理审核、签订。第十条业务人员应定期将履行完毕或不再履行的合同及参考资料，少熬夜！有关资料（包括有关的信函、图表、批件、预算及通知单等）按编号整理，交档案管理人员存档，用户档案的建立要全面、及时、准确，不得将用户档案和信息随意处置、销毁、遗失。第十一条各类用户资料的查询要履行必要的手续，严禁泄漏公司和用户信息，具体规定由部门制定。第十二条计算机上的用户信息由业务人员填写备份，后台管理由综合管理部网络管理员负责，要严格设置分级管理和查询使用权限，保障信息安全，保全公司利益。第十三条本制度从20xx十月一日起执行。合同档案管理制度【第四篇】为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟悉合同业务。三、企业合同管理人员必须服从组织的安排，严格执行上级的有关规定，做好自己的本职工作。四、企业合同管理人员，按时参加主管部门组织的合同管理工作业务培训，不断提高业务素质。企业合同管理负责人工作职责一、负责企业合同管理的领导工作。二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。三、负责企业合同签订的审批。四、定期听取企业有关部门在合同管理和履行中的情况汇报，研究讨论合同管理和履行中存在的问题，并做出正确决策。五、依据法律、法规和政策，结合本企业实际情况，负责组织制定合同管理制度，以及各种专项合同管理制度。六、监督检查企业各项合同管理制度的`实施。七、讨论决策发生合同纠纷的解决方式和达到目的的要求。八、组织学习《合同法》，开展“重合同、守信用”活动。合同管理工作人员职责一、合同管理工作人员必须认真履行自身职责，统一管理负责企业各部门签订的各种合同，对公司负责。二、对企业各部门签订的各种合同依法进行审核登记、归档。三、按有关规定及时、准确、全面填报合同统计表，并做出统计分析，定期向公司领导作出汇报。四、做好对合同统一文本、合同专用章、《法人授权委托证明书》的发放和管理工作。五、定期召开例会，组织学习有关《合同法》及有关法律法规，依据法律、法规和政策开展合同管理工作。合同订立程序和审批制度参考资料，少熬夜！一、公司经理是本企业的法定代表，所有合同必须经理签订或经理书面授权者签订的合同方能生效。二、公司各部门、各工程处无权对外订立合同，但可会同公司管理委员会、预算科、生技科、经理办公室与对方就合同的细则进行磋商后，报公司经理审阅签署。三、公司与其他经济组织订立的施工合同要以《合同法》、《招标法》、《重庆市管理条例》及有关规定为准，做到内容具体、责任明确、文字准确、数据清楚，如有涂改，必须有双方在涂改处签章。四、公司机具对外租借合同同公司后勤科负责填写后报经理签字，交租借方、公司财会科、行政科各一份，后勤科仓库留存一份。五、除机具对外租借合同以外的其他合同，必须交公司经理办公室一份存档，交财会科、生技科、行政科各一份以便履约和结算。六、建设工程施工合同签订之后，由公司管委会员、公司各科对公司内项目经理进行全面考查，分析后作出选择，报经理决定。七、公司及工程处承揽的业务，不对外转包，原则上不对外分包，如有特殊情况需分包的，必须经企业法人代表批准后由公司管理委员会对外选择施工队伍并负责监督施工情况直至竣工验收。八、公司内部基本建设和维修业务一律不对外承包由经理办公室负责工程造价控制和施工队选择、监督，直至验收后交付使用。九、公司内部各部门之间的合同，单项工程承包合同如发生纠纷，由经理、公司管理委员会负责仲裁，经理办公室监督履行。十、公司与外单位的合同如对方严重违约，经理交涉无效时，抓住有利时机，由经理办公室牵头进行仲裁或民事诉讼。在仲裁或诉讼中有关技术方面的问题由公司管理委员会协同解决。十一、本公司职工如有违返本管理制度的，由经理办公室全面调查情况后，提交公司办公室给予各种行政处理和经济处罚，触犯法律的将移交司法机关处理。重庆市有限公司合同档案管理制度【第五篇】为了将公司档案纳入规范化管理，特制订本制度。1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档，以便备查，整参考资料，少熬夜！理事记等。2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将所有档案详细分类登记，分类管理。存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档案管理员不予接受。3、档案的查阅：(1)任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅使用，必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。(2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时，必须有本部门经理以上管理人员书面证明，方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况，必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。4、档案的保护：(1)查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。(2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，更不得遗失。如确实需要抄录和复制，必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。(3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档案资料(特别是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。否则，对责任人每次罚款200元。(4)任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸，必须由分管经理签字批准，保卫方可放行。否则，如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者，须查明原因报综合管理部，并每次对当事人罚款200元-XX元。如保卫未查出，被带出公司以外而造成损失的，除对当事人罚款外，由当事人承担一切损失，同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的，除对当事人罚款外，对责任保卫失职罚款50元。5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的'技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。6、需长期借出专人使用的，必须由专用人员写出书面借条，报总经理签名批准后借出，并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存，严禁外传、泄露秘密。否则，视情节轻重罚款1000-10000元，并承担公司一切损失。7、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案，进行微机管理，并确保查询打印的资料完整准确无误。8、档案管理员每年1-2月份对公司上年度在微机内存贮的规划、规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝，标明名目后，存档备查。参考资料，少熬夜！