销售收入的管理

销售收入的管理防止貪污處..............防bestpractices贪锦囊目录页数引言1政策及程序指引1职责分配1销售记录2现沽单的监管2发出现沽单3收款程序3当日结帐检查3购货订金4记录订金4没收订金4取消交易5退还现金5每日结算5收银员的职责5店铺经理的职责7管理报告7内部核数8私营机构顾问组8..............防bestpractices贪锦囊销售收入的管理引言零售业常见的舞弊行为包括：取消或不作销售交易记录，以侵吞售货金额；信用卡诈骗；窜改客户现金折扣额或售货订金帐目等。类似的舞弊行为往往同时涉及员工集团式舞弊或贪污等问题，如不加以正视，将会对公司或机构（以下统称机构）造成重大的金钱及声誉损失。本辑《防贪锦囊》旨在向机构提供在监管销售交易和单据管理等方面的运作程序建议。以下建议的措施并不能涵盖所有情况，个别机构应就其具体需要加以修订。政策及程序指引要有效地减少员工贪污渎职的机会，机构应编制清晰的政策和指引文件，以确保员工采用一致的工作程序。指引内容应包括：z各级员工在处理不同工序方面的权限和相应责任；z销售管理和监管程序，包括处理售货订金、取消购货、退款等程序；z机构奉行的商业道德守则。职责分配清晰的职责分配有助加强监察与制衡，从而减少员工贪污舞弊机会。因此，主要工序（如销售、收款、退款、存货管理等）应尽量交由不同员工处理。如情况许可，销售员工更应定期调换岗位，以防止出现集团式舞弊行为。..............防贪bestpractices锦囊2机构的信息系统应具备适当的保安措施，并且由不同员工分别执行不同的系统功能，以减少资料遭滥用的机会。其中一项重要的保安措施，是根据工作需要而限制用户存取资料的权限。对于中央存货和财务会计资料库而言，这些限制尤其重要。销售记录所有销售交易均须立即入帐，并夹附有关收条或单据。销售帐目须包括详细交易资料，如负责员工代号、单据编号等，以资识别。如果帐目出现错误或须注销交易，入帐员工不应随便涂改帐目，而应在错误资料上划线，然后在旁填上正确资料；或者利用转回项目取消错误的帐目，并另行填写正确的帐目。一切增减和更改的帐目，均需由授权员工加签确认。机构如果使用磁带编码或其它自动系统记录销售及存货交易，应在系统中加入审计尾迹（AuditTrail）功能，以便日后审核账目。如果要更改系统中已输入的资料，须由主管人员在计算机系统中批准作实。现沽单的监管现沽单既是机构用以记录销售交易的文件，也是顾客购买货品的凭据。由于现沽单对机构日后审核帐目十分重要，因此机构应使用预先印备及顺序编号的现沽单，并在使用前妥为储存。如果由收银机直接印发现沽单，亦应印上顺序编号；如使用多部收银机，更应印明收银机编号。店铺员工应在现沽单上记录货品的销售详情，并将副本分别发给顾客、保存在店铺内及呈交会计部，以作记录之用。现沽单应包括下列资料：............................防bestpractices贪锦囊3z优惠卡编号及持有人姓名（以核对折扣优惠）﹔z货品资料、销售数量、单价、折扣及实价﹔z售货员及收银员的员工代号；•购货订金和尚欠款项。发出现沽单收银员应复核在现沽单上列出的售货价钱是否正确，然后才收取售货款项，确认交易。为避免不良员工不记录售货交易，将货款中饱私囊，机构应在销售大堂张贴告示，提醒顾客索取现沽单，以作机构提供售后服务（如更换货品、退款及保养等）的凭据。收款程序机构应规定只准许指定员工操作收银机，以便问责和加强现金和信用卡单据的保安。为监察处理现金的情况，机构应安装设有录像功能的闭路电视。有关录像带应由主管人员定期覆看，以阻吓及侦查舞弊行为。当日结帐检查每日结帐时，收银员应将现沽单分为「店铺」副本及「会计」副本。店铺经理应检查这些单据是否顺序排列，以防遗漏，并应抽样核对现沽单与收银机记录是否相符。所有经注销的现沽单，需妥为存档。如机构使用收银机收款，收银员应将收银机印出的收据夹附在发给顾客的现沽单上，以证明收讫款项。职员亦须编印另一份收银机收据副本，方便当日结帐时，与现沽单副本互相核对。..............防贪bestpractices锦囊4购货订金若顾客所订购的货品于店内未有存货，或顾客因现金不足而无法立即支付全部款项，店铺员工可向顾客先行收取订金。购货订金应当作预先收取的货款入帐。为免不良员工侵吞订金，机构应采取下列措施。记录订金机构应使用顺序编号的收据记录收讫的购货订金，收据上应列明下列资料：z订购货物总额；z订货当日提供的折扣；z收讫的订金数目；z货款余额；z顾客资料（姓名及电话号码）﹔及z完成交易期限（逾期机构可没收订金）。没收订金虽然在发给顾客的收据上已列明逾期没收订金的日期，但机构仍须保存一份详细的订金记录册，以便监察这些交易。订金记录册应载有支付订金日期、收据编号、订金金额及尚欠金额、清付余额日期、现沽单据编号等。顾客在取货时，须出示订金收据及支付货款余额。收银员须发出现沽单，并夹附在顾客的订金收据上，以作记录。如顾客未能出示订金收据，售货员应翻查订金记录册，核实交易及记录顾客的个人资料，然后才发出货品。............................防bestpractices贪锦囊5为监管逾期订金，会计部应编制没收订金个案清单，详列没收订金日期，供管理人员作复核之用。店铺职员亦应在到期没收订金之前，提醒有关顾客取货。如要没收订金，须经店铺经理批准。取消交易在某些情况下（如顾客在收银员输入购物资料后改变主意），店铺有确实需要取消已确认的交易；但亦可能出现不良员工藉取消交易为借口，偷取营业收益的情况。为防止舞弊，机构应在收银机内编入程序，只容许主管人员在输入个人密码后，才可取消交易。如密码由超过一名主管人员保管的话，批准取消交易的主管应分别在收银机收据和现沽单上签署。店铺亦应定期编制取消交易摘要，供管理人员复核。退还现金机构应制定退款政策，供店铺员工遵守。为防止在退款过程中，出现舞弊情况（如员工纵容顾客退还品质较劣或不足数量的货品），机构应详细记录退回的货品，并进行抽查。每日结算机构应规定店铺每日结算营业额，以及早侦察诈骗及舞弊情况（例如私吞销售收益、滥发折扣优惠及延迟记录销售交易）。以下是进行每日结算的建议步骤。收银员的职责每日结束营业时，收银员应从收银机中印出收据报告和执行下列工作：z将收据报告与销售收益互相核对；..............防贪bestpractices锦囊6z将收据报告和每日销售报告互相核对﹔每日销售报告须列出每项交易的资料，并按付款方式（如现金、信用卡、支票、电子付款系统、贵宾卡和礼券），列明销售收益和折扣额；z使用下列方式核对开市和收市时的流动现金情况：港元$承接上日的找换款项x加﹕是日收讫的销售收益（现金/支票）x找换款项的补充金额(补充找换款项申请表格编号﹕)x收讫的购货订金(订金收据编号由至号)x减﹕是日存入银行的现金/支票x退还现金(退款单编号由至号)x可转翌日的收银机款项结存xz每日将款项存入银行，以免店铺存放过量现金﹔z将销售单据（现沽单、订金收据、信用卡单据、取消交易单据等）顺序存放，并将信用卡单据放入密封信封内，再夹附于每日销售报告﹔............................防bestpractices贪锦囊7z将每日销售报告及销售单据送往会计部，并将副本存放在店内。店铺经理的职责在批核每日销售报告，并将之送交会计部之前，店铺经理应先核实以下事项：z销售收益及收银机报告是否吻合；z每日销售报告中的销售单据是否顺序排列及交易记录是否准确；z特殊情况（如取消交易和退款等），是否已获正式批核；•查核流动款项结余，以确保收银机内只存放合理数量的现金。管理报告店铺员工应提交下列报告，供管理人员审阅，以监察及改善销售管理：z按售出货品的类别对销售额及利润总额作出分析；z按货品类别和折扣额作出销售分析；z应收的电子付款系统和信用卡结帐款项；z每日结存于各店铺的找换款项；z贵宾和职员户口内每月应收帐项的报告；及z有关电子付款系统和信用卡交易的异常事件报告（如被银行或信用卡中心拒绝付款的交易）。..............防贪bestpractices锦囊8内部核数机构应为销售程序进行内部核数，以确保各部门遵守既定销售政策和程序，并侦察舞弊行为。机构亦应清楚规定内部核数的时间表及负责人员的从属关系。私营机构顾问组除了编制一系列《防贪锦囊》之外，廉政公署亦设有私营机构顾问组，向私营机构提供免费及保密的防贪顾问服务。该组的服务范围涵盖私营机构的各项运作程序，如人事管理、存货管理及合约管理等。欢迎有兴趣人士与该组联络，进一步了解服务详情。私营机构顾问组的联络方法如下：电话25266363传真25220505电邮[e-mail]廉政公署防止贪污处二零零三年