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公司Logo2023/8/3流程描述规范培训XXXXXXXXXXXXXXXXX公司第2页共页目录为什么做流程梳理第一部分第二部分如何进行流程梳理第三部分流程梳理注意事项XXXXXX公司第3页共页1.流程梳理及描述的意义流程描述为什么？将我们的经验总结出来、传递下去、共享开来。流程描述做什么？流程不能停留在人的头脑中，必须外化，书面化来规范流程描述可积累（改进）规范化可执行书面流程部门部门部门部门部门部门部门部门XXXXXX公司第4页共页1.对于做之间事情的人：知道为什么要做这件事情？了解做这件事情的价值和目的是什么？2.对于做这件事情的人：知道这件事情从什么活动开始，什么活动结束？以及我们可以提供哪些方面的服务?3.对于参与这个流程的部门：知道各自的责、权、利4.对于流程管理者：可以知道企业各项业务之间的相互关系（这个流程和其他流程的关系）5.对于管理者和操作者：知道流程中的关键点和这些关键点应该怎么做，做到什么程度？6.对于参与者：知道流程业务存在的问题。比如哪些事情可以同时做，哪些事情必须先做，哪些事情必须审批？2.通过流程我们能够知道什么？XXXXXX公司第5页共页看看这些流程描述是否能够给我们这些信息XXXXXX公司第6页共页目录为什么做流程梳理第一部分第二部分如何进行流程梳理第三部分流程梳理注意事项XXXXXX公司第7页共页1.流程描述内容规范——变更记录流程版本变更记录……宝成仪表单位：编制审核批准版本号日期版本变更说明（变更原因，变更关键点）………….......................................………………………….............................................流程编号：流程名称：……意义：？可追溯，可积累版本变更说明详细描述版本变更的原因，或者是变更的内容变更记录：记录每次版本变更单位：填入责任部门流程清单中的流程编号填入编制人员姓名填入审核人员姓名填入批准人员姓名XXXXXX公司第8页共页2.流程描述内容规范——流程图流程编号流程名称责任部门层级版本号部门节点编制批准第页共页审核实施日期（（（（（（（（（（（（（（（(（（)V1.0流程目的3（采购合同管理BC-SM-02-01采购部确保及时准确的采购，并为及时为付款提供依据适用范围适用于公司所有采购合同的签订、执行和付款管理采购部需求部门法律部财务部供应商供应商名单开始拟定采购合同采购需求需求审查法律条款审查付款条件审查是否通过否签订采购合同是下达采购订单物资配送入库验收财务付款结束17654328ABCDE合同签章后的合同采购订单验收单采购订单验收单入库单责任部门：即流程的主要职责有谁负责推动和完成，一般在流程图甬道图的最左边目的：我们为什么要做这件事情，这件事情能够带来什么价值？范围：这个流程的起点和终点是什么，适用于哪些业务类型？角色：流程中涉及到哪些部门？这些部门的工作内容是什么？逻辑关系：每个流程活动之间的逻辑关系；流程和流程之间的关系输入输出物：流程中涉及到哪些信息的传递流程的客户：即流程最终产出是给谁的，通常情况下客户都放在甬道图的最右边XXXXXX公司第9页共页2.1如何描述流程目的流程目的思考方式充分考虑流程的客户需要我们提供什么？为此需要思考我们的客户是谁？充分考虑流程的下一个环节需要提供的需求？对于难以辨别客户的，需要思考流程最终的产出是向哪个环节提供的，而哪个环节对我们有什么要求？通过实施一系列管理措施以后，能够为企业带来什么？主要针对管理类流程流程目的描述举例及时准确的提供信息，为……业务提供参考依据管理……业务/事情，从而提升……整体水平加强……业务的管理，以降低……风险及时提供……产品/服务/数据辨别是否正确的描述目的的关键是要打破砂锅问到底——为什么要做这项工作？管理这些业务有什么价值和意义？这项工作是为谁服务，为哪些环节提供产品？XXXXXX公司第10页共页2.2确定流程适用范围明确流程的起点和终点明确流程适合哪些类型的业务采购材料采购设备采购劳保用品生产原材料办公用品生产设备试验设备办公设备部门1部门2部门3部门4输入输出流程的起点和终点流程适用的业务类型，首先需要对业务进行分类业务分类后再判断这个流程适合于哪些业务类型。如招标采购可能适用于生产原材料、生产设备、试验设备的采购如某个绩效管理流程可能适用于公司领导、中层员工的绩效管理XXXXXX公司第11页共页分类（Classification）流程分类：按照流程运转的异同对流程进行分类，划分为不同的类别，如设备采购、材料采购流程分级：按照流程运行的先后顺序或者阶段进行分级，如采购：采购申请、定点定价、采购合同管理人男人老人人男人已婚人士人男人未婚女士北大学生男生女生女博士人男人已婚女人未婚女人分类标准不统一越级分类子类相容不完全分类多子类分类人男人女人已婚男人未婚男人已婚男人未婚男人分类分级的四项原则标准统一：每个层次的分类必须按照同一标准或准则进行层次一致：必须按照事物的属种包含关系分层次进行子项互不相容：分类得出的两个流程之间必须是不相容（相互独立）的子项穷尽母项：分类所产生的各项流程之和必须等于上级流程所包含的内容2.2如何确定流程适合的类别性别年龄性别性别+状态XXXXXX公司第12页共页2.3逻辑关系先后关系，即先做什么，后做什么拟定合同合同审查签订合同并列关系，即必须同时完成或者同时开展的工作提出配送需求拣货物资配送组织配送车辆并并选择关系，即从多个内容中选择一个提出质量问题处理技术问题技术改进生产问题或组织生产XXXXXX公司第13页共页2.4流程和流程之间的关系由于流程范围的界定，当下一个流程需要链接上一个流程时，需要明确出流程和流程之间的关系需要链接上一流程采购需求管理开始活动活动结束需要链接下一个流程开始活动活动结束付款流程XXXXXX公司第14页共页3流程描述内容规范——关键控制点工作标准关键点确定合同条款中需求的合理性关键点价值工作要求（时间、质量、成本）B2:需求审查负责岗位需求部门C2:法律审查关键点：指影响流程价值和运行的“瓶颈”环节关键节点说明1.确保合同条款中需求与自身需求完全一致2.在规定的时间内完成需求审查确定法律条款的合法性，维护公司利益法律部1.确保法律条款的合法性、合规性和效益性2.在规定的时间内完成法律审查D2:财务审查确定付款方式是否符合公司财务制度财务部1.确保付款方式和公司财务管理制度相符2.在规定的时间内完成财务审查A5:下达采购订单将采购信息及时准确的传递给供应商采购部1.及时编制采购订单，采购订单与需求一致A7:入库验收确保采购品的质量数量采购部1.组织质检部对采购品的质量进行检查，并填写质量验收单2.对采购品的数量进行检查，填写收货单部门代码+节点：活动名称这个活动能够实现什么目的工作要求：时间要求、质量要求、成本要求工作方式：如何做以达到工作要求XXXXXX公司第15页共页流程描述基本内容流程版本变更记录……宝成仪表单位：编制审核批准版本号日期版本变更说明（变更原因，变更关键点）………….......................................………………………….............................................流程编号：流程名称：……流程编号流程名称责任部门层级版本号部门节点编制批准第页共页审核实施日期（（（（（（（（（（（（（（（(（（)V1.0流程目的3（采购合同管理BC-SM-02-01采购部确保及时准确的采购，并为及时为付款提供依据适用范围适用于公司所有采购合同的签订、执行和付款管理采购部需求部门法律部财务部供应商供应商名单开始拟定采购合同采购需求需求审查法律条款审查付款条件审查是否通过否签订采购合同是下达采购订单物资配送入库验收财务付款结束17654328ABCDE合同签章后的合同采购订单验收单采购订单验收单入库单关键点确定合同条款中需求的合理性关键点价值工作要求（时间、质量、成本）B2:需求审查负责岗位需求部门C2:法律审查关键点：指影响流程价值和运行的“瓶颈”环节关键节点说明1.确保合同条款中需求与自身需求完全一致2.在规定的时间内完成需求审查确定法律条款的合法性，维护公司利益法律部1.确保法律条款的合法性、合规性和效益性2.在规定的时间内完成法律审查D2:财务审查确定付款方式是否符合公司财务制度财务部1.确保付款方式和公司财务管理制度相符2.在规定的时间内完成财务审查A5:下达采购订单将采购信息及时准确的传递给供应商采购部1.及时编制采购订单，采购订单与需求一致A7:入库验收确保采购品的质量数量采购部1.组织质检部对采购品的质量进行检查，并填写质量验收单2.对采购品的数量进行检查，填写收货单流程变更记录流程图流程关键点说明XXXXXX公司第16页共页目录为什么做流程梳理第一部分第二部分如何进行流程梳理第三部分流程描述注意事项XXXXXX公司第17页共页在VISIO途中描述流程的方式两个维度活动流转流程要素部门/岗位维阶段维每一个流程都是由不同的阶段组成的，要识别每一个流程大的阶段，这是认识流程的第一步，不要一开始就深入细节某活动是由哪个部门或岗位来完成的活动的流转某活动某活动判断N某活动Y流程的目标流程的客户流程的触发事件流程的输入、输出流程的关键控制点流程的要素每个网格内的活动是由该部门该岗位在该阶段作的活动XXXXXX公司第18页共页流程描述格式规范——流程使用符号说明流程编号流程名称责任部门层级版本号部门节点编制批准第页共页审核实施日期（（（（（（（（（（（（（（（(（（)V1.0流程目的3（采购合同管理BC-SM-02-01采购部确保及时准确的采购，并为及时为付款提供依据适用范围适用于公司所有采购合同的签订、执行和付款管理采购部需求部门法律部财务部供应商供应商名单开始拟定采购合同采购需求需求审查法律条款审查付款条件审查是否通过否签订采购合同是下达采购订单物资配送入库验收财务付款结束17654328ABCDE合同签章后的合同采购订单验收单采购订单验收单入库单多选一的时候用或必须同时具备并须同时做当活动为关键控制点时使用接入下一个流程用于链接数据和活动的关系箭头指向活动，表示输入箭头背向活动，表示输出用于链接流程各项活动用于表示输入输出物等信息包括电子版、纸质的表单、数据等整个流程图的内容框架XXXXXX公司第19页共页3流程描述规范——流程符号使用示例流程编号流程名称责任部门层级版本号部门节点编制批准第页共页审核实施日期（（（（（（（（（（（（（（（(（（)V1.0流程目的3（采购合同管理BC-SM-02-01采购部确保及时准确的采购，并为及时为付款提供依据适用范围适用于公司所有采购合同的签订、执行和付款管理采购部需求部门法律部财务部供应商供应商名单开始拟定采购合同采购需求需求审查法律条款审查付款条件审查是否通过否签订采购合同是下达采购订单物资配送入库验收财务付款结束17654328ABCDE合同签章后的合同采购订单验收单采购订单验收单入库单动作数据线，箭头的方向代表？业务流转线表单，包括纸质传递及系统中的判断，一定产生？个结果流程之间的？关系和版本变更记录中必须一致纵向部门展示了每个部门的责、权、利XXXXXX公司第20页共页流程描述规范——流程图和版本变更记录以及关键点说明的关系流程编号流程名称责任部门层级版本号部门节点编制批准第页共页审核实施日期（（（（（（（（（（（（（（（(（（)V1.0流程目的3（采购合同管理BC-SM-02-01采购部确保及时准确的采购，并为及时为付款提供依据适用范围适用于公司所有采购合同的签订、执行和付款管理采购部需求部门法律部财务部供应商供应商名单开始拟定采购合同采购需求需求审查法律条款审查付款条件审查是否通过否签订采购合同是下达采购订单物资配送入库验收财务付款结束17654328ABCDE合同签章后的