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LOGO计划与合理安排PlanningandPrioritizing•掌握时间盘点方法•用20/80或第二象限法区分日常工作•能根据SMART原则有效制定目标•掌握制定计划的有效技术培训目标一、时间管理的原则二、有效设定目标的原则三、了解计划的技术培训内容一、时间管理的原则二、有效设定目标的原则三、如何做计划目录目录一、时间管理的原则二、有效设定目标的原则三、如何做计划本章重点1、时间盘点2、有效的时间管理原则常见问题一、正在埋头写计划，电话又响了……二、正在办公室写汇报，客户来了……三、会议开了一整天了，还没什么成果……四、手上的工作越干越多，越干越乱……五、比谁都忙，到处“救火”……六、刚给下属布置完工作，还是不放心……七、沟通了无数次，越沟越不清……八、办事拖拖拉拉，今天拖明天，明天拖后天……九、工作抓不住重点，重要的不做，不重要的抓住不放十、粗心大意，经常陷入空想和琐事不能自拔十一、该说“不”却不说，碍于情面答应，却无法按时兑现时间管理盲点一、忙就好二、时间管理没用三、身不由己四、江山易改，习惯难移时间价值分析年薪每天价值每小时价值每分钟价值150002500035000450005500065000750008500010000062.0103.3144.6186.0227.3268.6309.9351.2413.28.8614.7620.726.632.538.444.350.259.00.150.250.340.440.540.640.740.840.98时间清单分析时间活动事项计划用时实际用时浪费/超时原因8:30-9:009:00-9:30分析哪些问题一、计划性如何二、有多少时段记不起来做什么三、浪费/超时多少（20%,50%)四、时间利用率（30%）五、各工作事项、延误、浪费了多少时间六、一个工作日中，总共浪费了多少时间七、寻找原因与对策工作紧急性分析非常紧急（马上要做）紧急（短时间内要做）不很紧急（可从长计议）不紧急（无时间要求）频次时间紧急性工作事项分析要点一、每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作二、“非常紧急”的工作事项，如果频繁发生，应考虑授权，制度、产品质量等重大问题与时间管理无关三、“紧急”事项越多，时间管理问题越大四、“紧急”、“非常紧急”、“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大五、除“非常紧急”外，分析所谓“紧急”事项是否真那么急工作重要性分析非常重要（绝对要做）重要（应该做）不很重要（可做可不做）不重要（可不做）频次时间重要性工作事项分析要点一、每日、每周、每月最重要的是哪三项工作二、“非常重要”的工作事项，如果很紧急，则与时间管理无关三、“重要”的工作事项越多，时间管理就越合理四、一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项五、特别注意对“重要”的工作事项进行分析高效益活动分析目标（职务）贡献排序必要程度排序所需时间排序高效益活动排序分析活动时间管理启示一、你能说出你前三项高效益活动吗二、优先做高效益活动三、根据活动效益高低安排工作顺序和时间四、对每年、每月、每周、每天的高效益活动有一个分析，以便心中有数五、高效益活动的三个衡量指标：对目标（职务）贡献度高、自己去做的必要程度大、花费时间少。授权分析不应授权（自己做）可以授权（可做可不做）应该授权（不应做，因某原因无法让下属做）必须授权（无论如何不要做）未授权原因件数比重授权程度工作事项时间管理启示一、可以授权一定要授权，这样才能腾出更多时间做更重要的事情二、下属没你做得好不代表永远没你做得好三、授权刚开始会花费你较多时间，但下属一旦胜任，你就会节省很多时间四、做那些应该授权下属去做的事情很可笑，意味着你在花时间做下属的事。会见分析会见分类会见人计划会见时间实际会见时间延误时间原因分析每日必须会见的人经常要见但不是每日必须不定时但是必须经常会见的人会见不经常往来的人不速之客时间管理启示一、会见前或会见开始时，约定会见所用时间二、事先约定会见的具体目标三、不良会见容易打乱其他时间安排，要坚决克服四、学会对付无故拖延会议分析日期会议名目会议倡议计划用时实际用时原因分析会议必要性评估必须的目的明确目的不明确可不开的时间管理启示一、主管用于开会的时间约占工作时间的20%，如何用好时间很关键二、自行主持召开的会议主要有“部门例会”“专题讨论会”等，自己可以决定的会议，要事先评估开会的必要性三、养成以简明书面形式而非简单口头通知开会，即使只有几个人或十几个人。四、严格会议纪律五、参加别人召集的会议，可请求召集人确定会议规则，以免浪费时间公出分析日期公出必要性评估必须亲自出面可去可不去可顺便前往不必去计划用时实际用时原因分析时间管理启示一、外出频繁的主管，需进行公出必要性评估，以便压缩公出时间二、合理安排拜访路线三、合理安排拜访时间干扰因素分析干扰者排序后果对策缺乏自律红色：突发性文件杂陈蓝色：拖延性拖延不会说不职责混淆突然约见当下想做的事太多经常救火条理不清计划不周不速之客电话干扰无效会议分析干扰因素时间管理启示一、突发性干扰的大小顺序为二、拖延性干扰中，最需要克服的为：缺乏自律，许多因素你无法把握，但是你可以把握自己。三、谁干扰了你，偷走你的时间？谁对你的干扰最大，别人？你自己？下属、上司、同事、客户、朋友、自己大小时间管理的原则一、80/20原则例如：80%的销售量来20%的客户20%的工作占整个工作80%的价值，集中80%的精力做那20%的工作。一天中的15件要做的事，占80%价值的只有三件，认真挑选这三件事。误区：面面俱到、完全主义、平均分配80/20原则的运用一、列出一天内所有的工作二、对工作进行分类价值80%的工作价值20%的工作事项一事项二事项三事项四事项五事项六……80/20原则的运用三、时间和精力分配四、工作价值分类五、时间和精力分配价值80%的工作分配价值20%的工作分配事项一：需2小时集中精力事项二：需1小时不受干扰事项三：需2小时高效时间事项四：可往后推事项五：没时间就不做事项六：可委托下属……第二象限工作法1第一象限紧急重要2第二象限不紧急重要3第三象限紧急不重要4第四象限不紧急不重要紧急不紧急重要不重要四象限原理解析1紧急状况迫切问题限期完成的会议或工作2准备工作预防措施，价值观澄清计划人际关系建立真正的再创造能力增进自己的能力3造成干扰的访问、电话信件、报告某些会议许多迫在眉睫的急事符合别人期望的事4忙碌琐碎的事处理文件电话浪费性时间逃避性活动紧急不紧急重要不重要养成习惯一、每周将工作排出优先次序二、在高效时间里完成重要工作三、授权四、有效对付干扰五、明确的生活和工作目标六、保证一天内有一段时间不受干扰七、会利用零星时间八、有得力助理或文员、充分利用电脑等现代办公设备养成习惯九、文件柜、办公桌整洁、条理清晰十、在固定的时间处理往来函件十一、丢掉无用的文件十二、将每件事善始善终，避免多头处理十三、万不得以才召开会议十四、常年使用工作效率手册十五、学会休息、娱乐与业余爱好目录一、时间管理的原则二、有效设定目标的原则三、如何做计划本章重点1、什么是目标管理2、如何根据SMART原则设定目标目标管理的六个特征一、上司与下属共同参与制定二、与高层一致三、可衡量四、关注结果五、及时的反馈与辅导六、以事先设定的目标评估绩效目标管理的好处一、抓住重点二、关注结果三、考核的依据明确四、激发下属的承诺和工作的主动性五、统一目标，劲往一处使六、在各自层面上工作七、下属能力提升和职业发展快目标设定常见的问题一、目的与目标的混淆2004年的目的：增收节支2004年的目标：行政费用比去年下降15%目标设定常见的问题二、定量目标与定性目标定量目标：下半年销售额增加产15%定性目标：下半年制定新的行政考核标准定性目标的误区：无法衡量方法：制定时同时定出标准目标设定常见的问题三、多重目标的问题例：2004年人事助理目标：1、7月完成毕业生接收2、5月完成所有员工档案计算机管理3、10月建立公司人才储备库4、12月建立分类测评系统要点：1、分清主要与次要目标2、目标在3-5个内即可目标设定常见的问题四、目标冲突例：2004年下半年目标目标一：减少销售费用目标二：增加两名业绩最好的销售人员的工资，作为激励要点：1、评估冲突的重要性，在目标间确立优先顺序2、发现和使用新的工作方法和技巧3、权衡长期目标并面对当前问题4、分析如果不牺牲任何目标，是否能解决冲突；必须择一，延迟较不重要的，发生冲突，向下属说明原因，如何解决以及这样做的目的。☆SMART原则Specific–详细明确Measurable–可以量度Attainable-可实现的Relevant-相关的Timebound–订明时限SMART原则制定符合SMART原则目标范例要做什么结果是什么条件是什么什么时间缩短18%开发达到或超越3.5级生产周期本年年底新的功能软件包2014年12月1日正式推出SMART原则常用词语：开发、设计、发送、修正、完成、训练、制作出、生产出、编写出、检验出、销售、执行、解决、提高、研究、达到、降低、维持、运输、修建避免词语：明白、了解、知道、有效地、成为、认识到、实现、合理地、精确地设定目标的步骤第一步：正确理解公司的整体目标第二步：制定符合SMART原则的目标第三步：检验目标是否与上司的目标一致第四步：列出可能的问题和障碍，找出相应的解决方法第五步：列出解决目标所需要的技能和知识第六步：列出达到目标所必须的合作对象和外部资源第七步：确定目标完成的日期目录一、时间管理的原则二、有效设定目标的原则三、如何做计划本章重点1、计划概述2、如何将目标转化为计划管理循环什么是计划决定目标及如何达成目标的程序管理循环：计划、组织、指导、控制、协调主管制订计划的目的一、能配合实现上级主管的目标策略二、能实现自己部门的任务三、能成为下属行为的依据及评价下属工作成果的重要基准计划的好处一、成功完成预期工作目标的可能性增强二、使下属更了解目标三、使工作更有系统四、减少危机出现可能五、更为轻松处理突发事件六、成员的工作更能互相匹配七、更为客观评价结果制定计划的要点一、分析要达到的目标二、判断所处的工作环境三、找出影响目标实现的决定因素四、分析所拥有的资源，人员情况、产品优势、金钱、时间等五、依据所拥有的资源和决定因素，找出各种达到目标可行的方法六、选择可能的方法制定计划的要点七、根据所选定的工作拟定具体的实施方案，将各项工作分配给各个员工并建立相应的评估和考核方法八、对行动进行有效而合理的排序，哪些可以同时进行，哪些需要按照一定的顺序九、决定完成各个项目需要的时间，并推算出总体时间制定计划的要点十、建立追踪计划，评估和修正的方法和程序，有利于及时发现问题和解决问题，对执行人员由于自身工作能力、经验方面造成的问题，进行辅导、人员补充、调换；对计划制定本身的问题，及时予以修正，由于内部或者外部环境发生变化，需要对计划进行必要的修改。制定计划常见误区一、没有注意到计划的滚动二、没有弹性三、没有估计多种可能四、没有考虑资源和条件五、没有事先沟通确认好计划的特征一、详尽并清晰：完成什么，谁来完成，什么时间完成二、完整，避免行动中造成脱节三、符合实际，现有的人员、资源、时间可以做到四、弹性，计划能配合新的情况或者能充分利用新出现的机会五、优先顺序，行动成员都明白什么是最重要的好计划的特征六、界定行动，使成员明白哪些是一定要做到，哪些是你希望他/她做到的七、附有衡量计划成功的标准八、事先同合作者进行充分的沟通九、定出日期以便定期检查计划的进展情况总结与行动对你的计划与工作合理安排进行重新审视。制定一份行动改善计划。将所学