采购管理制度5篇

参考资料，少熬夜！采购管理制度5篇【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“采购管理制度5篇”文档资料，供您学习参考，希望此文档对您有所帮助，喜欢就分享给朋友们吧！采购方案1学校人事处申请为20xx年引进博士及培养博士配备办公家具、设备，发展规划处申请购置办公设备，资产管理处根据使用部门要求和采购预算制定本采购方案，具体如下：1、本次办公设备采购分两部分进行（1）家具类：本次需采购家具有办公桌椅一套、书柜一个，拟以续标方式在学校20xx年上半年办公家具采购项目的供货商处进行采购。（2）电子设备类：因本次采购的电子设备数量不多、金额较小且配置时间要求紧，所有设备标准统一、货源充足且价格变化幅度小，因此拟采用询价采购方式进行购买。2、成立学校专项采购工作小组组长：XXX组员：XXXXXXXXXXXX纪律监督：XXX3、编制询价书（1）编制询价书资产管理处根据设备使用单位采购要求和项目特点编制询价书。询价书主要应包括以下内容：①询价公告；②采购项目要求；③报价单位须知；④报价文件格式。（2）询价书确认询价书编制完成后，送申购单位审核确认，申购单位负责人签字并加盖公章。5、邀请供应商按照询价书确定的供应商资格条件和邀请方式，采取有限邀请方式。邀请历史上和学校有合作关系，信誉度良好的相关供应商前来参与报价。电子设备拟邀请商家名单如下：宁夏西部人科贸有限公司、银川嘉翔电气有限公司、固原恒远电脑销售有限责任公司。6、询价响应文件报送截止时间20xx年11月21日（星期三）下午15：00。7、评标原则在采购项目的技术质量和服务质量相等的情况下，选择报价最低的供应商。8、询价及评价步骤（1）采购工作小组在询价截至后及时进行评标。参考资料，少熬夜！（2）采购工作小组按照评标原则审阅报价文件、进行综合评标，确定成交供应商，在媒体上发布公告后，向成交供应商签发询价结果通知书（成交通知书），并将评价结果通知所有参与报价的供应商。9、合同签订、验收、档案整理等均按宁夏师范学院有关规定执行。10、公开报价时间：20xx年11月22日10时；11、公开报价地点：XXXXX。采购的具体流程21、寻找合格供应商(1)索样询价为使公司能采购到适价的零件，采购课采购员需随时收集自行车零配件相关工厂的供应信息，当公司有需要时，应向相关厂商进行索样并询价。此时需填写《样品单》及《询价单》。(2)样品确认样品索回后，需即时开具《样品零件确认单》交给产开课进行样品确认，以判定该厂商的产品是否符合我司要求。(3)厂商报价判断合格的供应商，需根据本公司的付款条件、品质要求、交货时间等，要求供应商报最优惠价格。(4)确认报价采购经理依据同种产品的市场价格，对厂商的报价进行确认回签，然后交采购课长输入公司ERP系统价格库。供应商的报价原件由采购经理保存，复印件发给财务作为对帐和结算的依据，并抄报总经理备案。(5)合格供应商确认当上述步骤完成后，将该供应商的相关信息登记入《供应商审核表》交相关部门审核。若审核通过可将该厂商列为我司合格供应商，将其列入公司《合格供应商名录》。以后每隔半年，对该供应商进行考核，并将结果记录于《供应商评核表》。2、采购订单管理(1)下采购订购单接到《订购书》后，采购课长根据订购书客号、车型找出相对应的《用料明细表》，确认资料无误后，将订购书及用料明细转给采购员下单。各采购员在接到资料后，进入公司ERP系统，查询业务、生管是否已在ERP中过帐，待其过帐后，采购方能在ERP中下采购单。采购下单时，需在订购单上详细标明订单号如NKXXXXXXXXXXX(其中，前四位为HK下发的订单编号，第五位为年，6、7位为月份，后四位为流水号，流水号由各采购员掌控)。采购员在下单时，需查仓库有无库存料件和半成品(若有库存，需扣库存数，同时需填写《零件代用通知单》交于研发部检验是否可代用)，采购订单应在2天内发出。(2)审核规格、价格参考资料，少熬夜！采购课长依据《订购书》及《用料明细表》对各采购员所下的《订购单》的内容(即：规格、数量、价格、交期)进行核对，核对时需再次掌控是否已消化了库存料件，核对完成后转至采购经理核准并在ERP中过帐。采购课长需将各采购员所下的订购单内容总结在公司服务器/到料情况查询/《零件到料掌控表》中，供其他部门查询。(3)FAX订购单经采购经理核准完的《订购单》，统一交由文印室FAX给供应商。(4)跟催回传订购单FAX完后的《订购单》，交由各采购人员。各采购员将各自负责的零件资料进行整理，在《订购单》FAX后1小时内应打电话给厂商，确认订单是否有收到，三日内需接到供应商的回传订单，若未接到，需主动打电话询问订单是否有变更等事宜。(5)延迟交期通知业务采购员在接到厂商的回传单后，需确认厂商所回传的内容有无更改。若厂商回传的交期确认OK，采购员可记录下来，资料即可归挡；若厂商回传的交期有延误，这时需协调厂商以达到共识。在协调达不到共识时，应即时填制《品质交期异常反馈表》，知会业务部经理或相关跟单业务员，以便及时通知客户。采购需在下单后一星期内回复业务订单的交期是否有问题(业务人员可在公司服务器/到料情况查询文件夹中随时能查到)。(6)订购单的整理、归档采购员在接到文控中心FAX后的订购单后，需将原始订购单整理后归档在各厂商的资料夹中。3、催货(1)到交期前联络厂商采购员根据自己的资料，在零物料交货期的前三日需主动打电活给供应商，了解零物料的进度，以便及时调整。(2)跟进料件采购员在将零物料跟催进仓库后，需及时了解所到的零物料是否合格。料件合格入仓后，采购动作方结束，料件不合格，需在第一时间给予处理。(3)物料挪用当订单所需物料无法及时到货，且仓库有其他订单的相同物料时，采购可填制《物料挪用单》，经资材部经理批准后，交仓库进行物料挪用。4、五金件(零星物件)采购(1)接采购申请单采购员在接到各部门开出的申购单后，应报请采购经理批准，贵重物品应报请总经理批准后，方可实施采购。(2)实施采购各部门的采购申请被批准后，采购员根据其内容，选择供参考资料，少熬夜！应商进行采购。其中，设备维修所需的配件，应在1个工作日内完成，其他五金件应在3个工作日内完成。(3)通知领用采购物品到货入五金仓后，应及时通知相关申请部门领用。5、对帐、请款(1)对帐采购员每月根据各厂商的月结对帐明细单，进行单价的核对，如有异议须与厂商沟通，核对无误后交还财务部进行帐务处理。(2)请款采购经理每月月底接财务的。应付帐款明细表，根据与各供应商达成的付款协议，进行请款，此时需填写付款申请单。6、不良品处理(1)接检验异常报告单采购员在接到进料检验报告单或生产线品质异常跟踪改善确认单时，需仔细了解料件的问题点，然后即时将报告单FAX厂商，请厂商给予处理方案。(2)回馈处理结果采购人员需及时跟催厂商的处理结果，若有技术上的协调问题，需及时通知我司研发部或品管部与其协调；若是退货，需及时跟进将料件退回厂商。(3)跟进良品入仓料件退货后，需随时跟进供应商新补料件的供货进度，直至良品入仓。采购方案3一、目的为规范采购日常行为，激励和提高采购人员的工作积极性和责任心，保证按时、按量和按质地采购所需物品，特制定如下奖罚制度。二、适应范围本制度适用采购部全体人员。三、奖罚细则（一）日常事务1、及时完成上司安排的各项任务且当月无差错体现的，奖励100元/月/人。2、不听从上司安排的按首次罚50元/次，逐次翻倍处罚至200元/次，月累计超过3次或季度累计超过6次的作“开除处理”。3、不能及时完成上司任务和处理事情不及时且没有向上司汇报的酌情处罚10—50元/次。4、不规范的订单包括订单参数不全不对、价格错误、交期错误、付款方式错误、税率错误、数量错误和特殊物品的包装要求等，根据损失的大小酌情处罚10—500元/次。（二）质量管理参考资料，少熬夜！1、因质量问题出现退换货、维修或返工的根据产生费用的大小酌情处罚10—200元/次。2、在同等或更低价格中找到更好质量的供应商，根据产品使用量与金额酌情奖励20—500元（按每个新供应商连续合作6单考核）。4、当供应商供货质量异常，不能及时督促及调整而导致对工程质量或工期造成影响的视影响程度的大小和事后跟催的情况综合考虑，酌情处罚10—100元/次。5、采购能找到价格更优惠的。替代产品，按产品用量与总采购金额情况酌情奖励20—500/次。（三）交期管理1、若因采购交期延误影响现场施工的按施工情况及延误时长罚款10—200元/次，因未及时下单而造成的延期按两倍处罚。2、同等质量或更低价格中找到产能更大，交期更准时的供应商每按情况奖20—500元（按每个新供应商连续合作6单考核）。3、交期异常时不能及时通知相关人员导致生产计划打乱的按情况罚10—200元（四）价格管理1、在原供应商的基础上主动将价格谈到比历史采购价更低，根据情况及采购量奖20—500元/次，若连续谈价下调，可多次奖励。2、市场价格确定涨价时，采购人员可保持原价或将价格谈到涨价范围之下的根据情况奖20—500元/次。3、上级指定人员对订单进行谈价的，按采购金额及差价情况奖20—500元/次。4、在下单审批过程中或在以后查核中明显高于市场价20%的，罚订单高出金额部分的3%；高于市场价30%的罚订单高出金额部分的5%；累计6次以上或此项累计罚款金额在1万以上的对工作安排作调整（公司其他部门指定品牌或供应商的除外，申购单审核前已注明高于市场价领导同意采购的除外）。5、主动谈价很少而且基本没有谈价成功的案例，半年内对人员工作安排作调整。（五）付款方式1、款到发货的谈到货到付款每次奖励20—200元，货到付款谈到月结或更长按此供应商每年采购金额的0。1———1‰奖励。2、一年内新找的供应商有50%以上能月结的奖励300元。3、外包商付款方式有明显改进，如前期付款额度减小，付款周期增长的奖20—200元。（六）送货方式1、订单中的送货方式一定要求注明送货方式：送货上门还是送至相应货运单位自提或是不承担运费。若订单中与实际发生的不符，运费由当事人承担多出运费的10%，最高罚款不参考资料，少熬夜！超过200元（若事后可以说服供应商承担并已同意扣款的不罚）。2、订单中供应商不承担运费，后来当事人说服了供应商并承担了运费的可以奖运费的10%，最高奖不超过200元。3、货运公司通知当事人而未及时安排提货造成仓储费的由当事人承担此费用的20%，最高罚款不超过200元。（七）发票管理1、当月已到货发票到票金额在95%或以上的奖100元。2、当月已到货发票到票金额在90%或以上的奖50元。3、当月已付款发票到票金额在70%以下的罚30元。4、当月已付款发票到票金额在50%以下的罚50元。四、考核兑现1、由采购部经理每月负责各奖罚细则数据的统计和提出初步的奖罚数额；由技术副总和总助负责对奖罚的复核确认。2、每月根据奖罚细则进行一次统计考核，经复核确认，并报总经理审批后交财务执行。五、注意事项1、由于指定新的品牌或厂家的并未经过采购部考核的，而采购当时提出有更好供应商与品牌的（质更好，价更优），如果出现质量问题与交期问题及配合问题时采购人员尽最大能力处理不好的不将列入考核范围。（一定是尽最大能力，未尽力的除外）。2、因其他部门或个人的原因导致下单落后而延误交期不统计在内。3、若因为供应商的问题造成我们的损失，采购人员可以以合理的方式索赔到合理罚款、补偿或赔偿的不处罚采购人员。4、供应商考核也依据此统计资料，考核明显落后的根据需要调整。5、对于统计中不明确的问题点由采购当事人、采购经理、技术副总、总经理助理共同讨论。六、年终奖根据每年每人的奖罚总金额订4个级别，以上奖得越多的年终奖越高，罚得越多的相应越低。七、协调配合1、实际进场时间比计划进场时间延迟导致不能按时发货的，然后后面临时急需到场通知后供应商不能最快发货（可能长时间存放，供应商挪用掉，再重新做赶不上交期），所以我们计划进场的时间要准确一些；供应商需要挪用的必须先与公司采购部协商且取得一致意见。2、技术或工艺要尽量在出清单前将参数型号确认好，不明了的应及时沟通