搜索
1关于下发《贵州贵能投资股份有限公司公文处理细则》的通知公司机关各部室和下属企业：为进一步规范公司公文收、发工作，根据国家有关规定，制定了《贵州贵能投资股份有限公司公文处理细则》，现予以下发，请各单位认真组织学习，并遵照执行。各单位必须根据本细则制定出符合本单位实际需要的公文处理细则，并遵照规定，将所有上报的公文与公司行政部进行对接。如有违反本规定的行为，公司将给与考核。附：《贵州贵能投资股份有限公司公文处理细则》贵州贵能投资股份有限公司公文处理细则第一章总则2第一条为使公文处理规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，根据国家有关规定，结合贵州贵能投资股份有限公司（以下简称公司）实际，制订本细则。第二条本细则适用于公司所属各煤矿、项目处、下属分子公司及公司本部各部门。第三条公司行政事务部是公文处理的组织、协调和归口管理部门，具体负责文件的收发、分办、传送、用印、立卷、归档和销毁等管理工作。第二章公文的种类第四条公司常用的公文种类有：（一）决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关企业及人员，变更或撤销系统各企业不适当的决定事项。（二）决议——适用于会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。（三）规定——适用于对某项工作做出安排，提出具体管理措施。（四）办法——适用于对某项工作制定具体作法和要求。（五）通告——在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。（六）通知——适用于传达上级领导部门或领导的指示；部署工作；发布管理制度；批转下级企业或转发上级单位和不相隶3属单位的公文；传达要求下级企业办理和需要有关企业周知或执行的事项；任免和聘用公司管理人员等事项。（七）通报——适用于介绍工作经验和典型事例；表彰先进；处罚违章违纪行为；传达领导重要讲话、重要会议精神或情况及会议纪要等。（八）报告——适用于向上级汇报工作、反映情况和答复询问等。报告不得有“请示”的内容。（九）请示——适用于向上级领导单位请求指示或批准事项。各煤矿、项目处、下属分子公司向公司行文时，凡属请求批示或批准事项的，用“请示”。（十）批复——适用于答复各下属煤矿、项目处、下属分子公司的请示事项。（十一）函——适用于单位之间商洽工作和联系业务，询问和答复有关问题，请求批准和答复审批事项。（十二）意见——适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。（十三）会议纪要——适用于记载和传达会议议定事项和主要精神。如下发执行，则以“通知”形式印发，“会议纪要”作为附件。公司的专用公文有：备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、说明书、请谏、贺词、新闻稿、启事。4第三章公文格式第五条公文由发文单位（文头）、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和打印份数等部分组成。具体要求是：（一）发文单位（文头）应当使用全称或规范化简称；联合行文，主办部门应当排列在前。（二）涉及党和国家秘密以及公司商业秘密的公文应在公文的首页右上方标明“绝密”、“机密”、“秘密”等级，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（三）紧急公文，应根据紧急程度，分别在公文的右上角标明“特急”、“紧急”；紧急电报应分别标明“特急”、“紧急”。凡注明紧急程度的公文，应从核稿、审批、发文登记、印刷到分发、递送，按时限要求迅速处理。（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。几个部门联合发文，只标明主办单位的发文字号。正式文件的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧，且在代字后加“函”字。文件、函的格式见附件5、6。（五）上报的公文，应在横线上方左侧标注发文字号，右侧注明签发人，如有会签单位（部门），应注明会签人姓名，其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。5（六）标题一般应包括发文单位、事由和公文种类，有些文种的标题中可以省略发文单位。标题应当确切、简明扼要地概括行文内容；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。转发文的标题，除转发的文种为“通知”时给予省略外，其他的文种可保留一级。如转发的文种为“函”，标题即“转发**的函的通知”；转发的文种是“通知”，标题即“转发**的通知”。（七）主送单位是指公文的主要受理单位，主送单位一般应写全称或规范化简称。抄送单位是指除主送单位外需要执行或了解文件内容的其他单位，应使用全称或规范化简称。（八）公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序和名称。附件可以省略原文号。（九）成文日期以签发人签发的日期为准；联合发文，以最后签发单位领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。（十）印章和落款。公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。联合下发的公文，联合发文的单位都应分别署名并加盖印章。盖章顺序，与文头单位排列顺序相同，其中主办部门名称和印章排列在最前。一般公文落款处不需署名，只加盖发文单位的印章。（十一）主题词。应根据公文主题和文种，参照公司公文主6题词表（见附件12）标注。原则上，上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注公司主题词表中规定的词。主题词一般不超过五个。标注位置一般在文件末页下端、抄送上方，词汇之间空一格。（十二）印发份数应根据文件发送范围和存档需要确定。第六条文印要求（一）公文用纸采用国际标准A4纸型（210mm×297mm），左侧装订。（二）标题字体用2号小标宋体字加粗。（三）正文字体用3号仿宋体字。文印格式见附件10。第四章行文规则第七条行文关系（一）公司根据工作需要，可直接向公司本部，各级政府及其所属的党政机构互相行文。（二）公司在职权范围内，可以对控股单位行文，安排工作。（三）公司可与合作伙伴互相行文，商洽有关业务。第八条公司所属各煤矿、项目处、下属分子公司如需向公司，各级政府政府及以上的领导机关请示或报告事项，属于公司职权范围内的，不得越级行文，应先报公司，再由公司上报。不属公司职权范围的，须抄送公司。第九条请示的公文应一事一文；一般只写一个主送单位，7如需同时送其他单位，应当采用抄送形式。请示文在上级机关批复或批转前，一般不得抄送同级和下属单位。第十条上行公文，除上级领导直接交办等情况外，一般不向领导个人行文。第十一条公司所属各煤矿、项目处、下属分子公司凡需以公司名义批示、答复问题的请示或需公司领导了解情况的报告文，均应主送公司，一般不得主送或抄送公司本部各部门或个人。第十二条除涉及公司内部管理制度、机构设置和人事任免、奖惩、办公经费、福利等重要事项外，公司各部门之间原则上不互相行文。第五章公文处理第十三条收文处理，主要包括签收、登记、分办（含拟办、批办和承办）、查办、归档、销毁等程序（收文流程见附件）。（一）一般文件的办理1.文件的签收凡发给公司的函件，由公司行政事务部登记、签收、拆封；发给公司领导个人的函件，由领导或行政事务部酌情拆处；发给公司本部各部门的函件，由部门兼职文书签收和拆处。2.文件的登记对收到的文件（包括参加会议带回的文件），按主送（或抄送）单位的情况，由公司行政事务部登记。各部门收到主送（或8抄送）公司的文件，应及时送行政事务部登记。3.文件的分办公司收文，需要办理的文件一般应附文电处理签并登记、编号，注明收文日期。凡需公司领导阅知和批示的文件，由行政事务部负责人提出拟办意见后，呈送公司主管领导阅批。公司领导阅批的文件，由行政事务部登记批示内容后及时送承办部门或承办人办理（为提高办文速度，一般应先呈公司领导阅，公司领导阅示后送阅办部门先阅办，再按顺序传阅）。承办部门收文后，由部门兼职文书先登记，并及时送交部门负责人阅批，不得拖延积压。特急件，已规定办文时限的，应在规定时限内办理完毕；未规定时限的，应在2个工作日内办理完毕。如需延长办理时间或采取其他途径办理的，应及时告知行政事务部。对涉及几个部门共同承办的文件，主办部门应主动同其他部门共同办理，其他部门应积极配合。出现意见不一致时，主办部门应积极协调并及时向公司主管领导反映，不得因此积压延误。凡属公司领导、各部门间传阅的文件，由行政事务部组织传送，有关部门不得横传，阅后直接退回行政事务部。特急件，应随到、随传、随阅，必要时可集体传达。传送中均要履行签收手续。4.文件的查办行政事务部负责经公司领导批示文件的查办，并将承办部门（或个人）的办理情况适时向公司领导反馈。9（二）机要文件（指标有绝密、机密、秘密字样的文件、电报、资料等）的办理1．机要文件的传阅（1）机要文件按规定范围传阅，不得擅自扩大阅读范围。（2）机要文件配专用文件夹传送，要记载文件夹内机要文件份数、编号及传阅时间。（3）传阅机要文件必须由行政事务部机要秘书直接呈送阅文领导，须各部门领导阅读的机要文件，由部门文书签收后传阅，阅后当日退还。阅文者不得横传，不得擅自复印、留存带有密级的文件、资料。（4）阅文应在办公室或阅文室阅读机要文件，不得将机要文件带回家中阅读或在其他场所阅读。2．机要文件的转发不得原文转发机要文件。若确需转发的，按机要文件管理规定向文件管理机关申请，经批准后，方可摘要文件主要精神行文下发，并标明相应密级。3．机要文件的清理机要文件每年清理一次，并按规定程序存档或销毁。第十四条发文处理公司向上级主管部门请示、报告；与合作伙伴商洽工作；公司在职权范围内，对公司所属各煤矿、项目处、下属分子公司部署工作和重要事项的批复，以及印发公司规章制度等规范性文件和转发各级党政机关的有关文件，发公司文件。10涉及面较窄或一般事务性工作，不便以公司名义发文的，可以行政事务部文件形式发文。其他情况发部门文件。发文应精简，凡可当面请示、报告、商洽的事项和可通过电话、现场办公等方式处理的问题，一般不行文。发文程序一般包括拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、用印、分发、递送、归档、立卷和销毁等程序（发文流程见附件1）。（一）拟稿发公司文，应填写A4发文稿纸。正文及附件用A4纸手写或用计算机打印。如发文稿纸正文部分空白，应在第一行空两格起注明“正文附后”，并加圆括号。（二）会签公司发文涉及本部多个部门职责范围的应进行会签。会签的办理由主办部门兼职文书负责，会签意见一致后，再送公司领导签发。意见不一致时，不得行文。会签文件要急件急办。一般会签文件应在2个工作日内会签完毕，逾期要向主办部门说明原因。对会签文件应注明会签意见。如在文稿上修改，应同时注明修改部门，并在发文稿纸中注明会签时间和退文时间。公司与外单位联合行文，由主办单位办理发文程序。若公司主办，由本部主办部门送交相关外单位核签，行政事务部协助。若外单位主办，公司收到会签文稿，一律由行政事务部登记后，11送有关部门提出审核意见，最后送公司领导签发。（三）核稿1．核稿程序凡以公司名义发文，在送公司领导签发之前，均应经行政事务部核稿。各部门负责人对本单位草拟的文件进行审核。2．核稿要求主办部门主要负责核查文稿数据、事实是否准确；所提要求、办法、意见和措施是否切实可行；所要说明的问题是否全面清楚等。行政事务部主要核查是否需要行文；文件是否需要有关部门会签；文件内容是否符合国家的政策法规和公司的有关规定；文种使用、文字表达、公文格式是否准确、规范等。签发人主要从总体上审查办文的必要性，文件内容是否正确地反映了公司议定的原则、意见等。（四）签发以公司名义发出的请示和报告文，由总经理签发；以公司名义发出的其他文，按照分工，视重要程度，由总经理或公司分管领导签发。重要文件先由其他公司分管领导核签后，再送总经理签发。内部情况通报、办公通报、会议纪要由总经理或其他分管领导签发。公司发函及贺电、唁电，由行政事务部负责人签发。签批公文，主批人应明确签署意见，在发文稿纸签发栏内签署姓名和日期。文稿一经签发，未经原签发人同意，不得修改。12需紧急签发的公文，如负责签发的领导因出差等原因不能书面签发时，由公文主办部门通过电话等方式请示负责签发的领导。经同意，由公文主办部门的负责人