商务会议的礼貌

商务会议的礼貌所谓礼貌，不一定是高档的伴手礼(虽然投其所好且在自己能力许可内送礼也是大学问)，而是举止合宜的应对进退，让客户感受到你对于他和合作事项的诚意语专注，使对方能够信任你，放心的把工作交给你。企划提案再好，工作团队再强，没能让客户充分理解、意识的话，都没有意义。商务会议就是为此而产生的行为。不少人可能以为，商场上的会议，是指在某个特定时间内招聚某一群工作人员，共同针对某一些工作事项进行规划、沟通与执行报告。这样定义商务会议固然没错，不过，真正的商务会议比一般上班族认知的“开会”还要来得宽广。其实，并非只有一起招开的会议才是商务会议，早从客户和你第一次见面，甚至第一次通电话、Email时，就已经展开了一场漫长的马拉松式的会议。也就是说，在商场上每一次和客户的互动，都该被当作正式的'商务会议来看待、处理。不仅如此，其实每一次和同事、上司的互动，也都应该以会议的态度来看待。也就是说，心态上要严肃(抱持招开正式会议的心态)，不要抱持随、苟且的心态，否则对方很容易就会识破。举例来说，把第一次和客户通电话当作开会处理的人，言谈举止较为正式，表现出的自信、活力、热忱、诚恳态度，比起只是抱持姑且试试看心态的人来说，显得专业，较能赢得客户的信任。千万不要把自己最好的一面留到最后(否则很可能不会有让你表现最好一面的机会)，一定要在第一次见面的时候就端出最好的一面，留下最好的第一印象，成功的机会才大。正式的商务会议，记得千万要提早出门，提早抵达会场(约莫提早五到十分钟即可)，最好先进入会场，做好全部的准备工作(如果要设定报告用的机器或文件的，最好在客户莅临前准备完成)。记得，当你抵达客户的公司时，会议就已经开始了，请显现出全副的专业与自信，不要让有机会让对方觉得你不够专业，更不要在细节小地方出错(例如忘记带某份文件，或整理等下要讲的资料，忘了做穿着打扮的最后调整/梳理头发、调整领带、化口红，这些都是出门前或抵达前就该完成的准备工作)，做好万全准备才出门，千万不要到了客户那里才开始准备。作好全部准备，但是客户还没来之前，千万不要随便摆出“后台”行为，例如翘二郎腿、放松发呆，和同事随便开玩笑，打电话或写东西。最好是安静的坐在自己的位子上，阅读等下要进行的会议资料，保持沉着，表现出专业自信的态度，等候客户的莅临让客户认为你已经好整以暇的准备开始。总之，现身在客户可能碰见你的场域时，就应该是做好万全准备，随时可以开始会议报告或专案讨论的程度(有些大客户可能非常忙，临时有行程得取消聆听会议，要你跟他边走边报告，也要能够游刃有余的处理各种突发状况才行)。如果是大型会议，会议开始后，主持人请你挑选座位，千万不要谦虚/害羞地躲到角落去，记得挑选最能吸引客户目光，也就是会场最有权力与最能引人注目的位置：面对门口的位置。面对门口，让你能掌握全局，看见所有进出会场的人，据此判断是否要做出回应。举例来说，报告开始不久，客户的大老板突然现身时，此时你最好配合大老板的需要，稍稍调整报告内容，回头将之前谈过的重点再提一次，但如果只是客户的一般同仁就不需要，继续报告就行了。如果是小型会议，最好坐在客户的对面，趁着报告与交谈时以眼神与肢体语言强化和对方沟通的意图，从客户的眼神与谈话里，确保对方充分了解你的意思。进行报告时，先谢谢主人、自我介绍，接着提示会议/报告进行流程与所需时间，让客户心理有准备。报告时最好站着，站着讲话中气足，且能让众人的目光聚焦在你身上。别太仰赖文件资料的呈现(例如把报告用的PowerPoint文件做的太华丽)，报告中所使用的设备与器材最好有专人替你操作，自己的报告主轴应该锁定在客户与内容上，万一机器出现问题也不要心慌，利用演讲的气势吸引客户的目光聚焦在自己身上就好。正式报告完成后，留下来和客户交谊时，记得要和每个人握手、交换名片、自我介绍，最好能把收到的名片陈列在自己与对方都看得见的地方(让对方知道你很重视他，若有需要提到对方姓名时，也很很快的瞄过且提及)。如果会议中备有餐点，千万不要敞开肚皮大肆享用，手上端杯饮料就好，吃的能不碰尽量不要碰（因此参加会议前最好先吃饱）。毕竟你是来开会、谈生意的，让客户看到你的吃相，未必能对完成工作加分。再者，在会场吃喝容易弄脏资料与身体，也很难吃得优雅(多半都是动手拿)，最好能免就免。全部会议结束后，离席前记得和会议上互动过的客户道别，在道别时别忘了再度感谢对方给自己机会，询问对方是否喜欢自己的报告，打听合作的可能性。千万别默默的溜走！回到办公室后，尽速发出谢卡(Email或正式/手写卡片都可)，感谢客户给你机会，总结会议上的结论(最好能引用客户自己说过的话)，让会议划下完美句点！