企业合规师手之册四在职阶段工作流程公司劳动人事人力资源管理

企业合规师手之册四：在职阶段工作流程（公司劳动人事、人力资源管理）在职阶段工作流程一、在职阶段人事管理的目的在职阶段的人事管理主要围绕着，维护稳定的工作和生产秩序进行。通过公司的社会保障、薪资福利、休假制度给员工提供正向激励，激发员工的积极性。通过相应的考核、纪律管理等使公司的每个成员，都了解其职责、职责范围及与他人的工作关系。从而营造稳定有序，奖惩得当的工作环境。二、在职阶段人事管理基本流程(一)员工转正管理1、员工符合录用条件。员工试用期结束后，符合录用条件的应当填写《试用期转正评估审批表》，各部门签字后，员工正式转正。2、员工不符合录用条件。试用考察期内，对于工作表现不佳，不符合录用条件的员工，人事部门注意按照《试用期录用条件确认书》中所列事项及标准，对员工的工作情况做好以下存证工作：考勤证据；未完成工作任务证据；不服从工作安排证据；员工自我工作表现评估及直属领导对其工作表现的评估材料。留存证据后，人事部门可以在试用期届满之前通知员工，与员工解除劳动关系。(二)员工工作时间与休假管理1、工作时间及加班1.1工作时间施行标准工时制的单位，工作时间为每日工作时间不超过八小时、平均每周工作时间不超过四十四小时，工作时间要符合以下几点要求：A.用人单位应保证劳动者每周至少休息1日；B.因生产经营需要，经与工会和劳动者协商，一般每天延长工作时间不得超过1小时；C.特殊原因每天延长工作时间不得超过3小时；D.每月延长工作时间不得超过36小时。施行其它工时制度的单位(如综合计算工时制度、不定时工时制度等)，合规师根据用人单位实际情况为其设计方案。法律风险提示：《劳动保障监察条例》第25条第二十五条用人单位违反劳动保障法律、法规或者规章延长劳动者工作时间的，由劳动保障行政部门给予警告，责令限期改正，并可以按照受侵害的劳动者每人100元以上500元以下的标准计算，处以罚款。加班时间不得超过法定最高标准，日不得超过3小时，月不得超过36小时，否则可能使公司被行政主管部门处罚。1.2加班(1)建立加班审批制度员工若加班，需要填写《加班申请单》、《加班确认单》，便于用人单位对员工的加班时间、加班工作成果进行管理。若填写《加班申请单》的员工为“三期女职工”，该加班申请单用人单位不应当批准。(2)加班费的处理A.加班费的计算加班费的计算基数*加班时间(扣除调休)*工资系数=员工当月加班费加班费的计算基数：在《劳动合同》中约定。加班时间的确定：依据《加班申请单》批复情况计算。工资系数：工作日加班1.5倍；双休日加班2倍，休息日加班，如果用人单位调休的，可以不支付加班费；法定节假日加班3倍，无论调休与否都必须支付加班费。B.加班费的发放在工资单中单列“加班费”项目。C.加班后安排调休休息日(周六日)安排工作可安排调休，员工需要填写《调休表》。D.加班的举证责任劳动者在劳动争议证主张加班费，举证责任在劳动者，比如公司群内发布的《加班通知》、公司OA的加班申请等，都可以作为劳动者加班的证据。1.3考勤管理月度考勤结束后，人力资源管理部门应当就当月员工考勤情况制作《考勤确认表》向员工送达。(可选择以邮件方式)2、员工假期管理2.1假期类别(1)法定假假期放假时间元旦法定假日为1月1日春节法定假日为农历除夕、正月初一、初二清明节法定假日为农历清明当日劳动节法定假日为5月1日端午节法定假日为农历端午当日中秋节法定假日为农历中秋当日国庆节法定假日为10月1日、2日、3日如国家对法定休假日有调整，则按国务院当年公布的最新法定节假日放假标准执行。(2)年假A.主体连续工作满12个月以上的，可以享受年假。必须使连续工作满12个月以上，关于连续工作的理解，各地以及司法实践当中有差异，有的法院认为是工作不能间断，不能中断(深圳)，也有的法院认为可允许工作间断不超过1个月。连续工作不限于本单位，可以是上家单位+本单位，连续工作满12个月。B.休假天数工作年限享受休假天数1年≤累计工作＜10年5天10年≤累计工作＜20年10天20年≤累计工作15天C.年假休假安排参考职工本人意见，公司可统一安排休年假，例如春节假期当中增加年休假，提前放假的天数或者晚于法定假期上班的天数作为年休假。具体操作流程参考：在放假前30天，以群发邮件形式向全体员工发送征询函：征询函至xxx公司全体员工：春节假期除法定假期外，公司统一安排年休假5天，如有不同意本项安排的，3天内以书面形式回复公司，不回复的视为同意安排；放假前正式发送放假通知，明确春节假期除法定假日外，公司统一安排年休假5天，放假日期自D.工资发放：年假期间带薪，企业照常发工资。(3)产假及附属假期A.产检怀孕1-6个月，每个月可享受1天假期；怀孕第6和第7个月，每个月可享受1天假期；怀孕第8个月，每个月可享受2天假期；怀孕9个月以上，每个月可享受4天假期，其中2天包括在预产假中。B.产假《女职工劳动保护特别规定》第七条女职工生育享受98天产假，其中产前可以休假15天;难产的，增加产假15天;生育多胞胎的，每多生育1个婴儿，增加产假15天。女职工怀孕未满4个月流产的，享受15天产假；怀孕满4个月流产的，享受42天产假。对于产假各地还出台不同的生育奖励假政策，如：《北京市人口与计划生育条例》第十八条机关、企业事业单位、社会团体和其他组织的女职工，按规定生育的，除享受国家规定的产假外，享受生育奖励假30天，其配偶享受陪产假15天。(+30天)，广州：奖励60天(+60天)。人事部门需要就用人单位所在地进一步确定女职工的产假天数。随着生育政策的放开，对于产假会有新的法规出来，届时注意更新。C.哺乳假女员工生育后，在子女满1周岁前，将享受每天1小时哺乳假(多胞胎时，每多1个孩子增加1小时哺乳时长)。哺乳期时间：12个月。不得安排哺乳期女职工参加高强度劳动(或其他禁止性从事的劳动)，不得安排加班和夜班。每班劳动时间有2次哺乳时间，每次30分钟，多胞胎的每增加一胎增加30分钟。特别提醒：女职工三期(孕期、产期、哺乳期)受到解雇保护，不能解雇。如果三期女职工劳动合同到期，怎么办？需要将合同延续到特殊情形(三期)终止之日。法律依据：劳动合同法42条：不得依据《劳动合同法》第40条、41条解除。例外情况：协商一致解除(《劳动合同法》(36条)；违纪解除《劳动合同法》(39条)；员工辞职。D.小产假怀孕未满4个月流产的，享受15天产假；怀孕满4个月流产的，享受42天产假。如当地政府有其他规定，则按当地政策执行。E.陪产假男员工可以在妻子产假期间享有，休假天数按照当地政策执行。(北京是15天，上海是10天)F.薪资待遇发放企业照发工资(实务当中，女职工的产假待遇，生育险当中有生育津贴会补贴给用人单位)。(4)婚假A.国家一般性规定3天。注意地方性规定，上海、北京+7天。B.婚假要求可在制度中要求，休婚假的员工必须是在本单位工作期间领取结婚证的，同时可要求婚假必须在领取结婚证12个月内休完，过期视为放弃休假。再婚和初婚一样享受婚假。C.薪资待遇企业照发工资。(5)病假A.普通病假可在公司规章制度中要求员工须提供二甲以上医院证明，并履行书面请假流程。北京地区有规定，病假期间工资不低于当地最低工资的80%。(注意各地对病假工资的规定，依据各地政策制定)B.医疗期C.医疗期期限以社会工龄+公司司龄确定，具体如下表：实际工作年限本单位工作年限(司龄)医疗期期限累计计算周期＜10年服务期＜5年3个月6个月内服务期≥5年6个月12个月内≥10年服务期＜5年6个月12个月内10年＞服务期≥5年9个月15个月内15年＞服务期≥10年12个月18个月内20年＞服务期≥15年18个月24个月内服务期≥20年24个月30个月内(参考劳部发【1994】479号，劳部发【1995】236号，有些地方算法的以地方规定为准：例如上海劳动者在本单位工作第一年医疗期3个月，工作每满1年，医疗期增加1个月，最长不超过24个月。)注意：病休期间，公休、假日和法定节日包括在内。医疗期计算应从病休第一天开始，累计计算。医疗期中“月”的天数，按原劳动部规定是按30天核算。医疗期满后，继续留用，或计算周期结束医疗期未满的，自下一次病休起可重新核定医疗期。D.医疗期满员工仍不能从事原工作的，单位可以解除劳动合同(劳动合同法40条)。解除合同要支付经济补偿。E.医疗期待遇不低于最低工资标准的80%。(以各地政策为准)F.医疗期解雇保护医疗期受到解雇保护。不能解雇，合同到期的合同延续到特殊情形(医疗期)终止之日。法律依据：劳动合同法42条：不得依据《劳动合同法》第40条、41条解除。例外情况：协商一致解除(《劳动合同法》36条)；违纪解除《劳动合同法》(39条)；员工辞职。(6)事假A.事假休假原则事假请假的可先使用带薪年假，年假休完再按事假请假。(可在员工手册中规定)。B.工资发放事假期间，公司不发工资。(7)丧假A.定义员工及其配偶的直系或三代内直系亲属去世可请丧假，公司酌情给予1-3天丧假。法律规定的亲属范围为父母配偶子女可请丧假，此处用人单位可自行出于对员工的照拂增加丧假的亲属范围。B.工资发放丧假期间，企业照发工资。2.2员工放假管理员工休假应当填写《请假申请表》，经公司审批后方可休假。(三)员工工作表现管理为调动员工工作积极性，对失职员工进行优化，员工入职后，需要就员工的工作表现进行管理、记录，并通过以下方式进行管理。1、过失惩罚人事部门要善用《过失单》记录员工的过失，一方面是留下记录(证据)，另一方面为用人单位在处理劳动关系时，处于主动的地位。《过失单》要与《员工手册》配套使用，在《员工手册》制度当中一定要把属于过失行为尽量列举，并要将过失行为的相应的处罚措施完善，以便在执行的时候具有可操作性。2、调岗2.1调岗的情形不得从事禁忌性劳动的三期女工;即将离职的涉密员工；医疗期满不能从事原工作；不胜任工作；订立合同时所依据的客观情况发生重大变化；企业转产、重大技术革新、经营方式调整。2.2调岗的应遵循的规则总体原则是合法、合理、符合程序，具体如下：调岗要具合理：岗位职责不能跨度很大(例如财务去做销售，出纳去做保洁，变更工作地点通勤时间增加幅度较大)；调岗有制度支持：用人单位必须有调岗的制度或者在劳动合同中约定，在满足条件下，单位可以调岗，薪随岗定；要符合程序：书面通知员工，发出《调岗通知》，要员工签收。调整前应履行必要的告知和解释义务，做到有理有据；若是不胜任工作调岗，用人单位还需要有充分的证据证明劳动者不胜任现有工作岗位(《岗位说明书》、打卡制度、绩效考核等)；调岗后的薪资：调岗如果涉及到调薪，通常调整后的岗位薪资下调不能超过20%；2.3员工未到新岗位报到的处理向员工发送《新岗位返岗通知》；在《员工手册》中规定新岗位不报道视为旷工，旷工满xx日视为严重违反公司纪律，作为解除劳动合同的基础，向员工发送《解除劳动关系通。只要调岗程序性合法，调整的岗位具有合理性，且具有相关的事实支持，员工不接受调岗的，就可以解除劳动关系，仲裁机构及法院也会尊重单位的用工自主性。3、不辞而别员工处理参考流程3.1制度支持要在《员工手册》制度中，列明哪种情况属于不辞而别即“拟离职员工未依据合同约定和法律规定履行提前通知义务，而擅自离开工作岗位的行为”。3.2处理流程(1)《员工手册》要有针对不辞而别员工的制度规定。(2)对于不辞别的员工应当要求其限期返岗。限期返岗通知寄送的特别提醒：文件留底：限期返岗通知，复印一份留底；EMS邮寄：应当用EMS邮寄，邮寄的地址为《地址送达确认书》中所列的地址，而且在快递单当中物品内容栏载明：《限期返岗通知》1份；底单保存：把EMS的底单保存好；签收情况核实：过段时间要在EMS网站查询是否被人签收，并且将签收的记录打印，到邮局盖章；拒收处理：如果遭遇拒收，EMS被退回，要求快递人员载明退回原因，快递不要拆封，留作证据使用；公告送达：如果邮件以及EMS都无法送达的，登报公告送达。(3)限期未返岗的，再次发送《解除劳动关系通知书》。EMS发送步骤操作同上。如果在发送《返岗通知》时是