如何管好你的最大资产

如何管好你的最大资产--应收帐如何管好你的最大资产--应收帐案例有两个好朋友，其中一名A君早年移居香港，因其长袖善舞，在香港建立起时装出口公司；而另一名朋友B君，家有恒产；在A君的游说下，B君建立了一家服装厂，专门为A君生产时装，供其出口。在双方的通力合作下，他们的贸易额越做越大，B君的服装厂已由山寨厂扩展为拥有150多名生产员工的中型厂了；而A君的情况更加理想，他在香港的尖沙咀买下约有300平方米的办公室，拥有两辆豪华的平治房车，更买下豪华游艇。在经过多年的合作后，B君感觉越来越不对劲，虽然A君给他的生意越来越多，但他发现他的流动资金越来越紧张，并且A君欠下其大笔的货款！B君意识到，此问题必须尽快解决，否则公司倒闭之日即将来临！于是，他要求会计将其与A君多年的往来交易进行总结，并尽快给他报告。结果，他发现与A君合作5年多，平均每年A君给他的订单约有2000万元，但目前A君累计拖欠了约700万元的货款；原来，A君每次的订单，总会拖欠一小部分的货款，结果，累积下来，达到巨额的数字———700多万元了。B君自我检讨发生此欠债的原因，他认为：1、因为与A君属老友，关系密切，所以不好意思追债；2、因为A君每次取货，都会支付大部分的货款，只要略为拖延供应商，下批货款亦会收到，故此亦能生存，所以感觉不到需要追债的迫切性。B君认为，该700多万元就是这样被拖欠下来的。为了解决此事，B君觉得：1、必须要求A君确认及清还此700多万的欠债；2、从此以后，每单必清；3、必须马上展开行动———追债。故此，B君约了A君见面，准备商讨货款的问题。第一次的会面是在A君的游艇上进行的，当B君非常困难地开口说要讨论货款的问题时，A君满口答应地说：“钱，我是一定会支付的！但要给我时间，弄清楚货款数额是多少？同时请理解我的现金也非常紧张，不可能一次性付清。”B君觉得A君十分诚恳，也十分实在，加上是老友，所以同意了A君的说法，并继续供货。在其后的几个月，B君多次约会A君对帐，但皆不得要领，同时亦发现A君的订单锐减；B君首次感觉到，被A君利用了！B君再多次约会A君，希望能面对面地说清楚，但他失望地发现，A君在躲避他，B君这次真正觉得———被骗了！B君在无计可施之下，聘请了一家帐务顾问公司协助处理；当B君向该家帐务顾问出具其债权证明时，该帐务顾问发现B君公司的帐目记录非常简单、原始及混乱，该帐务顾问感到要收回全数将会是非常困难的事；经过多次商讨后，A君同意对帐了，但正如帐务顾问公司所料，有凭证及能得到双方证实的货款只有160多万元，而其它的款项，变为B君片面之词，在A君的帐簿上根本得不到证实！后经多次商讨，B君征询律师的意见后，认为全数回收是不可能的。如要起诉，胜诉也不可能，因为缺乏证据支持！B君在无可奈何之下，只能与A君签订合约，以160多万元了结此欠债。案例分析上述的情况，我们不要以为是偶发事件，事实上是经常地发生的；大部分的企业家都是为了销售而销售，他们不约而同地专注于如何与客户达成协议，而忽略了相关细节，这种局部的思考方式，只见树木，而看不见森林，最终会导致失败收场。我们再来看看B君是如何与A君做生意的：一、在整整的5年中，B君与A君并没有签订像样的合约，在开始时，是有零星地签合约的，但已因日久而散失了；有些订单是以传真传来的，因为使用旧式传真机的关系，热感纸于一两年后大都模糊了，不辨内容，亦不能使用；有些订单，更是以电话下单的，当收到对方电话后，在没有对方的确认下，因急于出货，造成文件上的一大漏洞。二、虽然合同的保存情况并不理想，但B君是每次出货都是有记录的，他是以“流水账”的形式来记录，他把与A君第一次的交往，到最后一次的贸易都记录下来！但5年过去了，会计也换了多名，谁能说得清！三、每次交货，A君都会在交货单上签收，而B君亦是依赖此唯一的单据来与A君收款；因为只有一张纸的关系，遗失的几率亦相当高，一段时间后，有些单据已散失，加上与A君是朋友的关系，所以从来没有对帐，这连补救的机会也丧失了！故此，如要以此种签收单，配合“流水账”来收货款，非要对方十分忠诚及配合不可。B君不能回收货款的原因非常多，笔者在这里只想提出一个论点，“单一证据”与“证据链”。所谓“单一证据”就是如上B君对A君的贸易方式，整个交易过程只是由一张“收货单”来证明的；试想，如你因对方不付款，而将其告上法庭，但你只能提出“收货单”一张，以证明你的债权，你仔细想想，对方可以提出多少个理由来抗辩呢？故此，如要以“赊销”来销售产品，你必须要建立你的“证据链”，以保护你的应收帐，使与客户交往的每一步，都能有文件支持及证明，只有这样，你的债权，才能得以保障。如何能解决以上的问题？1、放弃古旧的记账方式，采用现代的会计准则；2、建立“证据链”，以证明你与客户的每个交易过程；3、坚持每月“对帐”，以作补救错漏及提醒对方付账。