现金支出制度

现金支出制度随着公司组织架构的调整，财务部在2007年9月份出台的现金支出制度基础上，再次进行了修订和更新，将内外贸的报销制度进行了统一，公司统一执行一个标准的报销制度，让所有的业务人员在报销时，更加清晰明了自己的权利和义务。1、总则1、1制定目的为规范公司现金支出行为，本着节约支出、提高效益、理顺关系、明确职责的原则，结合实际情况，特制定本制度。1、2现金定义本制度所称现金包括库存现金和银行存款及现金等价物。1、3适用范围本制度适用新华优力所有分、子公司和办事处及优华泛亚（天津）金属材料公司2、现金支出预算2、1现金支出预算定义现金支出预算是现金预算的组成部分，其目的是为灵活调度与合理配臵资金，使公司资金的使用更有效率。2、2现金支出制度预算的范围现金支出预算包括所有与现金支出相关的项目，主要有：日常费用预算、差旅费支出、技术服务费支出、投标金支出、项目费用、其他费用预算等。2、3预算编制1）月编制时间每月25-27日2）年编制时间每年11-12月3）编制部门现金支出预算由费用发生或归口部门编制，北京总公司财务部汇总2、4预算控制预算将按部门分配到给事业部，各事业部负责人可以根据需要在授权范围内对各费用要素进行控制和调整。3、借款3、1借款定义本制度所称借款是指公司员工因业务需要提前支出现金而发生的借款，包括差旅借款和非差旅借款3、2审批流程（细则见预算管理流程）差旅费借款：申请人填写借款单－在预算之内的借款－出纳付款－在预算之外的借款－财务经理审批－出纳付款技术服务费、投标金支出、项目费用支出、其他支出：申请人填写申请单－业务负责人签字－运营部审核－财务经理签字－出纳付款3、3借款相关规定1）借款一般应记入借款人个人帐上，但如果是个人通过借款方式办理单位往来款项付款，如办公室租赁押金、其他预付款、各办事处的经费等，应当建立相应的往来帐户进行归集，并设定业务的经手人负责后期归还或冲帐，设立个人和单位往来帐的经手人，需和公司签订《委托开户及公司资金调拨使用协议》格式《委托开户及公司资金调拨使用协议》（附件一）2）借款单须在备注栏写明借款的详细用途。如果是差旅费借款，写明出差的地点，如提交不合适的金额，财务有权进行调整；如是非差旅费借款（技术服务费、投标金、项目费用、其他费用等），需要注明业务涉及的项目、合同号或实际业务情况，并填写相应申请单。3）财务部按照前款不清后款不借的原则办理个人借款业务，借款必须在办理完公司业务3个工作日内办理报销手续，将借款结清，否则不能再借下一笔款，特殊情况除外。（如授权签字的负责人出差，而本人又需连续出差，可到财务部办理报销手续并借款）4）以上3条不适用于有业务备用金的人员。4、差旅费报销规定4、1差旅费定义是指因公往返自己常驻工作地和差旅目的地之间所发生的交通费、住宿费、出差补助等费用。本规定中差旅费包括国内差旅费和国际差旅费。国内出差指员工因公离开常驻工作地到中国大陆其他地区处理公务；国际出差指员工因公派遣到国外（含港澳台地区）处理公务。4、2相关标准1）国内差旅费标准级别职务交通工具住宿费膳食费备注一.总经理飞机（经济舱）火车（普通软卧）高铁（一等座）实报实销上限RMB500.00实报实销二.副总经理飞机（经济舱）火车（普通软卧）高铁（一等座）实报实销上限RMB450.00实报实销RMB80.00早；10.00中：30.00晚：40.00三.部门经理办事处经理产品经理飞机（经济舱）火车（普通软卧）高铁（二等座）实报实销上限RMB400.00实报实销RMB80.00早；10.00中：30.00晚：40.00四.业务人员内勤人员飞机（经济舱）火车（硬卧）高铁（二等座）实报实销上限RMB300.00实报实销RMB80.00早；10.00中：30.00晚：40.00说明：若当日招待客户，其相应的餐补则予以取消。出差任务完毕后，出差人员应在三个工作日内详细填写《差旅费报销单》，并将发票按时间顺序和所办事项依次粘贴在单据后面，报主管经理签字后，再到财务部办理报销手续。2）国外差旅费及培训的报销标准级别职务交通工具住宿费(USDOREUR/日)膳食费(USDOREUR/日)备注培训亚洲地区一.二.三总经理副总经理部门经理办事处经理产品经理飞机（经济舱）实报实销上限100.00实报实销上限50.00早；10.00中：20.00晚：20.00膳食费30元/日住宿标准同出差标准出差膳食费30元/日培训膳食费20元/日四.业务人员内勤人员飞机（经济舱）实报实销上限80.00实报实销上限50.00早；10.00中：20.00晚：20.00出差膳食费25元/日培训膳食费15元/日说明：欧洲地区按照欧元、其余地区按照美元4、3关于乘坐交通工具的规定：1）业务人员出差不超过5个小时车程，一律乘坐硬座车，5个小时以上可乘坐硬卧车。2）火车订票费应符合当地通常的订票费标准，如有特殊情况，详细说明订票费超额原因；与乘坐火车有关的行李费可以根据需要报销。3）部门经理出差若两地距离乘最快火车超过10小时的，可乘坐飞机；4）业务人员/内勤人员不在此时间段内的不能乘坐飞机。飞机经济舱票价不高于火车普通软卧票价的10％或者紧急特殊情况下，直属经理批准后方可乘坐飞机；4、4超标准报销的审批1）业务人员超出标准报销的，部门经理在超标准的金额上签字后，业务人员将报销凭单拿到财务部，经过审核后予以报销。2）部门经理超出标准报销的，总经理在超标准的金额上签字后，部门经理将报销凭单拿到财务部，经过审核后予以报销。3）副总超出标准报销的，何先生在超标准的金额上签字后，副总将报销凭单拿到财务部，经过审核后予以报销。4）如果是和领导一同出差，让领导在报销单据的超标金额处签字，交通标准可一致。5）关于差旅费途中顺道办理个人私事，除事前需要领导批准外，在差旅费报销时需要特别说明，并在报销金额中予以扣除。6）如差旅费票据遗失，原则上应从原单位获取。如有困难，应在支出单上单独填写票据遗失的理由，由部门负责人签字后方可报销；财务人员有权根据网上查询的票价来核定报销额度。5、客户招待费的报销规定5、1餐费报销时需在支出证明单上注明宴请人姓名、公司、职务、应酬的性质和目的、陪同人员等相关信息。业务人员金额在400已内的（含400元）经部门经理签字后方可报销。业务经理金额在600元以上的（含600元），副总签字后方可报销。副总招待费金额在3000元以上（含3000元），何先生签字后方可报销。5、2礼品购礼品需在支出证明单上注明物品名称及所送客户姓名、公司、职务，报销时在粘贴发票的同时，还需附购物小票。业务人员金额在400已内的（含400元）经部门经理签字后方可报销；业务经理金额在800元以上的（含800元），副总签字后方可报销；副总招待费金额在3000元以上（含3000元），何先生签字后方可报销。6、交通费报销的规定6、1差旅费中的市内交通费可据实报销，但必须与业务发生的地区和时间相一致，如不一致，财务有权扣除不予报销。6、2市内交通费报销，地铁或公共交通设备可以直接到达的地方建议乘坐公共交通；如有紧急事件或路程不熟悉时可乘坐出租车，但要求在报销凭证上写明原因。7、自驾车外出办公的报销7、1临时使用自有车辆外出办公的员工，每公里补助2元，过路过桥费、停车费凭票实报实销（其他费用不予报销）；外出办公时使用自用车辆的员工在申请报销时需提交《外出使用自有车辆报销申请单》，不提交此记录的人员不予报销。表样：外出使用自有车辆报销申请单（附件二）8、手机费的报销业务人员每月手机费上限300元，部门经理每月手机费上限500元，副总每月上限800元，如超过此上限须在申请单上说明做出解释，业务部门负责人签字后方可报销，个人承担比例也一同适用。每月手机费用个人承担比例小于等于200元6%200—400元10%400—600元13%600—800元18%800—1000元22%1000-1200元25%1200—1500元28%1500以上30%9、报销单据及其他要求9、1票据的要求所有票据必须是合法的正式发票，如有特殊情况收据（财政票据除外）对不符合规定的票据财务部门一律不予报销或退回后重新更换，而作废票处理，故要求业务人员在拿到发票时要仔细识别，以免给自己造成不必要的损失，下列属于不符合要求票据：A.发票上没有财务章B.使用过期发票C.使用假发票D.大小写不一致的发票10、概括10、1费用与成本的界定权归财务部10、2费用报销审批人的最低级别为部门经理10、3本规定中的具体费用标准为标准的上限，各部门可以此为参照制定本部门具体的费用报销标准或额度，报财务部门审批后执行。11、技术服务费支付原则上是在定单执行完毕，款已到帐的情况下，才予申请支付，技术服务费的申请必须提前三天，并在预算中列明，在实际支付时，填写《技术服务费申请单》，业务负责人签字。表样：技术服务费申请表（附件三）12、投标金12、1投标保证金数额按照标书要求支付12、2参加投标前，业务人员应填写投标保证申请书，或由助理代为填写12、3投标保证金申请须由相关人员签字后方可支付12、4投标保证金申请单一式两份，财务部与业务部各保存一份12、5无论是否中标，业务人员须在标书规定期限内，将投标保证金取回，或要求招标方（客户）将投标保证金退回我指定帐户表样：投标保证金申请单（附件四）13、项目费用13、1项目费用定义本制度所称的项目是指：由于公司发展的需要，经业务部门提出申请，项目内容大致包括：在需要的地区设立分支机构或准备新上产品和新业务等，由项目负责人提出可行性计划和资金预算，提交给管理此项目的业务负责人和北京财务部，经过可行性分析后，提交给公司总经理审批，最终决定项目的立项。13、2项目费用的支付项目获批后，项目负责人应根据当时报批的资金预算，列出资金的使用明细和进度，北京财务部会按照资金的使用用途和时间安排用款，项目结束后，项目负责人在7个工作日内到财务部结清项目借款。14、其他费用支出14、1其他费用支出定义除上面以外的其他费用支出。主要包括展会费、行业会员或入商业网站费、办公费等。14、2展会费业务部门根据需要提交参展报告，经业务负责人审批后，财务部门根据提交的帐户信息在3个工作日内给予付款14、3行业会员或入商业网站费业务部门根据需要提交参加行业会员或入商业网站费的申请，经业务负责人审批后，财务部门根据提交的帐户信息在3个工作日内给予付款14、4办公费和办公耗材办公费是指办公所需日常用品及办公费用，包括如笔、本、公文纸、光盘、公文袋、复印费、刻章费、税务工商等机构办事手续费、域名注册费等。办公耗材指复印机、打印机、传真机等办公设备的消耗材料。15、固定资产现金支出15、1固定资产定义固定资产是指同时具有下列特制的有形资产：⑴为生产商品、提供劳务、出租或者经营管理而持有的；⑵使用寿命超过一个会计年度，具体包括下列有形资产：1）使用寿命超过一年的机器设备、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、工具等；2）不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用年限超过一年的，也应当作为固定资产。15、2固定资产损失责任与损失价值的确定1）固定资产的使用保管人因过失而造成固定资产发生毁损、丢失、被盗等原因导致资产受损的，依照下列情况确定保管使用人的责任：A.使用、保管不当导致资产受损、丢失的，由个人承担100％责任。B.资产被盗或被抢劫的有报案证明的，员工应提交书面说明，经总经理批准后，个人不承担责任；不能提供报案证明的，个人承担80％责任。2）资产损失价值的确认A.丢失的，固定资产帐面净值作为确定责任金额的基数；B.通过维修更换等手段可以恢复固定资产使用功能的，以维修费用和材料费用之和作为确定责任金额的基数3）发生上述情况时，由资产管理部门与保管使用人沟通处理意见，报财务经理审批后执行赔偿方案，并进行帐务处理。16、异地调动政策16、1由于公司业务发展需要，若当地人力资源在一定时期内不能满足需要时，由公司决定的从一工作地区调配人员至另一工作地区3个月至2年的调动，称为异地调动，不足3个月者，按照公