媒体宣传管理制度

华润置地（北京）股份有限公司华置规字[2005]第009号媒体宣传管理制度1目的依据《华润集团企业传讯政策指引》及《华润置地有限公司媒体宣传工作制度》，为了更好地借助新闻媒体宣传工具的作用，统一公司各渠道媒体信息发布的口径和方式，正确处理和维护公司的媒体关系，特制订本制度。2适用范围适用于公司及下属子公司信息发布、新闻采访等相关工作。公司业务广告按照有关业务授权流程执行。3职责3.1总经理办公室综合组为公司层面媒体关系的总体管理部门。3.2经纪公司策划部为项目营销推广层面媒体关系管理的主控部门。3.3其他部门、子公司根据实际工作的需要负责有关媒体关系管理的具体实施、执行工作。4工作内容4.1发言人制度4.1.1媒体宣传工作必须遵从华润置地有限公司（上市公司）规定的统一渠道、统一口径、内外有别、程序清楚及纪律严明的原则。4.1.2发言人为公司董事长和总经理，如因工作需要，可以授权委任一至二名销售主要负责人为发言人，但应明确授权发言内容，并做好监管工作。4.1.3发言人主要发言范围:公司发展策略、业绩表现、经营环境、重大事件、管理问题等。4.1.4所属子公司的指定发言人为子公司总经理。4.1.５当出现可能引起负面影响的偶发事件（非突发事件性质）时，发言人可以指定一名了解情况的主要负责人作为临时发言人。4.1.6未经授权,任何人严禁对外披露属公司商业秘密范畴的财务、资金、利润、投资计划等方面信息,如确需对媒体做财务披露,只能发布已经公开的信息,不得发布远景预测性的财务数据。4.2媒体关系处理4.2.1基本原则a）坚持实事求是、客观适度、正面宣传；b）宣传企业、宣传团队为主；c）保持开放、客观和谨慎的态度。4.2.2统筹管理4.2.2.1总经理办公室负责公司对外媒体联络的统筹管理。经纪公司策划部负责公司销售项目的有关宣传推广的媒体联络；前述两个部门的媒体资源共享。4.2.2.2其他部门、子公司与外部媒体的联系均需上报总经理办公室统一安排。4.2.3媒体查询4.2.3.1媒体查询的分类媒体查询分为“公司资讯信息”(公司正常资讯信息和偶发事件)和“社会性公众话题”查询两类。与媒体合作组织社会宣传活动或主动要求媒体就公司业务发展进行报道不属于媒体查询的范畴。4.2.3.2接受媒体采访或发布信息时，前后发布的内容要一致。4.2.3.3所有媒体的查询必须进行记录存档。接到媒体查询时，负责企业传讯的人员应及时界定问题的类别，酌情交由相关人员负责处理。a）企业发言人接到媒体查询后,应将有关查询信息及处理结果及时知会传讯负责人。b）非发言人在接到媒体查询信息时须转传讯负责部门,由传讯负责人甄别后上报公司领导再行分派处理。c）负责与媒体联系的部门要做好媒体查询的记录，在《媒体查询记录表》上进行登记，将相关资料存档，并按季度将媒体查询记录汇总报总经理办公室综合组宣传主管处备案。4.2.4在应对媒体时，必须采取审慎和合作的方式：即以开放心态，正面回应，不回避媒体要求；客观审慎，适度宣传企业，宁少勿过。4.3接受媒体采访4.3.1未经授权者不得以任何名义接受媒体采访或公开发布任何与公司有关的信息。4.3.2授权应以书面授权为主，如确属紧急情况，可口头授权，事后需补办授权手续。4.3.4在接受采访后相关单位需及时将采访单位、采访时间、发表的相关文字、图片、音像资料及授权手续报总经理办公室综合组备案。4.3.5新闻媒体报道上市公司或有关本公司的有关消息，由总经理办公室收集后将有关信息上传至公司“信息管理平台”，供管理层人员阅读。4.4参与社会评奖活动4.4.1以务实的态度对待和参加社会评奖活动，评选组织机构应该是具有影响力、被市场与消费者信任和认可的；参加评选或有助于项目销售推广，或与项目品牌相一致，或有助于提升公司形象及公司品牌。4.4.2是否参与地区性评奖活动,由公司管理层研究决定;公司评选由总经理办公室负责上报,项目评选由相关子公司上报。4.4.3参与全国性评奖活动必须以上市公司名义参加，由总经理办公室汇总相关资料上报公司领导审批后报上市公司；上市公司决定最终是否参评。4.5内部传讯政策4.4.1公司传讯负责人为总经理办公室主任,总办综合组负责有关传讯具体工作。4.5.2子公司应指定一名传讯负责人，并将名单报总经理办公室备案；各子公司传讯人员与公司传讯负责人及总经理办公室保持经常性的沟通。。4.5.3有关华润置地有限公司（上市公司）的新闻媒体报道内容由总经理办公室及时上报上市公司人事行政部备案存档。4.5.4公司及子公司对外发布新闻资料或接受媒体采访中,原则上须遵循上市公司已公开的内容，如有超出此范围的内容,需报送上市公司总部核实内容,取得确认后才可发布。4.6信息收集管理4.6.1负责组织活动的主要承担部门应及时撰写活动报道（简讯），上报总经理办公室综合组。重大活动的报道信息必须于活动次日上报总经理办公室，一般活动的报道信息上报时限不得超过三日。4.6.2总经理办公室综合组负责编辑相关文字信息并及时在公司网站公布。4.6.3公司网站信息发布各部门、项目部、子公司在公司网站发布信息应履行书面审批程序，由主管领导审批后报总经理办公室主任确认，重要活动信息需报总经理审批后，依照相关程序在网站发布。4.6.4公司重大活动如需上报集团或需在集团网站发布的，由总经理办公室综合组搜集整理相关报道信息报公司总经理审批后,上报上市公司人事行政部，其他任何部门不得自行上报。4.7宣传资料存档管理4.7.1适用范围：包括但不限于报纸、杂志、电视台、电台、网络等媒体发布的与公司相关的文字、图片、音像资料等。4.7.2资料收集保管4.7.2.1总办综合组负责收集公司宣传资料并转档案室存档。4.7.2.2经纪公司策划部根据需要自行建立项目宣传资料库,并按照公司《档案管理制度》的要求，指定专人负责收集宣传资料（报样等），与推广合同一并定期转总办档案室存档。4.7.3公司活动、项目活动音像图片资料的版权均归公司所有。任何个人因公拍摄的声像图片资料版权亦归公司所有。4.7.4外借使用总经理办公室综合组保管的公司音像图片资料原则上需部门经理、主管领导审批；外借公司档案室保管的音像图片资料按《档案管理制度》的有关规定执行；经纪公司有关项目宣传资料的使用执行其内部管理规定。4.7.5公司活动、项目活动音像图片资料需至少保留一份备份。4.7.6重要资料的原始文件（如BETA带等）不得外借。5附录5.1《与媒体沟通的基本技巧及注意事项》5.2《媒体查询记录表》抄报：王印、陈鹰、何正荣、林钜昌、徐小东、郭锋锐、谢骥、郭晓东、张宝民、孔百胜、张宝泉、任秀娟抄发：品牌总监（朱华越）、财务副总监（任毅）总经理办公室（2份）、人力资源部、财务部、法律部、客户服务部、研究发展部、资产管理部、西单商业小组，综合业务部、设计管理部、工程管理部、合同预算部、招标采购中心，华亭项目部、西单项目部、京通双井项目部、凤凰城项目一部、凤凰城项目二部、新市镇项目总部、华慧项目部、横二条项目工作组，经纪公司、物业公司抄送：党委、工会华润置地（北京）股份有限公司2005年8月17日共印39份附件：与媒体沟通的基本技巧及注意事项一、与媒体沟通的基本技巧1、当与媒体接触时，必须谨记以下原则及技巧：1）只有训练有素且熟悉公司业务的人士才能代表公司发言；没有得到授权的非指定发言人，应婉拒所有媒体的查询或采访；2）诚信。对于不便于披露的信息，可以表示“不予回应”或“不愿置评”或以简单的理由回拒，绝不可以扭曲事实，同时保持礼貌和开放的态度；3）保持客观和谨慎。切勿提出个人意见，或在时机未成熟时作任何推测、估计，只可表达企业的立场，未经批准不应披露任何敏感的业务及财务资料；4）表达须精简、扼要。某些媒体善于捕风捉影，语言精练可避免被其利用，尤其是接受电话访问时应格外注意，一定要听清问题才作答，同时避免作太多的解释；5）切勿回答假设性问题；6）在任何情况下，不要接受声称“不会刊登，仅作背景资料用途”（offtherecord）的访问，因为向媒体透露的内容均有可能被刊登。2.接受媒体专访时的注意要点：1）接受专访前要求对方提供采访提纲，并界定访问范畴；预测媒体将提出的问题，定出模拟答案并备妥所有必需的参考数据；2）采访结束后，要求审阅稿件。一般而言，国内传媒大多会同意全篇的审稿，而香港及国际传媒只会同意引用原句和数据等部分内容的审稿。同时也请注意，媒体拥有报导事件的自主权，文章传递出的信息可能有别于我们原来的期望，我们能做的是：在确保其准确引用原句和数据这一最低限度上，力争保留审稿的权利，使报道尽量客观准确；3）一般而言电话访问并非专访，除非你已清楚对方的访问提纲和新闻角度，只是因为无法见面而只能通过电话完成。所以，请最好不要接受所谓的电话采访，尤其是随机性的电话采访。这种随机性的电话采访最多只能算是记者的电话查询，是为了套用受访者某些信息作为论据支持他的观点，结果往往是由正面的消息来源变成了负面的消息报道。二、利用媒体进行品牌推广的注意事项1、媒体是项目品牌和公司品牌推广的重要渠道之一，同时也要注意媒体宣传是一把双刃剑，要积极主动规避不必要的负面报道；2、利用媒体进行品牌推广时，选用大众的媒体，同时要注意区域性及覆盖范围的影响；3、利用媒体进行项目品牌或活动宣传时，要突出公司品牌；4、发言人在接受采访时要有意识进行公司品牌的宣传；5、对于媒体中出现的负面报道，处理原则如下：1）无论什么时候都不提倡以情绪化的、对立方式来处理事件；2）发现负面报道事件或有媒体准备做负面报道时，应及时通知地区公司，由地区公司研究决定相应应对措施；判断媒体是否为友好媒体，如果是，尽快与媒体相关部门或领导沟通，取消以后的负面报道，减少对公司造成负面影响；如果为非友好媒体，不接受采访，不做无谓的解释，有技巧地进行淡化处理。媒体查询记录表致：电话：E-MAIL/传真：日期：由：电话：E-MAIL/传真：媒体/记者资料查询日期：时间：编辑/记者名称：职位：媒体名称：电话：E-MAIL/传真：查询内容主题：所需资料希望回复日期和时间回复者姓名部门电话直接回复/通过企业传讯经理回复：