展会管理办法

*****展会管理办法第一条总则为规范*****（以下简称“*****”）及各权属（子、托管）企业（以下简称“各企业”）参展标准和操作流程，掌握国内外的大型专业展会的行情，持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。企业规划发展部为展会统一管理部门。第三条展会操作流程国内展会操作流程收集资料。企业规划发展部负责收集行业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南及参展注意事项。确展。经公司研究确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工（拟定公司全年展会计划表）。签订合同。与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜，合同签订后，催促对方尽快确定展位。如需广告宣传，签订广告宣传合同，经公司领导批准同意后，与广告代理商联系并签订合同，办理相关事宜。参展证。摊位确认后，向组委会询问参展商证等证件办理有关事项，确定参展人数后，酌情办理人员证件。国外展会操作流程展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；特别足以如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、搭建工作。展前动员。展前按要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失。参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档。存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经总经理、董事长审批后存档。收集资料。企业规划发展部负责收集行业展会信息，并与展会组委会或中国承办方取得联系，向其索要参展指南及参展注意事项。确展。经公司研究确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工（拟定公司全年展会计划表）。签订合同。与展会主办单位或组展方联系、洽谈合同签订事宜，合同签订后，催促主办单位或组展方尽快确定展位。如需广告宣传，签订广告宣传合同，经公司领导批准同意后，与广告代理商联系并签订合同，办理相关事宜。展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；特别足以如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、搭建工作。签证办理。摊位确认后，向主办机构询问签证的有关事宜，督促参展人员办理护照，要求对方寄发邀请函，随后安排办理签证；该项事宜由组展方统一办理的，应积极配合提供相关证件。展前动员。展前按要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失。第四条展会管理实施细则第四条展会管理实施细则（一）参展目的企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。（二）参展原则1.参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则，避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为；2.参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作；3.参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、展台的布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等；4.除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训展示公司团结、专业的良好形象，把握商机；5.展会应与市场拓展紧密结合，国外展会是我公司拓展市场区域接触客户的主要途径之一，展会后应及时、积极跟进，做好后续宣传和客户开发工作。6.展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档。存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存档。落实政策补贴。根据国家、省、兵团相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。验。（三）年度展会计划企业规划发展部在每年12月份对下一年度展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给各事业部，国外展会具体市场调研由进口、出口事业部负责，各事业部对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，选定目标展会；企业规划发展部负责在每年1月份根据各事业部意见，整理、确定本年度《展会信息及参展提案》报公司领导研究决定。1.企业规划发展部根据各事业部提供的调研信息，对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。各事业部配合做好该项工作，通过咨询展会所在国代理商考究展会的真实情况；如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化习俗、交通和食宿信息等。2.企业规划发展部在参展前应与主办方或组展单位咨询价格，争取国家、省、兵团方面的各项优惠政策。对公司拟长期参展的展会，应与主办方或组展单位建立良好联系，以获得优惠的参展价格，好的展位和相关待遇。3.参展财务预算在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特装展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费等其他可预见费用。参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。（四）参展筹备工作1.定立合同决定参展后应主动与主办方或组展单位订立合同；请法律顾问出具意见和确认。1.展会策划企业规划发展部针对每一展会制定详细的参展方案。展位选择。根据需要选用标准展位、双展位、特装展位，以适合品牌形象策略。展台布置和展品陈列展台布置基本原则：远观效果醒目，有冲击力，近观效果舒适、明快，整条效果协调；展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向；展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角；广告信息的发布根据需要考虑在会刊发布广告，可以封面和页内文章形式发表。可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告；在参加展会前三个月，可以考虑在有影响力的网站、刊物上发布报道，以扩大知晓度。目标客户邀请参加前应邀请潜在客户、原有客户、目标客户前来参加。⑤展品及模型的运输和保管各种资料、展品、模型应在展前个月列出明细单并制定运输方案。（五）参展人员根据展会规模，应配备相应的参展人员，并做明确的职责分配和展前培训。人员主要包括：展会项目经理、业务人员等。1.参展人员职责展会项目经理：了解市场和广告需求；监督展位的制作和设计方案；保证布展时模型和文件及时到场；保证展期提供充足的材料和宣传品，确保公司形象反应在展会上；负责资料和宣传品的分发管理并解答提问；负责展品的清点和汇总；负责信息的收集、汇总和整理；负责参展人员的管理；撰写展会总结报告。业务人员：1.必须是外贸经验丰富的业务员，对所售产品及生产细节非常了解，在参观客户的要求下进行详细的解答；撰写信息收集和产品销售反馈报告。2.人员规范和培训全体参展人员要求统一着装；态度亲切主动，举止合乎礼仪；谈吐规范，富有热情；对参展的必要事项、信息和规范应该做事前培训。3.参展人员培训内容参展意义、目的和理念，展览必要常识；行为、规范和礼仪；职责分配和合作沟通；活动时间表；产品知识及常规问题的统一回答；信息的收集。（六）展会总结展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价。必须指出，展览的效果，尤其是潜在影响力不易测定，因此，对展览的实效分析不宜做不切实际的要求。1.效果分析包括参观流量、有效客户数量、展览对销售的促进效果、客户对该次展览的印象等等。2.信息收集信息收集应作为展会活动的一项重要内容。信息内容包括：行业信息、产品发展动态、新技术、竞争对手信息、客户信息、客户质询和建议、展示设计趋势和改进等等。3.总结报告展会总结报告应在展会后5个工作日内由参展业务人员提交公司领导，内容涵盖信息收集概要、效果分析、展会评价、改进建议等。4.资料存档所有参展人员于展会结束后5个工作日内，递交展会总结，同时将所有整理的客户名单，所有影像资料整理转交企业规划发展部存档。企业规划发展部将所有展会的资料汇总装订成册，经总经理、董事长审批后存档。5.落实政策补贴企业规划发展部根据国家、省、兵团相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。第五条附则1、本办法由企业展会管理部门负责解释。2、本办法自总经理办公会通过之日起施行。