资金控制

南开大学程新生等1第四章资金控制4.1资金控制系统设计4.2资金循环控制4.3资金控制案例2南开大学程新生等背景资料资金是企业的血液，资金控制是内部控制的三大要素之一，当资金控制存在缺陷时，就可能给企业造成损失重庆LF集团公司原财务部24岁的出纳员CH，利用职务便利累计侵吞公司财产243万元人民币，另有3000多美元。CH的犯案手法并不高明，每次都是从银行提取工资放进保险柜，当需要花钱时，就直接从保险柜拿，再通过收款不入账把账做平。在长达两年半的时间内，屡屡得手3南开大学程新生等第一节资金控制系统设计资金控制是管理当局和财务组织（财会机构、人员）对资金运动和日常财务活动进行管理控制的一系列制度安排目的：防止资金流失、企业发生支付危机，保持现金流流动的均衡性，并通过现金流有效地控制企业的经营活动和财务活动。通过建立正式控制系统，包括制定财会制度、建立各级责任中心，并将财会制度、责任中心与经营管理的其他控制措施配合，进行过程控制4南开大学程新生等一、资金控制的特征资金控制的主体多层化资金控制的目标不仅仅是安全、合规性目标，还要考虑财务风险控制活动存在于企业的各部门、各层面和各项作业中5南开大学程新生等二、岗位制度及不相容职务分离制度建立资金的岗位责任制，从业务能力、职业道德、任职资格方面考察重要岗位人员，明确岗位的职责、权限设定的不相容职务包括授权批准业务经办会计记录财产保管稽核检查6南开大学程新生等三、授权审批制度实现审批权程序化、规范化、制度化，实行各级审批权之间的紧密衔接，对资金业务建立分层授权批准制度，明确董事会、经理人对资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理资金业务的职责范围和工作要求对于重要的资金业务，实行集体决策和审批，建立责任追究制度7南开大学程新生等常规性收支业务：中层管理者对常规性收支业务拥有一定限额的审批权，并明确规定各个部门经理审批项目的性质，以防止滥用权力、舞弊行为非常规性业务：不得由部门经理审批，以避免各部门化整为零、逃避其他机构或上级的监督，防止形成账外资金监督约束机制：在赋予高层管理人员享有较大的财务决策权、审批权时，必须有监督约束机制，例如预算控制机制、集体化民主决策机制等8南开大学程新生等案例1深圳市三九物业发展有限公司原总经理林长兴因挪用1030万元公款炒股，于2006年8月29日在深圳市中级人民法院出庭受审林长兴于2002年中期到2003年初，在担任深圳市三九物业发展有限公司总经理期间，屡次挪用公款进行股票交易。并于2003年10月31日，从证券公司转账392万余元到三九物业公司账户以归还部分欠款；2003年底，授意公司财务人员将剩余637万余元欠款中大部分金额以虚假支付工程款、虚假还款方式，将公款在本公司及借用的银行账户间虚假支付后再转回，冲抵欠款。其余部分，以未入公司账目的公司售房款方式予以冲抵。通过以上方式，林长兴将三九物业公司的公款637万余元虚假还款，予以侵吞9南开大学程新生等四、印章和票据管理制度对票据、银行预留印鉴、财务公章、财务负责人名章管理，专设登记簿记录企业财务专用章应由授权的专人保管，个人名章必须由本人或其授权人员保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章，银行预留的印鉴至少由二人分管。明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序，并专设登记账簿进行记录，避免签发空白支票，并妥善保管空白支票，防止其遗失或被盗用空白支票的保管要交给与出纳和有效签字人之外的他人管理10南开大学程新生等案例2某公司TJ市营业部是一个年营业额20多亿元分支机构，信息主管与财务主管均由总部垂直管理。营业部曾有一位副总贪污、转移资金1亿多元，后被判刑。该营业部财务主管因单位领导出事（经济犯罪），险些被牵连，认为是经理的事就要支持。现在明白了，要与营业部负责保持适度关系，一方面自己要有风险意识，另一方面，财务负责人与业务负责人要保持相对独立，总部会发现不独立的情况在营业部工作10年多，本次案例处理过程中账本被公安机关取证拆合过5－6次。为了防范资金风险，TJ营业部公章要有“此公章签约、对外担保无效”字样，对外盖章的权力被总部收走＊＊公司此公章签约、对外担保无效＊＊＊11南开大学程新生等案例3某商业银行实行“以储立行”的战略，以年末存款量、日均存款增量作为绩效考核指标，诱导了诈骗事件发生诈骗者先找H公司并与该公司串通，H公司有五百多万元存款。诈骗者先到该商业银行走访，假意作为H公司的员工与公司代表一直到银行来谈判，按照优惠条件将资金存入银行。过了一段时间，诈骗者来到银行，要求银行开具银行承兑汇票，银行则要求H公司将存款作为保证金。诈骗者将H公司的财务公章、预留印鉴仿照出来，来银行办理承兑汇票。时间久了，银行业务人员对仿照的公章、印鉴不再留意，诈骗者办理承兑汇票之后，H公司到银行办理转账，银行人员说该公司已经没有存款了最终法院判决H公司胜诉，因为检查结果证明公章和印鉴都是假的，银行只能向H公司赔付。造成这种问题的原因还有，一些商业银行不愿意将重大被骗事件在本行业内部通报，因而诈骗者总能得手12南开大学程新生等五、库存现金的保管与盘点制度（一）现金每日上报制度企业可根据实际情况，由出纳人员每天或定期（如每周）将资金收入、支出和结余情况汇总，上报给主管领导。这既有利于企业领导对资金的日常掌控，防止出纳人员的违规，同时也符合资金管理“日清月结”的要求13南开大学程新生等（二）库存现金限额管理企业出纳人员执行《现金管理条例》规定，企业每日的库存现金不能超过核定的库存现金限额，超过限额的部分应及时送存银行，防止失窃或挪用发生。出纳人员应根据收付款凭证，逐笔顺序登记现金日记账，保证账款相符14南开大学程新生等（三）现金盘点应当定期和不定期进行现金盘点，盘点不能全部由现金经办人员自行完成，需定期和不定期每月增加其他第三者参与盘点或监盘，保证现金账面余额与实际库存相符，不得白条抵库对盘点中发现的现金账实不符，要及时查明原因，做出处理。例如，有些银行的分支机构为什么总是在星期五发生重要案件？因为银行收付款当日下班前或次日进行检查，周末休息无法对当天的资金检查，作案人有充足的时间外逃。采取的对策是：对分支机构负责人在周五时（银行行长在下午4：30发出通知，有关人员5：30接到通知）进行不定期的调换，提高威慑力15南开大学程新生等六、银行存款的管理与定期核对制度（一）银行开户管理所有银行存款户的开设和终止需要有正式的批准手续。企业在选择开户银行时，要考虑该银行的信用状况，防止资金风险例如，可口可乐公司在华开设的子公司选择开户银行的标准是，要求提供服务的银行达到国际信用评级A级，如果达不到这一标准，将不得选择该银行作为服务机构，目前将大部分资金（80%以上）存入汇丰银行（达到国际信用评级A级），其余20%部分存入其它银行。一些企业集团子公司账户开设，必须由母公司指定和核准，以保证控制的有效性16南开大学程新生等（二）银行存款的定期核对企业应当指定专人(出纳员以外的人员)每月定期核对银行账户，负责核对银行对账单和银行存款账面余额的员工不能同时负责现金收支或编制收付款凭证业务，以防止被银行披露的不正当支出或应记但未记入企业收入账的不正当行为被掩盖起来；银行存款至少每月核对一次，负责的员工应直接从银行取得对账单，并将其与银行存款日记账核对，编制银行存款余额调节表17南开大学程新生等案例4担任某医疗器械股份有限公司市场营销部副经理的张某利用职务之便，挪用公款26万元炒股。张某从2006年7月至12月，利用分管销售到外地产品回笼货款的职务便利。将销售货款回笼后延迟入账，私自提取后入解个人证券公司资金账户，买卖股票。如果能够由专人及时与开户银行对账，就可以避免这一问题的出现18南开大学程新生等（三）企业外埠资金的管理企业在经营活动中可能需要在生产区域之外开设银行账号，购买材料等，压缩结算周期和管理成本。外埠资金远离本部，是资金管理的薄弱环节。只有资金收付业务频繁、持续时间较长的单位，才有必要开设外埠银行账户。外埠资金设立，应明确外埠资金管理责任人，负责人与企业财务部门关系、外埠资金授权额度、开支范围用途。对外埠资金管理的方法、原则、程序进行规范，定期检查，掌握外部经营单位的财务状况，发现问题，及时采取补救措施。保留企业对外埠资金的统一调度权，坚持“收支两条线”，外埠资金的来源必须是企业本部的财务部门，企业财务部门可通过预留银行印鉴等方式，保留对外埠资金的统一调度权。外埠资金账户不能作为收入账户，避免“坐支”现象19南开大学程新生等案例5通用汽车公司发展了一套财会制度，包括部门间核算制度；统一会计制度，公司及各营业部门按统一的会计科目和方法进行会计处理；建立现金管理制度，在美国各地100多家银行开设账户，各营业部的现金都要存入这些账户，在一定限额内部门有权自由支用，超过一定限额要经公司批准，各银行的存款账户都有最高和最低存款额，超过最高额的存款转移到储备银行中去，低于最低额时则调入资金；公司内部不付现款，由财务部门进行结算20南开大学程新生等七、资金的收付管理制度企业资金的收入和支出要有合理合法的凭据，并严格控制大额现金交易。对资金收入的控制，关键是针对资金来源渠道、到款金额、未到金额和未到款项等企业的现金收入应由专人负责，及时全部入账并存入银行，不得坐支、账外设账。通过定期对账和稽核保证资金收付管理的有效性，内部稽核人员要定期或不定期地监督盘点现金和重要票据、银行存款，并检查会计记录有无错误和弊端对资金支出的控制，申请人、审批人、复核人和出纳要各负其责，按申请、审批、复核、支付的程序办理资金的支付业务并及时准确入账。执行支付结算办法等规定，明确现金的开支范围21南开大学程新生等案例6深圳机场股份公司财务中心在办理二级企业内部贷款时，要经过六个环节的信息传递控制：审核材料、项目审批、贷款主管批准、办理放款、建立档案、贷款跟踪，财务中心每支付一笔款项均有严格的手续，经审核、复核、付款多个环节，保证资金投放的有效和款项支付的准确对二级企业的用款实施付款再证实制度，所有涉及对外付款达30万元人民币或提现五万元以上的票据，都要经电话或传真与付款方财务经理或总经理联系，防止资金不合理使用和资金流失。财务中心每天要编报银行存款日报表、企业存款日报表，每周编报上周重大资金变动表，每月编制会计报表，分别报送集团总裁和主管财务的副总裁，保证集团领导全面、动态了解资金情况及财务中心管理情况通过这些监控措施，有效防止了资金投放、资金运营过程中的错弊，做到事前控制、事中反映、事后监督，降低了资金营运风险22南开大学程新生等八、资金预算管理企业应定期编制有关资金的预算计划，以便对一定期间内的企业资金收入和支出进行统筹安排资金控制与财务预算联系紧密。资金控制是执行财务预算的手段，财务预算是资金控制的重要依据。预算通过目标导向发挥对组织各部门和业务流程的控制作用，财务部经理只有在授权的情况下，才可以处理业务性质明确、金额不大的日常业务；在提高资金管理效率的同时，要避免财务经理预算管理权力过度集中23南开大学程新生等九、文件记录和会计系统对资金收支活动形成充分的文件记录，包括：各种授权审批文件、资金收支记录、支票等票据存根、现金盘点记录、银行对账单、银行存款余额调节表等制定适合本单位的会计制度，明确会计凭证、账簿和财务会计报告的处理程序，对企业资金的收付活动及时准确地入账，充分发挥会计的监督职能24南开大学程新生等案例7某外资公司北京总部一个部门经理因为事务繁忙，将凭证审批权和电子系统的密码授权给一位他认为可靠的员工，该员工利用这一机会每月给在中国的机构（各分支单位有一百多个）分摊10－30美元不等的管理费用（找来原始票据或伪造票据，自己批准报销）。接受费用分摊的机构大多认为总部分摊的费用应该没有什么问题，因而不去追问。但是，在上海分支机构的一位成本会计员发现本单位连续两个月出现了30美元的不