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第5章账务系统初始化及日常处理学习目标了解账务系统的特点，熟悉账务系统的业务流程和数据流程。掌握账务系统的初始化中会计科目设置、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法;掌握账务系统日常业务处理中凭证处理和记账的方法;熟悉出纳管理的内容和处理方法;掌握账务系统的期末业务的内容和处理方法。5.1账务系统概述账务系统是会计电算化信息系统的一个子系统，在整个会计电算化信息系统中既是中枢，又是基本的系统，它综合、全面、概括地反映企业各个方面的会计工作内容，其他各子系统的数据必须传输到账务系统，同时还要把账务系统中的某些数据传输给其他子系统以供利用。许多单位的会计电算化工作往往都是从账务处理系统开始的。对于实际业务比较简单、数据量较少的小型企业，只使用账务系统，按照制单、审核、记账、查询、结账的业务流程进行即可。如果企业业务比较复杂，建议使用账务系统提供的各种辅助功能进行管理，如项目、部门、个人往来、客户与供应商往来管理等。账务处理是指会计凭证和账簿的组织、记账方法、记账程序的相互结合方式。凭证、账簿组织是指会计凭证和账簿的种类、格式以及凭证、账簿与各种账簿之间的关系。记账方法是指在会计账簿中登记经济业务的方法。记账程序是指从填制凭证，登记账簿到编制报表的整个过程的程序。5.1.1账务处理系统的业务流程由于各单位的情况不同，所采用的会计凭证和账簿种类、格式、记账方法、记账程序也有所不同，从而形成了不同的账务处理形式，主要包括:记账凭证核算形式、汇总记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、日记总账核算形式、多栏式日记账核算形式等。不同的账务处理形式有不同的处理流程，其差别主要在于登记总账的方法和依据不同。目前，我国会计实务中采用最多的是科目汇总表核算形式。科目汇总表核算形式的处理过程主要有以下几个步骤:（1）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证。会计人员在收集、整理、汇总原始凭证的基础上，根据原始凭证汇总表编制有关的记账凭证。（2）登记日记账。出纳根据收款凭证和付款凭证，登记现金日记账和银行存款日记账。（3）登记各种明细账。会计人员依据原始凭证或原始凭证汇总表和记账凭证登记各种明细分类账。（4）根据记账凭证编制科目汇总表并登记总分类账。会计人员依据记账凭证定期编制科目汇总表，依据科目汇总表登记分类账。（5）编制会计报表。月末会计人员依据日记账、明细账、总分类账的有关数据编制会计报表。科目汇总表核算形式的会计业务处理流程如图5-1所示。原始凭证记账凭证汇总原始凭证科目汇总表银行对账单汇总填制登记汇总登记登记核对核对核对明细账总账现金日记账表银行日记账表银行图5-1会计业务处理流程图5.1.2账务处理系统特点（1）时序性强。账务处理系统有严格的业务处理顺序。从填制记账凭证、审核记账凭证，登记日记账、明细账，登记总账到编制会计报表要严格按顺序执行。（2）数据量大。账务处理系统涉及大量的会计科目、会计凭证及一系列会计账表，它相对其他管理系统而言处理的数据量较大。（3）数据接口多。账务处理系统是整个会计电算化信息系统数据交换的核心，它与会计电算化信息系统其他子系统之间存在数据接口。一方面账务处理系统从其他管理子系统取得大量数据，如固定资产管理系统为账务处理系统提供大量原始凭证及记账凭证;另一方面其他子系统也从账务处理系统取得数据，如工资管理系统从账务处理系统取得账户设置等信息，账务处理系统与其他管理系统的有机结合形成了完整的会计电算化信息系统。（4）通用性强。账务处理系统比较容易实现通用化。这主要是由于账务处理系统在数据处理过程中，一方面必须遵守一系列法律、法规和准则，如会计法、会计准则、会计制度、会计基础工作规范等;另一方面必须遵循一定的会计原理和规则，如复式记账方法、总账发生额及余额必须等于下属明细账发生额及余额之和等等。正是由于账务处理系统这一特点，目前市场上可以看到大量的通用账务处理核算软件。5.1.3账务处理系统的目标一般来说，账务处理系统的目标应包括以下内容:（1）及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入电算化系统的会计数据及时、准确和全面。（2）高效、正确地完成记账过程。（3）随时输出各个会计期间的各种账表，及时提供会计信息。（4）建立账务处理系统与其他管理系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。此外，为了充分发挥计算机处理的优势，增强账务处理系统的核算和辅助管理功能，账务处理系统往往还增加了往来核算管理、部门核算管理、自动转账管理等功能。5.1.4账务处理系统数据流程账务处理系统的数据流程可描述如下:（1）会计人员通过键盘录入记账凭证、原始凭证或系统自动获取机制凭证，然后将有关凭证写入临时凭证文件。（2）会计人员对临时凭证文件进行审核。（3）根据临时凭证文件中的已审核的凭证进行记账，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除。（4）根据企业银行对账文件和对账单文件进行对账。（5）根据汇总文件和历史凭证文件输出日记账和明细账以及会计报表，根据汇总文件输出总账。账务处理系统数据流程图，如图5-2所示。图5-2账务处理系统数据流程图5.1.5账务处理系统的功能一般来说，账务处理系统的基本功能应包括系统设置（初始化）、凭证管理、记账结账、查询、打印输出、系统维护等。其基本功能模块结构如图5-3所示。图5-3账务处理系统基本功能模块结构图5.2账务系统的初始化5.2.1总账系统的启动总账系统初始设置就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”。在使用总账系统之前，需要先启动注册系统。总账系统的启动建立在整个软件系统的基础设置之上，具体操作步骤如下:（1）进入操作系统之后，单击“开始”→“程序”→“用友U8管理软件”→“财务系统”→“总账”;（2）如图5-4，选择账套“888沈阳市华旭集团有限公司”，选择会计年度“2005”，输入操会计部门录入凭证临时记账凭证文件审核汇总文件录入对账单输出账表历史凭证文件登记企业银行对账文件银行对账输出对账单文件账务处理系统系统设置凭证管理系统维护打印输出查询记账结账科目设置账簿设置凭证类别初始余额其他设置凭证输入凭证审核自动转账结账登记账簿其他查询科目汇总账簿查询凭证查询记账凭证打印账簿科目余额数据恢复数据备份作日期“2005-06-26”，用户名“李乐”及相应的密码，然后单击“确定”。图5-4注册总账5.2.2设置业务处理控制参数1.设置选项——凭证具体操作步骤如下：①如图5-5所示，在“设置”菜单中单击“选项”。图5-5选项——凭证②如图5-5所示，单击“凭证”选项卡，在“制单控制”中，选中“制单序时控制”、“支票控制”、“资金及往来赤字控制”及“允许修改、作废他人填制的凭证”复选框。③在“凭证控制”中，选择“打印凭证页脚姓名”、“凭证审核控制到用户”、“出纳凭证必须经由出纳签字”复选框。①在“外币核算”中，选择“固定汇率”单选按钮。⑤选中“预算控制”方式，单击“确定”。“制单序时控制”是指系统默认凭证保存时不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列，如不按序时制单将出现凭证假丢失现象。如有特殊需要，可将其改为不按序时制单，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。选择了“资金及往来赤字控制”，则在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。若某科目为其他系统的受控科目，一般来说，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，总账系统是不能使用此科目进行制单的，所以在这里不选“可以使用其他系统受控科目”。但如果希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。选择“支票控制”，在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票的功能。“出纳凭证必须经由出纳签字”是指出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对一次。选择“制单权限控制到科目”，还应通过“明细权限”去设置相应制单科目权限。选择“凭证审核控制到用户”，还应通过“明细权限”去设置用户审核权限。选择“明细账查询权限控制到科目”，还应通过“明细权限”去设置明细账科目查询权限（见“账薄”选项）。“固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。在此设置只决定制单时使用何种汇率，具体汇率应在外币设置时输入。2.建账选项——账簿具体操作步骤如下:①如图5-6所示，单击“账簿”选项卡。②明细账打印方式选择“按年排页”。图5-6选项——账薄按月排页:即打印时从所选月份范围的起始月份起将明细账按顺序排页，再从第一页开始将其打印输出，打印起始页号为“1页”。这样若选择月份范围不是第一个月，则打印结果的页号必然从“1页”开始。按年排页:即打印时从本会计年度的第一个会计月份开始将明细账按顺序排页，再将打印月份范围所在的页打印输出，打印起始页号为所打印月份在全年总排序页中的页号。这样，若所选择月份范围不是第一个月，则打印结果的页号有可能不是从“1页”开始。3.建账选项——会计日历具体操作步骤如下:①如图5-7所示，单击“会计日历”选项卡。②确定会计日历，确定会计年度为2005年，启用日期为2005年6月1日。图5-7选项——会计日历启用日期不能在账套启用日期之前。录入汇率后不能修改启用日期。已录入期初余额（包括辅助期初余额）后，不能修改启用日期。已制单的月份不能修改启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改启用日期。新年度进入系统后，不能修改启用日期。4.建账选项——其他具体操作步骤如下:①如图5-8所示，单击“其他”选项卡。②小数位均输入“2”。③在“部门排序方式”、“个人排序方式”和“项目排序方式”中，均选择“按编码排序”单选按钮，单击“确定”。图5-8建账选项——其他账套名称、单位名称、账套路径、行业性质等账套信息只在这里显示，若要修改，可到“系统管理”中去修改。5.2.3设置会计科目1.增加会计科目具体操作步骤如下:①在“总账系统”窗口中，“设置”菜单下，单击“会计科目”，打开“会计科目”对话框，如图5-9所示。图5-9“会计科目”对话框②单击“增加”按钮，进入“会计科目新增”对话框。③如图5-9所示，输入科目编码“130101”，输入科目名称“报刊费”，选择账页格式为“金额式”，如果有辅助核算的科目可以选择辅助核算选项，单击“确定”。如果所用的会计科目与所在行业会计制度规定的一级会计科目基本上一致，则可以在建立账套时选择预置标准会计科目。这样在会计科目初始设置时只需对部分不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多，则可在系统初始化设置时选择不预留行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部的会计科目。增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则，编码不能重复，不能越级;科目一经使用，即已输入余额或凭证，不允许作科目升级处理，即只能增加同级科目，而不能再增设下级科目。2.复制会计科目为了加快建立会计科目的速度和准确性，我们可以对下级科目或者同级性质相近的科目进行复制，这样只需稍作改动即可完成增加工作。具体操作步骤如下:①如图5-10所示，在会计科目中，选择“100201工行存款”后，在“编辑”菜单中单击“复制”，进入“会计科目_新增”对话框。图5-10复制会计科目②如图5-11所示，如果企业新增会计科目为“100202中行存款”，将科目编码和名称分别改为“100202”和“中行存款”，单击“确定”即可。图5-11复制会计科目3.成批复制科目如果某一科目的下级与另一个或者几个科目的下级内容相同，我们还可以将某一科目的下级成批复制到另一个科目作为下级。具体操作步骤如下:①在会计科目中选择“编辑”菜单后，单击“成批复制”，弹出对话框如图5-12所示。图5-12成批复制②在“成批复制”对话框中，输入被复制的科目编码“5101”，在要复制的科目编码中输入“5401”，在“数量核算”复选框前打上“”后单击“确