财务常用业务单据填写规范

财务常用业务单据填写规范（试行）财务常用业务单据填写规范（试行）为规范财务常用单据填写，规避支付风险，保证支付审批准确、有效，特制定该填写规范，要求公司各部门在日常工作予以执行：一、《请款单》适用范围：用于申请对外单位、个人付款填写项目：1.请款人：必填项，此处填列申请付款的业务当事人；代他人经办，需备注代办人姓名。2.请款单位：必填项，此处填列请款人所属部门；3.申请时间：必填项，此处填列申请付款的具体日期；4.收款单位名称：必填项，此处准确填列具体的收款单位/个人名称；5.收款单位开户行名称:非必填项,此处填列收款单位的开户行；若付款为票据或现金，可不填列；6.收款单位开户行账号：非必填项，此处填列收款单位的账号；若付款为票据或现金，可不填列；7.请款事由：必填项，此处填列简明扼要的请款事由。8.付款留言：非必填项，此处填列用于向收款人的留言（限20个字符/10个汉字内）。9.具体明细：非必填项，若付款对应明细简单单一，可在明细中填列；若付款明细复杂，或滚动付款，可不填列；付款金额在总应付额度内可支付。10.人民币（大写）/小写：必填项，此处填写付款金额的大小写，且大小写必须正确一致，无涂改，否则为无效单据。11.支付方式：必填项，在转帐支票/汇票/本票/网银/其他中选择填列。审批路径：1.部门领导：针对付款金额及事项进行审核确认，同意后签字。2.会计人员：必填项，由经办审核的会计人员签名或签章，填列下列两项数据：收款单位是否挂账：必填项，由经办审核的会计人员填列是否挂账。挂账金额：必填项，由经办审核的会计人员填列实际挂账金额或在途金额；针对内部往来，可不填列或备注内部往来。3.分管领导：针对付款金额及事项进行审核确认，同意后签字。4.总经理：针对付款金额及事项进行审核确认，同意后签字。5.财务总监/财务负责人：结合资金结余情况，进行审核确认。20万元及以内的经营付款，财务负责人签字确认即完成审批；其他付款，需要财务总监进行审批签字确认。完成上述填列和审批后，即可交付至出纳，执行付款。二、《借支单》适用范围：用于公司内部员工预借的差旅费、业务费等其他费用，一般为电汇支付。填写项目：借支人：必填项，此处由借支当事人签名；此处原则上禁止代他人办理借支，必须由借支人本人签名。所属部门：必填项，此处填列借支人所属部门；借支人姓名：必填项，此处填列收款人的账户名称、开户银行及账号。账户名称及开户银行账户空缺的，默认为工资卡账号。职务：非必填项，此处填列收款人职务。借支事由：必填项，此处简要填列借支的原因。例：差旅，招待，备用金，或其他等事项。还款时间：必填项，此处填列预计的还款时间。人民币大小写：必填项，此处填写付款金额的大小写，且大小写必须正确一致，无涂改，否则为无效单据。审批路径：1.部门负责人：针对借支事由及金额进行审核确认，同意后签字。2.分管领导：针对借支事由及金额进行审核确认，同意后签字。3.会计：审核单据填列齐备，准确，核实无误后签字或签章确认。4.财务负责人：针对借支事由及金额进行审核确认，同意后签字。5.总经理：针对借支事由及金额进行审核确认，同意后签字。三、《支出证明单》（即广义的报销单）适用范围：适用于报销外部原始凭据的审批依据。填写项目：1.经手：必填项，此处填列经办人姓名2.时间：必填项，此处填列填制单据的具体日期；3.支出科目：必填项，此处填列具体的业务支出科目，例如—招待费/检验费/维修费等；4.摘要：必填项，此处简要填写业务支出的概括；5.金额：必填项，此处数字填写单项支出的金额，数字前需用货币符号封头；6.合计人民币：必填项，此处填列大写的合计金额。审批路径：1.证明人：必填项，此处填由能证明该项支出业务的当事人签名确认；一般为部门负责人。2.会计人员：必填项，一般由对应分管业务会计对票据的真实性和规范性，单项明细金额及总金额等数字信息进行复核，签字或签章确认；6.复核人：必填项，一般为分管领导及财务总监，针对付款金额及事项进行审核确认，同意后签字。3.核准人：必填项，一般为总经理（执行总经理），针对付款金额及事项进行审核确认，同意后签字。四、《出差旅费报告表》适用范围：适用于报销内部员工出差差旅费。（外部人员的差旅费按招待费限额填制《支出证明单》）填写项目：1.经手人：必填项，此处填列发生出差业务的业务当事人姓名；代他人经办，需备注代办人姓名。2.报销单位：必填项，此处填列出差人所属部门；3.姓名：必填项，此处填列出差人姓名；4.人数：必填项，此处填列出差人数；此处人数必须准确，涉及明细餐补及交通费补贴数据审核。5.事由：必填项，此处填列出差原因：拜访XX客户/培训/开会等6.出差起止日期等出差事项：必填项，此处依据实际出差项目及出差费用限额如实填写。7.合计(金额)：必填项，此处数字填写合计的金额，数字前需用货币符号封头；8.合计大写金额：必填项，此处填列大写的合计金额。审批路径：会计人员：必填项，由经办审核的会计人员审核票据项目的真实（依据申请单）、有效、合规性，并依据报销限额核实可报销金额，核实完毕签名或签章。部门负责人：必填项，由部门负责人及分管领导，针对借支事由及金额进行审核确认，同意后签字。厂领导：必填项，由总经理，财务总监针对借支事由及金额进行审核确认，同意后签字。五、《收据》适用范围：适用于对付款单位或个人开立收款证明。填写项目：1.入账日期：必填项，此处填列收到款项的具体日期；2.交款单位：必填项，此处填列准确完整的交款单位名称；3.收款方式：必填项，此处填列具体收款方式，在现金/商业承兑票据/银行承兑票据/信用证等方式中选择；4.收款事由：必填项，此处填列简要的事由。例：货款、保证金、押金、罚款等，必要时可备注合同号等信息。5.收款金额：必填项，此处填写付款金额的大小写，且大小写必须正确一致，无涂改，否则为无效单据（针对提前开具收据的，应关注风险，备注：此收据与电汇回单或汇票签收件一同出示有效）。6.开立日期：必填项，即开具本张收据的实际日期。收据签发流程：1.出纳：必填项，由收款出纳审核款项金额，据实开具。提前预开的，审核业务部门提交的开具申请。2.财会主管：必填项，负责核实收款业务真实有效。3.单位签章：必填项，一般为我司财务章；部分为财务章+公司公章。无我司财务章的收据严格意义上为无效收据。上述填列规范由财务部负责解释和审核，从发布之日起执行；原则上填写不规范和不齐全的，财务部可拒绝付款。财务部2016-9-26