安全环保档案管理制度

安全环保档案管理制度为规范安全生产档案管理，根据《档案法》、《安全生产许可证条例》等有关规定，制定本制度。一、总则本制度适用于公司范围内所有安全环保档案的管理，安全环保档案是公司总档案的重要组成部分，是企业安全环保管理基础工作的重要组成部分。安全环保档案坚持“实事求是，真实可靠，集中保管”的原则。安全环保档案的任务：建立真实可靠的档案，服务于公司统一管理，服务于安全环保管理，便于领导决策。二、文件材料的形成、归档1.公司根据需要，安全、环保重要文件以“红头”文件形式由主要负责人签发并加盖公章。办公室、安环科签批、发放、记录，并将原件签发卡片、“红头文件”存入档案。2.一般安全环保文件，由分管副总经理签发，安环科签批、发放、记录，并根据需要存入档案。3.各单位自行规定的一些文件，由各单位根据需要自行保管、存储。4.职业健康安全管理体系所形成有关记录，按职业健康安全管理体系有关规定保存归档。5.各部门有关职业健康、安全、环保上报材料、文件、表格，应复印保存（或形成电子版本）。6.生产技术部门填绘、编制的地形图、平面图、水文图、通风系统图、纵投影图、井上下对照图、供电、供风、供水系统图、避灾路线图等图件，应按规定定期修改，并存入档案。三、档案管理1.公司档案分类编号、管理由办公室档案员负责，档案管理应本着整齐、规范、便于查阅的方针。2.存于档案的所有文件、图件应编写目录或清单，以便查阅。3.各单位应建立本单位的安全环保档案，主要有安全环保文件、安全环保记录、安全环保教育、培训、责任状等，同时要按档案管理制度规定定期将重要档案存入公司总档案室。4.公司重要安全环保档案，日常由安环科负责编制、管理，并按“档案管理制度”定期将重要档案存入档案室。5.各单位向档案室提交安全环保档案时，应办理“安全环保档案移交手续”，编制安全环保档案移交清单。6.档案保存的形式有：文字版本、电子版本、照片录像等。7.档案室必须有专门的库房，并具有良好的卫生环境和防盗、防火、防潮、防有害生物危害的安全措施。8.根据国家和有关部门的规定，档案员或兼职档案员应编制档案保管期限表，档案保管期限分为永久、长期、短期三种，确定保管期限的基本原则是：（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保存；（2）对企业有一定时间内利用价值的档案分别是长期和短期保存；（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。9.安全环保档案保存期限由安环科依据上述规定，制定保存年限。四、档案销毁1.档案销毁必须慎重，销毁前要填写“销毁文件清单”，经单位负责人批准，报分管领导审批同意后进行。2.档案销毁至少要二人进行，必要时保卫人员应进行看护，档案销毁采用碎裂填埋或燃烧法，燃烧时应做好防火工作。五、档案管理现代化1.档案管理应利用现代化管理方法，逐步实现以计算机为主，实现缩微技术和先进的监控装置，通讯设施和办公自动化管理手段。2.企业合并，其档案应随同合并，企业破产应遵守破产法规定进行档案处理。六、档案借阅1.绝密安全档案：需经总经理批准，机密档案需经分管副总经理批准、一般档案需经单位负责人和档案管理部门负责人批准。2.档案材料原则上不出档案室，供在室内阅读，必须借出时须办理借阅手续。3.借阅人员应保证借阅案卷完整、安全，不得转借、折叠、圈点、涂改、损坏，密件内容未经许可不得摘抄和泄密，借还档案时，双方应当面点清，详细检查。4.外单位调阅档案时，须经总经理同意，并办理借阅手续。5.凡属外借档案，借阅人应及时交回，如未按期交回，档案员应进行索要。索要无果或档案损坏应汇报领导，按档案管理制度进行处罚或追究其责任。七、档案保密1.档案室必须做到人走上锁，所有的柜箱要关闭锁好。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不对任何人乱说乱讲。八、档案员职责1.积极学习档案法规，熟悉档案管理业务。2.做好档案资料的前期控制，及时回收各单位的档案，并编制清单，使本职责范围内的档案资料不丢失、漏交。3.保管好档案，使档案资料无发霉、虫蛀现象。4.做好档案的分类管理、借阅管理，不出差错，保持档案室的卫生清洁，无火灾发生。5.严格遵守保密制度，禁止闲杂人员进入档案室。九、附则本制度自下发之日起执行，未尽事宜按《招金矿业股份有限公司安全环保档案管理规定》执行。