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CompanyLogo1四川中物环保科技有限公司5S办公管理培训CompanyLogo2培训内容一、文件管理二、5S是是什么？确定5S的目的识别5S的益处5S实施过程步骤三、如何做好5SCompanyLogo3一、文件管理CompanyLogo4一、文件管理文件信息及其承载媒体媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”.某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求CompanyLogo5一、文件管理记录阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。通常记录不需要控制版本。CompanyLogo6二、5S是什么？文件分类重要度保存期限来源版本缓急CompanyLogo7二、5S是什么？分门别类程序化规范专业化专人负责索引专门化管理技巧CompanyLogo8二、5S是什么？签字以旧换新文件收发可追溯性认可盖章生效连贯性有效性授权CompanyLogo9二、5S是什么？CompanyLogo10二、5S是什么？CompanyLogo11二、5S是什么？为什么以上5项内容会被称为5S？CompanyLogo12将5S并应用于你的办公室、信息和交易过程，实现你的业务目标5S模块的目的：5S定义5S过程二、5S是什么？CompanyLogo135S的目的是创建工作场所组织、提高生产率、实施目视化管理,并且为持续改进使用的所有其他精益工具打基础。5S的目的5S文化的益处○生产率消灭查找信息和办公室用品所浪费掉的时间。缩短加工时间和办公室设备停工时间。更加容易地区分任务的优先次序。增加创造价值的时间。二、5S是什么？○质量消除使用过期或不正确信息的可能性○安全减少损失工时的事故、工人赔偿要求和OSHA可记录事件的数目CompanyLogo14与持续的工作场所组织和纪律有关和“突击大扫除”无关是有益于整个组织的工具不是“仅适用于车间”的工具是一个持续的过程和发展中的管理工具不是一次性活动每个人都有份不是“其他某个人”的责任是所有其他改进的基础不是可有可无的二、5S是什么？CompanyLogo15二、5S是什么？5S说明（整理）•整齐、有组织是指对工作区域的每件东西分门别类，只保留必要物品的做法。其他每件东西都要存放起来或扔掉。这样就减少了干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况。1S（整顿）•整齐关注于对有条理的工作场所的需要。信息、设备和材料必须系统地摆放，使得取用最容易、效率最高。每件东西都各得其所、各就其位。2S(清扫)•系统化的清扫指的是需要保持工作场所清洁和整齐。在日本公司，清扫是一项日常活动。每班结束时都要打扫工作区，将每件东西放回原处。3S5S–源于日文术语CompanyLogo16二、5S是什么？（清洁）•标准使其得到控制和保持一致。在工厂中的任何地方都遵守基本的清扫标准。每个人都准确知道自己的责任是什么。清扫职责是日常工作程序的一部分。4S(素养)•始终遵守纪律是指日复一日、年复一年地遵守标准并使工厂保持安全高效的秩序。5S5S说明（实施每一个S的目的在于？大家讨论）CompanyLogo17二、5S是什么？5S总结归纳，定义说明（便于大家掌握每项S管理的意义）？Sort（清理）SetInPlace（整理）Shine（清洁）Standardize（维持）1S2S3S4SSustain（素养）5S●？●？●？●？●？CompanyLogo18二、5S是什么？8S（？）7S（？）6S（？）5S（修养）3S、4S（清扫、清洁）2S（整顿）1S(整理）演变6S—8S是什么？定义及目的？CompanyLogo19二、5S是什么？•5S是一种管理•需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈•每日每日坚持5S管理，一点一滴持续的改善CompanyLogo20二、5S是什么？整齐、清洁的工作环境吸引更多的忠实顾客更大的发展空间行业内成为学习榜样企业形象CompanyLogo21二、5S是什么？可以及时拿到需要的东西随时确认自己的工作是否按计划执行保证工作顺利进展整理干净不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率CompanyLogo22三、如何做好5SCompanyLogo23三、如何做好5S整理将需要的和不需要的物品明确分开，并处理不需要的物品。目的腾出空间防止误用CompanyLogo24整理前步骤1-整理实施5S过程步骤？三、如何做好5SCompanyLogo25整理后——给工作岗位上的物品进行分类或贴上彩色标签，便于分类查找。步骤1-整理三、如何做好5SCompanyLogo26•拿走不必要的物品，空出整个书架（用红标签标识等待处置）•将不必要物品移到归档系统清理前清理后步骤1-整理三、如何做好5SCompanyLogo27步骤1-整理•白板并未发挥它的作用•旧的信息没有擦除清理前清理后三、如何做好5SCompanyLogo28要领要区分对待!马上要用的暂时不用的长期不用的三、如何做好5SCompanyLogo29要领例如：减少文具使用数量减少文件保存数量减少电话使用时间缩短会议时间将需要的物品的数量降到最低程度三、如何做好5SCompanyLogo30要领对可有可无的物品，应坚决处理掉，决不手软!三、如何做好5SCompanyLogo31问题点在哪里？提问1、图片中存在什么问题？2、为什么会产生这样的问题？3、会产生什么样的影响？4、我们应该怎样做？三、如何做好5SCompanyLogo32整顿将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。━即寻找时间为零工作场所一目了然消除找寻物品的时间井井有条的工作秩序三、如何做好5S目的CompanyLogo33确定物品放置场所步骤2–整顿物品分类摆放三、如何做好5SCompanyLogo34进行标识定位、标识方法步骤2–整顿三、如何做好5SCompanyLogo35步骤2–整顿三、如何做好5S36[管理责任者]管理此架责任者姓名[架子表示标签]表示架子种类的标签[柜子内表示标签]用此标签表示下段的内容如何整顿文件柜？步骤2–整顿三、如何做好5S37合理利用空间，100%定位放置根据种类、空间、区域、防护规定摆放方法步骤2–整顿CompanyLogo38问题点在哪里？步骤2–整顿三、如何做好5SCompanyLogo39给文件夹贴上标签，按顺序排列，按虚线索引安装托盘，贴上对象标签步骤2–整顿三、如何做好5SCompanyLogo40二、5S是什么？清扫经常清扫保持清洁，将各个角落的脏物清理掉保持良好的工作情绪稳定品质达到零故障、零损耗目的CompanyLogo41二、5S是什么？①看不见的地方，也要彻底打扫干净。②经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。如何清扫？步骤3–清扫CompanyLogo42步骤3–清扫三、如何做好5SCompanyLogo43自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行)三、如何做好5SCompanyLogo44清洁将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。目的成功惯例和制度是标准化的基础企业文化开始形成三、如何做好5SCompanyLogo45整洁的办公环境如何维持？连续不断的进行整理、整顿、清扫活动花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度三、如何做好5SCompanyLogo46步骤4–清洁清扫桌面和设备，系紧电线三、如何做好5SCompanyLogo47规范以下各项：•文件夹上的虚线•架子上的标签标示•证书的展示公司建立5S文件夹数据库中共享最佳实践，以便在团队成员之间维持5S的标准化实践步骤4–清洁-维持三、如何做好5SCompanyLogo48素养对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。让员工遵守规章制度培养良好素质习惯的人才铸造团队精神三、如何做好5S目的CompanyLogo49语言问候、礼貌语您好!早上好!下午好!大家好!着装步骤5–素养三、如何做好5SCompanyLogo50☆持续推动4S活动直至习惯化☆严格遵守公司的规章制度☆不断地培养责任感、改变意识☆充满热情的开始每一天的工作要领步骤5–素养三、如何做好5SCompanyLogo51要主动整理、整顿传真？•传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。•不管是不是发给自己的传真，我们都应该认真对待。•主动把自己认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。打印前，我们应该做什么？步骤5–素养三、如何做好5S•确认打印机是否正常工作。①小故障请按照提示排除。②无法解决时，请及时与管理员联系。•确认打印纸。①及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。②发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。③发现纸张快用完时，请及时领取。CompanyLogo52建立5S布告栏，用来显示：•5S理念–•强化5S的“技巧”•成功故事–•用实例证明5S是可以实现的•5S绩效-•提供绩效的反馈•5S行动-•提供持续改进方面的指导或公司相关信息的及时知晓步骤5–素养三、如何做好5SCompanyLogo53员工讨论办公室中如何维持三、如何做好5SCompanyLogo54办公室5S活动早上5S1.检查你的着装状况和清洁度。2.整理和彻底清洁桌面。3.检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方。4.扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品。5.检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来。下班前5S三、如何做好5S1.实施早上5S活动的所有内容2.用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备3.清洁地面4.倾倒垃圾篓内的垃圾5.检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。CompanyLogo55办公室5S检查表办公室5S检查表文档杂志收发室办公设备纸个人物品打印机/传真机记录样品架子文具工作台电话语音邮件白板办公室5S检查表书籍公告板业务表格名片橱柜目录计算机设备计算机文件会议室来往信件书柜桌子抽屉电路接线Email5S管理的维持三、如何做好5SCompanyLogo56办公室5S检查表办公室5S检查表•缺乏评价程序•感觉5S就是“打扫卫生”•感觉这是一次性活动…不是一个持续的过程•不把5S看作是一个管理工具•将5S视为其他人的责任•将5S看得很“简单”，每个人都“知道怎么做”维持5S的常见误区CompanyLogo57办公室5S检查表办公室5S检查表如何避免常见误区讨论避免5S常见误区的方法CompanyLogo58办公室5S检查表办公室5S检查表5S总结•5S是改善的基础•目视化管理是终极目标•每个人都有责任，我们每个人都要将5S作为个人的目标整理整顿清扫素养清洁CompanyLogo59办公室5S检查表办公室5S检查表CompanyLogo60文件的5S整理把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的无效和不需要的文件及时回收或销毁整顿清扫清洁素养将文件分门别类保存制作目录索引，便于查找防潮、防尘、防虫定期修补维护专人管理、责任分明文件管理制度、程序使用完后及时归位爱护文件，节省用纸按规定要求制定发行文件资料