5S推行实务——5S推进组织与组织方式

1第10讲5S推进组织与组织方式(一)【本讲重点】5S的组织构架组织章程工作计划文件体系的组织构架能否按照预定的计划来推进，与是否有一个强有力的推进组织有着极大的关系。要推动5S就必须有一个准备，这个准备就是要有一个组织构架，5S活动的推进或导入，前提要建立一个组织，也就是要成立一个部门，作为核心力量来推动5S的实施。这个部门，它既可是专职的，也可以是兼职的，当5S成为每一位员工的习惯时，该部门的５S活动的推动功能自然就会相应地减弱，这时就可以转为由执行部门来推动，所以在组织构架里，刚开始时一定要有一个专门的部门来推动。这个部门应该有几个职责。设定5S的方针和目标。3公司要推动5S，方针和目标是什么，比如为了提高产品质量、生产率、遵守公司的企业理念、提高企业形象。而目标，可以细分到要怎么彻底地根除不良的习性，或彻底地改善生产的方法，进行空间的扩大，这些都是5S的方针和目标。45S推进组织的职责◆设定5S的方针和目标；◆确定5S推进的方法、方案；◆制订推进计划及策划推进活动；◆实施5S教育训练；◆制订5S考核评价标准；◆建立5S监督检查体系。5建立一个推进组织的注意事项层次不能过多，可以分为三到四层。人员一定要精干，要有主见和热情的，甚至要有影响力或号召力。活动过少达不到预期的效果，过多又会影响到正常工作，最好是一个礼拜进行一次汇总，或进行一次会议。责任明确，分工协作，各展所长。领导者要赋予权利，配备齐足够的资源，比方说经费、办公的文具、场所等。6图10-15S推进委员会组织图7一个5S推动委员会的最高责任者可能就是董事长，执行长就是总经理，那总经理下面可能有一个秘书，或一个文员。下面还要再分几个委员，有监督、有文宣推动、执行、督导执行、策划等各种委员。把几个委员结合起来，董事长、总经理、每一个委员，这就形成了三层，委员可能有两个主员，上图就是四层，这是一个5S推进委员会的组织构架及职责说明。8【自检】在公司内部应成立一个5S推行委员会，并明确各个组织及个人所负的职责。各执行委员职责推行委员会主任委员副主任委员干事执行秘书委员代理委员9组织章程没有规矩不能成方圆。组织建立后，要集体研讨制订相应的规章制度，勾画出大的蓝图，以便为日后的工作明确方向和方法。规章制度制订后，要及时地向企业的每个员工公布，做到有章可依，有章必依，执章必严，违章必究。工作计划工作计划是整个5S推动活动重要的战略部署，只有切实地摸清各种背景状况，制订出有效的相关措施，才能打一场漂亮的胜仗。有好的作战部署即工作计划，整个5S活动也就成功了一半。11【管理名言】立于不败之地，要做好万全的准备。要测必胜之谋。——《孙子兵法》12进行一项工作，就好像打仗，一定要做好万全的准备，就是要做最好的准备，打胜仗的谋略，测必胜之谋也就要行冒险之事，行冒险之事就要建设资金，测必胜之谋就是推动5S的作战部署，也叫工作计划。有了好的作战部署，5S的推动就成功了一半?中国有一句老话，好的开始就是成功的一半，工作计划本身就是一个好的开始。13按照戴明的圆环原则，计划一般分为四个部分。●第一个叫做准备阶段包括成立推进的组织，制订5S的方针和目标，培训教育和宣传策划的内容；●第二个阶段叫做运行阶段；●第三个阶段叫评价阶段，包含定期的评价，不定期的评价，讨论的会议记录，还有总结报告等；●第三个阶段叫做反省改善阶段；它涵盖了问题点的整理，研讨改进措施，今后的工作方向。14戴明的圆环里面可以用四个英文字母来代替：即ＰＤＣＡ图10-2戴明圆环图15【自检】自制一份办公室5S推进工作计划表。步骤工作目标准备阶段运行阶段评价阶段反省改善阶段1计划、组织2宣教3大扫除运动4整理、整顿作战5活动导入、实施6检讨、改善阶段7岗位诊断16文件体系与ISO９000的认证一样，要想成功地推进5S管理，必须有一个完善的文件系统来支持。而5S的文件支持就是各种检查表的确定。上班有没有清洁、整理、整顿、清扫你的工作岗位附近的一些设施，设备或地面。每天、每周的值日，或执勤的领导，有没有提出改善活动的提案。175S系统化文件是推进更高层管理的支持。如果这些文件做得很好，就能保证企业顺利地推行。现在大部分企业都采用了所谓ISO国际标准系统进行管理，为了整个公司的系统整合，文件的适用，可以简化采用5S文件和ISO国际标准合一的方法。185S文件与ISO系统文件是完全一样的，也是分为四个层次，采用同样的推行方法，这四个层次与ＰＤＣＡ一样，采用同样的推行方法，这样5S就与企业日常的活动紧密地结合在一起了。图10-35S体系文件层次图19制订5S方针要注意的事项1．与企业的宗旨相适应推动5S要与企业的宗旨相适应，5S的方针是根据企业的宗旨发展战略来制订的，立足于企业与其它宗旨。与之相适应的，才有旺盛的生命力，否则就成了无本之木，无源之水。所以制订5S，一定要有助于提升企业的形象或节约成本，提高生产力，杜绝浪费。202．抓住要点，向全员表达出一种信心和决心当然5S是一个公司全员对5S的理解支持的一个距点，通过方针向全体职工说明推进5S的意义和推进的方向，传达管理层的信心、决心和期望。因为层次水平的差别，要尽量用通俗而又简明易懂的语言来表达。213．作为5S目标的订立框架的基础5S方针是5S体系建设的基础，是企业制订、评价5S的框架，所以5S的方针应该是切实可行的，不是空洞或不切实际的。224．全员理解5S方针应做好宣传贯彻工作，使各级人员都能充分理解。235.及时地检讨修订世界在不断变化，企业在不断成长，原来制订的5S方针不可能永远都适合企业，应根据变化及时地检讨修订5S方针，使其与发展变化相适应。例：某公司的5S推行事项周一，公司的每一个办公组或科室都要举行周会，或部门举行周会，传达5S的决心。公司推进5S的决心就是提升企业形象，杜绝浪费，或是提高生产效率。这就是一种简单、简易可行，使每个员工都能理解5S的方针。做好宣传以后，就要贯彻执行，让每个人去理解。24制订5S目标要考虑的五个因素为了使5S方针具体化，以5S的方针为基础框架，根据5S进行特别的设定阶段，让全体员工有众志成城的信念，大家齐心协力地一次就完成公司确定的方针目标。25为了鉴定5S的目标，不妨先考虑目标管理的几个原则。这些原则就是很多企业家、老板、企业主管都应该知道的SＭＡＲＴ。S→Specific明确性M→Measurable可量性A→Attainable达成性R→Relevant实际性T→Timetable时间性261．明确性(Specific)目标要明确而又可操作，不能含糊不清。如果把人人有修养，事实有保证，当成是5S目标时，就会让员工都无所适从，不知究竟从何做起。所以明确就是说礼拜一、整理、整顿、清扫等各方面都怎么做。272．可量性(Measurable)可以计量的或可以量化的。目标必须具体，可用一定的数据指标来量化。比方说，追求卓越，创造一流的目标，就不如零库存，零缺点的目标来得更明确。可量化的目标是让员工知道，所做的事应做到什么程度，这个程度，可以量化，现状距离预定的目标要求还有多远，从而激发每个员工的极大热情和主观能动性。283．达成性(Attainable)目标要在现实的基础上有所提高，经过努力是可以达到的，脱离实际的过高目标会让员工失去斗志和信心，减低了对目标的信心，也就失去了推动5S的意义。294．实际性(Relevant)设定目标要设一个。如这个月或这一周或这一天只做一件事情，这件事情就是整理，只要区分哪些是非必需品，哪些是需要的东西，放在什么位置，可以随时找得到。比方说１0米范围之内，或者说是５米也可以定到２0米，在这一周内所有的设备、器具、墙壁、墙角、通道的清洁、清扫都要负责到底，这就是可以达到的一种情况。305．时间性(Timetable)推行5S，要有一定的时间性，目标一定得实现，决定由谁做，做到什么程度，还必须明确在何时完成。这样就会给实施者一定的压力，以保证整体的进度，对评价考核也能有所帮助。总之，在一步步的推动过程中，就是要明确方针、目标，并根据实际的情况，用SＭＡＲＴ五个原则来实施管理，推动企业一步步地往前走，企业自然也相应地会有所提升。31【本讲总结】一个计划能否顺利进行，与这个计划是否有一个强有力的组织、一套缜密、切实可行的计划有很大的关系。计划再好，如果人员办事不利，人浮于事，这个计划也必将行之不远，甚至胎死腹中，流于失败。因此，要想推行5S工作计划，首先必须建立一个严格的执行机构，或组织框架。其次，还必须有一个完善的文件系统。有一定的组织章程，要作好万全的准备，以策必胜之谋。32【心得体会】33第11讲5S推进组织和组织方式(二)【本讲重点】宣传策划教育培训现场巡查总结报告合理化建议34宣传策划组织建立以后，就要分工合作，然后进行文件的整理，确立完善的文件系统，让全体员工都充分了解5S，激发员工对推动5S的热情和兴趣，积极地参与，在公司上下全面掀起积极地贯彻执行5S的热潮。宣传策划显然是贯彻执行5S的一种非常重要的手段和工具。35说起宣传，每个公司可以说是八仙过海，各显神通，但归纳起来常用的也不过有以下几种：●标语●倡议书●板报，墙报●有奖竞赛●口号征集●有奖征文等等这些都可以依据公司的具体情况而定。36【例1】某一个公司提倡的5S清洁口号◆戴手套作业，◆不随地吐痰，不乱扔垃圾，◆把掉下来的物品拣起来放好37【例2】某公司倡导的环境保护书随着人类社会不断地向前推进和发展，随之出现的各种问题也越来越严重，人口膨胀，森林被疯狂的采伐，地球的保护层——臭氧层，已被我们亲手制造的氧化物弄开了几个缺口。人类正遭受到太阳紫外线直射的威胁，水源也正在不断地受到严重的污染，各种自然资源日益减少，动植物的灭绝种类同样也不断地在增多，人类赖以生存的环境日益受到威胁的同时，有没有人想过，我们应该而且有能力做些什么？38环境保护在欧美等先进国家早已经广泛地展开，在日本也随着生产力的要求企业致力于环境保护，日本的保险业、报社、投资情报公司早已把环境列为对企业的评价基准之内。趋于这种动向，要求企业关注的是环境的问题，面对世界经济的迅速发展，世界各国对环境的保护也日趋重视，我国政府从长远利益的考虑出发也早已把环境的法制建设直到环境意识列入了议事日程，并把环境保护列为政府的十大任务之一。我们应当响应国家的号召，积极开展环境保护活动，改善我们周围的环境，保护我们赖以生存的珍贵的地球。在我们的身边有哪些环境与我们有关？39这家公司就进行了几个推进:◆按照指示书的标准进行操作——减少不良品和报废品◆复印纸正反面的使用——节省资源◆废液不可直接倒入下水道——防止环境污染◆不使用或尽少使用塑料袋——防止环境污染◆减少垃圾量——废弃物的减少◆旧纸箱回收——资源再利用◆瓶瓶罐罐的回收——资源再利用◆心存节电意识——节省资源◆乘车外出时避开高峰期间——节省能源40结合公司的实际运作，以及5S的运动，我们提出将垃圾进行分类摆放的建议，这就是一家公司对环保的一个倡议书。公司将目前生产的垃圾分为两大类：①.不可回收型的垃圾。如电池、塑料制品，塑胶，包括废弃文具等，烟蒂，干燥剂等；41②.可回收型的垃圾。又细分为直接回收利用型及不可直接回收利用型。Ａ类：就是可直接回收利用型的，主要为汽水罐，啤酒罐，铁器或塑胶、胶纸桶等；Ｂ类：不可直接回收利用型，主要有报纸废纸，发报胶，标贴，保护纸等材料。让我们都积极地行动起来，保护环境，让天更蓝、地更绿、水更青、山更美。42教育培训倡议书以后，就要进行到教育培训。5S推进组织，并不是一个仅知道８个小时忙忙碌碌，自己领导自己的作业组织，而是把推进实施5S做为一项日常性的工作。43作为推进的组织，首要任务就是把全体成员，每一个职员培养教育好，领导全体职员同心协力，共同推动5S运动。其次，作为消除浪费和推行持续改善活动的组织，如何把活动维持在一