5S管理与办公室应用

客服中心内部转训2011-12-265S管理与办公室5S这是你的办公室吗这是你的办公室吗课程内容一．5S的基础二．整理与办公室的整理三．清洁与办公室清洁四．整顿与办公室整顿五．清扫与办公室清扫六．素养与办公室素养第一章5S基本知识什么是5S5S的演变5S的目标办公室5S的益处推进5S的步骤导入准备什么是5S整理（Seiri）：丢弃不要的物品整顿（Seiton）：做到随时能取出想找的物品清扫（Seisou):时常保持整洁清洁（Seiketsu）：时常维持整理、清扫、整顿的状态素质（Shitsuke）：遵守既定的规则5S：每个人在工作生活中必须遵守的规则10S坚持9S习惯化8S（服务）7S（节约）6S（安全）5S（清扫、清洁、素养）2S（整理、整顿）5S的演变1955年，为确保作业空间和安全，开始推行2S（整理/整顿）后因生产和品质控制需要，逐步提出清扫、清洁、素养，成为5S）1986年，全面系统推行5S5S的目标5S可视化舒适的工作环境效率化顾客满意5S：主动性是根本办公室5S的益处生产率及时拿到需要的东西，确保工作按计划进行消灭查找信息和办公室用品所浪费掉的时间；更加容易地区分任务的优先次序质量消除使用过期或不正确信息的可能性安全减少事故客户公司形象最有力的宣传干净不是目的，效率是关键关于5S的思考与持续的工作场所组织和纪律有关和“突击大扫除”无关是有益于整个组织的工具不是“仅适用于车间”的工具是一个持续的过程和发展中的管理工具不是一次性活动每个人都有份不是“其他某个人”的责任是所有其他改进的基础不是可有可无的5S定义5S的推进步骤5S的导入准备整理清扫整顿清洁素质教育5S的导入准备下定决心我非常了解5S，知道它对我们工作有好处，但是……以后再说吧5S对我们工作有利，我们就应该立即行动，即使失败了，也没什么了不起，反正也不需要太大的投入。稳扎稳打，快速推进领导层的决心领导率先垂范管理层切实推进员工认真执行第二章整理一．什么是整理二．整理的必要性三．整理的步骤与方法四．办公室5S—整理什么是整理整理：丢弃不用之物5S的第一步通过“丢弃”，凸显有价值的物品通过“丢弃”，避免不必要的购买作业时间比例走到文件存放处3s5%取出文件1s2%查找，放回原位13s19%拿出另一堆文件2s3%查找，放回原位13s19%拿出另一堆文件2s3%查找，放回原位13s19%拿出另一堆文件2s3%拿出需要的文件15s22%返回到办公桌3s5%总计67s100%浪费占66%为取得工具和文件而重复进行的翻找和挪动工作，占总工作量的一半以上。整理的必要性为什么要“整理”？通过整理，充分发挥物品的功能没有整理，会持续产生浪费无用的物品堆积，掩藏了有用的物品仓储保管无用的物品，需要增加大量的人力物力从无用物品中寻找，产生时间上的浪费整理的步骤4、丢弃3、根据标准区分要丢弃的物品2、确立丢弃的标准1、确定整理的对象做出判断的是管理者，但提出建议的是员工对于整理的对象物品不能使用的物品不打算使用的物品打算使用的物品经常使用的物品偶尔使用的物品也许会用到的物品整理的方法（续）不要堆积，当场丢弃无用之物不会堆积之后的整理会省时省力能培养人的判断力和决断力反复进行，持之以恒整理之后，随着时间的推移，又会有无用之物产生必须定期或在必要的时候进行整理（设置清理日）管理者的水平决定了整理的水平办公室5S—整理要点例如：减少文具使用数量减少文件保存数量减少电话使用时间缩短会议时间将需要的物品的数量降到最低程度!办公室5S—整理对可有可无的物品，应坚决处理掉，决不手软!扔掉你知道可以扔掉的任何东西通过询问以下问题，识别出真正需要的物品：它是用来做什么的？我为什么有这个东西？我多长时间用一次？别人也有吗？不要忘记你的计算机文件和email！尽可能减少私人物品只留下基本的必需品将活页夹和书籍扎好，标示“最后使用日期”，识别未来要丢弃或远距离存放的物品考虑使用书籍和参考资料的公用图书馆（明确确定所有人和过程）办公室5S—整理5S过程第三章清扫一．什么是清扫二．清扫的对象与时间三．办公室5S—清扫什么是清扫清扫：将附着在基准面上的污垢进行分离，并将其击中在一起。不进行清扫的恶果环境恶化安全事故客户投诉危害健康设备故障清扫的对象地板工作台设备墙壁玻璃窗天花板清扫的责任人自己动手清扫的好处能够进行工作的准备激发员工自身的干劲儿能够及时检查设备更加珍惜劳动成果何时清扫定期清扫不定期清扫小扫除：定期清扫和不定期清扫的结合边清扫边检查清扫即检查：清扫是手段，检查是目的（保持设备完好）清扫即保全发现异常立即派出制定再发防止的对策消除污染根源、散落根源、杂乱的根源电源插座电脑侧面主机座办公室5S—清扫①看不见的地方，也要彻底打扫干净②经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。清扫责任分区A1区(张)B1区(赵)C1区(王)C2区(沈)C3区(李)A2区(胡)E1区(贾)办公室5S—清扫第四章整顿什么是整顿整顿的顺序与方法办公室5S—整顿什么是整顿整顿：使其保持随时能够立即取出的状态不是特定人，而是任何人在保证能够立即取出的同时，确保能够立即放回。作业时间比例走到工具箱处2S5.5%打开工具箱1S3%寻找扳手28s80%拿出扳手1s3%关上工具箱1s3%返回工作现场2s5.5%总计35s100%寻找80%的时间整顿的顺序1•决定整顿对象2•考虑整顿方法3•为整顿做准备4•实施整顿5•整顿后的跟踪6•反思整改决定整顿的对象寻找起来费时费力的物品影响品质的物品存在安全隐患的物品整顿的责任人如果不是自己的话？自己因不熟悉而更加混乱无法长期持续（因为是别人的事）无法得到改善（因为没有自己的想法）不会觉得愉快（因为变成了强制性的工作）对物品的整顿仅仅是自己的事情吗？重要的是让所有人都明白整顿的方法简明易懂的标识活用图画、颜色等活用“好球区域”好球区域：膝盖以上肩膀以下安全容易取出视野开阔确保品质活用白线可视化整顿≠排列可视化方法（例）项目方法内容管理要点存放地标识货架标示在保管架上将物品名称标识出来并醒目易懂从过道看过去一目了然。悬挂标示将物品名称悬挂于天花板标明大致分类，详细参考货架一览表标示用一览表标示通过分层标示图画标示将工具的形状在板子或其他物品上画出来复杂的物品或形状大的特殊处理地面标示在地面用油漆/胶带标示存放物品变更的时候，标识也需变更制度标识照片标示用照片的形式，将要点标示出来明确要点业绩标识公示将相关信息用图表表示，公示针对业绩提高或降低的主要原因说明作业要点标识图解标示将作业要点用照片或图解的形式表示出来。明确必须注意和控制的要点。反思整顿整顿的关键在于“易于归位的程度”“用完之后，放回原位”制度化明确标识存放地点，一目了然将形状画在位置上明确责任人及其职责办公室5S—整顿合理利用空间，100%定位放置根据种类、空间、区域、防护规定摆放方法办公室5S—整顿文件、资料、文具的整顿根据种类、空间等决定摆放方法文件不堆积将文件装入透明文件夹中，竖向摆放不混放使用整理盒，各归其位明确标识标签、斜线办公室5S—整顿5S过程计算机文件的整顿办公室5S—整顿消除/减少个人占用品调查•调查办公用品需求•调查使用频度•设置个人/公用标准保管•个人物品定置管理•公用物品定置管理指导•对习惯个人占用物品的人进行指导•对不完善的地方予以改善[管理责任者]管理此架责任者姓名[架子表示标签]表示架子种类的标签[柜子内表示标签]用此标签表示下段的内容办公室5S—整顿文件柜的整顿第五章清洁什么是清洁清洁的必要性保持清洁的方法办公室5S—清洁清洁什么是清洁清洁就是对3S（整理、清扫、整顿）结果的维持清洁整理清扫整顿3S不能维持的原因：被迫实施的3S命令型的3S没有现场人员的3S单纯为了汇报的3S清洁的必要性没有清洁，3S将功亏一篑清洁的企业是令人感动的企业不仅使工作人员感动，也能使客户感动能将3S维持下去的企业是优秀企业的特征为了维持3S，有必要让3S更上一个台阶清洁的对象物品设备信息人空间空气清洁的责任人人人都是责任人领导带头人人负责扩展到供应商和客户保持清洁的方法可视化、展示化保持自身清洁人也是清洁的对象相互检查仪表，作为早会的必备项目帽子是否戴好手套是否干净衣服的口子是否齐全是否穿了安全鞋……运用检查表，保持改善持续深入制作检查表生动形象，一目了然列出具体项目能够简单易懂地表达评价结果决定合格分数通过反复检查，固化维持以检查表为标准进行检查针对指出的地方进行改善针对改善完毕的地方进行检查连续不断的进行整理、整顿、清扫活动办公室5S—清洁花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度办公室5S—清洁每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S办公室5S—清洁第六章素养一．什么是素养二．提高素养的方法三．办公室5S—素养素养什么是素养素养就是遵守既定的规则不能做到素养的话大家任意行动，秩序混乱安全得不到保证无法生产高质量产品企业失去活力素养的基础在于3S严格执行丢弃的标准，就是素质的体现严格执行清扫制度，也是素质的体现使用后物归原处，也是素质的体现素养的推进方法素养是管理者管理能力的晴雨表采取强制手段，直到形成习惯为止说明规则•充分说明规则的目的•通过反例进行说明自主实施•确认自身相关规则•自主实施把握状况•确认是否有违规现象•思考原因，确定对策评价指导•个别指导•采取相应对策检查•总结原因，提出对策素养素养来源于精神抖擞的问候用“报联商”来遵守约定项目内容时机汇报工作的进展状况工作的中间/完成的时候出差的内容/存在问题出差回来后被指派工作的实施状况随时/中间/结束工作现场存在的问题发生正式会议的内容结束之后联络共同的课题发生时协商费用处理发生时营造有利的环境，确保可以迅速切实地指导使现场一目了然：通透的办公环境运用检查表进行切实指导用心指导，促人成长提醒注意，使得对方得以成长培养“素养”，促人成长个人成长纪录表的运用问候、礼貌语您好!早上好!下午好!大家好!语言：素养来源于精神抖擞的问候办公室5S—素养着装办公室5S—素养要点：1.2.3.4.离位时办公室5S—素养要主动整理、整顿传真？传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。办公室5S—素养打印前，我们应该做什么？确认打印机是否正常工作。①小故障请按照提示排除。②无法解决时，请及时与管理员联系。确认打印纸。①及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。②发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。③发现纸张快用完时，请及时领取。办公室5S—素养☆持续推动4S活动直至习惯化☆严格遵守公司的规章制度☆不断地培养责任感、改变意识☆充满热情的开始每一天的工作要领办公室5S—素养办公室5S活动早上5S1、检查你的着装状况和清洁度2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来3、整理和彻底清洁桌面4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来办公室5S活动下班前5S1、实施早上5S活动的所有内容2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备3、固定可能脱落的标签4、清洁地面5、倾倒垃圾篓内的垃圾6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。文件的5S整理把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的无效和不需要的文件及时回收或销毁整顿清扫清洁素养将文件分门别类保存制作目录索引，便于查找防潮、防尘、防虫定期修补维护专人管理、责任分明文件管理制度、程序使用完后及时归位爱护文件，节省用纸按规定要求制定发行文